Como se comunicar por meio de diferentes canais de distribuição

Microsoft Viva Amplify permite que você envie uma mensagem por meio de várias plataformas de comunicação para amplificar sua comunicação interna. Por meio de Viva Amplify, você pode criar uma mensagem e modificá-la para se ajustar a diferentes canais de distribuição, como Outlook, páginas do SharePoint e notícias, Teams e Viva Engage (em breve). Com tantas opções, pode ser desafiador identificar o melhor formato para cada canal. Identificar quais formatos funcionam melhor pode ajudar a melhorar o envolvimento em toda a sua organização.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage (em breve)

Outlook

Email é ótimo para mensagens formais agendadas regularmente que podem afetar vários grupos de pessoas. Os emails são mensagens estáticas que não podem ser atualizadas uma vez enviadas, portanto, é melhor compartilhar conteúdo que não exija atualizações e alterações constantes por email. Considere usar o email para comunicar coisas como atualizações de negócios, novas apresentações de funcionários e atualizações rápidas de status.

Benefícios da comunicação por email

Email comunicação é escalonável. Os receptores de um email podem compartilhar com qualquer pessoa que tenha um endereço de email, e seus leitores podem se envolver respondendo ou encaminhando o email para um público mais amplo. Como resultado, seu email pode ser lido por seus destinatários diretos e também pode ser visto por aqueles que foram encaminhados pelo email. Os emails também fazem ótimas ferramentas para manter registros e acompanhar conversas valiosas.

Ao criar um email, você pode adicionar links a outros conteúdos, como páginas e imagens do SharePoint, para fornecer valor adicional.

Coisas a considerar ao se comunicar por email

Email mensagens não podem ser não enviadas. Se um erro for cometido, o remetente deverá enviar um email de acompanhamento com correções ou recall pretendidos e, em seguida, reenviar a mensagem com correções.. É uma boa prática revisar cuidadosamente seu email antes de enviar para garantir que todas as informações sejam precisas.

Email mensagens são estáticas, o que significa que as informações não podem ser removidas ou atualizadas e qualquer informação enviada representa as informações mais precisas disponíveis no momento.

Os emails podem ser filtrados da caixa de entrada de um leitor, fazendo com que as mensagens sejam ignoradas ou não lidas.

Saiba mais sobre as práticas recomendadas ao escrever ótimos emails com o Outlook.

Melhores práticas para se comunicar com o Outlook

Tom de voz	Manter emails profissionais, informativos e amigáveis Considere seu público-alvo ao criar sua mensagem e baseie seu tom em torno do assunto.
Tamanho	Mantenha os emails curtos e simples. Resumir seus main pontos nas primeiras frases, começando com a mais importante.
Molecular	Se houver um item de ação claro para seu público-alvo, use a linha de assunto para a declarar claramente. Identifique quem você está abordando em sua saudação. Comece com sua mensagem de main, seguida por qualquer informação adicional. Use o espaçamento, a numeração ou o marcador adequados para separar pontos-chave. Mantenha sua assinatura de email curta, profissional e livre de elementos gráficos, se possível.
Maneiras de aumentar o envolvimento	Enfatize sua chamada à ação adicionando-a à linha de assunto, adicionando-a ao primeiro terço do seu email, listando-a separadamente e facilmente visível, e arrojando ou destacando-a. Engage seu público-alvo fazendo perguntas em seu email.
Maneiras de medir o envolvimento	Email envolvimento pode ser medido acompanhando respostas e conclusões da chamada à ação.

SharePoint

Ao se comunicar por meio do SharePoint, as mensagens podem ser criadas com conteúdo dinâmico que pode ser alterado com frequência. A comunicação no SharePoint permite que você incorpore temas de página, web parts e personalização de marca para criar elementos interativos que aumentarão as oportunidades de envolvimento do leitor.

Usar uma página do SharePoint para se comunicar com seu público-alvo

Uma página do SharePoint é uma página da Web dentro de um site do SharePoint que usa uma grande variedade de elementos, como botões, links, vídeos, imagens e muito mais para elaborar e publicar uma mensagem que pode ser atualizada e alterada à medida que o tempo passa (como eventos importantes ou alterações de política). As páginas podem ser visitadas por qualquer pessoa que tenha acesso para exibir o site no qual a página é criada.

Saiba mais sobre como criar uma página moderna do SharePoint.

