Somar dados usando uma consulta

Inserir os exemplos de dados manualmente

1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

   O Access adiciona uma tabela nova, em branco, ao seu banco de dados.

   Observação: Você não precisará executar esta etapa se abrir um novo banco de dados em branco, mas precisará executá-la sempre que adicionar uma tabela ao banco de dados.

2. Clique duas vezes na primeira célula na linha do header e insira o nome do campo na tabela de exemplo.

   Por padrão, o Access denota campos em branco na linha de header com o texto Adicionar Novo Campo, assim:

   

3. Use as teclas de seta para mover para a próxima célula de header em branco e digite o segundo nome de campo (você também pode pressionar TAB ou clicar duas vezes na nova célula). Repita esta etapa até inserir todos os nomes de campo.

4. Insira os dados no exemplo de tabela.

   Enquanto você digita os dados, o Access deduz um tipo de dados para cada campo. Se você for novo em bancos de dados relacionais, deverá definir um tipo de dados específico, como Número, Texto ou Data/Hora, para cada um dos campos em suas tabelas. A configuração do tipo de dados ajuda a garantir a entrada precisa de dados e também ajuda a evitar erros, como o uso de um número de telefone em um cálculo. Para essas tabelas de exemplo, você deve permitir que o Access infera o tipo de dados.

5. Quando terminar de inserir os dados, clique em Salvar.

   Atalho de teclado Pressione CTRL+S.

   A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

6. Na caixa Nome da Tabela, digite o nome da tabela de exemplo e clique em OK.

   Use o nome de cada tabela de exemplo porque as consultas nas seções de como usar esses nomes.

7. Repita estas etapas até criar cada uma das tabelas de exemplo listadas no início desta seção.

Se você não quiser inserir os dados manualmente, siga as próximas etapas para copiar os dados para um arquivo de planilha e importe os dados do arquivo de planilha para o Access.

Criar as planilhas de exemplo

1. Inicie seu programa de planilha e crie um novo arquivo em branco. Se você usar o Excel, ela criará uma nova planilha em branco por padrão.

2. Copie a primeira tabela de exemplo fornecida acima e a colar na primeira planilha, começando na primeira célula.

3. Usando a técnica fornecida pelo programa de planilha, renomeie a planilha. Dê à planilha o mesmo nome da tabela de exemplo. Por exemplo, se a tabela de exemplo for denominada Categorias,dê à planilha o mesmo nome.

4. Repita as etapas 2 e 3, copiando cada tabela de exemplo para uma planilha em branco e renomeando a planilha.

   Observação: Talvez seja necessário adicionar planilhas ao arquivo de planilha. Para obter informações sobre como fazer essa tarefa, consulte a ajuda para seu programa de planilha.

5. Salve a pasta de trabalho em um local conveniente no computador ou na rede e vá para o próximo conjunto de etapas.

Criar tabelas de banco de dados a partir das planilhas

1. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Excel.

   – ou –

   Clique em Mais e escolha um programa de planilha na lista.

   A caixa de diálogo Planilha Obter Dados Externos - Nome do Programa é exibida.

2. Clique em Procurar, abra o arquivo de planilha que você criou nas etapas anteriores e clique em OK.

   O Assistente de Importação de Planilha é iniciado.

3. Por padrão, o assistente seleciona a primeira planilha da pasta de trabalho (a planilha Clientes, se você seguiu as etapas da seção anterior) e os dados da planilha aparecem na seção inferior da página do assistente. Clique em Avançar.

4. Na próxima página do assistente, clique em Primeira linha contém títulosde coluna e clique em Próximo.

5. Opcionalmente, na próxima página, use as caixas de texto e listas em Opções de Campo para alterar nomes de campo e tipos de dados ou para omitir campos da operação de importação. Caso contrário, clique em Avançar.

6. Deixe a opção Permitir que o Acesso adicione chave primária selecionada e clique em Próximo.

7. Por padrão, o Access aplica o nome da planilha à sua nova tabela. Aceite o nome ou insira outro nome e clique em Concluir.

