Usar um leitor de tela para trazer dados do Excel para acessar os bancos de dados da área de trabalho

Leia em voz alta o símbolo com o rótulo Conteúdo do leitor de tela. Este tópico aborda como usar um leitor de tela com o Office

Este artigo, destinado a pessoas com deficiências visuais que usam um programa de leitor de tela com os produtos do Office, faz parte do conjunto de conteúdos de Acessibilidade do Office. Para obter ajuda geral, confira página inicial do Suporte do Office.

Use Access com o teclado e um leitor de tela para importar uma planilha Excel para Access ou link de um banco de dados da área de trabalho Access para uma planilha Excel. Nós o testamos com o Narrator, o JAWS e o NVDA, mas pode funcionar com outros leitores de tela, desde que eles sigam os padrões e as técnicas comuns de acessibilidade.

Observações: 

Neste tópico

Preparar a planilha do Excel para importação ou vinculação

Antes de trazer dados de uma planilha Excel para Access, aproveite um momento para revisar a planilha e decidir como deseja importar dados dela.

  • Decida se deseja vincular ou importar a planilha inteira ou apenas uma parte dela. Se você quiser trazer apenas uma parte de uma planilha para Access, você pode definir um intervalo nomeado que inclui apenas as células que você deseja trazer. Para obter instruções, vá para Usar um leitor de tela para nomear uma célula ou intervalo de dados no Excel.

  • Certifique-se de que a Excel de trabalho está em formato de arquivo plano para que o assistente possa manipular facilmente os dados nele. Por exemplo, corrige os valores de erro possíveis, remova colunas e linhas em branco desnecessárias e verifique se cada coluna contém o mesmo tipo de dados em cada linha. Para obter informações mais detalhadas sobre como se preparar para importar ou vincular, consulte As seções Preparar a planilha, Preparar os dados do Excel e Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos em Importar ou vincular a dados em uma pasta de trabalho do Excel.

Preparar o banco de dados de acesso de destino para importação

Antes de importar dados de uma planilha Excel, verifique se o banco de dados de Access de destino está pronto para a importação e decida como deseja armazenar os dados importados.

  • Certifique-se de que o banco Access de destino não seja somente leitura e se você tem permissões para fazer alterações no banco de dados.

  • Decida se deseja armazenar os dados em uma tabela nova ou existente:

    • Se você optar por armazenar os dados em uma nova tabela, Access criar uma tabela e adiciona os dados importados a esta tabela. Se uma tabela com o nome especificado já existir, Access sobrescreve o conteúdo da tabela com os dados importados.

    • Se você optar por adicionar os dados a uma tabela existente, as linhas na planilha Excel serão acrescentadas à tabela especificada.

  • Se você decidir anexar os dados Excel a uma tabela Access existente, certifique-se de que as configurações de estrutura e campo nos dados de origem em Excel corresponderem às da tabela de destino em Access. Para abrir a tabela Access no Design View para inspeção, pressione Alt+H, W, D. Verifique a tabela na lista de verificação na seção Preparar o banco de dados de destino, etapa 2, em Importar ou vincular a dados em uma pasta de trabalho do Excel.

Importar os dados

Quando você importa dados, Access cria uma cópia dos dados em uma tabela nova ou existente sem alterar a planilha de origem Excel.

Observação: Você pode precisar de um colega para ajudá-lo na etapa 9 para selecionar o campo que você deseja editar.

  1. Feche a Excel de origem, se ela estiver aberta.

  2. Abra o banco de Access de destino onde os dados importados serão armazenados.

    Dica: Se você quiser criar um novo banco de dados em branco, pressione Alt+F, N, L.

  3. Para abrir a caixa de diálogo Obter Dados Externos - Planilha do Excel, faça uma das seguintes opções, dependendo da Access versão que você está usando:

    • Na versão Microsoft 365 assinatura ou Access 2019, pressione Alt+X, N, 1, em seguida, F e X.

