Configurar o compartilhamento e o armazenamento de arquivos no Microsoft 365

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Uma das melhores maneiras de configurar o compartilhamento e armazenamento de arquivos para sua empresa é usar o OneDrive e um site de equipe em conjunto. Isso é ideal se você tem uma pequena empresa com poucos funcionários.

Assista: Onde armazenar arquivos no Microsoft 365

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Armazenamento e gerenciamento de documentos do Microsoft 365

  • O OneDrive foi projetado para uso individual, com compartilhamento ocasional de arquivos.

  • Um site de equipe é projetado para compartilhar e colaborar em arquivos regularmente. Um site de equipe é ideal para armazenar arquivos que têm propriedades compartilhadas várias pessoas possuem os arquivos e podem colaborar neles. Criar uma equipe Microsoft para adicionar um site de equipe. Saiba mais em Criar uma equipe no Microsoft Teams.

Tanto o OneDrive quanto os sites da equipe oferecem acesso em qualquer lugar para você e seus funcionários.

Um diagrama que mostra como os produtos do Microsoft 365 podem usar sites do OneDrive ou team.

Aqui estão as recomendações sobre o que armazenar em cada local quando você usa o OneDrive e os sites de equipe juntos:

Local de armazenamento Para que é isso O que armazenar aqui
OneDrive Armazenar conteúdo no OneDrive é como armazenar arquivos em seu computador; ninguém mais pode acessá-los facilmente.
Para obter mais informações, confira O que é o OneDrive para trabalho ou escola?
Arquivos empresariais que outros membros da equipe não precisarão colaborar ou acessar regularmente.
Sites de equipe do SharePoint
Colaboração. Quando você cria um grupo do Microsoft 365 (por exemplo, no Centro de administração do Microsoft 365, no Outlook, ou criando uma equipe no Microsoft Teams), é criado um site de equipe do SharePoint para esse grupo. Da mesma forma, quando você cria um novo site de equipe do SharePoint a partir da home page do SharePoint ou do centro de administração do SharePoint, ele também cria um grupo do Microsoft 365. Para obter mais informações, consulte O que é um site de equipe do SharePoint? e Criar um site de equipe no SharePoint.
Arquivos que têm propriedade compartilhada. Recomendamos sites de equipe separados para cada unidade de trabalho em sua organização. Por exemplo, para manter documentos financeiros e pessoais privados para uma pequena equipe, crie um site de equipe separado.

Observação

SharePoint também tem outros tipos de sites que você pode usar para sua empresa. Você pode usar sites de comunicação em sua intranet para publicar informações para uma ampla audiência. E você pode usar sites de hubs para conectar sites em sua intranet.

Melhores Práticas para compartilhamento e armazenamento de arquivos

Aqui estão algumas dicas para obter o máximo do OneDrive ou do seu site de equipe do SharePoint.

Recomendações para colaboração e armazenamento de arquivos para outros tipos de pequenas empresas

  • Empresas individuais: Use o OneDrive para armazenar seus próprios arquivos e compartilhá-los com os clientes, caso a caso.

  • Empresas em sociedade: Ambos os proprietários usam o OneDrive e compartilham arquivos de um para o outro.

  • Empresas com clientes ou parceiros externos que precisam de acesso a arquivos: Criar um novo site de equipe para armazenar e compartilhar documentos destinados a um cliente específico. Configurar o site para permitir o acesso somente a esse cliente. Você então não precisa se preocupar que um cliente acidentalmente terá acesso a informações destinadas a outro cliente.

Manter arquivos privados

Quando você armazena um arquivo no OneDrive, ele só é acessível por você, a menos que você o compartilhe com outras pessoas. Quando você compartilha arquivos, você pode optar por criar um link que pode ser encaminhado, ou compartilhar apenas com pessoas específicas. Você também pode criar pastas separadas no OneDrive para finalidades diferentes, como projetos públicos, pessoais ou individuais. Cada pasta pode ser compartilhada com uma pessoa ou grupo diferente ou ninguém mais.

Para obter mais informações sobre o compartilhamento, confira Compartilhar arquivos e pastas com o Microsoft 365.

Acompanhar quanto espaço você ainda tem

Para ver quanto espaço de armazenamento você tem no OneDrive, consulte Gerenciar seu OneDrive para armazenamento de trabalho ou escola.

Quais arquivos podem ser armazenados no OneDrive ou em um site de equipe do SharePoint?

Embora você possa carregar quase todos os tipos de arquivos, alguns nomes de arquivos e caracteres em nomes de arquivos não são permitidos. Para obter mais informações, confira Restrições e limitações no OneDrive e no SharePoint.

Habilitar ou desabilitar serviços de armazenamento de terceiros

Você pode habilite um serviço de armazenamento de terceiros para seus usuários no Microsoft 365 para que eles possam armazenar e compartilhar documentos usando serviços como o Dropbox, além do OneDrive e sites de equipe. Esta pode ser uma ótima maneira de oferecer serviços que seus usuários já podem estar usando ou preferem usar para projetos comerciais. Se você não quiser que as pessoas em sua organização usando o Microsoft 365 abram arquivos em um serviço de terceiros, siga estas etapas para desativar.

Importante

O armazenamento de terceiros é habilitado por padrão, portanto você precisa executar essas etapas imediatamente se não quiser que esteja disponível para seus usuários.

  1. Entre no centro de administração.

  2. Acesse a página configuraçõesda Organização de Configurações>.

  3. Na guia Serviços , selecione Microsoft 365 na Web.

  4. Selecione ou desmarque a caixa de seleção para permitir que os usuários abram arquivos armazenados em serviços de armazenamento de terceiros no Microsoft 365 na Web e selecione Salvar.

Próximas etapas

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