Usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager

Um relatório é uma excelente ferramenta para obter ideias em suas contas, contatos comerciais, clientes potenciais, oportunidades, projetos comerciais e atividades de marketing. Você pode abrir dezenas de relatórios padrão no Business Contact Manager para Outlook, além de modificar, salvar, atualizar e reutilizar um número quase ilimitado de relatórios adicionais.

Este artigo descreve os recursos de relatório no Business Contact Manager para Outlook e como você pode trabalhar com relatórios, personalizá-los e usá-los para iniciar outras atividades comerciais.

O que você deseja fazer?

Abrir e modificar um relatório

Salvar, atualizar ou imprimir um relatório aberto

Criar um gráfico a partir de um relatório

Exportar um relatório para o Excel ou outro programa para análise

Iniciar uma atividade de marketing a partir de um relatório

Abrir um relatório a partir de um gadget

Veja a lista de relatórios padrão

Abrir e modificar um relatório

Business Contact Manager para Outlook fornece muitos relatórios predefinidos. Se você não vir exatamente o que precisa, pode abrir um relatório semelhante e, em seguida, modificá-lo conforme necessário. Você também pode salvar seus relatórios personalizados para reutilizá-los mais tarde.

Abrir um relatório

  1. Na Faixa de Opções, clique na guia Relatórios. Os relatórios disponíveis são agrupados por seus espaços de trabalho relacionados: Gerenciamento de contatos, vendas, marketingou projetos comerciais. O grupo abrir contém relatórios que você modificou e salvou.

    Guia Relatórios na Faixa de Opções

  2. Para abrir um relatório predefinido, clique no botão do tipo de relatório que você deseja ver e, em seguida, clique no nome do relatório na lista.

  3. Para abrir um relatório modificado que você salvou, clique em relatórios salvos, clique no nome do relatório na caixa de diálogo abrir relatórios salvos e, em seguida, clique em abrir.

Dica: Se não tiver certeza de qual grupo ou categoria contém o relatório que você está procurando, consulte a lista de relatórios padrão.

Para obter ajuda com a modificação de um relatório, consulte modificar um relatório para torná-lo mais útil.

Início da Página

Modificar um relatório

Você tem uma grande quantidade de controle sobre a aparência de seus relatórios no Business Contact Manager para Outlook.

Nesta seção

Alterar o layout de um relatório

Modificar um relatório para torná-lo mais útil

Alterar o layout de um relatório

Há várias maneiras de alterar o layout ou a aparência de um relatório. Você pode usar esses métodos individualmente ou em combinação; a ordem das alterações feitas não importa.

  • Usar o painel personalizar relatório    Na faixa de opções, no grupo layout , clique em qualquer uma das opções para abrir o painel personalizar relatório:

    • Escolha coluna. Se você quiser alterar quais colunas são exibidas, clique neste botão e, em seguida, clique no sinal de + (mais) para expandir a lista e exibir todos os itens nela. As opções disponíveis irão variar com o relatório que você está modificando. Marque as caixas de seleção das colunas que você deseja exibir e desmarque as caixas de seleção dos itens que não deseja ver no relatório.

    • Cabeçalho e rodapé. Se você quiser adicionar um cabeçalho ou rodapé ao relatório ou adicionar anotações ao relatório, clique neste botão e marque as caixas de seleção e insira as informações das colunas que você deseja exibir. Desmarque as caixas de seleção das colunas que você não deseja ver no relatório.

    • Fontes. Se você quiser alterar a maneira como as fontes e os números são exibidos, clique em fontes. Clique nas opções que você deseja alterar e atualize-as conforme necessário. Você pode alterar a fonte no corpo do relatório, nos rótulos de linhas e colunas, e nos campos numéricos para totais e subtotais.

  • Usar os controles de classificação e filtro     Na faixa de opções, no grupo classificar e filtrar , siga um destes procedimentos:

    • Filtrar. Você pode limitar os resultados exibidos no relatório filtrando o relatório. Para obter informações sobre como filtrar um relatório, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager.

    • Crescente ou decrescente. Clique em uma destas opções para alterar a ordem de classificação dos registros no relatório. Por padrão, as listas são classificadas em ordem alfabética com base no campo principal do relatório. Por exemplo, no relatório intitulado contatos comerciais por conta, a lista é classificada inicialmente pelo nome da conta. No nome da conta, cada contato comercial vinculado a uma conta será exibido em ordem alfabética.

