Uma abordagem em fases para a implantação do gerenciamento de projetos corporativos

Este artigo descreve vários desafios que você pode enfrentar ao planejar implantar a solução Enterprise Project Management em seu ambiente. Ele também descreve vários cenários de implantação diferentes que podem ser usados, bem como pré-requisitos importantes que precisam ser considerados.

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Uma abordagem em fases para implantar o gerenciamento de projetos empresariais

Este artigo fornece aos tomadores de decisão de negócios, administradores de rede e administradores do Project Server orientações sobre vários desafios que você pode enfrentar ao planejar implantar a solução Enterprise Project Management em seu ambiente. Ele também descreve vários cenários de implantação diferentes que podem ser usados, bem como pré-requisitos importantes que precisam ser considerados.

Introdução

Sou dono de uma empresa que faz implantações da Solução EPM (Enterprise Project Management) da Microsoft. Para ser justo, o HMS Software faz mais do que isso. Também somos um ISV, mas passo muito tempo trabalhando com organizações de médio a grande porte sobre como elas podem implantar o EPM. Alguns dos desafios são específicos para a tecnologia da Microsoft, mas muitos deles são semelhantes ao que vi as empresas enfrentarem desde que comecei no negócio de software de gerenciamento de projetos em 1983. Vamos examinar como você pode planejar sua própria implantação do EPM aqui.

Um dos maiores desafios que enfrentamos quando iniciamos uma implantação do EPM é estabelecer um roteiro confiável para produzir o resultado pretendido. Embora tenhamos implantado sistemas de gerenciamento de projetos empresariais aqui há mais de 24 anos, uma coisa que não mudou é o desejo da alta administração de ter todos os resultados ontem.

O desafio é agravado por alguns fatores que quase sempre estão presentes:

1. A equipe de Vendas mostrou ao cliente o resultado final sem explicar o esforço necessário para reproduzir os efeitos em um ambiente de produção ou até mesmo quanto esforço foi para criar a imagem virtual e os dados envolvidos na demonstração de vendas (normalmente vários meses de homem).

2. A Microsoft carrega um legado de facilidade de implantação. Pessoas se acostumaram a colocar um DVD em seu computador, esperando até que ele apareça e, em seguida, obter os benefícios do software que eles compraram imediatamente. Oh, pode haver alguma noção de treinamento opcional, mas raramente há uma expectativa de que o que está sendo realizado é um exercício de mudança de organização.

O que é o Gerenciamento de Projetos Empresariais?

Isso seria um desafio suficiente, mas há outros aspectos que muitas vezes são negligenciados pelo cliente durante uma compra, começando com "O que exatamente é o EPM?". Essa é uma pergunta curta com uma resposta potencialmente longa. Nos estágios iniciais de uma implantação do EPM, fazemos um workshop de previsão com o gerenciamento sênior do cliente. Um slide que sempre uso é assim:

"O que é o EPM da sua perspectiva?" Eu vou perguntar. As respostas geralmente são encontradas em um dos círculos no slide. As respostas podem ser:

• Gerenciamento básico de projetos. "Para nós, o gerenciamento de projetos empresariais significaria que todos estariam fazendo o gerenciamento de projetos da mesma maneira e usando as mesmas ferramentas."

• Gerenciamento de Projetos Corporativos. "Isso não seria suficiente para nós", alguém poderia dizer. "Para nós, o gerenciamento de projetos empresariais significaria que nossos dados de gerenciamento de projetos seriam integrados. Poderíamos obter relatórios que mostrassem nossos agendamentos em um relatório integrado e resumido e poderíamos gerenciar o impacto de um projeto para outro.".

• Gerenciamento de Portfólio de Projetos (PPM). "É sobre gerenciamento de portfólio de projetos para nós", alguém pode dizer. "Para nós, o gerenciamento de projetos empresariais significaria gerenciar um nível mais alto no nível do projeto. Precisaríamos agrupar projetos em portfólios ou grupos de projetos e analisar e relatar juntos. Precisamos ser capazes de acompanhar o progresso nesse nível resumido, bem como implementar a gating de estágio".

• Gerenciamento de recursos. "Para nós, o gerenciamento de projetos empresariais significaria planejamento de capacidade de recursos. Precisamos saber não apenas se podemos assumir um novo projeto e qual pode ser o impacto sobre os compromissos existentes, também precisamos saber qual é o status da gestão do trabalho com o qual já nos comprometemos com base no progresso do projeto e na disponibilidade de recursos".

