Sintomas

Se você fizer uma mala direta no Microsoft Word e usar uma planilha do Microsoft Excel como fonte de dados para a lista de destinatários, alguns dos dados numéricos talvez não mantenham sua formatação ao serem mesclados.

Esse comportamento aplica-se a porcentagens formatadas, valores de moedas e códigos postais, conforme mostrado na tabela a seguir:
Formato Em dados do Excel No campo de mala direta do Word
----------------------------------------------------
Porcentagem 50% .5
Moeda $12.50 12.5
Código postal 07865 7895

Motivo

Esse comportamento ocorre porque os dados na lista de destinatários do Word aparecem no formato nativo no qual o Excel os armazena, sem a formatação aplicada às células da planilha que contêm esses dados.

Resolução

Para corrigir esse comportamento, use um dos métodos a seguir.

Método 1

Use a DDE (Troca Dinâmica de Dados) para se conectar à planilha do Excel que contém os dados que você deseja usar. Para fazer isso, execute as etapas a seguir.

Word 2002 e Word 2003

  1. Inicie o Word e abra um novo documento em branco.

  2. No menu Ferramentas, clique em Opções e clique na guia Geral.

  3. Clique para marcar a caixa de seleção Confirmar conversão ao Abrir e clique em OK.

  4. No menu Ferramentas aponte para Cartas e Correspondências e clique em Assistente de Mala Direta.

  5. No painel de tarefas Mala Direta, selecione o tipo de documento no qual você deseja trabalhar e clique em Avançar.

  6. Em Selecionar documento inicial, selecione o documento inicial que você deseja usar e clique em Avançar.

  7. Em Selecionar destinatários, clique em Usar uma lista existente e depois clique em Procurar.

  8. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, localize a pasta que contém a pasta de trabalho do Excel que você deseja usar como fonte de dados, selecione a pasta de trabalho e depois clique em Abrir.

  9. Na caixa de diálogo Confirmar Fonte de Dados, clique em Planilhas do MS Excel via DDE (*.xls) e clique em OK.

  10. Na caixa de diálogo do Microsoft Excel, em Nome ou intervalo de células, selecione o intervalo de células ou a planilha que contém os dados que você deseja usar e depois clique em OK.

    OBSERVAÇÃO: Seus dados agora aparecem na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta com a mesma formatação exibida na planilha do Excel.

Word 2007 e Word 2010

  1. Inicie o Word e abra um novo documento em branco.

  2. Vá até Opções do Word

    • No Word 2007, clique no Botão do Office e em Opções do Word.

    • No Word 2010, clique em Arquivo e depois em Opções.

  3. Na guia Avançado, vá para a seção Geral.

  4. Clique para marcar a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir e depois clique em OK.

  5. Na guia Correspondências, clique em Iniciar mala direta e selecione Assistente de Mala Direta Passo a Passo.

  6. No painel de tarefas Mala Direta, selecione o tipo de documento no qual você deseja trabalhar e clique em Avançar.

  7. Em Selecionar documento inicial, selecione o documento inicial que você deseja usar e clique em Avançar.

  8. Em Selecionar destinatários, clique em Usar uma lista existente e depois clique em Procurar.

  9. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, localize a pasta que contém a pasta de trabalho do Excel que você deseja usar como fonte de dados, selecione a pasta de trabalho e depois clique em Abrir.

  10. Na caixa de diálogo Confirmar Fonte de Dados, clique para marcar a caixa de seleção Mostrar tudo. Clique em Planilhas do MS Excel via DDE (*.xls) e clique em OK.

  11. Na caixa de diálogo do Microsoft Excel, em Nome ou intervalo de células, selecione o intervalo de células ou a planilha que contém os dados que você deseja usar e depois clique em OK.

    OBSERVAÇÃO: Seus dados agora aparecem na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta com a mesma formatação exibida na planilha do Excel.

Método 2

Formate o campo do Excel que contém o CEP/Código Postal como texto. Para fazer isso, execute as etapas a seguir.

Word 2002 e Word 2003

  1. No Excel, selecione a coluna que contém o campo CEP/Código Postal.

  2. No menu Formatar, clique em Células.

  3. Clique na guia Número.

  4. Em Categoria, clique em Texto e depois em OK.

  5. Salve a fonte de dados. Em seguida, continue com a operação de mala direta no Word.

Word 2007 e Word 2010

  1. No Excel, selecione a coluna que contém o campo CEP/Código Postal.

  2. Na guia Página Inicial, vá até o grupo Células. Em seguida, clique em Formatar e depois em Formatar Células.

  3. Clique na guia Número.

  4. Em Categoria, clique em Texto e depois em OK.

  5. Salve a fonte de dados. Em seguida, continue com a operação de mala direta no Word.

Referências

Para obter mais informações, clique no número abaixo para ler os artigos na Base de Dados de Conhecimento Microsoft:

304387 Campos de Data, Número de Telefone e Moeda são mesclados incorretamente quando você usa uma fonte de dados do Access ou do Excel no Word 2002 ou Word 2003

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