      Dica: Os nomes são exibidos pelas informações no campo nome completo . Se você incluir títulos no nome completo, os títulos serão incluídos na classificação. Por exemplo, o nome completo Sr. Carlos Lacerda seria listado em S.

  • Reordenar colunas     Para alterar a ordem das colunas em um relatório, basta clicar em um nome de coluna e arrastá-lo para o local desejado.

  • Classificar itens em um campo de dados secundário    Para inverter a ordem do texto ou dos números em um campo secundário, clique no nome do campo no relatório. Por exemplo, no relatório intitulado contatos comerciais por conta, você pode clicar no nome do contato comercial da coluna para reordenar os nomes dos contatos comerciais listados em cada nome de conta em ordem alfabética inversa. Clique no título da coluna novamente para restaurar o pedido original. Da mesma forma, se você clicar no nome da coluna endereço-CEP , a lista de contatos comerciais em cada nome de conta será reclassificada em ordem numérica inversa.

  • Recolher ou expandir grupos em um campo de dados secundário     Clique no sinal de - (menos) em qualquer linha do relatório para recolher todos os subitens e exibir apenas a primeira linha da entrada do relatório. Por exemplo, no relatório intitulado contatos comerciais por conta, você pode clicar no sinal-(menos) por um nome de conta para ocultar a lista de contatos comerciais vinculados. Para indicar que uma lista está recolhida, o sinal - (sinal de subtração) muda para um sinal + (sinal de adição). Esse recurso pode ser útil para reduzir o tamanho e a complexidade do relatório. Para expandir um grupo, clique no sinal de mais + .

Início da Página

Modificar um relatório para torná-lo mais útil

Há várias maneiras de modificar seus relatórios e torná-los mais úteis para você ou colegas de trabalho.

  • Resultados do filtro    Depois de abrir um relatório, use os filtros simples e avançado para excluir registros específicos do relatório. Filtrar resultados de relatório pode ser útil para várias tarefas. Por exemplo, um relatório sobre clientes potenciais filtrados por local é uma excelente base para uma campanha de marketing de mala direta sobre um evento que você está planejando na área. Para obter mais informações sobre filtros, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager.

  • Alterar a aparência    Atualizar a aparência dos relatórios com as informações em alterar o layout de um relatório

  • Personalizações de dados    Antes de abrir um relatório, você pode fazer alterações importantes nele, com personalizações, como campos definidos pelo usuário, ou alterações nas entradas padrão em várias listas. Adicione campos definidos pelo usuário ao formulário cliente potencial, por exemplo, para registrar as informações específicas do setor de que você precisa e para gerar relatórios dele. Altere as opções disponíveis em uma lista e essas opções se tornarão colunas de dados em seu próximo relatório.

Observação: Se um campo definido pelo usuário que você adicionou a um relatório for excluído do seu Banco de dados do Business Contact Manager, o relatório salvo não exibirá as informações do campo excluído. Se você exportar um relatório com as informações para o Excel antes que o campo seja excluído, esses relatórios não serão afetados.

Início da Página

Corrigir erros de dados em um relatório

Ao examinar um relatório, você pode encontrar erros que deseja corrigir. Por exemplo, você pode ver que um contato comercial foi associado à conta errada. Esse tipo de erro não pode ser corrigido no relatório, mas deve ser corrigido nos registros individuais envolvidos.

Para corrigir o erro neste exemplo, abra o registro de contato comercial e, na página Geral do registro, no campo conta vinculada , insira a conta correta. Se, em seguida, retornar ao relatório e no grupo ações , clique em Atualizar, o relatório estará correto.

Início da Página

Salvar, atualizar ou imprimir um relatório aberto

Depois de revisar um relatório, talvez você queira salvar as alterações feitas a ele, atualizar os dados ou imprimir o relatório. Comece com um relatório aberto para concluir qualquer uma destas ações.

Salvar um relatório modificado

Não é necessário salvar um relatório que você não modificou, já que ele está disponível na guia relatórios da faixa de opções. Os relatórios salvos são armazenados no banco de dados do Business Contact Manager para Outlook.

  1. Na faixa de opções, clique na guia relatórios e, em seguida, clique no tipo de relatório que você deseja abrir e, em seguida, clique no nome do relatório para abri-lo.

  2. Personalize o relatório conforme descrito em abrir e modificar um relatório.

  3. Na faixa de opções, no grupo ações , clique em salvar como.

  4. Na caixa de diálogo salvar como que é aberta, digite um nome para o relatório e clique em OK.

Para abrir um relatório personalizado, clique em relatórios salvos.