Usar uma postagem de notícias do SharePoint para se comunicar com seu público-alvo

Uma postagem de notícias do SharePoint é uma página do SharePoint que será exibida no feed de Viva Connections e em outras páginas que usam a Web Part de notícias, incluindo a página do hub de uma organização. Você pode converter facilmente qualquer página do SharePoint em uma postagem de notícias. As postagens de notícias também permitem que você direcione suas informações para demografias específicas categorizadas em sua organização, como uma equipe de Marketing, equipe de RH ou liderança executiva. Esse direcionamento de público-alvo concede ao autor a capacidade de personalizar quem vê seu post de notícias depois de publicado.

Saiba mais sobre como criar e compartilhar uma postagem de notícias do SharePoint.

Saiba mais sobre o direcionamento de audiência no SharePoint.

Benefícios da comunicação por meio do SharePoint

As mensagens criadas no SharePoint podem ser facilmente alteradas ou atualizadas com a frequência necessária. O SharePoint também permite exibir as configurações de análise de página e permissão de alteração. Mais importante, o SharePoint fornece ao usuário a capacidade de incluir a chamada para ações usando a Web Part chamada para a ação, inspirando os espectadores a se envolverem. O uso de web parts dinâmicos permite que você peça ao leitor para se envolver ainda mais percorrendo imagens, interagindo com gráficos, acessando recursos externos por meio de links e permitindo que os leitores gostem e deixem comentários de comentários para a página do SharePoint. O SharePoint também permite exibir análise de página e alterar as configurações de permissão para controlar quem tem acesso ao seu site.

O que considerar ao se comunicar por meio do SharePoint

Os leitores devem ter acesso para exibir o site em que a página ou a postagem de notícias é postada. Embora os usuários possam solicitar acesso ao seu site, sua solicitação estará pendente até que alguém responda.

Práticas recomendadas para se comunicar com o SharePoint

Tom de voz	O tom da comunicação por meio do SharePoint deve se alinhar com as diretrizes de marca da sua empresa. O tom também dependerá do tópico e do objetivo da comunicação. Normalmente, a comunicação por meio do SharePoint é amigável e informal. O tom de qualquer página ou postagem de notícias do SharePoint deve corresponder ao tom do site do SharePoint ao qual a página ou postagem de notícias será postada.
Tamanho	As Páginas do SharePoint se adequam a mensagens mais longas que consistem em dois ou mais tópicos. Considere dividir mensagens grandes em seções menores e segmentadas visualmente em sua página do SharePoint para tornar a mensagem digestível para seu público-alvo.
Molecular	Utilize seções de página, modelos e web parts do SharePoint para incentivar os leitores a interagir com informações por meio de botões, vídeos, galerias de imagens, formulários, bibliotecas de documentos e muito mais. Os modelos são uma boa base para começar. Use web parts para ajudar a gerar mensagens envolventes e interativas.
Maneiras de aumentar o envolvimento	Use as web parts e a formatação de texto para criar algo fácil de ler e visualmente atraente. Inclua um título de página que fornece informações suficientes sobre o assunto e qualquer chamada à ação. Use a Web Part chamada para a ação para inspirar os usuários a agir clicando em um link de sua escolha.
Maneiras de medir o envolvimento	Você pode usar a análise de página do SharePoint para medir o envolvimento.

Teams

O Teams é ótimo para comunicação rápida que atinge membros da sua organização sem interromper o fluxo de trabalho deles.

Benefícios da comunicação por meio do Teams

Funcionários em muitas organizações passam a maior parte do dia de trabalho com o Teams aberto. Consequentemente, quando você se comunica por meio do Teams, é provável que você alcance as pessoas rapidamente, pois elas não precisam abrir outro aplicativo ou página para exibir sua postagem.

Coisas a considerar ao se comunicar por meio do Teams

Dependendo de como sua organização usa o Teams, as pessoas podem receber muitas notificações do Teams a cada hora. É importante fazer com que suas postagens do Teams se destaquem para que elas atraiam a atenção e não sejam ignoradas.