• Análise de Relatórios. "Para nós, o gerenciamento de projetos empresariais ocorreria nos relatórios", alguém poderia dizer. "Precisamos de um relatório que seja retirado do gerenciamento de projetos, finanças, RH e outros sistemas internos para fazer relatórios de roll-up para gerenciamento e tomada de decisões. Enquanto falamos de relatórios, também precisaremos de painéis dinâmicos, scorecarding e outros sistemas visíveis".

• Orçamento e gerenciamento de custos. "Para nós, o gerenciamento de projetos empresariais é tudo sobre o dinheiro. Nós orçamos no início do ano. Então, o orçamento para cada projeto e a única coisa que importa para nós é acompanhar o dinheiro em relação ao plano, mês após mês".

• Folhas de tempo. "Não importa o planejamento. Se você pudesse me dizer no que meu povo realmente gasta seu tempo, estaríamos tão à frente de onde estamos agora, chamaríamos isso de sucesso do EPM", alguém diz muitas vezes.

• Comunicação e Colaboração. "Não se trata de algoritmos chiques. Precisamos facilitar a conversa com nosso povo. Você pode nos ajudar a conectar nossas equipes de projeto que agora incluem não apenas planejadores, mas também gerenciamento sênior, clientes, usuários, subcontratados, terceirizados e membros da equipe?"

• Integração com aplicativos externos. "Temos um grande sistema ERP/Finance que é ótimo, exceto que não temos nenhuma das projeções prospectivas para entregas e custos que vêm com o gerenciamento de projetos. Se você pudesse conectar uma ferramenta de gerenciamento de projetos com nosso sistema ERP/Finance, isso seria muito gerenciamento de projetos corporativos para nós!"

• Fluxo de trabalho. "Prevemos um sistema que rastreia não apenas tarefas, mas procedimentos de forma automatizada. Gostaríamos que os gerentes de projeto preenchessem um formulário online para solicitar financiamento do projeto que, em seguida, iria para a pessoa responsável que então, de forma automatizada, aceitaria ou rejeitaria a solicitação. Se aprovado, o projeto será imediatamente incluído no sistema EPM. Gostaríamos de fazer o mesmo com todos os documentos do projeto. Na verdade, gostaríamos de automatizar todos os procedimentos de gerenciamento de projetos dessa forma por meio do gerenciamento do fluxo de trabalho. Isso seria realmente gerenciamento de projetos empresariais.".

• Business Intelligence. "O que precisamos é de scorecarding, dashboarding e mineração de dados de nossos dados de projeto", algumas pessoas nos dirão. Esse seria o ambiente final do Enterprise Project Management.".

• O Modelo de Maturidade do Gerenciamento de Projetos. "Estamos trabalhando para melhorar nosso nível de maturidade, conforme medido pelo 'Modelo de Maturidade do Gerenciamento de Projetos'."

Então, qual é a resposta certa? Eles estão bem. Na verdade, provavelmente não é uma lista exaustiva. O EPM pode significar tantas coisas para tantas pessoas e é altamente dependente da perspectiva da qual você está olhando para o problema.

Quando fazemos isso com a alta administração, o que muitas vezes acontece é que não há nenhum desses aspectos que não seja desejado. Sim, as pessoas querem todos eles. E, quando perguntam se tudo isso é possível em uma implantação da solução do Microsoft EPM, a resposta honesta é: "Sim". O problema é que cada um desses aspectos do EPM pode ser considerado como um vetor ou uma direção na qual você pode pressionar o ambiente do EPM. Se decidirmos pressionar todos esses vetores no primeiro dia, o tamanho do projeto que acabaremos projetando será tão grande, tão potencialmente disruptivo, tão complexo, e envolverá tantos outros sistemas corporativos que terá poucas chances de sucesso.

Lembre-se de que uma implantação do Enterprise Project Management não é apenas tecnologia. Se fosse, a implementação terminaria em alguns dias. Não, uma implantação do EPM envolve Estratégia, Pessoas, Processo e Tecnologia. Implantações bem-sucedidas da solução do Microsoft EPM praticamente sempre consideram o projeto um projeto "Gerenciamento de Alterações" em vez de um projeto de tecnologia. O que estamos procurando realizar é mudar a maneira como o negócio funciona. Como? Bem, dependendo de qual direção um exercício de previsão vai, a direção pode ser muito diferente.

