Apenas um subconjunto dos seus itens de caixa de correio do Exchange é sincronizado no Outlook

Sintomas

Considere o seguinte exemplo:

• Está a utilizar o Microsoft Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 ou Outlook 2013 ou Outlook para Microsoft 365.

• Está conectado a uma caixa de correio do Exchange Server.

  Notas

  • Se estiver a executar o Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 ou Outlook para Microsoft 365, esta conta pode ser a sua caixa de correio principal ou outra caixa de correio para a qual tenha delegado o acesso ou dado outra permissão. Pode tratar-se de uma caixa de correio adicional, uma caixa de correio partilhada ou mapeada automaticamente ou de pastas públicas.

    Para obter mais informações sobre este assunto no Outlook 2019, Outlook 2016 ou Outlook para Microsoft 365 relacionados com caixas de correio partilhadas ou pastas públicas, consulte o seguinte artigo na base de dados da Microsoft:

    3140747 Apenas um subconjunto de itens é sincronizado em caixas de correio partilhadas ou pastas públicas no Outlook 2016

  • Se está a executar o Outlook 2013, a conta deve ser sua conta principal.

• A sua conta de e-mail do Exchange está configurada para usar o Modo de Exchange em cache.

Neste cenário, as pastas de e-mail destas caixas de correio podem mostrar contagens de itens inferiores ao esperado. Além disso, itens mais antigos podem parecer estar em falta, e pode receber a seguinte mensagem e hiperligação na parte inferior da lista de itens:

Existem mais itens nesta pasta no servidor

Clique aqui para ver mais no Microsoft Exchange

Esta mensagem é apresentada na captura de ecrã seguinte.

Além disso, se procurar itens de e-mail na sua caixa de correio, os resultados da pesquisa podem exibir o seguinte texto na parte inferior dos resultados:

A mostrar resultados recentes... Mais

Se clicar no link Mais, itens adicionais que atendam aos seus critérios de pesquisa são exibidos nos resultados da pesquisa. Isso ocorre porque o Outlook recupera os itens adicionais da sua caixa de correio no servidor que está executando o Exchange Server.

Causa

Este comportamento ocorre porque a definição do modo Exchange em Cache Correio para manter offline está configurado para um valor diferente de Todos. Por exemplo, a captura de ecrã a seguir mostra um perfil configurado para usar o Modo Exchange em Cache e a definição Correio para manter offline está configurada para um valor predefinido de 12 meses.

Na configuração padrão, dependendo do tamanho do seu disco rígido, o Outlook sincroniza apenas 1, 3 ou 12 meses de e-mail para o seu ficheiro Offline Outlook Data (.ost) do servidor Exchange.

Se a sua configuração Correio para manter offline estiver definido para 12 meses e tiver itens de e-mail na caixa de correio Exchange que tenham mais de 12 meses, esses itens residem apenas na sua caixa de correio no servidor. Portanto, se não puder estabelecer ligação ao servidor Exchange, pode não ser capaz de recuperar itens fora do intervalo especificado pela configuração de sincronização do Modo de Exchange em cache até voltar a estabelecer ligação ao servidor.

• Calendário
• Contatos
• Tarefas
• Diário
• Notas
• Caixa de saída
• Partilhado ou delegado (apenas para o Outlook 2013)

Mais informações

Para reduzir o efeito do ficheiro de dados offline do Outlook (.ost), o número padrão de meses configurados para o seu perfil varia pelo tamanho do seu disco rígido. A tabela a seguir fornece os diferentes valores padrão para diferentes tamanhos de disco rígido.

Se tiver de alterar o número de meses selecionados de e-mail para sincronizar com o seu ficheiro ".ost" em modo em cache, siga estes passos:

1. Inicie o Outlook.

2. No separador Ficheiro, clique em Definições da Conta e, em seguida, clique em Definições da Conta.

3. No separador e-mail, clique duas vezes na sua conta do Microsoft Exchange.

4. Na caixa de diálogo Mudar de Conta, arraste o controle deslizante Mail para manter offline para o número desejado de meses ou para Todos para sincronizar todas as mensagens de e-mail.

