Procedimentos de fechamento de fim de ano para a Folha de Pagamento do Microsoft Dynamics GP

Este artigo fornece etapas para executar os procedimentos de fechamento de fim de ano e as informações relacionadas de solução de problemas para o Microsoft Dynamics GP Payroll.

Aplica-se a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 850663

Resumo

Este documento descreve os procedimentos de fechamento de fim de ano recomendados para o Microsoft Dynamics GP Payroll. A seção Mais informações contém o seguinte:

• Uma lista de verificação detalhada das etapas que você deve seguir para concluir os procedimentos de fechamento de fim de ano.
• Uma lista de verificação alternativa a ser usada em vez da lista de verificação padrão se você precisar processar novas execuções salariais para o ano novo antes de concluir os procedimentos de fechamento de fim de ano para o ano anterior.

Introdução

Informações detalhadas sobre cada etapa na rotina de fechamento de fim de ano da folha de pagamento estão incluídas no Manual de Folha de Pagamento. Antes de seguir as etapas deste artigo, procure as seguintes informações atualizadas de fim de ano.

• Atualização de Year-End dos EUA para o Microsoft Dynamics GP
• Atualização fiscal da folha de pagamento dos EUA para o Microsoft Dynamics GP
• Documentação de fim de ano da folha de pagamento dos EUA

Mais informações

Lista de verificação de fim de ano da folha de pagamento

Para executar os procedimentos de fechamento de fim de ano, siga estas etapas:

1. Verifique se você instalou a última atualização de imposto sobre a folha de pagamento.
2. Conclua todas as execuções salariais do ano atual.
3. Conclua todos os procedimentos de fim de mês, de fim de período ou de trimestre para o ano atual.
4. Faça um backup do arquivo original.
5. Instale a atualização de fim de ano.
6. Crie o arquivo de fim de ano.
7. Faça um backup do novo arquivo.
8. Verifique as informações da instrução W-2 e 1099-R.
9. Imprima as instruções W-2 e o formulário de transmissão W-3.
10. Imprima os formulários 1099-R e os formulários de Transmissão e ACA de 1096.
11. (Opcional) Criar um arquivo eletrônico W-2.
12. (Opcional) Arquivar informações inativas de Recursos Humanos do funcionário.
13. Configurar períodos fiscais.
14. (Opcional) Fechar períodos fiscais para a série de folha de pagamento.
15. Instale a atualização do imposto sobre a folha de pagamento.

Lista de verificação alternativa de fim de ano da folha de pagamento

Se você precisar processar a folha de pagamento para o ano novo antes de concluir os procedimentos de fechamento de fim de ano para o ano anterior, siga as etapas nesta lista de verificação alternativa:

1. Verifique se você instalou a última atualização de imposto sobre a folha de pagamento.
2. Conclua todas as execuções salariais do ano atual.
3. (Opcional) Conclua todos os procedimentos de fim de mês, de fim de período ou de trimestre para o ano atual.
4. Faça um backup do arquivo original.
5. Instale a atualização de fim de ano.
6. Crie o arquivo de fim de ano.
7. Faça um backup do novo arquivo.
8. Verifique as informações da instrução W-2 e 1099-R.
9. (Opcional) Arquivar informações inativas de Recursos Humanos do funcionário.
10. Configurar períodos fiscais.
11. (Opcional) Fechar períodos fiscais para a série de folha de pagamento.
12. Instale a atualização do imposto sobre a folha de pagamento.
13. Processe a folha de pagamento do ano novo.

