Procedimentos de fechamento de fim de ano para o módulo Gerenciamento de Payables no Microsoft Dynamics GP

Este artigo descreve os procedimentos de fechamento de fim de ano recomendados para o módulo Payables Management no Microsoft Dynamics GP.

Aplica-se a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 875169

Resumo

A seção Mais Informações contém as seguintes informações:

• Uma lista de verificação das etapas que você deve seguir para concluir os procedimentos de fechamento do ano civil.

• Uma lista de verificação das etapas que você deve seguir para concluir os procedimentos de fechamento do ano fiscal.

• Informações detalhadas sobre cada etapa nas listas de verificação.

• Uma lista de perguntas frequentes.

Informações adicionais

Leia este artigo inteiro antes de executar as etapas. Se você tiver dúvidas, entre em contato com o Suporte Técnico do Microsoft Dynamics.

Lista de verificação de fechamento de master final de ano do Payables Management

1. Poste todas as transações do ano.
2. Imprima o relatório Saldo de Avaliação Envelhecido com Opções.
3. Imprima o Relatório de Análise de Período do Fornecedor.
4. Instalar a atualização de fim de ano da Folha de Pagamento (opcional)
5. Faça um backup chamado "Edições pré-1099".
6. Verifique as informações do 1099 e edite-as se elas forem necessárias.
7. Imprima as instruções 1099.
8. Faça um backup chamado "Pré-Fim de Ano".
9. Feche o ano.
10. Feche os períodos fiscais.
11. Feche o ano fiscal.
12. Faça um backup chamado "Pós-Fim de Ano".

Lista de verificação de fechamento do calendário de fim de ano do Payables Management

1. Poste todas as transações para o ano civil.
2. Imprima o relatório Saldo de Avaliação Envelhecido com Opções.
3. Faça um backup chamado "Edições pré-1099".
4. Verifique as informações do 1099 e edite-as se elas forem necessárias.
5. Imprima as instruções 1099.
6. Faça um backup chamado "Pré-Fim de Ano".
7. Feche o ano civil.
8. Feche os períodos fiscais.
9. Feche o ano fiscal.
10. Faça um backup chamado "Pós-Fim de Ano".

Lista de verificação de fechamento do final do ano fiscal do Payables Management

1. Poste todas as transações para o ano fiscal.
2. Imprima o Relatório de Análise de Período do Fornecedor.
3. Faça um backup chamado "Pré-Fim de Ano".
4. Feche o ano fiscal.
5. Feche os períodos fiscais.
6. Faça um backup chamado "Pós-Fim de Ano".

Informações detalhadas para cada etapa na lista de verificação de fim de ano

As etapas a seguir são informações detalhadas para a lista de verificação de fim de ano.

Etapa 1: Postar todas as transações do ano

Poste todas as transações do ano antes de fechar o ano. Se você quiser inserir transações de período futuro antes de fechar o ano, crie um novo lote para as transações de período futuro. Salve as transações de período futuro no novo lote, mas não poste o novo lote até que o ano seja fechado.

As seguintes áreas do Microsoft Dynamics GP não são sensíveis à data:

• A exibição valores desde a última exibição de fechamento da janela Resumo Anual do Fornecedor
• Objetos SmartList
• Relatórios de resumo do fornecedor

Essas áreas do Microsoft Dynamics GP estarão incorretas se você não fechar os pagamentos ano após inserir todas as transações do ano atual e antes de inserir qualquer transação para o ano novo. No entanto, a exibição Valores Desde o Último Fechamento da janela Resumo Anual do Fornecedor é editável. Portanto, você pode atualizar as informações na exibição Valores Desde o Último Fechamento da janela Resumo Anual do Fornecedor, se for necessário.

Para acessar a exibição Valores desde o último fechamento da janela Resumo Anual do Fornecedor, siga estas etapas:

1. No menu Cartões , aponte para Compras e selecione Resumo.
2. Na janela Resumo de Crédito do Fornecedor, digite uma ID do fornecedor no campo ID do fornecedor e selecione Anual.
3. Na lista Exibição de Resumo , selecione Valores desde o último fechamento.

