Os dados do Excel não mantêm a formatação em operações de mala direta no Word

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  • Aplica-se a:
    Office Products, Microsoft Word, Excel 2016, Excel 2013

Se você fizer uma mala direta no Microsoft Word e usar uma planilha do Microsoft Excel como fonte de dados para a lista de destinatários, alguns dos dados numéricos talvez não mantenham sua formatação ao serem mesclados.

Esse comportamento aplica-se a porcentagens formatadas, valores de moedas e códigos postais, conforme mostrado na tabela a seguir:

Formatar Nos dados do Excel No MergeField Word
Porcentagem 50% .5
Moeda $ 12,50 12.5
CEP 07865 7895

Motivo

Esse comportamento ocorre porque os dados na lista de destinatários do Word aparecem no formato nativo no qual o Excel os armazena, sem a formatação aplicada às células da planilha que contêm esses dados.

Resolução

Para corrigir esse comportamento, use um dos métodos a seguir.

Método 1

Use a DDE (Troca Dinâmica de Dados) para se conectar à planilha do Excel que contém os dados que você deseja usar.

  1. Inicie o Word e abra um novo documento em branco.
  2. Selecione Arquivo>Opções.
  3. Na guia Avançado, vá para a seção Geral.
  4. Marque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir e depois selecione OK.
  5. Na guia Correspondências, selecione Iniciar Mala Direta e selecione Assistente de Mala Direta Passo a Passo.
  6. No painel de tarefas Mala Direta, selecione o tipo de documento no qual você deseja trabalhar e selecione Avançar.
  7. Em Selecione o documento inicial, selecione o documento inicial que você deseja usar e selecione Avançar.
  8. Em Selecionar destinatários, selecione Usar uma lista existente e selecione Procurar.
  9. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, localize a pasta que contém a pasta de trabalho do Excel que você deseja usar como fonte de dados, selecione a pasta de trabalho e depois selecione Abrir.
  10. Na caixa de diálogo Confirmar Fonte de Dados, marque a caixa de seleção Mostrar tudo. selecione Planilhas do MS Excel via DDE (*.xls) e selecione OK.
  11. Na caixa de diálogo do Microsoft Excel, em Nome ou intervalo de células, selecione o intervalo de células ou a planilha que contém os dados que você deseja usar e depois selecione OK.

Observação

Seus dados agora aparecem na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta com a mesma formatação exibida na planilha do Excel.

Método 2

Formate o campo do Excel que contém o CEP/Código Postal como texto.

  1. No Excel, selecione a coluna que contém o campo CEP/Código Postal.
  2. Na guia Página Inicial, vá até o grupo Células. Em seguida, selecione Formatar e depois selecione Formatar Células.
  3. Selecione a guia Número.
  4. Em Categoria, selecione Texto e depois selecione OK.
  5. Salve a fonte de dados. Em seguida, continue com a operação de mala direta no Word.

Referências

Campos de Data, Número de Telefone e Moeda são mesclados incorretamente quando você usa uma fonte de dados do Access ou do Excel no Word