Ao usar a Office de produtos, você deve usar Excel ou usar o Access para gerenciar seus dados tabular? Um artigo de grupo, Usando o Access ou Excel paragerenciar seus dados, aborda os benefícios de cada produto e o que eles trazem para a tabela. Mas por que escolher entre um ou outro? Se você armazenar seus dados no Access e se conectar a eles Excel, você obterá os benefícios de ambos. Aqui estão dez motivos pelos quais o uso Excel e o Access juntos faz muito sentido.

Mesmo que Excel não seja um banco de dados, ele é amplamente usado para armazenar dados e é frequentemente usado para resolver problemas de banco de dados simples. No entanto, Excel é um banco de dados de arquivo simples, não um banco de dados relacional. Quando tabelas simples precisam evoluir para várias tabelas de dados relacionados, o Access é a primeira opção para os profissionais de informações criarem rapidamente um aplicativo de banco de dados. O Access sempre foi um ótimo "data landing pad" para coletar e consolidar dados diferentes em toda a empresa, muitos dos quais residem em Excel de trabalho. Depois que seus dados estão no Access, você pode adicionar mais tabelas e adicioná-las, criar consultas (ou exibições de seus dados), estruturar os dados e definir tipos de dados para ajudar a garantir a integridade dos dados, compartilhar e atualizar dados entre muitos usuários e criar relatórios e formulários poderosos.

Diferentemente Excel layout de planilha simples do Excel, o Access é organizado de forma diferente com vários objetos inter-relacionados que podem parecer assustadores no início. Mas você não precisa ser um especialista para usar o Access. O Access foi projetado para todos os tipos de usuários e você só pode levá-lo até onde precisar.

Volte a acessar uma camada de cada vez.

Camadas de acesso

1. Use o Access de três maneiras: como um usuário ocasional, um usuário de energia ou um desenvolvedor.

2. Tabelas, consultas, formulários e relatórios são construídos uns sobre os outros e formam o coração de um aplicativo de banco de dados.

3. Usuários ocasionais têm assistentes, construtores de propriedades, Office Fluent interface do usuário e recursos Excel de usuário para fazer um trabalho rapidamente.

4. Os usuários do Power têm macros, o painel de propriedades, expressões e ferramentas de design de banco de dados para aprofundar e fazer mais.

5. Os desenvolvedores podem trabalhar com módulos e desenvolver código VBA para criar soluções de banco de dados personalizadas e implantar aplicativos de tempo de execução.

copiar dados do excel para o access

Uma boa maneira de começar é copiar dados do Excel para o Access. Você pode criar uma tabela do Access e exibi-la no exibição folha de dados, que se parece muito com uma Excel de trabalho. Você pode realizar tarefas comuns de criação de tabela, como definir um tipo de dados, um nome de campo ou um novo campo, bem no exibição folha de dados. Por exemplo, se você inserir uma data em um campo em branco, o Access define o tipo de dados Data/Hora desse campo. Se você inserir texto como um nome, o Access aplicará o tipo de dados Text ao campo. Se você quiser mover um campo, basta clicar e arrastá-lo.

Quando você copia dados Excel e os colar no Access, nem precisa criar uma tabela primeiro ou abrir uma tabela no exibição folha de dados. O Access pergunta automaticamente se seus dados têm headers, faz boas suposições sobre o uso do tipo de dados correto e cria uma tabela do Access. Não poderia ser mais simples.

Para obter mais informações, consulte Abrir uma folha de dados em branco.

vincular dados do excel ao access

Uma das maneiras mais fáceis de derivar os benefícios do Excel e do Access é vincular uma planilha Excel uma tabela do Access. Use um link do Access quando você planeja manter os dados em Excel, mas também aproveitar regularmente alguns dos muitos recursos do Access, como relatórios e consultas. Você vincula dados do Access e não de Excel.

O Access oferece suporte a duas maneiras fundamentalmente diferentes de criar tabelas de banco de dados. Os usuários podem criar novas tabelas nativas para armazenar os dados em um banco de dados do Access ou podem criar links para dados existentes fora do banco de dados do Access. Os dados em tabelas vinculadas aparecem e se comportam de várias maneiras, assim como as tabelas nativas. O Assistente do Gerenciador de Tabelas Vinculadas ajuda você a rastrear, localizar e atualizar a planilha Excel ou outra fonte de dados se ele se mover e o link quebrar.

Quando você vincula a uma planilha Excel ou a um intervalo nomeado, o Access cria uma nova tabela vinculada aos Excel dados. Se você quiser adicionar, editar ou excluir dados, faça as alterações no Excel e atualize (ou re-consulte) os dados na tabela do Access. No entanto, você não pode editar o conteúdo da tabela no Access. Com seus dados vinculados Excel, você pode criar relatórios, consultas e formulários somente leitura no Access.

