Se você usar uma Microsoft 365 ou uma conta do Microsoft Exchange com o Outlook, poderá usar o Assistente de Agendamento e o Room Finder para ajudar a agendar suas reuniões.

Observação: O novo Room Finder foi disponibilizado pela primeira vez no Outlook para Microsoft 365 a partir da versão 2012 (Build 13530.20316). O Room Finder tem uma dependência do WebView2, que começou a ser implantada para Microsoft 365 clientes em 1º de abril de 221. Versão 2101 (build 13628.20274) e superior. Para obter mais informações sobre WebView2, consulte a documentação do administrador: Microsoft Edge WebView2 e Microsoft 365 Apps - Implantar Office | Microsoft Docs

  1. Em uma nova reunião, adicione os participantes Obrigatórios, a Hora de Início e a Hora de Término eclique no botão Localizador de Sala no final do campo Local.
    Selecione o botão Procurar Sala para ajudá-lo a encontrar uma sala de conferência disponível

  2. Escolha os detalhes da sala no Room Finder. Essas salas de conferência são configuradas pelo administrador do microsoft Exchange ou Microsoft 365.

  3. Se a reunião tiver vários participantes e salas de conferências ocupadas, pode ser difícil encontrar um horário que funcione para todos. Para encontrar disponibilidade para pessoas e salas, selecione o botão Assistente de Agendamento na faixa de opções e selecione AutoPick e escolha os critérios apropriados.

    Observação: Esse recurso substitui o recurso Tempos Sugeridos de versões anteriores Outlook.

    O Room Finder ajudará você a encontrar uma sala de conferência disponível.

  4. Depois de encontrar um intervalo de tempo apropriado e adicionar uma sala de conferência à reunião, selecione Reunião na faixa de opções. Em seguida, você pode fechar o Room Finder. Quando terminar de configurar sua reunião, selecione Enviar

Usar o Assistente de Agendamento

  1. Na Caixa de Entrada,selecione Novos Itens >Reunião ou no Calendário,selecione Nova Reunião. Você também pode usar o atalho de teclado Ctrl+Shift+Q para criar uma nova solicitação de reunião.

  2. Adicione participantes na caixa Para.

  3. Na caixa Assunto, insira uma descrição da reunião ou do evento.

  4. Selecione Assistente de Agendamento faixa de opções. Você verá uma linha para cada destinatário inserido na caixa Para. Se quiser adicionar mais participantes, digite o nome deles em qualquer linha em branco no Assistente de Agendamento.

  5. As horas em que seus participantes estão ocupados são mostradas em azul escuro. Os horários em que os participantes têm um compromisso provisório são mostrados em um bloco de hashed azul claro e os horários fora do horário de trabalho dos participantes são mostrados em cinza claro. Selecione um horário disponível para todos os participantes.

  6. Para selecionar uma hora ideal para todos os participantes, use o Room Finder na coluna direita. Você pode ver que horas seus participantes têm conflitos.

Usar o Room Finder 

  1. Em uma nova reunião, selecione o botão Assistente de Agendamento na faixa de opções.

  2. Use o drop-down Mostrar uma lista de salas para escolher uma lista de salas. Essas listas são configuradas pelo administrador do microsoft Exchange ou Microsoft 365. 

    Use o Room Finder para ver salas de conferência disponíveis para sua reunião.

  3. Selecione uma sala disponível para adicionar a sala ao Assistente de Agendamento e à reunião como destinatário. 

  4. O painel Horários Sugeridos encontra o melhor horário para a reunião, que é definido como o horário em que a maioria dos participantes está disponível. O melhor horário para a reunião é exibido na parte superior do painel. Para selecionar qualquer uma das horas sugeridas, clique na sugestão de hora no painel Horários Sugeridos. Você também pode selecionar manualmente uma hora na grade de ocupado/livre.

    Use o se picker Horários Sugeridos para ver quando os participantes estão disponíveis.

    1. Se você quiser fazer a reunião recorrência, no menu Reunião, no grupo Opções, clique em Recorrência,selecione o padrão de recorrência e clique em OK.

      Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, o menu Reunião muda para Reunião Recorrente.

  5. Quando terminar de configurar sua reunião, clique em Enviar.

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