Usar o Access ou Excel para gerenciar os dados

O Microsoft Access e o Microsoft Excel têm muitas semelhanças, o que pode dificultar a decisão de decidir qual programa você deve usar. Por exemplo, ambos os programas podem armazenar grandes quantidades de dados, executar consultas poderosas e ferramentas de análise para dividir e armazenar dados em dados e executar cálculos sofisticados que retornam os dados que você precisa.

No entanto, cada programa tem vantagens claras, dependendo do tipo de dados que você está gerenciando e do que você deseja fazer com esses dados. Por exemplo, se for o seu objetivo manter a integridade dos dados em um formato que possa ser acessado por vários usuários, o Access é a melhor opção, enquanto o Excel é mais adequado para dados numéricos complexos que você deseja analisar em detalhes.

Em muitos casos, você pode usar ambos os programas, empregando cada um deles com a finalidade mais adequada. Em geral, o acesso é melhor para o gerenciamento de dados: ajudando você a mantê-lo organizado, fácil de Pesquisar e disponível para vários usuários simultâneos. O Excel geralmente é melhor para analisar dados: executar cálculos complexos, explorar possíveis resultados e produzir gráficos de alta qualidade. Se você usar o Access para armazenar seus dados e o Excel analisá-los, poderá obter os benefícios de ambos os programas.

Antes de decidir qual programa usar, talvez você queira comparar os benefícios de cada programa, saber quando é melhor usar um ou outro e descobrir como trabalhar com ambos os programas para obter exatamente os resultados desejados.

Observação: Todos os pacotes do Microsoft Office incluem o Excel, mas nem todos os pacotes incluem o Access.

Comparar os benefícios de cada programa

Escolher o programa certo é essencial se você quiser acessar e atualizar as informações com o máximo de desempenho e precisão. Para descobrir qual programa é mais adequado para as tarefas que você deseja realizar, pode ser útil comparar os benefícios que cada programa tem a oferecer em relação ao armazenamento de dados, análise de dados, colaboração para vários usuários e segurança.

Dados simples versus relacionais    Para ajudar a decidir qual programa é melhor para armazenar seus dados, pergunte-se a você mesmo a seguinte pergunta: é a relação de dados ou não? Os dados que podem ser efetivamente contidos em uma única tabela ou planilha são chamados de dados simples ou não relacionais . Por exemplo, se você quiser criar uma lista simples de clientes, com apenas um endereço e uma pessoa de contato para cada cliente, o Excel pode ser a melhor opção. No entanto, se você quiser armazenar uma lista de clientes mais complexa que contém endereços de cobrança e envio para cada cliente, ou várias pessoas de contato para cada cliente, o Access é a melhor solução.

Em uma banco de dados relacional, organize as informações em várias tabelas. Em um banco de dados relacional bem projetado, cada tabela é plana e contém informações sobre apenas um tipo de dados. Por exemplo, se você criar um banco de dados de cliente, os nomes dos clientes devem ser armazenados em uma tabela, enquanto os endereços de cobrança e envio dos clientes devem ser armazenados em uma tabela separada. Armazenar endereços separadamente dos nomes é uma boa ideia porque cada cliente pode ter mais de um endereço, e você deseja poder digitar vários endereços para cada cliente sem precisar digitar novamente o nome do cliente para cada endereço.

Dados locais versus externos    Você pode usar o Access para se conectar a dados de uma variedade de fontes de dados externas para poder exibir, consultar e editar esses dados sem precisar importá-los. Por exemplo, o Access fornece comandos para se conectar a dados existentes em um banco de dados do Microsoft SQL Server, um arquivo dBASE ou uma pasta do Outlook, juntamente com muitas outras fontes de dados. Você pode usar o Excel para se conectar a uma ampla variedade de fontes de dados, incluindo bancos de dados do Access, do SQL Server e do Analysis Services, arquivos de texto e XML e fontes de dados ODBC e OLE DB. No entanto, você não pode editar os dados para alterar os dados de origem por meio da interface do usuário do Excel.

