Suporte à adoção do Project Online com um Escritório de gerenciamento de projetos (PMO)
O que é um PMO?
Então você está planejando adotar Project Online em seu negócio. Como você está planejando usá-lo, ou uma maneira melhor de colocá-lo, qual é o problema de negócios que você está tentando resolver? Alguns dos exemplos podem ser:
Meus executivos querem uma melhor visibilidade sobre o status do projeto.
Preciso de uma maneira melhor de gerenciar meus recursos e atribuí-los a projetos.
Quero acompanhar facilmente o tempo que as pessoas estão gastando em suas tarefas.
Quero uma maneira mais robusta de acompanhar os dados do projeto do que usar planilhas do Excel.
As organizações que têm sido mais bem-sucedidas com o uso de Project Online para resolver problemas de negócios como esses são as que criam um conjunto de padrões, processos e práticas recomendadas para a maneira como os projetos são gerenciados em sua organização. A pessoa ou grupo que cria e gerencia essas regras de gerenciamento de projetos às vezes é chamado de PMO (Project Management Office).
O que um PMO faz?
Em empresas maiores, um PMO pode consistir em um departamento que lida com problemas de gerenciamento de projetos em toda a organização, como governança de gerenciamento de projetos, implementação, treinamento, pesquisa de necessidades de gerenciamento de projetos ou determinar a melhor maneira de criar relatórios úteis. Em pequenas ou médias empresas, um PMO pode variar de uma única pessoa a um pequeno grupo de pessoas, mas também pode escalar para tentar resolver os mesmos problemas que em grandes empresas. As metas comuns de todos os PMOs, no entanto, incluiriam:
Conduzir e evangelizar a adoção do sistema de gerenciamento de projetos.
Simplificando o gerenciamento de projetos para os usuários da organização automatizando processos na ferramenta.
Criando políticas, procedimentos e práticas recomendadas em torno de funções de gerenciamento de projetos.
Ser o assunto de gerenciamento de projetos importa especialistas, servindo como um "Centro de Excelência" para todas as coisas de gerenciamento de projetos e fornecendo treinamento sobre as melhores práticas e ferramentas de gerenciamento de projetos.
Ser capacitado pelo patrocínio executivo para fazer e impor mudanças por meio de suas recomendações.
Ainda confuso? Vamos dar um passo atrás e usar um exemplo com o qual as pessoas podem se relacionar - como um chefe de família pode cuidar de sua própria família:
| Precisa | Pmo | Família |
|---|---|---|
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O PMO ajuda a estabelecer uma maneira eficiente de fornecer informações aos stakeholders do projeto por meio de relatórios de integridade e status do projeto. Isso pode envolver a pesquisa de necessidades de relatórios, a movimentação de dados necessários para o sistema e o estabelecimento de fluxos de trabalho para garantir que os dados necessários para relatórios recorrentes o acessem no sistema a tempo. |
Os chefes da casa precisarão de informações sobre como as coisas estão indo: -Relatórios trimestrais sobre estudos infantis. -Extratos bancários mensais para mostrar o status das finanças. -Consultas médicas bianues para determinar a integridade do membro da família. |
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O PMO cria processos para obter os dados certos para o sistema de gerenciamento de projetos para fornecer status em um nível de projeto aos gerentes de projeto. Ele também fornece diretrizes e práticas recomendadas para o gerenciamento de recursos. |
Pessoas na família precisarão saber quem está fazendo o quê. Isso pode incluir: - Quem vai pegar as crianças na escola hoje, passear com o cachorro à noite, cozinhar o jantar, etc. - Se alguém não pode fazer sua tarefa habitual, você precisa saber quem está disponível para tomar seu lugar. Ajuda a mostrar a agenda e a disponibilidade de todos em um calendário familiar central. Dessa forma, é fácil saber quem pode ser agendado para o quê. |
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O PMO ajuda a criar sites de colaboração de projeto e personalizá-los para melhor atender às necessidades dos usuários do site. |
Os membros da família precisarão de um fórum no qual possam colaborar, como: -Postando eventos importantes em um calendário de parede na cozinha - Conversando diariamente na mesa de jantar. |
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O PMO é responsável por configurar um sistema para lidar com o gerenciamento de riscos. |
Os chefes da família podem precisar planejar para reduzir o risco: -Determine as necessidades de seguro para a saúde. Compre uma associação de clube de integridade. - Aumente o valor que eles estão economizando para a aposentadoria. |
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O PMO analisa processos e fluxos de trabalho atuais e encontra um método de automatizá-los por meio da ferramenta de gerenciamento de projeto que está sendo implementada. Um deles pode envolver a determinação de drivers para selecionar quais projetos avançarem em determinado orçamento definido (análise de portfólio). |
Os chefes de família estabelecerão regras e processos para a família, como: -Definir o toque de recolher ou as horas de sono das crianças -Veja os fatores para determinar quais compras fazer (por exemplo, "Devemos comprar um carro, consertar o teto ou sair de férias este ano?"). -Configurar aspersores de gramado em um temporizador automático. -Escolha uma hora da semana para as compras de supermercado e recados. |
Um PMO leva uma empresa a um gerenciamento de projeto mais eficiente fazendo coisas como:
Coleta de informações para ajudar a definir quais são os requisitos de gerenciamento de projeto para a organização. Por exemplo, analisando as necessidades de negócios de suas organizações, projetando processos para atender a essas necessidades e mapeando esses processos para configurações ou fluxos de trabalho em Project Online.
