Use o modelo de Banco de Dados de Gerenciamento de Tarefas do Access para rastrear um grupo de itens de trabalho que você ou sua equipe precisam concluir. Você também pode pesquisar e filtrar detalhes da tarefa, mostrar ou ocultar colunas, enviar mensagens de email e mapear endereços de proprietários de tarefas.

Deseja assistir a um vídeo sobre como usar esse modelo? Consulte este artigo, Use o Modelo de Banco de Dados de Gerenciamento de Tarefas.

Observação: O modelo de banco de dados de Gerenciamento de Tarefas foi atualizado nos últimos anos. Estas instruções se referem à versão mais recente do modelo disponível para download. Se as etapas abaixo não corresponderem ao que você está vendo, provavelmente você está usando uma versão mais antiga do modelo.

Usando o banco de dados

Neste artigo, abrangemos as etapas básicas do uso do modelo banco de dados de gerenciamento de tarefas.

Preparar o banco de dados para uso

  • Quando você abre o banco de dados pela primeira vez, o Access exibe o formulário de boas-vindas. Para impedir que esse formulário seja exibido na próxima vez que você abrir o banco de dados, desempure a caixa de seleção Mostrar Boas-vindas quando esse banco de dados for aberto.

    Feche o formulário De boas-vindas para começar a usar o banco de dados.

  • Para garantir que todo o conteúdo do banco de dados está habilitado, na Barra de Mensagens, clique em Habilitar esse conteúdo.

    Para obter mais informações sobre a habilitação do conteúdo do banco de dados, consulte o artigo Decidir se deve confiar em um banco de dados.

Pesquisar uma tarefa ou contato

A caixa Pesquisa Rápida permite que você encontre rapidamente uma tarefa no formulário lista de tarefas ou um contato no formulário lista de contatos.

  • Digite o texto que você deseja pesquisar na caixa Pesquisa Rápida e pressione ENTER.

    O Access filtra a lista para mostrar apenas os registros que contêm o texto que você pesquisou. Para retornar à lista completa, clique em Limpar a pesquisa atual. (É o X dentro da caixa de pesquisa.)

Filtrar a Lista de Tarefas

No formulário Lista de Tarefas, você pode filtrar a lista de tarefas e salvar seus filtros favoritos para uso futuro.

  1. Aplique filtros clicando com o botão direito do mouse no formulário e selecionando os filtros que você deseja.

  2. Clique em Salvar Filtro.

  3. No formulário Detalhes do Filtro, insira um nome de filtro e uma descrição e clique em Fechar.

  4. Use a caixa Filtrar Favoritos para aplicar um filtro salvo ou clique em (Limpar Filtro) para remover o filtro.

Mostrar ou ocultar colunas

No formulário Lista de Tarefas e no formulário Lista de Contatos, alguns campos (colunas) são ocultos por padrão. Para alterar quais campos são exibidos:

  1. Clique em Mostrar/Ocultar Campos.

  2. Na caixa de diálogo Colunas não acionada, selecione o caixa de seleção ao lado de cada coluna que você deseja mostrar. Desempure a caixa de seleção para ocultar a coluna.

Exibir detalhes de tarefa ou contato

O formulário Detalhes da Tarefa e o formulário Detalhes de Contato permitem que você veja e insira mais informações sobre um item. Para exibir o formulário Detalhes da Tarefa ou o formulário Detalhes de Contato:

  • No formulário Detalhes da Tarefa ou no formulário Detalhes de Contato, clique em Abrir ao lado do item que você deseja ver.

Adicionar anexos

No formulário Detalhes da Tarefa e no formulário Detalhes de Contato, você pode adicionar imagens e outros anexos.

  • No quadro de imagens no formulário Detalhes da Tarefa, clique em Adicionar ou Remover Anexos.

    No quadro de imagens no formulário Detalhes de Contato, clique em Editar Imagem.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em Adicionar.

  • Na caixa de diálogo Escolher Arquivo, navegue até a pasta que contém o arquivo.

  • Selecione o arquivo que deseja adicionar e clique em Abrir.

  • Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK.

Observação: Você pode anexar vários arquivos para cada item, incluindo tipos de arquivo diferentes, como documentos ou planilhas.

Adicionar contatos do Microsoft Outlook

Se você usar o Microsoft Outlook, poderá adicionar contatos ou proprietários de tarefas desse programa sem precisar digitar as informações de novo.

  1. No formulário Lista de Contatos, clique em Adicionar do Outlook.

  2. Na caixa de diálogo Selecionar Nomes para Adicionar, selecione os nomes que você deseja adicionar ao banco de dados.

  3. Clique em Adicionar e em OK.

Exibir um mapa do endereço de um contato

No formulário Detalhes de Contato, se você tiver inserido um endereço de rua para o contato, poderá exibir um mapa desse local:

  • Clique em Clique em Mapear.

Exibir relatórios

O Banco de Dados de Tarefas inclui vários relatórios, incluindo Tarefas Ativas,Detalhes da Tarefa,Livro de Endereçosde Contato e muito mais. Para exibir um relatório:

  • No Painel de Navegação, em Relatórios,clique duas vezes no relatório que você deseja exibir.

Você pode criar seus próprios relatórios personalizados. Para obter mais informações, consulte o artigo Criar um relatório simples.

Modificar o modelo de Banco de Dados de Gerenciamento de Tarefas

Personalize o banco de dados Tarefas adicionando um novo campo à tabela Tarefas e, em seguida, adicionando esse campo ao formulário lista de tarefas, ao formulário Detalhes da Tarefa e ao relatório Detalhes da Tarefa.

Adicionar um campo à tabela Tarefas

  1. Feche todas as guias abertas.

  2. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela Tarefas.

  3. Role para a direita até ver a coluna chamada Adicionar Novo Campo. Clique duas vezes no título da coluna e digite o nome do campo.

Na primeira vez que você inserir dados na coluna, o Access define o tipo de dados para você.

Adicionar um campo a um formulário ou relatório

Depois que um campo for adicionado a uma tabela, você poderá adicioná-lo a um formulário ou relatório.

  1. Clique com o botão direito do mouse no formulário ou relatório no Painel de Navegação e clique em Modo de Exibição de Layout.

  2. Na guia Formato, no grupo Controles, clique em Adicionar Campos Existentes.

  3. Arraste o campo que você deseja da Lista de Campos para o formulário ou relatório.

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