8. Repete as etapas de 1 a 7 até que você tenha criado uma tabela de cada planilha na pasta de trabalho.

Renomear os campos principais de chave

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse em cada uma das tabelas criadas nas etapas anteriores e clique em Design View.

2. Para cada tabela, localize o campo chave primária. Por padrão, o Access nomeia cada ID de campo.

3. Na coluna Nome do Campo para cada campo de chave primária, adicione o nome da tabela.

   Por exemplo, você renomeia o campo ID da tabela Categorias como "ID da categoria" e o campo da tabela Pedidos como "ID do pedido". Para a tabela Detalhes do Pedido, renomeie o campo como "ID de detalhes". Para a tabela Produtos, renomeie o campo como "ID do produto".

4. Salve as alterações.

Sempre que as tabelas de exemplo aparecem neste artigo, elas incluem o campo chave primária e o campo é renomeado conforme descrito usando as etapas anteriores.

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Criar uma consulta de seleção básica

1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes na tabela ou tabelas que você deseja usar em sua consulta.

   As tabelas ou tabelas selecionadas aparecem como janelas na seção superior do designer de consulta.

3. Clique duas vezes nos campos de tabela que você deseja usar na consulta.

   Você pode incluir campos que contenham dados descritivos, como nomes e descrições, mas deve incluir um campo que contenha dados numéricos ou de moeda.

   Cada campo aparece em uma célula na grade de design.

4. Clique em Executar para executar a consulta.

   O conjunto de resultados de consulta aparece no exibição Folha de Dados.

5. Opcionalmente, alternar para o design e ajustar a consulta. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia documento da consulta e clique em Design View. Em seguida, você pode ajustar a consulta, conforme necessário, adicionando ou removendo campos de tabela. Para remover um campo, selecione a coluna na grade de design e pressione DELETE.

6. Salve sua consulta.

Adicionar uma linha Total

1. Certifique-se de que sua consulta está aberta no exibição Folha de Dados. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia documento da consulta e clique em Modo folha de dados.

   -ou-

   No Painel de Navegação, clique duas vezes na consulta. Isso executa a consulta e carrega os resultados em uma folha de dados.

2. Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

   Uma nova linha Total aparece em sua folha de dados.

3. Na linha Total, clique na célula no campo que você deseja somar e selecione Soma na lista.

Ocultar uma linha Total

• Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

Para obter mais informações sobre como usar uma linha Total, consulte o artigo Exibir totaisde coluna em uma folha de dados .

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Calcular um total geral simples

1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes na tabela que você deseja usar em sua consulta.

   Se você usar os dados de exemplo, clique duas vezes na tabela Pedidos.

   A tabela aparece em uma janela na seção superior do designer de consulta.

3. Clique duas vezes no campo que você deseja resumir. Certifique-se de que o campo está definido como o tipo de dados Number ou Currency. Se você tentar somar valores em campos não numéricos, como um campo Texto, o Access exibirá a incompatibilidade de tipo de dados na mensagem de erro de expressão de critérios ao tentar executar a consulta.

   Se você usar os dados de exemplo, clique duas vezes na coluna Taxa de Envio.

   Você pode adicionar campos numéricos adicionais à grade se quiser calcular totais gerais para esses campos. Uma consulta total pode calcular totais totais para mais de uma coluna.

4. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

   A linha Total aparece na grade de design e Group By aparece na célula na coluna Taxa de Envio.

5. Altere o valor da célula na linha Total para Soma.

6. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados no exibição Folha de Dados.

   Dica: Observe que o Access anexa "SumOf" ao início do nome do campo que você soma. Para alterar o título da coluna para algo mais significativo, como Envio Total,alternar de volta para o exibição Design e clique na linha Campo da coluna Taxa de Envio na grade de design. Coloque o cursor ao lado de Taxa de Envio e digite as palavras Envio Total, seguido de dois pontos, assim como: Total de Envio: Taxa de Envio.