Para exibir as colunas SmartList afetadas, siga estas etapas:

1. Abra SmartList. Para fazer isso no Microsoft Dynamics GP, selecione SmartList no menu do Microsoft Dynamics GP.

2. Expanda o nó De compra e selecione Fornecedores.

3. Selecione Colunas.

4. Selecione Adicionar.

5. Selecione os campos a seguir na lista Colunas Disponíveis .

   Observação

   Os itens sinalizados com um asterisco são afetados pelo fechamento do ano civil. Todos os outros itens são afetados pelo fechamento de fim de ano fiscal.

   • 1099 Quantidade YTD
   • 1099 Quantidade LYR
   • Valor cobrado YTD
   • Valor cobrado LYR
   • Valor pago YTD
   • Valor pago LYR
   • Dias médios a pagar - Ano
   • LYR disponível de desconto
   • Desconto Disponível YTD
   • Desconto LYR Perdido
   • Desconto Perdido YTD
   • Desconto feito LYR
   • Desconto feito YTD
   • Finance Charge LYR
   • Taxa de Finanças YTD
   • Número de encargos financeiros LYR
   • Número de encargos financeiros YTD
   • Número de LYR de Fatura
   • Número de YTD da fatura
   • Número de YTD de fatura paga
   • Retorna LYR
   • Retorna YTD
   • Descontos de negociação tomados LYR
   • Descontos de negociação tomados YTD
   • Retenção do LYR
   • Retenção do YTD
   • Desativa o LYR
   • Desativa o YTD

6. Selecione OK.

7. Selecione OK.

Para exibir os relatórios resumo do fornecedor, siga estas etapas:

1. No menu Relatórios , aponte para Compras e selecione Análise.
2. Na lista Relatórios , selecione Ano Civil.
3. Na lista Opções , selecione uma opção e selecione Imprimir.

Etapa 2: imprimir o relatório Saldo de Avaliação Envelhecido com Opções

Recomendamos que você imprima uma cópia em papel do relatório Balance de Avaliação Envelhecida com Opções para manter seus registros financeiros permanentes de fim de ano. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. No menu Relatórios , aponte para Compras e selecione Saldo de Avaliação.
2. Na lista Relatórios , selecione Saldo de Avaliação Envelhecido com Opções.

Etapa 3: imprimir o relatório análise de período do fornecedor

Recomendamos que você imprima uma cópia em papel do relatório Análise de Período do Fornecedor para manter seus registros financeiros permanentes de fim de ano. Para fazer isso, siga estas etapas:

1. No menu Relatórios , aponte para Compras e selecione Análise.
2. Na lista Relatórios , selecione Período.

Etapa 4: instalar a atualização de fim de ano da folha de pagamento (opcional)

Se houver alterações de conformidade para o Gerenciamento de Pagamentos, como alterações no formulário 1099, instale a atualização de fim de ano da Folha de Pagamento. Se não houver alterações ou problemas de conformidade para o ano fiscal do Gerenciamento de Pagamentos, você poderá ignorar esta etapa.

Examine as alterações incluídas na atualização de fim de ano da Folha de Pagamento.

Etapa 5: fazer um backup chamado Edições pré-1099

Crie um backup e coloque o backup em armazenamento seguro e permanente. Um backup fornece um registro permanente da posição financeira da empresa no final do ano, e esse backup pode ser restaurado posteriormente se for necessário. Um backup permite recuperar dados rapidamente se ocorrer uma flutuação de energia ou outro problema durante o procedimento de fechamento de fim de ano.

Para criar um backup no Microsoft Dynamics GP, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Manutenção no menu do Microsoft Dynamics GP e selecione Backup.

2. Na lista Nome da Empresa , selecione o nome da empresa.

3. Altere o caminho do arquivo de backup se for necessário e selecione OK.

   Observação

   Recomendamos que você nomeie esse backup pré-1099 Edições para diferenciá-lo de seus outros backups.

Etapa 6: verificar as informações de 1099 e editá-la se elas forem necessárias

Para imprimir a lista de edição 1099, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Rotinas, aponte para Compras e selecione Imprimir 1099.