Determinar quais dados são importantes para examinar continuamente e trabalhar com o administrador do Projeto para compartilhar esses dados com os stakeholders. Por exemplo, determinar os dados necessários e o processo para obter os dados no sistema para criar um relatório semanal de status do projeto para fornecer aos stakeholders um roll-up da integridade de projetos em andamento.
Criando regras para processos e fluxos de trabalho. Por exemplo, estabelecendo um fluxo de trabalho em que as ideias do projeto passam por um processo de aprovação para se tornarem projetos no Project Online.
Migrando dados existentes do sistema atual de gerenciamento de projetos para um novo. Por exemplo, encontrar a maneira mais fácil de migrar dados de recursos e projetos de planilhas do Microsoft Excel para Project Online ou de Project Professional no computador de cada pessoa para um ambiente de Project Online centralizado.
Fornecer suporte ao gerenciamento de portfólio de projetos para ajudar na priorização e previsão do projeto. Como a maioria das empresas, há muitos projetos que você gostaria de fazer, mas têm orçamento e recursos limitados para fazer todos eles. Você precisa de uma maneira de determinar quais projetos você deve seguir em frente. Os PMOs podem impulsionar o processo de seleção de projetos e programas para garantir que os investimentos futuros estejam alinhados com as metas estratégicas e a visão de crescimento da organização.
Gerenciar as alterações emocionais que os usuários podem enfrentar ao migrar do sistema atual de gerenciamento de projetos para o qual estão anexados. Por exemplo, influenciando com tato os gerentes de projeto a passar de seu antigo processo de salvar seus arquivos de projeto para seus discos rígidos e compartilhá-los mostrando-lhes as vantagens de publicá-los para Project Online. O PMO pode fazer isso dedicando mais tempo para convencer os gerentes de projeto mais seniores primeiro, e esperando que sua influência sobre os outros gerentes de projeto ajude a impulsionar a mudança.
Gerenciar os desafios técnicos da alteração oferecendo ótimas opções de treinamento.
Por que preciso de um PMO?
No exemplo de família, as consequências de não atender a algumas das necessidades podem ser terríveis. Por exemplo, não revisar o boletim de uma criança quando ele chega pela primeira vez pode resultar na suposição de que as coisas estão bem, quando realmente mais tempo de estudo ou um tutor pode ser necessário. Da mesma forma, implantar Project Online sem criar uma entidade para ajudar na padronização e na adoção também pode ter circunstâncias terríveis. Estabelecer um PMO ajudará a aumentar as chances de sucesso para sua implantação Project Online. Dependendo de suas metas, isso pode se traduzir em uma melhor eficiência no gerenciamento de projetos (por exemplo, mais projetos concluídos a tempo), o que geralmente está associado a custos mais baixos para gerenciar projetos (por exemplo, mais projetos concluídos com ou abaixo do orçamento).
Quais são as primeiras etapas na criação de um PMO?