Detalhes de fim de ano do módulo folha de pagamento

Etapa 1: verificar se você instalou a atualização mais recente do imposto sobre a folha de pagamento

Baixe as instruções mais recentes de atualização e instalação da tabela fiscal para garantir que o limite salarial do FICA esteja correto. Para acessar as páginas atualização fiscal de folha de pagamento dos EUA , selecione o link Impostos dos EUA para sua versão na página do Microsoft Dynamics GP Resource Directory ou selecione o seguinte link:

Atualização fiscal da folha de pagamento dos EUA para o Microsoft Dynamics GP

Etapa 2: concluir todas as execuções salariais do ano atual

Etapa 3: (Opcional) Concluir todos os procedimentos mensais e trimestrais de fim de mês, de fim de período ou de trimestre para o ano atual

Para obter mais informações sobre procedimentos de fim de período para folha de pagamento para o Microsoft Dynamics GP, use os guias imprimíveis para obter o manual imprimível para a Folha de Pagamento dos EUA.

Etapa 4: fazer um backup do arquivo original

Crie um backup e, em seguida, coloque esse backup em armazenamento seguro e permanente. Ao criar um backup, verifique se você tem um registro permanente da posição financeira da empresa no final do ano. Você pode restaurar o backup para recuperar dados rapidamente se ocorrer uma flutuação de energia ou outro problema durante o procedimento de fechamento de fim de ano.

Para criar um backup no Microsoft Dynamics GP, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, selecioneBackupde Manutenção> do Microsoft Dynamics GP>.

   Observação

   A janela Empresa de Backup é aberta.

2. Na lista Nome da Empresa , selecione o nome da empresa.

3. Altere o caminho do arquivo de backup se for necessário e selecione OK.

Etapa 5: instalar a atualização de fim de ano

Para instalar a atualização de fim de ano da folha de pagamento, você deve seguir as etapas no documento de fim de ano do Microsoft Dynamics GP dos EUA. A instalação deve ser executada em cada computador que tenha o Microsoft Dynamics GP instalado. Quando a atualização for lançada, instale a atualização e baixe o Year-End Atualização dos EUA para o Microsoft Dynamics GP.

Etapa 6: Criar o arquivo de fim de ano

Para criar o arquivo de fim de ano no MicrosoftDynamics GP, selecioneRotinas de RotinasdeFerramentas>>> de GP> Dinâmico da Microsoftfechamento de fim de ano.

Etapa 7: fazer um backup do novo arquivo

Crie um backup e, em seguida, coloque esse backup em armazenamento seguro e permanente. Ao criar um backup, verifique se você tem um registro permanente da posição financeira da empresa no final do ano. Você pode restaurar o backup para recuperar dados rapidamente se ocorrer uma flutuação de energia ou outro problema durante o procedimento de fechamento de fim de ano.

Para criar um backup no Microsoft Dynamics GP, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, selecioneBackupde Manutenção> do Microsoft Dynamics GP>.
2. Na lista Nome da Empresa , selecione o nome da empresa.
3. Altere o caminho do arquivo de backup se for necessário e selecione OK.

Etapa 8: verificar informações de instrução W-2 e 1099-R

Para exibir as informações do W-2 no Microsoft Dynamics GP, selecioneRotinas de RotinasdeFerramentas>>> do Microsoft Dynamics GP>Editar W-2s.

Para exibir as informações do 1099-R no Microsoft Dynamics GP, selecioneRotinas de Rotinas de Ferramentas>> do Microsoft Dynamics GP>Editar 1099-Rs.

Etapa 9: imprimir as instruções W-2 e o formulário de transmissão W-3

Para imprimir as instruções do W-2, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, selecioneRotinas de Rotinas de Ferramentas>>> do Microsoft Dynamics GP>Print W-2s.
2. Na janela Imprimir Formulários W-2 , especifique as seguintes configurações:
   • Imprimir W-2s para: Year-End normal
   • Impressão: Formulários W-2
3. Selecione Imprimir.

Para imprimir o Formulário De Transmissão W-3, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, selecioneRotinas de Rotinas de Ferramentas>>> do Microsoft Dynamics GP>Print W-2s.
2. Na janela Imprimir Formulários W-2 , especifique as seguintes configurações:
   • Imprimir W-2s para: Year-End normal
   • Impressão: Formulário transmissor W-3
3. Selecione Imprimir.