2. Insira as informações da empresa e a ID do endereço.

3. Selecione o ícone da impressora no canto superior direito para imprimir a Lista de Edição 1099. Examine a precisão.

4. Se você precisar editar qualquer informação de 1099, use um dos seguintes métodos (o método 1 e 2 é recomendado para o Microsoft Dynamics GP 2013 e versões mais altas e também ilustrado em Edição facilitada para 1099s no Microsoft Dynamics GP

Método 1: (RECOMENDADO) Editar 1099 Detalhes da transação (aplica-se ao Microsoft Dynamics GP 2013 e versões mais altas)

1. Selecione Transações, aponte para Compras e selecione Editar Informações de Transação 1099.

2. Selecione a ID do Fornecedor apropriada. (Somente fornecedores definidos como 1099able serão exibidos na janela.)

3. Você pode restringir por Número de Voucher, por Número do Documento ou por Data, se desejar.

4. Selecione se você deseja 1099 transações de débito, todas as transações de débito ou todas as transações de crédito.

5. Os detalhes da transação do fornecedor serão preenchidos na parte inferior da janela. Para cada transação, você pode editar o Tipo de Imposto, o Número da Caixa e o Valor em transações abertas e históricas.

   Observação

   Você não pode inserir um valor 1099 maior do que a quantidade total do documento.

6. Selecione Processo para fazer as alterações e o 1099 será atualizado.

Método 2: FORNECEDOR NÃO MARCADO CORRETAMENTE: (Aplica-se ao Microsoft Dynamics GP 2013 e versões mais altas)

Se você marcou um fornecedor como 1099able e não deveria, ou esqueceu de marcar um fornecedor como 1099able em tudo, você pode usar o utilitário Atualização 1099 Informações para alterar o 1099 status no fornecedor e também para atualizar as informações de 1099. Você pode alterar um fornecedor 1099 para não ser 1099 ou visa versa.

1. Selecione Ferramentas no Microsoft Dynamics GP, aponte para Utilitários, aponte para Compras e selecione Atualizar 1099 Informações.

2. Marque a bala para Fornecedor e 1099 Transações.

3. Nas seções FROM e TO, insira o seguinte conteúdo:

   • Para alterar um fornecedor para ser 1099able: selecione Não um Fornecedor 1099 na seção FROM e selecione o tipo 1099 apropriado de Dividendo, Juros ou Diversos e o número apropriado da Caixa 1099 na seção TO. (A Compensação de Nonemployee de Caixa 7 é a mais comum.)

   • Para alterar um fornecedor para não ser 1099able : selecione o tipo de imposto atual e o número da caixa 1099 que está selecionado na janela Opções de Manutenção do Fornecedor para o fornecedor na seção FROM e selecione Não um fornecedor 1099 na seção TO.

   *Se Não um fornecedor 1099 não for uma opção nas listas suspensas, você não estará em uma versão de GP superior ao Microsoft Dynamics GP 2013 ou não selecionou Fornecedor e 1099 Transações conforme instruído na etapa 2.

4. Use a restrição De intervalo para restringir à ID do Fornecedor que você deseja alterar e selecione INSERT.

5. Selecione Processo. O fornecedor status será atualizado na janela Opções de Manutenção do Fornecedor e as informações 1099 serão atualizadas adequadamente. Você pode usar a janela de detalhes 1099 (consulte Método 1) para verificar.

Método 3: Edite o 1099 diretamente (Use para o Microsoft Dynamics GP 2010 e versões anteriores, mas pode funcionar para todas as versões)

1. No menu Cartões , aponte para Compras e selecione 1099 Detalhes.

2. Na lista ID do fornecedor, selecione uma ID do fornecedor.

3. Na lista Tipo de Imposto, selecione um dos seguintes:

   • Dividendo

   • Interesse

   • Diversos

4. Na área Exibição, selecione Mês ou Ano e digite 20XX no campo Ano. (Insira o ano desejado para o espaço reservado 20XXX .)