Dica: O relatório é salvo na mesma categoria que o relatório que você modificou para criar o relatório salvo.

Atualizar dados em um relatório

Os dados do relatório são atualizados sempre que você abre um relatório salvo. Você também pode atualizá-la conforme o necessário.

  1. Na faixa de opções, clique na guia relatórios e, em seguida, clique no tipo de relatório que você deseja abrir e, em seguida, clique no nome do relatório para abri-lo.

  2. Na faixa de opções, no grupo ações , clique em Atualizar.

Imprimir um relatório

  1. Na faixa de opções, clique na guia relatórios e, em seguida, clique no tipo de relatório que você deseja abrir e, em seguida, clique no nome do relatório para abri-lo.

  2. Na faixa de opções, no grupo ações , clique em Imprimir.

Início da Página

Criar um gráfico a partir de um relatório

Você pode criar um gráfico da maioria dos relatórios no Business Contact Manager para Outlook e dos relatórios personalizados que você criou a partir de um relatório. Os relatórios que podem ser exibidos no formulário de gráfico exibirão um botão de gráfico ativo ( chart button ), na faixa de opções. Relatórios que não têm dados não podem ser exibidos como gráficos.

  1. Abra o relatório que você deseja ver como um gráfico.

  2. Na faixa de opções, no grupo Mostrar , clique em gráfico. Se um gráfico for muito largo para ser exibido no monitor, uma barra de rolagem horizontal será exibida abaixo do gráfico.

    Dica: Se você quiser criar gráficos mais sofisticados, exporte os dados do relatório para o Excel e use esse programa para criar seu gráfico. Para obter mais informações sobre como exportar dados de relatório para o Excel, consulte exportar um relatório para o Excel ou outro programa para análise.

chart example

  1. Use os controles do grupo gráfico na faixa de opções para personalizar seus gráficos.

  2. Rótulos     Clique em Rótulos para adicionar ou remover títulos de eixos e uma legenda.

  3. Valores     Clique em valores para selecionar os dados exibidos no relatório. Por exemplo, no gráfico para oportunidades por fonte, você pode exibir o número de oportunidades    ou dados de receita .

  4. Esperado     e total    marque estas caixas de seleção se quiser que o gráfico exiba receita real, receita esperada ou ambas.

    Observação: Essas caixas de seleção não estão disponíveis em todos os gráficos.

Início da Página

Exportar um relatório para o Excel ou outro programa para análise

Você pode exportar facilmente um Business Contact Manager para Outlook relatório para o Microsoft Excel ou outro programa para uma análise mais profunda. Para exportar os dados do relatório para um programa diferente do Excel, comece exportando os dados para o Excel. Em seguida, no Excel, você pode salvar os dados em um formato de arquivo que o outro programa pode abrir. Por exemplo, um arquivo do Excel salvo no formato de arquivo de valores separados por vírgula (. csv) pode ser aberto em diversos programas.

Siga um destes procedimentos:

Salvar o relatório como um arquivo do Excel no seu computador    

  1. Abra o relatório que você deseja exportar para o Excel.

  2. Na faixa de opções, no grupo ações , clique em exportar para o Excel. O relatório é aberto no Excel.

  3. No Excel, clique no botão salvar para abrir a caixa de diálogo salvar como . Escolha um dos mais de 20 formatos de arquivo para salvar o relatório.

Enviar relatório por email como um anexo de arquivo do Excel    

  1. Abra o relatório que você deseja enviar como um anexo de email.

  2. Na faixa de opções, no grupo ações , clique em Enviar como email. Um formulário de mensagem de email do Outlook é aberto com o relatório anexado como um arquivo do Excel (formato. xlsx).

  3. Preencha as linhas para e assunto , digite uma mensagem (opcional) e clique em Enviar.

Início da Página

Iniciar uma atividade de marketing a partir de um relatório

Você pode usar um relatório que contém os endereços, números de telefone ou endereços de email de contas, contatos comerciais ou clientes potenciais para iniciar uma atividade de marketing no Business Contact Manager para Outlook.

  1. Abra o relatório que você deseja usar como base de uma atividade de marketing.

  2. Clique em CTRL + A para realçar todos os registros na lista.

  3. Na faixa de opções, no grupo comunicação , clique em nova lista de chamadas, email em massaou impressão de mala diretae, em seguida, clique em todos os destinatários ou destinatários selecionados.