7. Opcionalmente, salve a consulta e feche-a.

Calcular um total geral que exclui alguns registros

1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes na tabela Ordem e na tabela Detalhes do Pedido.

3. Adicione o campo Data da Ordem da tabela Pedidos à primeira coluna na grade de design de consulta.

4. Na linha Criteria da primeira coluna, digite Date() -1. Essa expressão exclui os registros do dia atual do total calculado.

5. Em seguida, crie a coluna que calcula o valor de vendas para cada transação. Digite a seguinte expressão na linha Campo da segunda coluna na grade:

   Valor total de vendas: (1-[Detalhes do pedido].[ Discount]/100)*([Detalhes do pedido].[ Preço da unidade]*[Detalhes do pedido]. [Quantidade])

   Certifique-se de que seus campos de referência de expressão definidos para os tipos de dados Number ou Currency. Se sua expressão se referir a campos definidos para outros tipos de dados, o Access exibirá a incompatibilidade de tipo de dados da mensagem na expressão de critérios ao tentar executar a consulta.

6. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

   A linha Total aparece na grade de design e Group By aparece na primeira e segunda colunas.

7. Na segunda coluna, altere o valor na célula da linha Total para Soma. A função Sum adiciona os números de vendas individuais.

8. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados no exibição Folha de Dados.

9. Salve a consulta como Vendas Diárias.

   Observação: Na próxima vez que você abrir a consulta no visualização Design, poderá notar uma pequena alteração nos valores especificados nas linhas Field e Total da coluna Valor Total de Vendas. A expressão aparece entre a função Soma e a linha Total exibe assiondo Expreem vez de Sum.

   Por exemplo, se você usar os dados de exemplo e criar a consulta (conforme mostrado nas etapas anteriores), você verá:

   Valor total de vendas: Soma((1-[Detalhes do pedido]. Discount/100)*([Detalhes do pedido]. Unitprice*[Detalhes do pedido]. Quantidade))

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Criar a consulta de totais

1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

2. Selecione as tabelas com as que você deseja trabalhar e clique em Adicionar.

   Cada tabela aparece como uma janela na seção superior do criador de consulta.

   Se você usar as tabelas de exemplo listadas anteriormente, adicione as tabelas Produtos e Detalhes do Pedido.

3. Clique duas vezes nos campos de tabela que você deseja usar na consulta.

   Como regra, você adiciona apenas o campo de grupo e o campo de valor à consulta. No entanto, você pode usar um cálculo em vez de um campo de valor — as próximas etapas explicam como fazer isso.

   1. Adicione o campo Categoria da tabela Produtos à grade de design.

   2. Crie a coluna que calcula o valor de vendas para cada transação digitando a seguinte expressão na segunda coluna da grade:

      Valor total de vendas: (1-[Detalhes do pedido].[ Discount]/100)*([Detalhes do pedido].[ Preço da unidade]*[Detalhes do pedido]. [Quantidade])

      Certifique-se de que os campos referenciados na expressão sejam dos tipos de dados Number ou Currency. Se você referenciar campos de outros tipos de dados, o Access exibirá a mensagem de erro Incompatibilidade de tipo de dados na expressão de critérios ao tentar alternar para o exibição Folha de Dados.

   3. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

      A linha Total aparece na grade de design e, nessa linha, Group By aparece na primeira e segunda colunas.

   4. Na segunda coluna, altere o valor na linha Total para Soma. A função Sum adiciona os números de vendas individuais.

   5. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados no exibição Folha de Dados.

   6. Mantenha a consulta aberta para uso na próxima seção.

      Usar critérios com uma consulta de totais

      A consulta que você criou na seção anterior inclui todos os registros nas tabelas subjacentes. Ele não exclui nenhuma ordem ao calcular os totais e exibe os totais de todas as categorias.