Para obter mais informações, consulte Import or link to data in an Excel workbook.

importar dados do Excel para o Access

Se você decidir cortar o cordão de dados, poderá mover os dados para Excel importando os dados para o Access. Observe que a importação de palavras tem dois significados diferentes entre o Excel e o Access. Em Excel, ao importar (ou conectar), você faz uma conexão permanente com dados que podem ser atualizados. No Access, quando você importa, você traz dados para o Access uma vez, mas sem uma conexão de dados permanente. Quando você importa dados, o Access armazena os dados em uma tabela nova ou existente sem alterar os dados em Excel. No Access, você pode importar qualquer ou todas as planilhas em uma Excel de trabalho em uma operação.

O Assistente de Importação orienta você pelas etapas de importação e ajuda você a tomar decisões importantes sobre se deve alterar tipos de dados e adicionar headers. Se você encontrar erros ao importar os dados, o Access o alertará e salvará os erros em uma tabela para que você possa encontrá-los e corrigi-los rapidamente. Por exemplo, pode haver um código postal alfanumérico sepultado no fundo de uma coluna que você achou que era tudo numérico, ou uma ID duplicada foi detectada para um campo de chave primária. Você pode fazer as alterações na Excel de trabalho e importar os dados de novo ou fazer as alterações na nova tabela do Access. Ao concluir a operação, você pode salvar as etapas usadas e até mesmo criar uma tarefa Outlook para lembrar quando fazer a operação de importação regularmente.

Depois que os dados são importados, agora eles são nativos do Access e você pode usar folhas de dados e formulários para adicionar, editar e excluir os dados. Depois de importar os dados, você pode decidir se deve excluir os dados Excel. Geralmente, é uma boa ideia ter apenas um local para atualizar os dados.

Observação: Importar dados do Excel para o Access não importa fórmulas, apenas os resultados dessas fórmulas.

Para mais informações, confira:

conectar-se para acessar os dados do excel

Você também pode reconectar dados do Access a Excel. Para fazer isso, crie uma conexão no Excel, geralmente armazenada em um arquivo de conexão de dados do Office (.odc), para o banco de dados do Access e recupere todos os dados de uma tabela ou consulta. Depois de se conectar aos dados, você também pode atualizar automaticamente (ou atualizar) suas Excel de trabalho do banco de dados original do Access sempre que o banco de dados for atualizado com novas informações.

Para mais informações, confira:

O relatório Funcionários em layout tabular

Depois que seus dados estão no Access, você pode tirar proveito da matriz incrível de ferramentas de criação e personalização de relatórios. Deseja criar um relatório com apenas alguns cliques? Use o Assistente de Relatório. Deseja projetar e modificar o layout do relatório em tempo real com dados em tempo real, mover e resize blocos de dados, adicionar e remover campos e ver instantaneamente as alterações à medida que você os cria? Use o exibição Layout. Deseja interagir com o relatório para pesquisar, filtrar e classificar dados ao vivo? Use o exibição Relatório. Deseja adicionar botões de comando, números de página, imagens, hiperlinks e estilos de aparência profissional por conta própria? Use os vários assistentes de controle e galerias nos grupos Controles e Layout na guia Design da Faixa de Opções. Usando o Access, você pode criar facilmente relatórios simples, relatórios de grupo e resumo, rótulos de email, relatórios gráficos e sub-relatórios.

Depois que o relatório for criado, use o Access para distribuir eletronicamente o relatório. Por exemplo, você pode enviar o relatório usando uma mensagem de email ou salvar o relatório em formatos diferentes, como um instantâneo do Access ou um arquivo PDF, para adicioná-lo a uma página da Web ou SharePoint site.

Para mais informações, confira:

formulário de amostra

Depois que seus dados estão no Access, você pode tirar proveito das várias ferramentas de criação e personalização de formulário. Deseja criar um formulário com apenas alguns cliques? Use o Assistente de Formulário. Deseja projetar e modificar o layout do formulário em tempo real com dados ao vivo, mover e resize blocos de dados, adicionar e remover campos e ver instantaneamente as alterações à medida que você os cria? Use o exibição Layout. Deseja adicionar botões de comando, caixas de listagem, caixas de combinação, grupos de opções, imagens, máscaras de entrada, gráficos, hiperlinks e estilos profissionais? Use os vários assistentes de controle e galerias nos grupos Controles e Layout na guia Design da Faixa de Opções. Usando o Access, você pode criar facilmente formulários simples, formulários guias, formulários contínuos, formulários pop-up, caixas de diálogo modais e subformulário.

No Access, você pode criar facilmente um formulário dividido, que exibe uma folha de dados sincronizada e um modo de exibição de formulário para que você possa obter o melhor de ambos. Depois de criar um formulário polido, é fácil rolar, filtrar e até pesquisar os dados atrás do formulário usando os botões de navegação padrão e a caixa de pesquisa na parte inferior do formulário.

Formulário dividido

Para mais informações, confira:

AutoFiltro

Seja qual for o produto usado, filtre dados para trabalhar com um subconjunto de dados e classificar dados para ordem da maneira que quiser. No Access, Excel os usuários podem filtrar e classificar dados em um exibição de folha de dados sem precisar aprender uma interface de usuário completamente nova. Os ícones, menus de comando, comandos, critérios e caixas de diálogo são muito semelhantes, seja você trabalhando com texto, números, datas ou espaços em branco. Você pode até salvar os filtros e classifica junto com o exibição de folha de dados.