Práticas recomendadas para se comunicar com o Teams

Tom de voz	Aplique um tom amigável e casual ao escrever mensagens do Teams. Considere usar emojis para ajudar a ilustrar emoções e adicionar elementos coloridos e divertidos à sua mensagem.
Tamanho	Mantenha as postagens do Teams curtas e fáceis de examinar. Resumir pontos-chave e vincular a informações adicionais quando necessário.
Molecular	Inicie as postagens com seu ponto-chave. Use a ferramenta de formatação para estilizar o texto e adicionar balas para postagens com vários pontos-chave. Forneça um resumo curto e um link ao se referir ao conteúdo existente (como uma página ou artigo do SharePoint). Considere adicionar caracteres às suas mensagens com o uso de GIFs, ilustrações e imagens fornecidas pelo Teams.
Maneiras de aumentar o envolvimento	Faça com que os leitores se envolvam com sua postagem do Teams fazendo perguntas ou incentivando-os a gostar e comentar em sua postagem. Crie pesquisas ou poste perguntas para que todos possam ver e interagir com as respostas de outros leitores. Use @mentions para chamar a atenção de indivíduos ou grupos específicos de pessoas.
Maneiras de medir o envolvimento	Acompanhe as reações do Teams, como polegares para cima. Anote as conversas que ocorrem em sua postagem.

Viva Engage (em breve)

Viva Engage é uma plataforma de comunicação que conecta pessoas em uma organização, permitindo que elas criem comunidades, compartilhem informações e envolvam funcionários, reunindo pessoas para completar metas comuns e acessar informações rapidamente. Viva Engage permite que todos os membros de uma organização façam perguntas publicamente, façam loop em especialistas e se envolvam no discurso social sobre uma variedade de tópicos.

Os líderes da organização podem usar Viva Engage para impulsionar a cultura e alinhar uma organização hospedando eventos em toda a empresa por meio de vídeos ao vivo e sob demanda. Os comunicadores também podem criar campanhas sociais que podem informar e inflamar conversas impactantes em uma organização.

Benefícios da comunicação por meio de Viva Engage

Viva Engage é uma ótima plataforma de comunicação para energizar e promover a colaboração entre funcionários em uma organização. Os membros da comunidade podem colaborar abertamente, compartilhar ideias, informações e se conectar em interesses comuns.

Ao se comunicar com os funcionários por meio de Viva Engage, os comunicadores podem incentivar e medir facilmente o envolvimento por...

Sua organização pode ver o quanto de engajamento um determinado tópico gera por quantas pessoas viram a postagem e dão aos espectadores uma maneira de reagir ao conteúdo na mensagem por meio de comentários, como ou reação. O envolvimento pode ser promovido marcando indivíduos usando @ e seu nome; notificando-os da conversa em andamento e encorajando-os a participar.

Saiba mais sobre as contagens de exibição.

Coisas a considerar ao se comunicar por meio de Viva Engage

Ao se comunicar por meio de Viva Engage, é importante manter as informações curtas e simples. Compartilhe links para formas mais longas de conteúdo e incentive os usuários a interagir fazendo perguntas ao público, incentivando os leitores a gostar, comentar e compartilhar suas Viva Engage postagem e incorporando elementos interativos como pesquisas e pesquisas.

Mantenha o tom de suas postagens Viva Engage amigáveis, informativas e informais. Dependendo do tamanho da organização e da escala de comunicação, pode ser útil ter um moderador ou dois que possam monitorar postagens e orientar a conversa se ela começar a sair do tópico, entrar em um tópico polarizador ou desabilitar comentários, se necessário.

Seja respeitoso se criticar a visão de outro, não cubra tópicos que possam envergonhar ou alienar outros, e evite polarizar tópicos como política e religião. Não poste nada que seja privado, confidencial ou destaque uma parte específica de forma negativa.

Tom de voz	Consulte as diretrizes de marca da sua empresa específicas para sua organização. O tom do seu post deve ser amigável, informativo e casual. Seja respeitoso se estiver criticando. Não cubra tópicos que possam envergonhar ou alienar seus leitores, e evite polarizar tópicos como política ou religião. Não poste nada que seja privado ou confidencial. Evite distribuir uma parte específica de forma negativa.
Tamanho	Mantenha as postagens curtas e fáceis de examinar. Resumir pontos-chave e vincular a informações adicionais quando necessário.
Molecular	Inicie as postagens com seu ponto-chave. Forneça um resumo curto e um link ao se referir ao conteúdo existente (como uma página ou artigo do SharePoint). Use imagens e vídeos quando necessário. Use @mentions e hashtags para chamar a atenção de indivíduos ou grupos específicos de pessoas.
Maneiras de aumentar o envolvimento	Faça com que os leitores se envolvam com sua postagem fazendo perguntas ou incentivando-os a gostar, compartilhar e deixar comentários. Incentive seus membros a convidar outras pessoas para sua comunidade Viva Engage. Crie pesquisas ou poste perguntas para que todos possam ver e interagir com as respostas de outros leitores.
Maneiras de medir o envolvimento	Anote as conversas que ocorrem em sua postagem.