    • Em Access 2016 ouAccess 2013, pressione Alt+X para ir até a guia Dados Externos. Pressione a tecla Tab até chegar ao grupo Importar & Link, pressione a tecla seta Direita até ouvir "Excel" e pressione Enter.

    A caixa de diálogo Obter Dados Externos - Planilha do Excel é aberta.

  4. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Planilha do Excel, faça um dos seguintes para especificar o arquivo Excel que contém os dados que você deseja importar:

    • Para mover o foco para o campo de texto Nome do arquivo, pressione F e, em seguida, colar ou digitar o caminho para o arquivo Excel arquivo.

    • Para procurar o arquivo, pressione R. A caixa de diálogo Abrir Arquivo é aberta. Navegue até o arquivo que você deseja e, quando estiver no arquivo, pressione Enter para selecioná-lo.

  5. Para especificar como você deseja armazenar os dados importados, faça um dos seguintes:

    • Se você quiser armazenar os dados em uma nova tabela, pressione I para mover para e selecione Importar os dados de origem para uma nova tabela na opção banco de dados atual. Você será solicitado a nomear essa tabela posteriormente.

    • Se você quiser anexar os dados a uma tabela existente, pressione A para mover para e selecione a opção Anexar uma cópia dos registros à tabela. Para selecionar a tabela, pressione a tecla Tab uma vez. O foco se move para a lista de tabelas. Pressione a tecla de seta Alt+Down para expandir a lista, pressione a tecla de seta Para Cima ou Para Baixo até ouvir a tabela que deseja e pressione Enter para selecioná-la. Essa opção não estará disponível se o banco de dados não contiver tabelas.

  6. Pressione a tecla Tab até alcançar o botão OK e pressione Enter. O Assistente de Importação de Planilha é iniciado.

    Dica: Se o leitor de tela não ler automaticamente as janelas do assistente, pressione a tecla SR+W.

  7. Se a pasta Excel de origem tiver apenas uma planilha e nenhum intervalo, você poderá prosseguir para a próxima etapa. Se a pasta de trabalho contiver mais de uma planilha ou intervalo nomeado, faça um dos seguintes para selecionar a planilha ou intervalo a ser importado:

    • Para selecionar uma planilha, pressione Alt+W, pressione a tecla Tab uma vez, pressione a tecla de seta para baixo até ouvir a planilha que deseja e pressione Enter para selecioná-la.

    • Para selecionar um intervalo nomeado, pressione Alt+R, pressione a tecla Tab uma vez, pressione a tecla de seta para baixo até ouvir o intervalo que deseja e pressione Enter para selecioná-la.

    A próxima janela do assistente será aberta.

  8. Se a primeira linha da planilha de origem ou intervalo contiver os nomes de campo, pressione I para mover para e selecione a opção Títulos de Coluna de Primeira Linha. Pressione Enter para mover o foco para a próxima janela do assistente.

    Se você estiver appending data to a existing table, you can proceed to step 11.

  9. Na nova janela do assistente, você pode especificar informações sobre cada campo que está importando, se necessário. O primeiro campo da planilha ou intervalo está selecionado. Você pode fazer o seguinte:

    • Para alterar o nome do campo atual, pressione Alt+M e digite o novo nome.

    • Para alterar o tipo de dados do campo, pressione Alt+T. O foco é move para a lista Tipo de Dados. Para expandir a lista, pressione Tecla de seta Alt+Down. Pressione a tecla de seta para baixo até ouvir o valor que deseja e pressione a tecla Tab uma vez.

    • Para alterar se o campo está indexado ou não, pressione Alt+I. Você ouvir o valor atual. Para expandir a lista, pressione Tecla de seta Alt+Down. Pressione a tecla de seta para baixo até ouvir o valor que deseja e pressione a tecla Tab uma vez.

    • Se você não quiser importar o campo atual, pressione Alt+S para mover para e selecione a opção Não importar campo.