Se tentarmos implementar todos os aspectos e todas as direções ao mesmo tempo, podemos acabar criando um projeto enorme que é complexo e muito difícil de entender e isso só torna a implantação muito mais arriscada.

Abordagens de implantação do EPM

Vamos falar por um momento sobre quantas pessoas abordam uma implantação do EPM. Há alguns cenários possíveis: Big Bang, Instant Bang e Phase Approach.

Big Bang

A teoria do Big Bang diz: "Vamos fazer tudo!" A ideia é que gastaremos um tempo desordenado projetando, construindo, reescrevendo e programando o ambiente final de gerenciamento de projetos corporativos. Será preciso uma falange de programadores e, um dia, em algum momento no futuro, em um determinado fim de semana, vamos virar uma opção e todos terão gerenciamento de projetos empresariais. Se estivéssemos para grafar isso como Retorno sobre Investimento ao longo do tempo, seria como a imagem à direita.

Há vantagens e desvantagens em usar a teoria do Big Bang. No lado positivo, há uma chance melhor do que com outros tipos de abordagens de que o resultado final estará mais próximo da intenção original. Afinal, a equipe não descansa até que tenha verificado todos os desejos criados no início do projeto.

No lado negativo, no entanto, há alguns grandes desafios. Em primeiro lugar, a organização não recebe nenhum retorno sobre o investimento até que o projeto esteja 100% concluído. Isso pode ser meses ou um ano ou mais no caminho. Cada dia que o projeto está incompleto é um dia que alguém pode vagar pelo prédio com uma ideia "melhor". Além disso, a natureza da vida é que ela muda. Qualquer alteração de equipe, alteração de gerenciamento, alteração na missão corporativa ou estratégia, alteração na arquitetura de tecnologia fundamental, alteração na propriedade corporativa pode resultar na reestruturação ou cancelamento do projeto. Se isso acontecer, a organização não receberá nada por seus esforços.

Instant Bang

Quando falamos sobre o legado do legado de gratificação instantânea que segue a Microsoft, vemos um fenômeno diferente. Alguns clientes assumirão que implantar a Solução Microsoft EPM é como jogar um Jogo da Microsoft. Carregamos no DVD e alguns momentos depois, estamos fazendo projetos de forma coordenada e colaborativa. O retorno do investimento parece bom por alguns dias ou até semanas, à medida que o grupo piloto com mais emoção sobre o novo sistema começa a usá-lo. No entanto, sem o investimento dos altos executivos é extremamente difícil, se não impossível, afetar a cultura ou a mudança comportamental e o projeto raramente se estende. O sistema permanece em uso por um curto período de tempo e, em seguida, é abandonado ou deixado em uso por um pequeno número de usuários que muitas vezes estão frustrados por não terem sido capazes de atrair o resto da organização a trabalhar juntos.

Abordagem em fases

Descobrimos ao longo dos anos que uma abordagem em fases é o método mais bem-sucedido de implantar um Ambiente de Gerenciamento de Projetos Corporativos. Há muitas razões para isso. Aqui estão alguns:

• Primeiro, a organização começa a receber um Retorno sobre Investimento no início do processo. Isso serve para proteger a implementação e valida o gerenciamento de sua decisão de fazer uma implantação do EPM em primeiro lugar.

• Em segundo lugar, a implantação enfrenta desafios técnicos em ondas, em vez de tudo de uma vez. À medida que a complexidade do sistema cresce, também aumenta a maturidade da organização em lidar com essa complexidade.

• Em terceiro lugar, a implantação facilita a mudança de cultura na organização ao longo do tempo, o que é sempre mais fácil. É um truísmo que a mudança causa perturbação. Que haverá alguma perturbação em tal mudança na gestão de projetos é uma certeza. Implantar toda a visão ao longo do tempo permite que os usuários se adaptem à maneira diferente de fazer negócios.

• Por fim, não importa quanto tempo a organização passe para fazer o design original, ela será obrigada a mudar de ideia assim que vir o sistema em operação. Obter essa primeira fase da implantação em produção anteriormente permite que a organização aprenda com ela à medida que avança.