      Se precisar excluir alguns registros, adicione critérios à consulta. Por exemplo, você pode ignorar transações com menos de US$ 100 ou calcular totais apenas para algumas das categorias de produtos. As etapas nesta seção explicam como usar três tipos de critérios:

   7. Critérios que ignoram determinados grupos ao calcular totais.    Por exemplo, você calculará totais apenas para as categorias Jogos de Vídeo, Arte e Enquadramento e Esportes.

   8. Critérios que ocultam determinados totais depois de calculá-los.    Por exemplo, você pode exibir apenas os totais superiores a US$ 150.000.

   9. Critérios que excluem registros individuais de serem incluídos no total.    Por exemplo, você pode excluir transações de vendas individuais quando o valor (Preço Unitário * Quantidade) ficar abaixo de US$ 100.

      As etapas a seguir explicam como adicionar os critérios um a um e ver o impacto no resultado da consulta.

      Adicionar critérios à consulta

   10. Abra a consulta da seção anterior em Design. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia documento da consulta e clique em Design View.

       -ou-

       No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na consulta e clique em Design View.

   11. Na linha Criteria da coluna ID da categoria, digite =Dolls Ou Sports ou Art e Framing.

   12. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados no exibição Folha de Dados.

   13. Alternar de volta para a exibição Design e, na linha Criteria da coluna Valor Total de Vendas, digite> 100.

   14. Execute a consulta para ver os resultados e, em seguida, alternar de volta para o exibição Design.

   15. Agora, adicione os critérios para excluir transações de vendas individuais que sejam menores que US$ 100. Para fazer isso, você precisa adicionar outra coluna.

       Observação: Não é possível especificar o terceiro critério na coluna Valor Total de Vendas. Qualquer critério especificado nesta coluna se aplica ao valor total, não aos valores individuais.

   16. Copie a expressão da segunda coluna para a terceira coluna.

   17. Na linha Total da nova coluna, selecione Onde e, na linha Criteria, digite >20.

   18. Execute a consulta para ver os resultados e salve a consulta.

       Observação: Na próxima vez que você abrir a consulta no design, poderá notar pequenas alterações na grade de design. Na segunda coluna, a expressão na linha Field aparecerá entre a função Soma e o valor na linha Total exibe Expressão em vez de Soma.

       Valor total de vendas: Soma((1-[Detalhes do pedido]. Discount/100)*([Detalhes do pedido]. Unitprice*[Orde r Details]. Quantidade))

       Você também verá uma quarta coluna. Esta coluna é uma cópia da segunda coluna, mas os critérios especificados na segunda coluna aparecem como parte da nova coluna.

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Criar uma consulta de tabela de referência cruzada

1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes nas tabelas que você deseja usar em sua consulta.

   Cada tabela aparece como uma janela na seção superior do criador de consulta.

   Se você usar as tabelas de exemplo, clique duas vezes na tabela Pedidos e na tabela Detalhes do Pedido.

3. Clique duas vezes nos campos que você deseja usar em sua consulta.

   Cada nome de campo aparece na célula em branco na linha Campo da grade de design.

   Se você usar as tabelas de exemplo, adicione os campos Ship City e Ship Date da tabela Pedidos.

4. Na próxima célula em branco na linha Campo, copie e colar ou digite a seguinte expressão: Total de vendas: Sum(CCur([Detalhes do pedido].[ Preço unitário]*[Quantidade]*(1-[Discount])/100)*100)

5. Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Tabela de Referência Cruzada.

   A linha Total e a linha Crosstab aparecem na grade de design.

6. Clique na célula na linha Total no campo Cidade e selecione Grupo por. Faça o mesmo para o campo Data da Nave. Altere o valor na célula Total do campo Vendas Totais para Expressão.

7. Na linha Crosstab, desmarque a célula no campo Cidade como Título da Linha ,desmarque o campo Data da Nave como Título da Coluna edesmarque o campo Total de Vendas como Valor.

8. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

   Os resultados da consulta aparecem no exibição Folha de Dados.

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