Você pode criar uma consulta no Access e nem mesmo saber o que SQL significa. Quatro assistentes de consulta ajudam você a criar consultas simples, localizar duplicatas, localizar registros inigualável e criar consultas entre as linhas. Você nem precisa criar uma consulta; basta filtrar e classificar os dados da maneira que você deseja que eles pareçam e eles são salvos com uma folha de dados.

Critérios PaísRegião

Para mais informações, confira:

Primeira página do assistente de etiqueta

Agora que sua família cresceu, sua lista de cartões de feriado aumentou de repente e você precisa acompanhar muito mais aniversários e aniversários. Não é um problema. Você pode usar uma tabela ou consulta do Access como uma fonte de dados de mala direta e criar uma operação de mala direta usando o Assistente de Mala direta do Word Mail, para letras, cartões, mensagens de email e envelopes. Se você precisar criar rótulos de email, use o Assistente de Rótulo no Access para criar e imprimir seus rótulos de um relatório criado. Você pode até mesmo adicionar automaticamente um código de barras correspondente a cada endereço do cliente.

Para mais informações, confira:

O Access e Excel fornecem comandos para se conectar aos dados em SharePoint listas. Excel fornece uma conexão somente leitura (one-way) a listas SharePoint vinculadas; enquanto o Access permite ler e gravar dados (de duas vias) em listas SharePoint vinculadas. As listas SharePoint de acesso funcionam muito bem juntas. Os tipos de dados de acesso e SharePoint , como rich text, append only (to support tracking revision history in a memo field), attachments, AutoNumber, lookups, and multi-valued fields — fazem uma integração suave e poucas inconsistências de dados, se necessário.

Depois de vincular seus dados de lista de SharePoint a um banco de dados do Access, você pode até mesmo colocar os dados de lista do SharePoint offline em um banco de dados local do Access, trabalhar com os dados localmente e, em seguida, reconectar ao site SharePoint para carregar quaisquer alterações. Quaisquer alterações de dados conflitantes feitas por outros usuários serão manipuladas por um assistente de resolução de conflitos. Os formulários e relatórios criados no Access se baseiam nos mesmos dados, mas vinculados SharePoint listas.

Excel fornece os seguintes pontos de integração com o SharePoint Server.

Pontos de integração focalizados em dados do Excel

1. Faça uma única importação dos dados de planilha do Excel em uma lista do SharePoint ou exporte dados de planilha do Excel para uma lista do SharePoint a fim de criar uma conexão de dados unidirecional e permanente.

2. Use a conexão de dados unidirecional e permanente para atualizar dados em uma planilha do Excel a partir da lista do SharePoint.

3. Publique Excel de trabalho no Serviços do Excel e exibe e interaja com os dados usando a Web Part Excel Web Access em uma Página de Web Part.

4. Importe (conecte) dados em uma Excel de trabalho de servidores OLAP, bancos de dados SQL Server e Access e arquivos simples.

O Access fornece os seguintes pontos de integração com SharePoint Server.

1. Fazer uma única importação ou exportação de dados entre modos de exibição do Access e uma lista do SharePoint.

2. Vincule dados entre tabelas do Access e uma lista SharePoint criando uma conexão permanente de duas vias. (Os dados de lista atualizados podem ser vistos em uma tabela do Access; os dados atualizados da tabela do Access podem ser vistos em uma lista.)

3. Levar dados de lista offline, atualizar no Access, colocar dados online novamente, sincronizar atualizações e resolver conflitos.

4. Exibir e editar dados de lista na folha de dados, formulário e modos de exibição de relatório do Access.

Para mais informações, confira:

Você pode criar aplicativos de banco de dados de área de trabalho bastante sofisticados sem nunca escrever uma linha de código VBA. Cada objeto Access tem um amplo conjunto de propriedades e eventos facilmente acessíveis de uma planilha de propriedades para ajudá-lo a personalizar sua solução. Cada objeto tem designers detalhados que revelam todos os recursos disponíveis para você. Modelos de banco de dados adicionais estão disponíveis no Office Online. Modelos de campo e tabela ajudam você a criar e personalizar novas tabelas rapidamente. Você pode projetar um novo banco de dados do zero com ferramentas de design de banco de dados integradas.

As macros do Access usam um ambiente declarativo que não exige a escrita de nenhum código VBA, portanto, você não precisa ser um desenvolvedor. Cada ação de macro executa uma tarefa, como abrir um formulário, executar uma consulta, localizar registros ou exibir uma mensagem. Você pode incorporar macros em qualquer evento de um relatório, formulário ou controle. A maioria das macros tem argumentos e você pode adicionar lógica condicional a elas para fazê-las fazer o que você deseja. Você pode até definir variáveis e fazer a verificação de erros, novamente sem escrever código VBA.

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