O elemento mais crítico desse plano é a primeira fase. Instruimos nossos consultores a determinar "a implantação mais mínima possível que retornará um retorno positivo contínuo sobre o investimento". Eu disse isso com muito cuidado. Queremos encontrar uma primeira fase da implantação que possa ser colocada em produção que forneça resultados e que a cada semana dê mais benefícios do que o esforço necessário para produzi-los. Se fizermos isso, a implantação durará para sempre. Ninguém removeria a implantação porque eles dirão: "Oh, nós não podemos remover isso, nós temos 'isso' fora dela toda semana." Se tivermos êxito em criar esse tipo de implantação, poderemos compilar sobre ela nos meses seguintes. Se não estivermos, o projeto e a implantação ainda estarão muito em risco.

Introdução à estratégia de implantação do EPM

Se eu fiz você pensar duas vezes sobre fazer uma implantação do EPM, isso provavelmente é uma coisa boa. Não que você não deva fazer isso, mas uma implantação bem-sucedida do EPM sempre começa com um pouco de pensamento extra. Então, como você deve fazer sua implantação? Vamos começar com alguns pré-requisitos.

1. O Escritório de Gerenciamento de Projetos

Se sua intenção é implantar um ambiente de gerenciamento de projetos corporativos, não há como ter uma organização de gerenciamento de projetos corporativos. Isso é comumente chamado de Project Management Office ou PMO. Você pode chamá-lo do que quiser, mas deve haver um gerenciamento central de um sistema como a Solução Microsoft EPM. Quem declarará os modelos como o modelo 'oficial'? Quem determinará quem tem autoridade para mudar as prioridades de recursos? Quem determinará como será um relatório e quem terá acesso a ele? Quem decidirá se deve gerenciar riscos e, se for o caso, qual processo deve cercá-lo? E assim por diante, e assim por diante... Não, um PMO é essencial. Se você não tiver essa organização (mesmo que seja uma pessoa), precisará começar como uma das primeiras etapas para o ambiente do EPM.

2. Patrocínio Executivo

Em seguida, obtenha patrocínio e suporte da alta administração. Quem está apoiando esse projeto do pacote executivo precisa saber não apenas quais são as metas da implantação, mas quanto tempo eles serão necessários para fornecer suporte. Normalmente, dizemos aos executivos para planejarem pelo menos um ano inteiro de tarefas de patrocínio. Uma armadilha que muitas vezes vemos é um pequeno grupo de gerentes de gerenciamento médio ou de projetos que desejam um ambiente de Gerenciamento de Projetos Corporativos, mas não têm suporte de nível executivo e decidem que tentarão fazer a implantação sozinhos para obter esse suporte. É a abordagem Campo dos Sonhos "Construí-lo e eles virão" e quase nunca é bem sucedido. O problema é que os próprios benefícios que seriam atraentes para o gerenciamento (como conformidade com a metodologia pm, relatório global de projetos, planejamento de capacidade de recursos e gerenciamento de projetos colaborativos) são esses benefícios que só podem ser obtidos com a participação do gerenciamento.

3. Somos gerentes de projeto – não precisamos de gerenciamento de projetos!

Se você quiser evitar a armadilha mais comum para uma implantação do EPM, faça um plano de projeto. Eu sei, isso soa estranhamente simples, mas é incrível quantos projetos de implantação do EPM não têm, de fato, um plano de projeto. Um dos conselhos mais fáceis que podemos dar às organizações considerando a implantação da Solução Microsoft EPM é torná-lo um projeto e aplicar toda a mesma metodologia que eles já usam para qualquer outro projeto. Há um agendamento de projeto; um orçamento; um patrocinador executivo; uma carta de projeto; Recursos; Métricas de sucesso? Essas coisas podem ser encontradas em todos os outros projetos da organização, mas, assim como os filhos do sapateiro que andam descalços, os gerentes de projeto muitas vezes esquecem de aplicar suas habilidades aos seus próprios projetos.

4. Definir metas

Trabalhe no início do projeto para determinar quais serão as medidas para o sucesso em cada fase. Ter um conjunto claro de métricas de desempenho é um longo caminho para ajudar não apenas a equipe de projeto, mas também o gerenciamento a se concentrar na conclusão de uma fase do projeto.

Introdução

Se você está se perguntando como começar, aqui estão algumas sugestões.