    Para selecionar outro campo, pressione F6 até ouvir "Painel" e peça a um colega para ajudá-lo a selecionar o campo que deseja. Modifique os campos conforme descrito acima. Depois de terminar, pressione Enter para mover para a próxima janela do assistente.

  10. Adicione uma chave primária para a nova tabela. A chave primária identifica os registros em sua tabela para que você possa recuperar dados mais rapidamente. Siga um destes procedimentos:

    • Para Access adicionar a chave primária, pressione A.

    • Para escolher sua própria chave primária, pressione C. Para definir a chave a ser usada, pressione a tecla Tab uma vez. O foco move para a lista de chaves. Para expandir a lista, pressione Tecla de seta Alt+Down. Pressione a tecla de seta para cima ou para baixo até ouvir a tecla que deseja.

    • Se você não quiser usar chaves primárias, pressione O.

    Para mover a última janela do assistente, pressione Enter.

  11. A janela final do assistente é aberta. O foco está na caixa Importar para Tabela e você ouvir o nome atual da tabela de destino. Se você quiser alterar o nome da tabela, digite um novo nome e pressione Enter para finalizar a importação.

    Observação: Se você ouvir um alerta de que a tabela já existe e quiser substituir a tabela existente com os dados importados, pressione Y. Se você quiser renomear a tabela, pressione N. Pressione Alt+I para mover o foco de volta para a caixa Importar para Tabela, digite outro nome de tabela e pressione Enter.

  12. Se a importação tiver sido completamente ou parcialmente bem-sucedida, Access exibirá o status de importação. Access também solicita que você salve as etapas de importação para repeti-las rapidamente sem o assistente de importação. Para selecionar essa opção, pressione Alt+V. Para nomear as etapas de importação, pressione Alt+A e digite um nome para a operação de importação. Para salvar as etapas de importação, pressione Alt+S.

    Se a importação falhar, você ouvir "Ocorreu um erro ao tentar importar o arquivo", seguido pelo nome do arquivo. Pressione Enter para sair da mensagem de alerta.

Criar um link para dados no Excel

Use o Assistente de Planilha de Link para criar um link de um banco de dados Access para dados no Excel, para que você possa usar as ferramentas de consulta e relatório no Access sem precisar manter uma cópia dos dados Excel no banco de dados.

Quando você vincula a uma planilha Excel ou a um intervalo nomeado, Access cria uma nova tabela vinculada às células de origem. Todas as alterações feitas nas células de origem Excel aparecem na tabela vinculada em Access. No entanto, você não pode editar o conteúdo da tabela correspondente em Access. Se você quiser adicionar, editar ou excluir dados, deverá fazer as alterações no arquivo de Excel de origem.

Um banco de dados pode conter várias tabelas vinculadas.

Iniciar o Assistente de Planilha de Link

Em Access, há duas maneiras de selecionar a Excel de trabalho à qual você deseja vincular e iniciar o Assistente de Planilha de Link. Você pode abrir a Excel de trabalho no Access ou usar a caixa de diálogo Obter Dados Externos - Planilha do Excel.

Abra a planilha do Excel no Access

  1. Abra o Access banco de dados no qual você deseja criar o link.

  2. Pressione Alt+F, O para ir para o menu Abrir.

  3. Para procurar a workbook, pressione O. A caixa de diálogo Abrir do Windows é aberta.

  4. Para alterar o tipo de arquivo, pressione a tecla Tab até ouvir "Arquivos do tipo, Microsoft Access" e pressione Alt+Down arrow key. Pressione a tecla de seta para cima até ouvir "Todos os arquivos" e pressione Enter.

  5. Navegue até a planilha que você deseja e pressione Enter para selecioná-la e inicie o Assistente de Planilha de Link.

Use a caixa de diálogo Obter Dados Externos - Planilha do Excel

  1. Abra o Access banco de dados no qual você deseja criar o link.

    Dica: Se você não quiser vincular a um banco de dados existente, pressione Alt+F, N, L para criar um novo banco de dados em branco.