   

5. Clique em Seguinte.

6. Clique em OK quando for solicitado a reiniciar o Outlook para concluir a alteração de configuração.

7. Clique em Concluir.

8. Reinicie o Outlook.

Trabalhar offline

Se não tiver conectividade com o servidor Exchange, a seguinte mensagem é exibida numa pasta se houver itens mais antigos no servidor que não foram sincronizados com o seu ficheiro .ost:

Existem mais itens nesta pasta no servidor

Conecte-se ao servidor para os visualizar

Esta mensagem é apresentada na captura de ecrã seguinte.

Em condições semelhantes, se procurar itens na sua caixa de correio e não tiver conectividade com o servidor Exchange, a seguinte mensagem é exibida abaixo dos resultados da pesquisa:

Servidor indisponível. <x> meses de resultados apresentados.

Nesta mensagem, <x> representa o valor configurado para o modo em cache Correio para manter offline .

Um exemplo desta mensagem é apresentado na captura de ecrã que se segue.

Administração de Recursos através da Política de Grupo

A configuração do modo em cache Correio a manter offline é mantida nas configurações do perfil Outlook no registo do Windows. Se quiser administrar essa configuração usando a Diretiva de Grupo, pode usar os modelos de Diretiva de Grupo. Estes estão disponíveis nos seguintes sites da Microsoft, dependendo da sua versão do Office:

Office 2016, Office 2019, Office LTSC 2021 ou Outlook para Microsoft 365: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030

Office 2013: https://www.microsoft.com/download/details.aspx?id=35554

Os ficheiros de modelo de Política de Grupo para o Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 e Outlook para Microsoft 365 são o Outlook16.admx e o Outllk16.adml. Os ficheiros do Outlook 2013 são o Outlk15.admx e o Outlk15.adml. Se você usar a Diretiva de Grupo para gerir esta configuração, os seguintes dados de registo são usados pelo Outlook:

Chave: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\Cached Mode

DWORD: SyncWindowSetting

Valor: valor inteiro (Decimal) a especificar o número de meses (use apenas os seguintes valores) 0 = Todos (toda a caixa de correio)

1= 1 mês de itens de e-mail

3= 3 meses de itens de e-mail

6= 6 meses de itens de e-mail

12= 12 meses de itens de e-mail

24= 24 meses de itens de e-mail

36 = 3 anos de itens de e-mail

60 = 5 anos de itens de e-mail

Notas:

• O <marcador de posição x.0> representa a sua versão do Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 ou Outlook para Microsoft 365, Office 2019, Outlook LTSC 2021 ou Outlook para Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

• A interface de utilizador (IU) do Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 ou Outlook para Microsoft 365 permite que defina a configuração Correio para manter offline para os valores adicionais de três dias, 1 semana, 2 semanas, 3 anos e 5 anos. A atualização de 3 de maio de 2016 para o Outlook 2016 permite definir estes valores adicionais usando os dados de registo SyncWindowSettingDays. Para obter mais informações sobre como configurar o Outlook 2016 com estes valores adicionais, consulte o artigo seguinte na Base de Dados de Conhecimento Microsoft:

  3115009 Actualização permite que os administradores definam janelas adicionais de sincronização de correio padrão e calendário para novas contas de Exchange no Outlook 2016.

• Os administradores que alterarem os valores de GPO existentes devem estar cientes do potencial impacto no tráfego de rede ao elevar o valor de SyncWindowSetting. Quando o GPO mudar o SyncWindowSetting para qualquer valor mais alto, o Outlook fará uma ressincronização OST completa quando o novo valor se aplicar. Para um único cliente, isto não é problemático. Aplicar um valor mais alto a centenas ou mais clientes ao mesmo tempo poderia afetar negativamente a largura de banda disponível da rede. Diminuir o valor não terá esse impacto, pois o Outlook fará uma eliminação apenas local de dados em excesso que está armazenado nos ficheiros OST de todos os clientes para receber o valor mais baixo do SyncWindowSetting.

• Uma vez que o Outlook sincroniza apenas um máximo de um ano para grupos, não conseguirá procurar mensagens mais antigas. Para contornar essa limitação do Outlook, use o Outlook na Web para visualizar e procurar mensagens mais antigas em grupos.