Como utilizar a funcionalidade Disponibilidade da Internet no Outlook

  • Artigo
  • Aplica-se a:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365

Número original da BDC: 291621

Resumo

Internet Free/Busy (IFB) é uma funcionalidade do Microsoft Outlook que lhe permite ver quando outras pessoas estão livres ou ocupadas para que possa agendar reuniões de forma eficiente. Os utilizadores do Outlook têm a opção de publicar as respetivas informações de disponibilidade num servidor de ficheiros do Uniform Resource Locator (URL) especificado pelo utilizador. Pode partilhar este servidor de ficheiros de URL com todos os utilizadores ou limitá-lo a um conjunto específico de utilizadores.

Uma norma IETF (Internet Engineering Task Force) denominada iCal é a base para IFB. O IFB utiliza uma parte da norma iCal denominada iCalendar, um padrão emergente para o formato e armazenamento de informações de agendamento. O iCalendar define uma estrutura para representar informações de livre/ocupado de forma padronizada.

Este artigo aborda as seguintes informações:

Como Publicar informações de disponibilidade na Internet

Para Microsoft Outlook 2010 ou versões posteriores:

  1. Selecione o separador Ficheiro e, em seguida, selecione Opções.

  2. No painel esquerdo, selecione Calendário e, em seguida, selecione o botão Opções de Disponibilidade .

  3. Selecione o separador Permissões e, em seguida, selecione Outro Livre/ocupado.

  4. Selecione para selecionar a caixa de verificação Publicar em A Minha Localização na secção Disponibilidade da Internet e, em seguida, escreva o caminho completamente qualificado do servidor no qual irá publicar as suas informações de disponibilidade. Pode utilizar qualquer formato de URL válido, como http://... , file://\\... ou ftp://... . Os ficheiros de disponibilidade têm a extensão de nome de ficheiro .vfb. Segue-se um exemplo de um formato de URL válido:

    ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

    Nota

    Se o servidor FTP necessitar de autenticação e o Outlook estiver instalado no Windows Vista ou Windows 7, tem de utilizar o seguinte formato:

    ftp:// username:password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

    Em que nome de utilizador:palavra-passe é o seu nome de utilizador e palavra-passe.

Para o Microsoft Outlook 2007 e o Microsoft Office Outlook 2003:

  1. No menu Ferramentas, selecione Opções.

  2. No separador Preferências , selecione Opções do Calendário.

  3. Selecione Opções de Disponibilidade.

  4. Em Publicar em A Minha Localização, escreva o caminho completamente qualificado para o servidor no qual irá publicar as suas informações de disponibilidade. Pode utilizar qualquer formato de URL válido, como: http://... , file://\\... ou ftp://... . Segue-se um exemplo de um formato válido:

    ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

    Os ficheiros de disponibilidade têm uma extensão de .vfb.

    Nota

    Se o servidor FTP necessitar de autenticação e estiver a utilizar o Outlook 2007 no Windows Vista ou Windows 7, tem de utilizar o seguinte formato:

    ftp:// username:password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

    Em que nome de utilizador:palavra-passe é o seu nome de utilizador e palavra-passe.

  5. Selecione OK três vezes para fechar todas as caixas de diálogo.

Se os servidores FTP precisarem de autenticação e o Outlook estiver instalado no Windows XP, tem de seguir estes passos para configurar o site FTP:

Para o Outlook 2010:

