Procedimentos de fechamento de fim de ano para Gerenciamento de Recebíveis no Microsoft Dynamics GP

Este artigo contém listas de verificação para o processo de fechamento de fim de ano no Gerenciamento de Recebíveis no Microsoft Dynamics GP. Este artigo também contém informações detalhadas para cada etapa no processo de fechamento de fim de ano e como adicionar as informações de cobrança de finanças atualizadas às instruções do cliente para dezembro e para janeiro.

Aplica-se a: Microsoft Dynamics GP
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Resumo

Este artigo descreve os procedimentos de fechamento de fim de ano recomendados para o Gerenciamento de Recebíveis no Microsoft Dynamics GP. Leia este artigo antes de fazer um ou mais procedimentos.

Lista de verificação de fechamento de fim de ano

Você pode usar essa lista de verificação para o final do ano fiscal e para o final do ano civil.

Portanto, recomendamos que você siga estas etapas para que os objetos SmartList, os relatórios de resumo do Gerenciamento de Recebíveis e a exibição Valores Desde o Último Fechamento contenham as informações corretas:

1. Poste todas as transações de vendas e recebíveis para o ano.
2. Faça um backup de fechamento de pré-ano.
3. Feche o ano.
4. Feche os períodos fiscais. (Esta etapa é opcional.)
5. Feche o ano fiscal.
6. Faça um backup de fechamento pós-ano.

Etapa 1: Postar todas as transações de vendas e recebíveis para o ano

Poste todas as transações de vendas e recebíveis para o ano antes de fechar o ano. Se você quiser inserir transações de vendas e recebíveis por um período futuro antes de fechar o ano, crie um lote que contenha as transações. Em seguida, salve o lote. Em seguida, poste o lote depois de fechar o ano.

Você deve fechar o ano porque algumas áreas do Microsoft Dynamics GP não são sensíveis à data. Se você não fechar o ano após inserir todas as transações do ano atual e antes de inserir transações para o próximo ano, essas áreas conterão informações incorretas. No entanto, se você precisar alterar as informações, poderá alterar as informações na exibição Valores Desde o Último Fechamento na janela Resumo do Cliente e na janela Resumo da Cobrança do Cliente. As áreas a seguir são as áreas do Microsoft Dynamics GP que não são sensíveis à data.

• A exibição Valores Desde o Último Fechamento na janela Resumo do Cliente

  Para abrir o modo de exibição Valores Desde o Último Fechamento na janela Resumo do Cliente, siga estas etapas:

  1. No menu Cartões , aponte para Vendas e selecione Resumo.
  2. Na janela Resumo do Cliente, digite uma ID do cliente na caixa ID do cliente .
  3. Na lista Exibição de Resumo , selecione Valores desde o último fechamento.

• A janela Resumo de Encargos de Finanças do Cliente

  Para abrir a janela Resumo de Encargos do Cliente, siga estas etapas:

  1. No menu Cartões , aponte para Vendas e selecione Resumo.
  2. Na janela Resumo do Cliente, digite uma ID do cliente no campo ID do cliente .
  3. Selecione Encargos financeiros.

• Os objetos SmartList

  Para exibir as colunas SmartList afetadas, siga estas etapas:

  1. No Microsoft Dynamics GP, selecione Colunas no menu do Microsoft Dynamics GP , selecione SmartList, expanda Vendas, expanda Clientes e selecione Adicionar.

  2. Selecione os seguintes itens na lista Colunas Disponíveis .

     Observação

     Os itens sinalizados com um asterisco são afetados pelo fechamento do ano civil. Todos os outros itens são afetados pelo fechamento de fim de ano fiscal.