As primeiras etapas na criação de um PMO provavelmente já aconteceram se você se esforçou para encontrar este artigo. Se você estiver interessado em mudar para Project Online, provavelmente já tem uma ideia de como isso pode melhorar a eficiência ou resolver um problema em sua empresa. Ao criar um caminho para formalizar seu PMO, você deve considerar o seguinte:
Definir o que você deseja que seu PMO faça
O objetivo principal do seu PMO será resolver um problema comercial específico? Por exemplo, talvez você queira implementar um sistema de folha de tempo para obter um controle mais rígido da análise de custos. Ou você pode ter seus dados de projeto espalhados por dois ou até três aplicativos diferentes e deseja consolidar os dados em um único sistema, o que ajudaria a fornecer uma melhor visão sobre a execução de projetos. Ou pode ser fornecer diretrizes de gerenciamento de projetos em andamento e atender às necessidades de treinamento do gerenciador de projetos. Depois de entender por que seu PMO é necessário, será muito mais fácil escopo quais são os requisitos para estabelecer e mantê-lo.
Obter patrocínio executivo
Certifique-se de que alguém em alta dá suporte a você. É importante que seu PMO tenha patrocínio executivo, pois a falta de apoio executivo é um dos principais motivos pelos quais os PMOs falham. Se você já tem um executivo que sabe os benefícios e a importância do que você está tentando fazer, ótimo! Se não, uma das melhores maneiras de obtê-los do seu lado é mostrar-lhes os benefícios de mudar para um sistema de gerenciamento de projetos como Project Online. Você pode fazer isso mostrando a eles o problema de negócios que será resolvido. Você pode já ter feito isso em um grau quando estava avaliando pela primeira vez Project Online, mas você pode realmente encontrar aliados nas fileiras executivas se você for capaz de mostrar a eles como ele funciona com seus próprios dados em um ambiente piloto. A captura de benefícios é essencial na obtenção de patrocínio executivo.
Um forte patrocínio executivo pode ser útil para lidar com a resistência que os usuários podem ter ao passar do que estão familiarizados, para um novo sistema de gerenciamento de projetos, como Project Online. Evangelizar e promover os benefícios para outros stakeholders influentes, como gerentes de projetos seniores, também pode ajudar a quebrar quaisquer anexos emocionais que outros usuários possam ter para o sistema do qual você está se movendo.
Criar sua equipe
Se você está tentando estabelecer um PMO em uma empresa grande ou pequena, as seguintes são responsabilidades que precisam ser abordadas pelas funções em seu PMO:
| Função | Descrição |
|---|---|
| Conduzir o plano de adoção Project Online |
Se você estiver no processo de implementar Project Online, o plano geral precisa de alguém para conduzi-lo. Assim como qualquer projeto, o plano de adoção precisa de um proprietário para garantir que as tarefas necessárias sejam equipadas e concluídas. |
| Necessidades de gerenciamento de projetos de pesquisa |
Essa pessoa avaliará os requisitos de gerenciamento de projeto da sua organização. Essa pessoa precisará conversar com usuários em toda a empresa e em todos os departamentos para descobrir como eles gerenciam projetos atualmente, quais serão seus requisitos e como eles podem ser melhorados através da implementação de Project Online. Esses requisitos precisarão ser expressos ao administrador do Projeto para que possam ser implementados corretamente em Project Online. Essa pessoa deve ter boas habilidades de gerenciamento de projetos, mas também deve ser alguém que é um bom comunicador. É bem possível que as pessoas na empresa possam estar emocionalmente ligadas ao processo do qual você está tentando movê-las, então essa pessoa precisará ser capaz de lidar com isso mostrando como o novo sistema facilitará a vida deles. |
| Treinamento, documentação e suporte |
Essa pessoa precisará avaliar o nível de habilidade dos usuários e será responsável por fornecer os recursos de treinamento necessários para usar o produto com êxito. Isso pode incluir a criação de treinamento baseado em função para administradores de projeto, gerentes de projeto, líderes de equipe e membros da equipe. Embora a maior parte de seu esforço possa estar em montar treinamento para gerentes ou administradores de projetos, os líderes da equipe e os membros da equipe podem encontrar cartões de referência rápidos, planilhas de trapaça, listas de verificação ou tutoriais curtos para serem os mais eficazes. Você também precisará encontrar uma maneira de fornecer suporte interno para seus usuários e um método para escalar problemas mais complicados por meio das rotas adequadas. |
| Ligação com o departamento de TI |
A colaboração com seu departamento de TI é essencial para engajá-los para ajudar na inscrição, configuração e configuração de Project Online. Se você estiver apenas no processo de avaliação de Project Online, isso normalmente pode ser feito por alguém do seu departamento de TI sem muitos problemas olhando para a documentação de Introdução ao Project Online. O PMO precisará trabalhar com seu departamento de TI para resolver essas duas áreas: -Office 365 administração: o PMO precisará trabalhar com o administrador do Office 365 para atribuir usuários e licenças. -Project Online administração: o PMO também precisará trabalhar com um administrador Project Online em coisas como campos personalizados, recursos e configuração de quadro de tempo. Eles também podem precisar trabalhar com o PMO para implementar processos em Project Online por meio de fluxos de trabalho. |
Alguns PMOs em empresas maiores também têm gerentes de projeto que podem ser atribuídos para ajudar a fornecer direção para projetos específicos que exigem assistência. Isso pode variar desde aconselhar o proprietário do projeto até realmente assumir a propriedade, dado o escopo do projeto.