O Access e o Excel fornecem comandos para se conectar a dados em listas do Windows SharePoint Services. No entanto, o Excel fornece apenas uma conexão somente leitura para listas do SharePoint; enquanto o Access permite ler e gravar dados em listas do SharePoint.

Integridade de dados versus flexibilidade    Os identificadores exclusivos ajudam a preservar a integridade dos seus dados e garantem que duas linhas (ou registros) contenham exatamente os mesmos dados. Os identificadores exclusivos também fornecem a maneira mais rápida de recuperar dados quando você pesquisa ou classifica seus dados. No Access, você pode usar o tipo de dados numeração automática para gerar automaticamente um identificador exclusivo para cada registro. Em seguida, você pode usar esses identificadores para relacionar os registros em uma tabela a um ou mais registros em outra tabela.

A estrutura que o Access aplica aos seus dados ajuda a garantir a integridade dos dados. O Access pode exigir que novos registros em uma tabela tenham um valor correspondente existente em uma tabela diferente, para que você não possa criar registros "órfãos". Por exemplo, você não desejaria ter um pedido que não incluísse informações do cliente. O Access pode exigir que todos os novos registros na tabela pedidos tenham um valor de cliente correspondente na tabela clientes. Essa correspondência necessária de valores é chamada de integridade referencial.

Você também pode impor suas próprias restrições e regras para garantir que os dados sejam inseridos corretamente. O Excel permite inserir dados de forma mais livre, mas como o Excel não oferece suporte a dados relacionais, ele não pode dar suporte à integridade referencial. No entanto, você pode usar o comando de validação de dados para controlar a entrada de dados no Excel.

Consultando    Se você costuma ter que exibir seus dados de várias maneiras, dependendo das condições ou dos eventos em alteração, o acesso pode ser a melhor opção para armazenar e trabalhar com seus dados. O Access permite que você use consultas SQL (Structured Query Language) para recuperar rapidamente apenas as linhas e colunas de dados desejadas, independentemente de os dados estarem contidos em uma tabela ou em várias tabelas. Você também pode usar expressões em consultas para criar campos calculados. Usar uma expressão no Access é semelhante ao processo de usar fórmulas no Excel para calcular valores. Você também pode usar consultas do Access para resumir dados e apresentar valores agregados, como somas, médias e contagens.

Proje    No Excel, você pode usar as ferramentas teste de hipóteses para prever o resultado de um modelo de planilha. O analisador de hipóteses permite que você execute cenários diferentes em seus dados, como o melhor caso e os piores cenários, e compare os dados resultantes de vários cenários em um relatório de resumo. Nenhum recurso semelhante está disponível no Access.

Dinamização e criação de gráficos    Em ambos os programas, você pode criar relatórios de tabela dinâmica e gráficos de tabela dinâmica. No entanto, o Excel fornece recursos de gráfico e relatórios de tabela dinâmica mais avançados do que o Access faz. Se você planeja criar relatórios de tabela dinâmica abrangentes ou fornecer gráficos de aparência regularmente, use o relatório de tabela dinâmica ou o gráfico de tabela dinâmica no Excel em vez dos mesmos recursos no Access.

O Access e o Excel podem ser usados em ambientes colaborativos, como Windows SharePoint Services e compartilhamento de arquivos de rede, mas há diferenças na maneira como os dados podem ser acessados por vários usuários.

Acesso a dados a vários usuários    Em operação normal, o Access permite que vários usuários abram um único banco de dados ao mesmo tempo; Isso funciona bem porque o Access bloqueia somente os dados que estão sendo editados; Como resultado, outros usuários podem editar registros diferentes sem conflitos. No Excel, você pode compartilhar uma pasta de trabalho com outros usuários, mas a colaboração para vários usuários funciona melhor quando os usuários trabalham nos dados da pasta de trabalho em diferentes momentos, em vez de simultaneamente. Em vigor, os usuários de um banco de dados do Access colaboram em um conjunto de dadose os usuários de uma pasta de trabalho do Excel colaboram em um documento.