     • Dias médios a pagar - Ano
     • Taxas de finanças CYTD
     • Calendário LYR de encargos financeiros
     • LYR de Alto Equilíbrio
     • YTD de Alto Equilíbrio
     • Número de documentos do ADTP – LYR
     • Número de documentos do ADTP – Ano
     • Número de NSF Verifica YTD
     • Total # FC LYR
     • Total # FC YTD
     • Total # Faturas LYR
     • Total # Faturas YTD
     • Quantidade total de YTD de verificação NSF
     • LYR total de dívida inadimpleda
     • YTD total de dívida inadimpleda
     • Total de caixa recebido LYR
     • Total de dinheiro recebido YTD
     • Total de descontos disponíveis YTD
     • Total de descontos obtidos LYR
     • Total de descontos obtidos YTD
     • LYR total de encargos financeiros
     • Total de encargos financeiros YTD
     • Total de retornos LYR
     • Total de retornos YTD
     • LYR total de vendas
     • Total de vendas YTD
     • LYR fc total dispensado
     • YTD fc total dispensado
     • Total Writeoffs LYR
     • Total Writeoffs YTD
     • Encargos financeiros não pagos YTD
     • Desativa o LYR
     • Desativa o YTD

  3. Selecione OK.

  4. Selecione OK.

Etapa 2: fazer um backup de fechamento de pré-ano

Crie um backup antes de fechar o ano. Coloque o backup em armazenamento seguro e permanente. Esse backup garante que você tenha um registro permanente da posição financeira da empresa no final do ano. Você pode restaurar informações desse backup se precisar. Por exemplo, esse backup permitiria que você se recuperasse rapidamente se ocorresse uma flutuação de energia ou outro problema durante o procedimento de fechamento de fim de ano.

Para criar um backup no Microsoft Dynamics GP, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Manutenção no menu do Microsoft Dynamics GP e selecione Backup.
2. Na janela Empresa de Backup, selecione o nome da empresa na lista Nome da Empresa .
3. Altere o caminho do arquivo de backup se for necessário e selecione OK.

Etapa 3: Fechar o ano

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP, aponte para Rotinas, aponte para Vendas e selecione Fechamento de Fim de Ano.

2. Se você estiver fechando o ano fiscal e o ano civil ao mesmo tempo, selecione Todos. Se você estiver fechando apenas o ano civil, selecione Calendário. Se você estiver fechando apenas o ano fiscal, selecione Fiscal.

3. Selecione a caixa Imprimir Relatório marcar e selecione Fechar Ano.

   Observação

   Recomendamos que você mantenha uma cópia em papel do relatório de fim de ano junto com os registros permanentes de auditoria de fim de ano.

Detalhes do ano civil

O processo de fim de ano calendário no Microsoft Dynamics GP limpa os seguintes campos na janela Resumo do Cliente:

• Taxas de finanças CYTD
• Total # FC YTD
• Total de encargos financeiros YTD
• YTD fc total dispensado
• Encargos financeiros não pagos YTD

O processo de fim de ano civil atualiza os valores nos seguintes campos:

• Calendário LYR de encargos financeiros
• Total # FC LYR

Detalhes do ano fiscal

O processo de fim de ano fiscal no Microsoft Dynamics GP limpa os seguintes campos na janela Resumo do Cliente:

• Dias médios a pagar - Ano
• YTD de Alto Equilíbrio
• Número de documentos do ADTP – Ano
• Número de NSF Verifica YTD
• Total # Faturas YTD
• Quantidade total de YTD de verificação NSF
• YTD total de dívida inadimpleda
• Total de dinheiro recebido YTD
• Total de descontos disponíveis YTD
• Total de descontos obtidos YTD
• Total de retornos YTD
• Total de vendas YTD
• Total Writeoffs YTD
• Desativa o YTD

O processo de fim de ano fiscal atualiza os valores nos seguintes campos:

• LYR de Alto Equilíbrio
• Número de documentos do ADTP – LYR
• Total # Faturas LYR
• LYR total de dívida inadimpleda
• Total de caixa recebido LYR
• Total de descontos obtidos LYR
• Total de retornos LYR
• LYR total de vendas
• Total Writeoffs LYR
• Desativa o LYR

Etapa 4: fechar os períodos fiscais (esta etapa é opcional)

Para impedir que os usuários postem transações acidentalmente no período errado ou no ano errado, use a janela Configuração de Períodos Fiscais para fechar todos os períodos fiscais que ainda estão abertos para o ano. Antes de fechar períodos fiscais, verifique se você postou todas as transações para o período e para o ano para todos os módulos. Se você precisar postar transações posteriormente em um período fiscal que já fechou, poderá retornar à janela Configuração de Períodos Fiscais para reabrir o período para que você possa postar as transações.