  2. Para abrir a caixa de diálogo Obter Dados Externos - Planilha do Excel, faça uma das seguintes opções, dependendo da Access versão que você está usando:

    • Na versão Microsoft 365 assinatura ou Access 2019, pressione Alt+X, N, 1, em seguida, F e X.

    • Em Access 2016 ou Access 2013, pressione Alt+X para ir até a guia Dados Externos. Pressione a tecla Tab até chegar ao grupo Importar & Link, pressione a tecla seta Direita até ouvir "Excel" e pressione Enter.

    A caixa de diálogo Obter Dados Externos - Planilha do Excel é aberta.

  3. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Planilha do Excel, faça um dos seguintes para especificar o arquivo Excel para o qual você deseja criar o link:

    • Para mover o foco para o campo de texto Nome do arquivo, pressione F e, em seguida, colar ou digitar o caminho para o arquivo Excel arquivo.

    • Para procurar o arquivo, pressione R. A caixa de diálogo Abrir Arquivo é aberta. Navegue até o arquivo que você deseja e, quando estiver no arquivo, pressione Enter para selecioná-lo.

  4. Pressione Alt+L para mover para e selecione o Link para a fonte de dados criando uma opção de tabelavinculada e pressione Enter. O Assistente de Planilha de Link é iniciado.

Usar o Assistente de Planilha de Link para criar um link para dados do Excel

As janelas do Assistente de Planilha de Link orientam você pelo processo de vinculação. Basta selecionar as opções de que você precisa e ter os dados Excel vinculados ao banco de dados em nenhum momento.

Dica: Se o leitor de tela não ler automaticamente as janelas do assistente, pressione a tecla SR+W.

  1. Se a pasta Excel de origem tiver apenas uma planilha e nenhum intervalo, você poderá prosseguir para a próxima etapa. Se a pasta de trabalho contiver mais de uma planilha ou intervalo nomeado, faça um dos seguintes para selecionar a planilha ou intervalo:

    • Para selecionar uma planilha, pressione Alt+W, pressione a tecla Tab uma vez, pressione a tecla de seta para baixo até ouvir a planilha que deseja e pressione Enter para selecioná-la.

    • Para selecionar um intervalo, pressione Alt+R, pressione a tecla Tab uma vez, pressione a tecla de seta para baixo até ouvir o intervalo que deseja e pressione Enter para selecioná-la.

    A próxima janela do assistente será aberta.

  2. Se a primeira linha da planilha de origem ou intervalo contiver os nomes de campo, pressione I para mover para e selecione a opção Títulos de Coluna de Primeira Linha. Pressione Enter para mover o foco para a próxima janela do assistente.

  3. A janela final do assistente é aberta. O foco está na caixa Nome da Tabela Vinculada e você ouvir o nome atual da tabela vinculada. Se você quiser alterar o nome da tabela, digite um novo nome de tabela e pressione Enter para finalizar a importação.

    Observação: Se você ouvir um alerta de que a tabela já existe e quiser substituir a tabela existente com os dados importados, pressione Y. Se você quiser renomear a tabela de destino, pressione N. Pressione Alt+I para mover o foco de volta para a caixa Importar para Tabela, digite outro nome de tabela e pressione Enter.

  4. Se a vinculação foi bem-sucedida, você ouvir "Terminou de vincular tabela a arquivo", seguido pelo nome Excel arquivo. Pressione Enter para sair da notificação. Navegue até a tabela vinculada e revise seu conteúdo. Para obter informações sobre a solução de problemas, vá para Solucionar problemas #Num! e outros valores incorretos em uma tabela vinculada em Importar ou vincular a dados em uma planilha do Excel.

    Se a vinculação falhar, verifique o arquivo de origem Excel novamente na lista de verificação na seção Preparar o banco de dados de destino, etapa 2, em Importar ou vinculara dados em uma pasta de trabalho do Excel .

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