Concepção

Comece com uma sessão de visão facilitada com o gerenciamento sênior. Se você usar assistência externa em nenhum outro aspecto do projeto, verá que ele é mais útil aqui. Ter alguém que esteve envolvido em várias outras implantações do EPM é a chave para o sucesso. Não estamos falando apenas de alguém que tenha sido usuário de um sistema EPM, mas de alguém que tenha trabalhado em alguns dos problemas que descrevemos acima e que tenha uma boa compreensão das funcionalidades da Solução Microsoft EPM e do processo de gerenciamento de projetos em uma organização.

Quem é quem?

Uma das coisas que você precisará decidir mais cedo é, quem é a "empresa"? Usei esse termo várias vezes neste artigo, mas a empresa pode significar o que você decidir. É seu departamento, sua divisão, sua empresa inteira? Um erro comum cometido pelas pessoas que fazem uma implantação é fazer um plano para uma empresa inteira, mas apenas ter autoridade sobre sua própria divisão. A esperança é que outros venham a bordo se o sistema estiver disponível. É uma variante na abordagem Campo dos Sonhos e torna uma solução que não é atraente para essas outras divisões e não é útil para aqueles sobre os quais você tem autoridade. Portanto, decida cedo quem estará envolvido e certifique-se de que eles estão incluídos no planejamento.

Criar um plano de projeto

Assim como você faria com qualquer outro projeto, aproveite o tempo para fazer um plano de projeto adequado. Há vários planos disponíveis online que lhe darão diretrizes sobre alguns dos assuntos que você precisa abordar. Eles são um bom lugar para começar, mas você quase certamente tem todas as habilidades necessárias para fazer um plano de projeto adequado para uma implantação do EPM.

Conclusão

Se você estiver considerando ou tiver iniciado uma implantação da Solução Microsoft EPM, concentre sua implantação considerando estes três pontos:

1. Trate este projeto como um projeto. Use todas as habilidades que você já tem para gerenciar projetos para gerenciar o projeto de implantação do Microsoft EPM. Lembre-se de que é principalmente um projeto de gerenciamento de alterações, não um projeto de tecnologia.

2. Quebre o projeto em peças gerenciáveis e trate cada fase do projeto como um subprojeto com suas próprias métricas de sucesso, agendamento, orçamento e recursos. Você obterá alguns dos benefícios do sistema geral mais rapidamente e isso servirá para obter ainda mais suporte do gerenciamento.

3. Lembre-se de que o Retorno sobre o Investimento tem que funcionar em todos os níveis. Não é suficiente fazer um sistema que funcione para a alta administração, mas não funcione para as pessoas que têm que gerenciá-lo. Ou, um sistema que funciona para os gerentes de projeto, mas não fornece os relatórios exigidos pelo gerenciamento sênior. Ou, um sistema que funciona para os gerentes de projeto e o gerenciamento sênior, mas é muito difícil ou muito esforço para usuários individuais. Cada pessoa que deve investir tempo e energia no uso do sistema deve ser considerada em termos de seu próprio retorno sobre o investimento.

Se você estiver projetando uma implantação que siga uma abordagem em fases e use a metodologia básica de gerenciamento de projetos que você já tem para outros projetos, você terá uma grande chance de sucesso. Boa sorte e planejamento feliz!

Sobre o autor

Chris Vandersluis é presidente e fundador da Montreal, hms software com sede no Canadá, um parceiro certificado pela Microsoft. Ele é formado em economia pela Universidade McGill e tem mais de 30 anos de experiência na automação de sistemas de controle de projetos. Ele é membro de longa data do PMI (Project Management Institute) e ajudou a fundar os capítulos montreal, Toronto e Quebec do Grupo de Usuários do Projeto Microsoft (MPUG). As publicações para as quais Chris escreveu incluem Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada magazine, e PMNetwork do PMI, e ele é um colunista regular do Project Times. Ele ensina Gerenciamento Avançado de Projetos na Universidade McGill e frequentemente fala em funções de associação de gerenciamento de projetos em América do Norte e em todo o mundo. O HMS Software é o editor do sistema de timekeeping orientado ao projeto TimeControl e é um Parceiro de Solução de Projeto da Microsoft desde 1995.

Chris Vandersluis pode ser contatado por email em: chris.vandersluis@hms.ca

Se você quiser ler mais artigos relacionados ao EPM por Chris Vandersluis, consulte o site de Diretrizes do EPM do HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).