  1. Inicie o Outlook 2010 e, em seguida, selecione o separador Ficheiro .
  2. Selecione Abrir e, em seguida, selecione Ficheiros de dados do Outlook.
  3. Na lista Procurar em , selecione Adicionar/Modificar Localizações de FTP.
  4. Na caixa de diálogo Adicionar/Modificar Localizações de FTP , escreva o endereço do seu site FTP na caixa Nome do Site FTP . O formato do endereço é ftp. site_name.com, em que o endereço é o endereço do site de FTP. Repare que não é necessário ftp://.
  5. Em Iniciar sessão como, selecione Utilizador e, em seguida, introduza o seu nome de utilizador.
  6. Em Palavra-passe, escreva a palavra-passe.
  7. Selecione Adicionar para adicionar o site à sua lista de sites FTP. Quando configura esta opção, as informações de início de sessão para publicação no site são mantidas.
  8. Selecione OK para fechar a caixa de diálogo Adicionar/Modificar Localizações de FTP .
  9. Selecione Cancelar para fechar a caixa de diálogo Abrir Ficheiro de Dados do Outlook.
  10. No menu Ferramentas, selecione Opções.
  11. No separador Preferências , selecione Opções do Calendário e, em seguida, selecione Opções de Disponibilidade.
  12. Selecione para selecionar a caixa de verificação Publicar em A Minha Localização e, em seguida, escreva o caminho completamente qualificado do servidor no qual irá publicar as suas informações de disponibilidade. Pode utilizar qualquer formato de URL válido, como http://... , file://\\... ou ftp://... . Os ficheiros de disponibilidade têm a extensão de nome de ficheiro .vfb. Segue-se um exemplo de um formato de URL válido:

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

Para o Outlook 2007 e Outlook 2003:

  1. Inicie o Outlook.

  2. No menu Ficheiro , selecione Abrir e, em seguida, selecione Ficheiro de Dados do Outlook.

  3. Na caixa Procurar em , selecione Adicionar/Modificar Localizações de FTP.

  4. Na caixa de diálogo Adicionar/Modificar Localizações de FTP , escreva o endereço do seu site FTP na caixa Nome do Site FTP . O formato do endereço é ftp.site.com, em que o endereço é o endereço do site de FTP. Tenha em atenção que não é necessário ftp://.

  5. Em Iniciar sessão como, selecione Utilizador e, em seguida, introduza o nome de utilizador.

  6. Em Palavra-passe, escreva a palavra-passe.

  7. Selecione Adicionar para adicionar o site à sua lista de sites FTP. A configuração desta opção mantém as informações de início de sessão para publicação no site.

  8. Selecione OK para fechar a caixa de diálogo Adicionar/Modificar Localizações de FTP .

  9. Selecione Cancelar para fechar a caixa de diálogo Abrir Ficheiro de Dados do Outlook.

  10. No menu Ferramentas, selecione Opções.

  11. No separador Preferências , selecione Opções do Calendário e, em seguida, selecione Opções de Disponibilidade.

  12. Selecione a caixa de verificação Publicar em A Minha Localização e, em seguida, escreva o caminho completamente qualificado do servidor no qual irá publicar as suas informações de disponibilidade. Pode utilizar qualquer formato de URL válido, como http://... , file://\\... ou ftp://... . Os ficheiros de disponibilidade têm a extensão de nome de ficheiro .vfb. Segue-se um exemplo de um formato de URL válido:

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

Como ver as informações de disponibilidade de outras pessoas na Internet

Pode ver as informações de disponibilidade de qualquer um dos seus contactos que publiquem estes dados na Internet. Se todos os seus contactos armazenarem estas informações no mesmo servidor de disponibilidade, pode definir o caminho de pesquisa para estas informações globalmente para todos os contactos. Em alternativa, se a localização destas informações variar consoante o contacto, pode definir o caminho de pesquisa especificamente para cada contacto.

Como definir o caminho de pesquisa de disponibilidade global para todos os contactos

Para Microsoft Outlook 2010 ou versões posteriores:

  1. Selecione o separador Ficheiro e, em seguida, selecione Opções.

  2. No painel esquerdo, selecione Calendário.

  3. Selecione o botão Opções de Disponibilidade , selecione o separador Permissões e, em seguida, selecione Outros Disponíveis/ocupados.

  4. Na secção Disponibilidade da Internet , na caixa Procurar localizações , escreva o caminho completamente qualificado da localização onde pretende procurar as informações de disponibilidade. Pode utilizar qualquer formato de URL válido, como: http://... , file://\\... ou ftp://... .

    O Outlook suporta as substituições %NAME% e %SERVER%.

    Segue-se um exemplo de como utilizar estas substituições:

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    Num endereço SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), o Outlook substitui %NAME% por todos os carateres antes do símbolo de (@) e substitui %SERVER% por todos os carateres que seguem o símbolo @.