5. Na coluna Quantidade, digite a quantidade correta de 1099. Selecione Salvar.

Método 4: Edite o 1099 diretamente (Use para o Microsoft Dynamics GP 2010 e versões anteriores, mas pode funcionar para todas as versões)

1. No menu Cartões , aponte para Compras e selecione Resumo.

2. Na lista ID do fornecedor, selecione uma ID do fornecedor e selecione Período.

3. No campo Ano, digite 20XX. (Insira o ano desejado para o espaço reservado 20XXX .)

4. No campo Mês/Período, selecione o mês ou período apropriado.

5. Selecione o botão 1099 Detalhes de expansão azul que aparece ao lado do campo Quantidade 1099. Esta janela 1099 Detalhes será aberta.

6. Na coluna Quantidade, digite o valor correto de 1099 para a respectiva caixa.

7. Pressione Salvar. Existem fora das janelas restantes.

Etapa 7: imprimir as instruções 1099

Para imprimir as instruções 1099, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Rotinas, aponte para Compras e selecione Imprimir 1099.
2. No campo Ano 1099 , digite 20XX. (Insira o ano para o espaço reservado 20XXX .)
3. Cada um dos seus tipos de relatório 1099 deve ser impresso separadamente. Na janela Imprimir 1099, selecione as opções desejadas no campo Tipo 1099 e no campo Número da Caixa 1099 e selecione Imprimir.

A tabela a seguir fornece informações adicionais sobre os campos no formulário 1099 e onde essas informações podem estar localizadas no Microsoft Dynamics GP.

Atualmente, o Microsoft Dynamics GP não lida com o arquivamento de mídia magnética do estado 1099s. O Microsoft Dynamics Partner a seguir oferece produtos compatíveis de mídia magnética do Estado W-2 e 1099. Para obter mais informações, entre em contato:

Greenshades Accounting Software, Inc.
7800 Belfort Parkway Suite 220
Jacksonville, FL 32207
Geral: 1-800-209-9793 (gratuito)
Vendas: 1-800-209-9793x2 (gratuito)
sales@greenshades.com
Greenshades

Etapa 8: fazer um backup chamado Pre Year-End

Crie um backup e coloque o backup em armazenamento seguro e permanente. Um backup fornece um registro permanente da posição financeira da empresa no final do ano, e esse backup pode ser restaurado posteriormente se for necessário. Um backup permite recuperar dados rapidamente se ocorrer uma flutuação de energia ou outro problema durante o procedimento de fechamento de fim de ano.

Para criar um backup no Microsoft Dynamics GP, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Manutenção no menu do Microsoft Dynamics GP e selecione Backup.
2. Na lista Nome da Empresa , selecione o nome da empresa.
3. Altere o caminho do arquivo de backup se for necessário e selecione OK.

   Observação

   Recomendamos que você nomeie esse backup como "Pré-Fim de Ano" para diferenciá-lo de seus outros backups.

Etapa 9: Fechar o ano

Para fechar o ano, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP, aponte para Rotinas, aponte para Compras e selecione Fechamento de Fim de Ano.

2. Se você estiver fechando o ano fiscal e calendário ao mesmo tempo, selecione Todos. Se você estiver apenas fechando seu ano civil, selecione Calendário. Se você estiver apenas fechando seu ano fiscal, selecione Fiscal.

3. Selecione a caixa Imprimir Relatório marcar e selecione Fechar Ano.

   Observação

   Recomendamos que você mantenha uma cópia em papel do relatório de fim de ano junto com seus registros permanentes de auditoria de fim de ano.

Para exibir a janela Resumo Anual do Fornecedor, siga estas etapas:

1. No menu Cartões , aponte para Compras e selecione Resumo.
2. No campo ID do fornecedor , digite uma ID do fornecedor para exibir e selecione Anual.

Os detalhes do ano civil
O processo de fim de ano calendário no Microsoft Dynamics GP limpará o campo Ano de Valor de 1099 para Data e, em seguida, transferirá o valor para o campo 1099 Amount Last Year para a exibição Amounts Since Last Close da janela Resumo Anual do Fornecedor.