Etapa 10: imprimir os formulários 1099-R, o formulário transmissor 1096 e os formulários da ACA

Para imprimir os formulários 1099-R, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, selecioneRotinas de RotinasdeFerramentas>> do Microsoft Dynamics GP>Print>1099-Rs.

2. Na janela Imprimir Formulários 1099-R , selecione 1099-R Forms e selecione Imprimir.

   Observação

   Você pode imprimir formulários employee1099-R quantas vezes precisar.

Para imprimir o formulário transmissor 1096, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, selecioneRotinas de RotinasdeFerramentas>> do Microsoft Dynamics GP>Print>1099-Rs.
2. Na janela Imprimir 1099-R Forms , selecione Formulário Transmissor 1096 e selecione Imprimir.

Para imprimir os formulários de ACA (1095-C), siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, selecioneRotinas de Rotinas de Ferramentas>>> do Microsoft Dynamics GP>Print W-2s.
2. Na janela Imprimir Formulários W-2 , selecione 1095-C e selecione Imprimir.

Para imprimir o formulário transmissor 1094-C, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, selecioneRotinas de Rotinas de Ferramentas>>> do Microsoft Dynamics GP>Print W-2s.
2. Na janela Imprimir Formulários W-2 , selecione Transmissão 1094-C e selecione Imprimir.

Etapa 11: (Opcional) Criar um arquivo eletrônico W-2

Para criar um Arquivo Eletrônico W-2, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, selecione Microsoft Dynamics GP>Tools>Routines>Payroll>W-2 Electronic File.
2. Na janela Arquivo Eletrônico W-2, selecione a caixa marcar que está ao lado de cada empresa que você deseja incluir em seu Arquivo Eletrônico W-2.
3. No campo Número de ID do Usuário , insira o número de ID do usuário (anteriormente chamado de PIN).
4. Selecione Enviador. A janela Informações do Portador do Arquivo Eletrônico é aberta. Insira as informações de envio.
5. Altere as informações de destino do arquivo no campo Nome do Arquivo se for necessário.
6. Selecione Criar Arquivo ou Salvar para armazenar as informações para criar o arquivo posteriormente.

Etapa 12: (Opcional) Arquivar informações inativas de Recursos Humanos do funcionário

Para arquivar informações inativas de Recursos Humanos do funcionário, selecione Funcionário do Arquivo deRecursos> Humanos do Microsoft Dynamics GP>Tools>Utilities>.

Etapa 13: Configurar períodos fiscais

Para configurar períodos fiscais para o próximo ano no Microsoft Dynamics GP, selecione Microsoft Dynamics GP>Tools>Setup>Company>Fiscal Periods.

Etapa 14: (Opcional) Fechar períodos fiscais para a série de folha de pagamento

Você pode usar a janela Configuração de Períodos Fiscais para bloquear todos os períodos fiscais que ainda estão abertos para o ano. Ao fechar ou bloquear quaisquer períodos fiscais, você impede que os usuários postem transações acidentalmente no período errado ou no ano errado.

Antes de fechar um período fiscal, verifique se você postou todas as transações para o período e para o ano para todos os módulos. Para posteriormente postar uma transação em um período fiscal que você fechou, primeiro você deve reabrir o período na janela Configuração de Períodos Fiscais .

Para bloquear a postagem em um período fiscal, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, selecione Microsoft Dynamics GP>Tools>Setup>Company>Fiscal Periods.

2. Selecione a caixa folha de pagamento marcar para cada Período que você fechar.

Etapa 15: instalar a atualização do imposto sobre a folha de pagamento

Para instalar a atualização do imposto sobre a folha de pagamento para o ano novo, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, selecione Microsoft Dynamics GP>Maintenance>U.S. Payroll Atualizações>Check for Tax Atualizações.
2. Na janela Método de Atualização Fiscal , selecione Automático e, em seguida, selecione Avançar.
3. No campo Número de Autorização , digite o número de autorização e selecione Fazer logon.
4. Selecione Concluir.