Usar o Windows SharePoint Services para colaboração    Ambos os programas se integram com as tecnologias do Microsoft Windows SharePoint Services, como listas e bibliotecas de documentos do SharePoint.

O Access oferece várias maneiras de colaborar com vários usuários em um site do SharePoint. Por exemplo, você pode carregar um banco de dados completo em uma biblioteca de documentos do Windows SharePoint Services, criar formulários e relatórios disponíveis como modos de exibição do Windows SharePoint Services e vincular um banco de dados a dados armazenados em listas do SharePoint.

O Excel fornece apenas uma maneira de colaborar com vários usuários em um site do SharePoint Services. Você pode carregar uma pasta de trabalho em bibliotecas de documentos do Windows SharePoint Services, onde os usuários individuais podem fazer check-out da pasta de trabalho para fazer alterações, impedindo que outros usuários modifiquem a pasta de trabalho ao mesmo tempo. Os usuários podem editar uma pasta de trabalho sem fazer check-out da biblioteca de documentos e, nesse caso, elas devem ser coordenadas com outros usuários para evitar conflitos de dados.

Usar pastas de rede para colaboração    Se você armazenar um banco de dados do Access em uma pasta de rede compartilhada, vários usuários poderão abrir o banco de dados e trabalhar com seus dados simultaneamente. Registros individuais são bloqueados quando um usuário os edita. Se você armazenar uma pasta de trabalho do Excel em uma pasta de rede compartilhada, apenas um usuário poderá editar a pasta de trabalho de cada vez. Para fins de exibição, vários usuários podem abrir a pasta de trabalho enquanto outro usuário a está editando, mas esses usuários não podem fazer alterações nos dados até que o usuário que está editando a pasta de trabalho a feche.

Ambos os programas fornecem recursos semelhantes, senhas e criptografia, que podem ajudar você a evitar a perda de dados e proteger seus dados contra o acesso não autorizado. No entanto, há algumas diferenças entre o Access e o Excel em como a proteção de dados em nível de usuário funciona.

Prevenção contra perda de dados    No Access, seu trabalho é salvo continuamente para que, no caso de uma falha inesperada, seja improvável que você perca muito trabalho (se houver). No entanto, como o Access salva seu trabalho continuamente, também é possível fazer alterações mais tarde que você decida que não gostaria de confirmar. Para garantir que você possa restaurar o banco de dados da maneira desejada, crie uma cópia de backup do arquivo de banco de dados em um cronograma que atenda às suas necessidades. Você pode recuperar um banco de dados inteiro de um backup ou pode restaurar apenas a tabela ou outro objeto de banco de dados que você precisa. Se você usar um utilitário de backup do sistema de arquivos, também poderá usar uma cópia de um banco de dados de um backup do sistema de arquivos para restaurar os dados. No Excel, você pode salvar as informações de AutoRecuperação em intervalos definidos enquanto atualiza seus dados.

Proteção de dados em nível de usuário    No Excel, você pode remover dados críticos ou particulares do modo de exibição ocultando colunas e linhas de dados e, em seguida, proteger a planilha inteira para controlar o acesso do usuário aos dados ocultos. Além de proteger uma planilha e seus elementos, você também pode bloquear e desbloquear células em uma planilha para impedir que outros usuários modifiquem dados importantes acidentalmente.

Segurança em nível de arquivo    No nível de arquivo, você pode usar criptografia em ambos os programas para impedir que usuários não autorizados vejam os dados. Você também pode exigir que um senha seja inserido para abrir um arquivo de banco de dados ou uma pasta de trabalho. Além disso, você pode ajudar a proteger um arquivo de banco de dados ou uma pasta de trabalho empregando um assinatura digital.