Os detalhes do ano fiscal
O processo de fim de ano fiscal no Microsoft Dynamics GP limpará os seguintes campos:

• Valor cobrado YTD
• Valor pago YTD
• Dias médios a pagar - Ano
• Desconto Disponível YTD
• Desconto Perdido YTD
• Desconto feito YTD
• Taxa de Finanças YTD
• Número de encargos financeiros YTD
• Número de YTD da fatura
• Número de YTD de fatura paga
• Retorna YTD
• Descontos de negociação tomados YTD
• Retenção do YTD
• Desativa o YTD

Os valores nesses campos também serão atualizados na exibição Valores Desde o Último Fechamento da janela Resumo Anual do Fornecedor:

• Valor cobrado LYR
• Valor pago LYR
• LYR disponível de desconto
• Desconto LYR Perdido
• Desconto feito LYR
• Finance Charge LYR
• Número de encargos financeiros LYR
• Número de LYR de Fatura
• Retorna LYR
• Descontos de negociação tomados LYR
• Retenção do LYR
• Desativa o LYR

Etapa 10: Fechar os períodos fiscais

Você pode usar a janela Configuração de Períodos Fiscais para fechar todos os períodos fiscais que ainda estão abertos para o ano. Isso impede que os usuários postem transações acidentalmente no período ou ano errados. Verifique se você postou todas as transações para o período e o ano para todos os módulos antes de fechar períodos fiscais. Se você precisar postar transações posteriormente em um período fiscal que já fechou, poderá retornar à janela Configuração de Períodos Fiscais para reabrir o período antes de postar uma transação.

Para fechar um período fiscal, siga estas etapas:

1. Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Instalação, aponte para Empresa e selecione Períodos Fiscais.
2. Selecione a caixa Comprar marcar para o Período que você deve fechar.

Etapa 11: Fechar o ano fiscal

Para fechar o ano fiscal, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP, aponte para Rotinas, aponte para Empresa e selecione Taxa Year-End Fechar.
2. Selecione a caixa marcar Fechar Ano e a caixa Marcar de Relatório de Impressão.
3. Selecione Processo. Quando você é solicitado a continuar com o fechamento de fim de ano. Selecione Sim.

   Observação

   Recomendamos que você mantenha uma cópia em papel do relatório de fim de ano junto com seus registros permanentes de auditoria de fim de ano.

Etapa 12: fazer um backup chamado Post Year-End

Crie um backup e coloque o backup em armazenamento seguro e permanente. Um backup fornece um registro permanente da posição financeira da empresa no final do ano, e esse backup pode ser restaurado posteriormente se for necessário. Um backup permite recuperar dados rapidamente se ocorrer uma flutuação de energia ou outro problema durante o procedimento de fechamento de fim de ano.

Para criar um backup no Microsoft Dynamics GP, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Manutenção no menu do Microsoft Dynamics GP e selecione Backup.
2. Na lista Nome da Empresa , selecione o nome da empresa.
3. Altere o caminho do arquivo de backup se for necessário e selecione OK.

   Observação

   Recomendamos que você nomeie esse backup de "Pós-Fim de Ano" para diferenciá-lo de seus outros backups.

Perguntas frequentes

P1: Os registros de fornecedor inativos são limpos durante o fechamento de fim de ano? Se não, como os registros inativos do fornecedor podem ser removidos?

A1: Não, os registros inativos do fornecedor não são removidos automaticamente. Para remover um registro de fornecedor inativo, as seguintes condições devem ser verdadeiras:

• Não existem valores atuais de 1099 para o fornecedor
• O fornecedor não tem documentos no trabalho ou no histórico.

Para excluir todos os registros inativos do fornecedor que se encaixam nesses critérios, siga estas etapas:

1. No Microsoft Dynamics GP, aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP, aponte para Utilitários, aponte para Compras e selecione Excluir Fornecedor em Massa.
2. Na lista Intervalo , selecione por Status do Fornecedor.
3. Na lista De , selecione Inativo.
4. Na lista Para , selecione Inativo.
5. Selecione Processo.

P2: O que devo fazer se devo emitir um marcar em 1º de janeiro do próximo ano, mas ainda não estou pronto para fechar o ano atual?

A2: Imprima as verificações, mas não as poste até que você processe o fechamento do ano. Se você precisar postar as verificações imediatamente, altere os campos Valor Pago na exibição Valores Desde o Último Fechamento da janela Resumo Anual do Fornecedor.