Criar uma instrução de missão para seu PMO
Todos os PMOs devem ter uma instrução de missão. Se você já tiver avaliado a necessidade de seu PMO, isso será muito mais fácil de criar. Examine a instrução de missão existente da sua empresa e tente criar uma que se alinhe com ela também. Ele não precisa ser excessivamente complexo, mas apenas o suficiente para fornecer toda uma compreensão básica de por que o PMO existe e qual é o seu papel em sua empresa.
Criar um plano para criar seu PMO
Depois de examinar as tarefas necessárias para criar seu PMO, talvez você queira criar um plano de projeto de alto nível para ele. Considere a construção do pmo como um grande projeto, com tarefas, durações e atribuições associadas. Seu plano de projeto se tornará mais definido à medida que você passar por algumas das tarefas iniciais, como avaliar seu ambiente. O plano de projeto ajuda a dar ao seu PMO uma agenda de build para acompanhar o que você fez, o que você está trabalhando e o que você ainda tem que fazer na criação do PMO. Por exemplo, veja como várias tarefas de build de PMO em um plano de projeto Project Online podem parecer:
Saiba mais sobre PMOs
Se você ainda não tiver um PMO, poderá se intimidar um pouco com a ideia de iniciar um. Embora as necessidades e os requisitos da sua empresa impulsionem seu PMO, você precisa aprender a criar a estrutura para estabelecer e evoluir seu PMO. Dependendo de suas metas, talvez você queira pesquisar as várias metodologias de processo de PMO e do setor ou ver com qual modelo de PMO você pode se alinhar de perto. Há muitos livros, treinamento e recursos online disponíveis sobre como criar e gerenciar PMOs que podem ajudá-lo em seus esforços.
Se você estiver tentando configurar um PMO e precisar de assistência, talvez queira entrar em contato com um Parceiro Certificado da Microsoft ou serviços de consultoria da Microsoft. Também temos consultores internos na Microsoft com excelente experiência na configuração de PMOs para pequenas, médias e grandes empresas.
E agora?
Então, você está pronto para iniciar seu PMO? Espero que você tenha percebido depois de ler este artigo que iniciar um PMO é um investimento que valerá a pena o tempo e o esforço. Isso exigirá muita colaboração com as pessoas em sua empresa, e ter um executivo "campeão" é essencial. Também exigirá um investimento em pesquisar mais sobre como configurar um PMO por meio dos muitos recursos disponíveis. E se precisar de ajuda, você poderá recorrer aos Parceiros Certificados da Microsoft, bem como aos Serviços de Consultoria da Microsoft.
Se você estiver em uma empresa menor, o escopo de tudo isso pode parecer esmagador. Talvez você não tenha os recursos para contratar pessoas para cada função PMO anotada na tabela "Criar sua equipe" e você não precisa. Basta estar ciente de que essas são responsabilidades que provavelmente precisarão ser resolvidas em algum momento e em um grau que atenda às suas necessidades. Observe também que o esforço necessário pode ser dimensionado para o tamanho e as metas da sua empresa. Um PMO em uma empresa menor pode precisar apenas se reunir com alguns gerentes de projeto seniores em sua empresa para avaliar suas necessidades, em comparação com vários departamentos com requisitos variados em uma empresa maior.
Estabelecer um PMO pode ajudar a impulsionar seu Project Online êxito e usar Project Online pode impulsionar o sucesso do PMO. Boa sorte em sua implementação!