Acesso restrito a dados    No Excel, você pode especificar permissões baseadas em usuário para acessar os dados ou definir direitos somente leitura que impeçam outros usuários de fazerem alterações nos dados aos quais eles têm acesso. O Access não fornece recursos de segurança em nível de usuário, mas o Access oferece suporte ao modelo de segurança do usuário de qualquer servidor de banco de dados ao qual ele se conecta. Por exemplo, se você vincular a uma lista do SharePoint, o Access usará as permissões de usuário para a lista do SharePoint. Se quiser manter os usuários não autorizados longe dos seus dados do Access, você pode criptografar o banco de dados definindo uma senha. Os usuários devem digitar a senha para ler os dados do banco de dados, mesmo se eles o acessarem usando outro programa, como o Excel.

Para obter mais informações sobre como ajudar a proteger seus dados, confira definir ou alterar a segurança em nível de usuário do access 2003 no Access 2007 ou superior , proteção e segurança no Excel.

Quando usar o Access

Em termos muito gerais, o Access é a melhor opção quando você precisa rastrear e gravar dados regularmente e, em seguida, exibir, exportar ou imprimir subconjuntos desses dados. Os formulários do Access fornecem uma interface mais conveniente do que uma planilha do Excel para trabalhar com os dados. Você pode usar o Access para automatizar ações realizadas com frequência, e os relatórios do Access permitem resumir dados em formulários impressos ou eletrônicos. O Access fornece mais estrutura para seus dados; por exemplo, você pode controlar quais tipos de dados podem ser inseridos, quais valores podem ser inseridos, e você pode especificar como os dados em uma tabela estão relacionados a dados em outras tabelas. Essa estrutura ajuda a garantir que apenas os tipos de dados corretos sejam inseridos.

O Access armazena dados em tabelas que parecem muito iguais às planilhas, mas as tabelas do Access são projetadas para consultas complexas em relação a dados armazenados em outras tabelas.

Use o Access quando você:

  • Antecipe muitas pessoas que trabalham no banco de dados e você deseja opções robustas que manipulam com segurança atualizações para seus dados, como bloqueio de registros e resolução de conflitos.

  • Antecipe a necessidade de adicionar mais tabelas a um conjunto de dados originado como uma tabela plana ou não relacional.

  • Deseja executar consultas complexas.

  • Deseja produzir uma variedade de relatórios ou etiquetas de endereçamento.

  • Gerenciamento de contatos    Você pode gerenciar seus contatos e endereços para correspondência e, em seguida, criar relatórios no Access ou mesclar os dados com o Microsoft Office Word para imprimir cartas do formulário, envelopes ou etiquetas de endereçamento.

  • Inventário e acompanhamento de ativos    Você pode criar um inventário de itens em sua casa ou empresa e armazenar fotos ou outros documentos relacionados junto com os dados.

  • Acompanhamento de pedidos    Você pode inserir informações sobre produtos, clientes e pedidos e então criar relatórios que mostram as vendas por região, funcionário, período de tempo ou algum outro valor.

  • Acompanhamento de tarefas    Você pode acompanhar tarefas para um grupo de pessoas e inserir novas tarefas ao mesmo tempo que outras pessoas estão atualizando suas tarefas existentes no mesmo banco de dados.

  • Organizando bibliotecas de empréstimo    Você pode usar o Access para armazenar dados sobre seus livros e CDs e manter o controle de quais você já os Lent.

  • Planejamento de eventos    Você pode inserir informações sobre datas de evento, locais e participantes e depois imprimir agendas ou resumos sobre os eventos.

  • Rastreamento de nutrição    Acompanhar receitas e registrar atividades de dieta e exercícios.

Quando usar o Excel

Como um programa de planilha, o Excel pode armazenar grandes quantidades de dados em pastas de trabalho que contêm uma ou mais planilhas. No entanto, em vez de servir como um sistema de gerenciamento de banco de dados, como o Access, o Excel é otimizado para análise e cálculo de dados. Você pode usar esse programa flexível para criar modelos para analisar dados, escrever fórmulas simples e complexas para executar o cálculo desses dados, dinamizar os dados da maneira desejada e apresentar dados em uma variedade de gráficos de aparência profissional.