  5. Selecione OK para sair.

Para o Outlook 2007:

  1. No menu Ferramentas, selecione Opções.

  2. No separador Preferências , selecione Opções do Calendário.

  3. Selecione Opções de Disponibilidade, selecione o separador Permissões e, em seguida, selecione Outros Disponíveis/ocupados.

  4. Na secção Internet Livre/ocupado , na caixa Procurar localizações , escreva o caminho completamente qualificado para a localização onde pretende procurar as informações de disponibilidade. Pode utilizar qualquer formato de URL válido, como: http://... , file://\\... ou ftp://... .

    O Outlook suporta as substituições %NAME% e %SERVER%.

    Segue-se um exemplo de utilização destas substituições:

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    Num endereço SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), o Outlook substitui %NAME% por todos os carateres antes do símbolo de (@) e substitui %SERVER% por todos os carateres que seguem o símbolo @.

  5. Selecione Ok para sair.

Para o Outlook 2003:

  1. No menu Ferramentas, selecione Opções.

  2. No separador Preferências , selecione Opções do Calendário.

  3. Selecione Opções de Disponibilidade.

  4. Selecione Publicar e procurar com o Serviço Microsoft Office Internet Gratuito/Ocupado.

  5. Na caixa Procurar localizações , escreva o caminho completamente qualificado para a localização onde pretende procurar as informações de disponibilidade. Pode utilizar qualquer formato de URL válido, como: http://... , file://\\... ou ftp://... .

    O Outlook suporta as substituições %NAME% e %SERVER%.

    Segue-se um exemplo de utilização destas substituições:

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    Num endereço SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), o Outlook substitui %NAME% por todos os carateres antes do símbolo de (@) e substitui %SERVER% por todos os carateres que seguem o símbolo @.

  6. Selecione OK três vezes para fechar todas as caixas de diálogo.

Como definir o caminho de pesquisa de disponibilidade para um contacto específico

Para Microsoft Outlook 2013 ou versões posteriores:

  1. No separador Base , em Vista Atual, selecione Cartão de Visita.

  2. Faça duplo clique para abrir um Contacto.

  3. No separador Contacto , em Mostrar, selecione Detalhes.

  4. No texto que lê Internet Free-Busy, na caixa Endereço, escreva o caminho completamente qualificado da localização onde pretende procurar as informações de disponibilidade deste Contacto. Pode utilizar qualquer formato de URL válido, como o seguinte: http://... , file://\\... ou ftp://... .

    Segue-se um exemplo de um formato válido:

    ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

    As informações de disponibilidade da Internet são apresentadas no separador Agendamento de compromissos e reuniões.

Para o Outlook 2010, 2007 e 2003:

  1. Na pasta Contactos, faça duplo clique para abrir um Contacto.

  2. Selecione o separador Detalhes .

  3. No texto que lê internet Free-Busy na caixa Endereço, escreva o caminho completamente qualificado da localização que pretende procurar para as informações de disponibilidade deste Contacto. Pode utilizar qualquer formato de URL válido, como o seguinte: http://... , file://\\... ou ftp://... .

    Segue-se um exemplo de um formato válido:

    ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

    As informações de disponibilidade da Internet são apresentadas no separador Agendamento de compromissos e reuniões.

Como planear uma reunião com informações de disponibilidade da Internet

  1. Na pasta Calendário, selecioneNovo Pedido de Reunião no menu Ações .
  2. No separador Agendamento , escreva o nome de cada participante na caixa Todos os Participantes .

O Outlook segue o caminho do URL (conforme especificado anteriormente) para as pessoas que convida e insere automaticamente as respetivas informações de disponibilidade no planner.

O Outlook publica e obtém informações de disponibilidade a cada 15 minutos por predefinição. Pode substituir manualmente este incremento de tempo apontando para Enviar e Receber no menu Ferramentas e, em seguida, selecionando Informações de Disponibilidade. Esta ação atualiza imediatamente as informações de disponibilidade.

A versão 1.6 do Assistente de Publicação Na Web funciona com o Microsoft Windows 2000 em alguns casos, dependendo da configuração da rede. No entanto, não é testado e não é suportado.