Para fechar um período fiscal, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP, aponte para Instalação, aponte para Empresa e selecione Períodos Fiscais.
2. Selecione a caixa Vendas marcar para o período que você deseja fechar.

Etapa 5: Fechar o ano fiscal

Para fechar o ano fiscal, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP, aponte para Rotinas, aponte para Empresa e selecione Taxa Year-End Fechar.

2. Selecione a caixa Fechar ano marcar e selecione a caixa Imprimir Relatório marcar.

3. Selecione Processo.

   Observação

   Recomendamos que você mantenha uma cópia em papel do relatório de fim de ano junto com os registros permanentes de auditoria de fim de ano.

Etapa 6: fazer um backup de fechamento pós-ano

Crie um backup após fechar o ano. Coloque o backup em armazenamento seguro e permanente. Esse backup garante que você tenha um registro permanente da posição financeira da empresa no final do ano. Você pode restaurar informações desse backup se precisar. Por exemplo, esse backup permitiria que você se recuperasse rapidamente se ocorresse uma flutuação de energia ou outro problema durante o procedimento de fechamento de fim de ano.

Para criar um backup no Microsoft Dynamics GP, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Manutenção no menu do Microsoft Dynamics GP e selecione Backup.
2. Na janela Empresa de Backup, selecione o nome da empresa na lista Nome da Empresa .
3. Altere o caminho do arquivo de backup se for necessário e selecione OK.

Encargos financeiros ano a ano em extratos de clientes para dezembro e para janeiro

Os encargos financeiros ano a ano não são impressos automaticamente nas instruções do cliente para dezembro e para janeiro.

Instruções de dezembro

Para adicionar os encargos financeiros ano a ano às instruções de dezembro, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP, aponte para Personalizar e selecioneGravador de Relatórios.

2. Na lista Produto , selecione Microsoft Dynamics GP e, em seguida, selecione OK.

3. Selecione Relatórios.

4. Use o método apropriado:

   • Se você ainda não modificou o formulário de instrução anteriormente, selecione o formulário de instrução impresso na lista Relatórios Originais , selecione Inserir e selecione o formulário de instrução na lista Relatórios Modificados .
   • Se você modificou anteriormente o formulário de instrução, selecione o formulário de instrução na lista Relatórios Modificados .

5. Selecione Abrir.

6. Na janela Definição de Relatório, selecione Tabelas.

7. Na janela Relações da Tabela de Relatório, selecione RM Customer MSTR e selecione Novo.

8. Na janela Tabelas Relacionadas, selecione Resumo Mestre do Cliente e selecione OK.

9. Selecione Fechar.

10. Selecione Layout.

11. Na lista de recursos na caixa Caixa de Ferramentas , selecione Resumo Mestre do Cliente.

12. Na lista de campos, arraste o CYTD do Finance Charges para o layout do relatório. Você pode posicionar esse campo em qualquer seção do relatório.

13. No menu Arquivo , selecione Microsoft Dynamics GP. Quando você for solicitado a salvar as alterações, selecione Salvar.

14. Se você não tiver modificado este relatório anteriormente, deverá conceder segurança ao relatório. Para fazer isso, use as etapas abaixo:

    1. No menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Ferramentas, aponte para Instalação, aponte para Sistemas e selecione Formulários e Relatórios Alternativos/Modificados.
    2. Na caixa ID, insira a ID do usuário.
    3. Na lista Produto , selecione Microsoft Dynamics GP.
    4. Na lista Tipo , selecione Relatórios.
    5. Expanda Vendas e expanda o nó do formulário modificado.
    6. Selecione Microsoft Dynamics GP (Modificado).

Instruções de janeiro

Para adicionar os encargos financeiros ano a ano às instruções de janeiro, siga estas etapas:

1. Siga as etapas 1 a 11 na seção instruções de dezembro .
2. Na lista de campos, arraste o Calendário LYR do Finance Charges para o layout do relatório. Você pode posicionar esse campo em qualquer seção do relatório.
3. Siga as etapas 13 e 14 na seção instruções de dezembro .