OL2002: Os contactos com um endereço de correio electrónico e um número de fax estão listados duas vezes quando selecciona um destinatário de correio electrónico

Sintomas

Quando abre o Livro de endereços no Outlook 2002 e, em seguida, clica em Contactos, alguns endereços de destinatários estão listados duas vezes. Numa das listas, o endereço tem um endereço de correio electrónico anexado e a segunda lista tem um fax anexado.

Causa

Este comportamento ocorre por predefinição no livro de endereços do Outlook 2002. Os destinatários que têm um endereço de correio electrónico e um número de fax são listados duas vezes, uma para o endereço de correio electrónico e a outra para o número de fax.

Como contornar

Se não estiver a utilizar o Outlook 2002 para enviar faxes, poderá impedir este comportamento armazenando os números de fax num campo que não seja específico para o envio de faxes. Por exemplo, pode armazenar números de fax no campo Outros na secção de números de telefone da caixa de diálogo <nome>-Contacto. Deste modo, o número de fax continua disponível, mas não é considerado como um método alternativo de entrega pelo Outlook 2002 ou pela funcionalidade Verificar nomes.


Se já tiver armazenado números de fax num campo para números de fax, poderá resolver este comportamento retirando globalmente os números de fax do campo actual para outro campo que não esteja relacionado com o envio de faxes.


Efectue uma cópia de segurança da pasta Contactos ou efectue uma cópia do ficheiro exportado antes de fazer alterações, ou importe-os de novo para o Outlook 2002, para evitar perder contactos acidentalmente durante este processo.


Utilize os seguintes métodos para mover globalmente os números de fax de um campo para outro:
  • Exporte a actual pasta Contactos para um ficheiro .CSV (Comma Separated Variables)
  • Edite o ficheiro de dados exportado no Microsoft Excel.
  • Importe os dados alterados de novo para o Outlook 2002.

Como exportar a actual pasta 'Contactos'

  1. No menu Ficheiro no Outlook 2002, clique em
    Importar e exportar.
  2. Na caixa de diálogo
    Assistente de importação e exportação, clique em Exportar para um ficheiro e, em seguida, clique em Seguinte.
  3. Na caixa de diálogo Exportar para um ficheiro, clique em Valores separados por vírgulas (Windows) e, em seguida, clique em Seguinte.
  4. Clique em Contactos e, em seguida, clique em Seguinte.
  5. Na caixa
    Guardar o ficheiro exportado como, especifique a localização e o nome do ficheiro exportado e, em seguida, clique em Seguinte.
  6. Clique em Concluir.

Como editar o ficheiro de dados exportado

  1. Abra o ficheiro exportado no Excel.
  2. Altere o nome da coluna de número de fax para "Outro telefone" (sem as aspas) e, em seguida, elimine o original, deixe em branco a coluna Outro telefone.
  3. Se a coluna Outro telefone original contiver informações, seleccione outra coluna que esteja em branco, altere o nome da coluna de número de fax para o nome dessa coluna e, em seguida, elimine a coluna original.
  4. Guarde as alterações no Excel.


    NOTA: Quando guardar as alterações no ficheiro de dados no Excel, se receber um aviso para guardar o ficheiro em formato Excel, seleccione Não.
  5. Saia do Excel.

Como importar os dados alterados de novo para o Outlook 2002

  1. No Outlook 2002, clique em
    Importar e exportar
    no menu Ficheiro.
  2. Na caixa de diálogo
    Assistente de importação e exportação, clique em
    Importar de outro programa ou ficheiroe, em seguida, clique em Seguinte.
  3. Na caixa de diálogo
    Importar um ficheiro, clique em
    Valores separados por vírgulas (Windows)e, em seguida, clique em Seguinte.
  4. Na caixa
    Ficheiro a importar, escreva a localização e o nome do ficheiro que acabou de alterar, clique em
    Substituir os duplicados pelos itens importados
    e, em seguida, clique em Seguinte.
  5. Clique em Contactos e, em seguida, clique em Seguinte.
  6. Clique em Concluir.
Os destinatários só devem estar listados uma vez na caixa de diálogo Seleccionar nomes.

Mais Informação

As entradas duplicadas aumentam para o dobro o tamanho da lista que tem de pesquisar de modo a endereçar uma mensagem. Além disso, se utilizar a funcionalidade Verificar nomes quando endereça uma mensagem de correio electrónico, é forçado a escolher entre as listas de números de fax e as de endereços de correio electrónico, ainda que esteja apenas a enviar uma mensagem de correio electrónico.
Propriedades

ID do Artigo: 305361 - Última Revisão: 08/03/2004 - Revisão: 1

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