  4. No formulário atividade de marketing que é aberto, crie a lista de destinatários para a atividade e o conteúdo.

    Para obter informações sobre como criar uma lista de chamadas, consulte criar e usar listas de chamadas no Business Contact Manager. Para obter informações sobre como criar outras atividades de marketing, consulte divulgar seus produtos e serviços no Business Contact Manager.

Início da Página

Abrir um relatório a partir de um gadget

Para abrir um relatório a partir de um gadget, clique no ícone do relatório no gadget. Os relatórios abertos a partir de gadgets se comportam como relatórios abertos na faixa de opções.

Para obter mais informações sobre gadgets, consulte usar gadgets no Business Contact Manager.

Início da Página

Veja a lista de relatórios padrão

A lista a seguir de relatórios padrão disponíveis em Business Contact Manager para Outlook são organizadas por tipo de registro.

Dica: A maioria dos relatórios pode ser convertida em um gráfico, conforme descrito em criar um gráfico a partir de um relatório.

Relatórios de conta    

  • Contas por atribuído a

  • Contas por cidade

  • Contas por Estado/província

  • Contas por código postal/CEP

  • Contas por território

  • Contas por categoria

  • Contas por classificação

  • Contas por status de pagamento

  • Contas por fonte

  • Resumo de atividades da conta

  • Atividade por conta

  • Contas inativas

  • Lista de contas rápidas

Relatórios de contatos comerciais    

  • Contatos comerciais por conta

  • Contatos comerciais por atribuído a

  • Contatos comerciais por cidade

  • Contatos comerciais por Estado/província

  • Contatos comerciais por CEP/código postal

  • Contatos comerciais por categoria

  • Contatos comerciais por classificação

  • Contatos comerciais por status de pagamento

  • Contatos comerciais por origem

  • Contatos comerciais por data especial

  • Contatos comerciais por aniversário

  • Resumo de atividades de contatos comerciais

  • Atividade por contato comercial

  • Contatos comerciais inativos

  • Lista de contatos comerciais rápidos

Relatórios de cliente potencial

  • Clientes potenciais por atribuídas a

  • Clientes potenciais por atribuição e classificação

  • Clientes potenciais por Pontuação

Relatórios de oportunidade

  • Oportunidades por produto ou item de serviço

  • Oportunidades por atribuído a

  • Oportunidades por origem

  • Oportunidades por conta

  • Oportunidades por contato comercial

  • Oportunidades vencidas

  • Funil de vendas

  • Pipeline de vendas

  • Atividade por oportunidade

Outros relatórios de vendas

  • Principais clientes por receita: contas

  • Principais clientes por receita: contatos comerciais

  • Produtos principais: produtos mais vendidos

  • Produtos principais: produtos mais lucrativos

  • Produtos principais: produtos de margem mais alta

  • Principais referenciadores: por volume de cliente potencial

  • Principais referenciadores: por total de vendas

  • Clientes inativos: nos últimos 30 dias

  • Clientes inativos: nos últimos 90 dias

  • Clientes inativos: nos últimos 180 dias

  • Clientes inativos: nos últimos 365 dias

Relatórios de marketing

  • Oportunidades por atividade de marketing

  • Contatos comerciais por atividade de marketing

  • Contas por atividade de marketing

  • Atividades de marketing por campanha

  • Atividades de marketing por tipo

  • Logs de telefonemas por lista de chamadas

Relatórios de projeto comercial

  • Projetos comerciais-tudo

  • Projetos comerciais-conclusão próxima

  • Projetos comerciais-vencidos

  • Projetos comerciais por status

  • Projetos comerciais por data de conclusão

  • Projetos comerciais por atribuído a

  • Projetos comerciais por tipo

  • Projetos comerciais por prioridade

  • Projetos comerciais por conta

  • Projetos comerciais por contato comercial

  • Tarefas do projeto – todas

  • Tarefas do projeto – conclusão em seguida

  • Tarefas do projeto – vencidas

  • Tarefas do Project por projeto

  • Tarefas do projeto por atribuído a

Início da Página

Observação:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode apresentar erros gramaticais ou imprecisões. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. Você pode nos dizer se as informações foram úteis? Use o artigo em inglês como referência.​

Precisa de mais ajuda?

Expanda suas habilidades no Office
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar no Office Insider

Essas informações foram úteis?

Obrigado por seus comentários!

Agradecemos pelos seus comentários! Parece que pode ser útil conectar você a um de nossos agentes de suporte do Office.

×