Use o Excel quando você:

  • Exija uma exibição plana ou não relacional dos seus dados em vez de um banco de dados relacional que usa várias tabelas e quando seus dados são principalmente numéricos.

  • Execute com frequência cálculos e comparações estatísticas em seus dados.

  • Deseja usar relatórios de tabela dinâmica para exibir dados hierárquicos em um layout compacto e flexível.

  • Planeje criar gráficos regularmente e desejar usar os novos formatos de gráficos disponíveis no Excel.

  • Deseja enfatizar seus dados usando ícones de formatação condicional, barras de dados e escalas de cores.

  • Deseja executar operações sofisticadas de análise de hipóteses em seus dados, como análise estatística, de engenharia e de regressão.

  • Deseja manter o controle dos itens em uma lista simples, seja para uso pessoal ou para fins de colaboração limitada.

  • Contabilidade    Você pode usar os recursos de cálculo avançados do Excel em muitos demonstrativos financeiros de contabilidade, por exemplo, uma declaração de fluxo de caixa, uma demonstração de rendimento ou uma declaração de lucros e perdas.

  • Orçamento    Não importa se suas necessidades são pessoais ou de negócios, você pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel — por exemplo, um plano de orçamento de marketing, um orçamento de evento ou um orçamento de aposentadoria.

  • Faturamento e Vendas    O Excel também é útil para o gerenciamento de dados de cobrança e vendas, e você pode criar facilmente os formulários de que precisa, por exemplo, faturas de vendas, guias de remessa ou ordens de compra.

  • Relatórios    Você pode criar vários tipos de relatórios no Excel que reflitam sua análise de dados ou Resuma seus dados — por exemplo, relatórios que medem o desempenho do projeto, os dados de previsão, resumim dados ou apresentam dados de variação.

  • Planejamento    O Excel é uma ótima ferramenta para criar planos profissionais ou planejadores úteis — por exemplo, um plano de aula semanal, um plano de pesquisa de marketing, um plano fiscal de fim de ano ou planejadores que ajudam você a planejar refeições, festas ou férias semanais.

  • Rastreamento    Você pode usar o Excel para acompanhar dados em uma folha de tempo ou lista — por exemplo, uma folha de tempo para acompanhar o trabalho ou uma lista de estoque que mantém o controle do equipamento.

  • Usar calendários    Devido à sua natureza de grade, o Excel presta-se bem para criar qualquer tipo de calendário — por exemplo, um calendário acadêmico para acompanhar atividades durante o ano escolar ou um calendário de ano fiscal para acompanhar eventos comerciais e Marcos.

Para modelos úteis do Excel em qualquer uma dessas categorias, consulte modelos do Excel no Microsoft Office Online.

Como usar o Access e o Excel juntos

Pode haver ocasiões em que você desejaria aproveitar os benefícios que ambos os programas têm para oferecer. Por exemplo, você criou uma planilha no Excel na qual você pode calcular e analisar os dados, mas a planilha tornou-se muito grande e complexa, e muitos outros usuários precisam ter acesso aos dados. Nesse ponto, talvez você queira importar ou vincular sua planilha no Access e usá-la como um banco de dados em vez de trabalhar com ela no Excel. Ou, talvez você tenha dados em um banco de dados do Access para o qual você deseja criar alguns relatórios detalhados de tabela dinâmica do Excel e gráficos do Excel com aparência profissional.

Não importa qual programa você usa primeiro, você sempre pode transferir os dados de um programa para o outro, onde você pode continuar a trabalhar com ele. Com ou sem uma conexão de dados, você pode trazer dados para o Access a partir do Excel (e vice-versa) ao copiá-los, importá-los ou exportá-los.

Para obter mais informações sobre como trocar dados entre ambos os programas, consulte mover dados do Excel para o Access.

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