Todos temos estado lá, não é? Após umas férias turvas e interessantes, regressa ao trabalho, abre uma Outlook e encontra duas mil mensagens não lidas à sua espera. É o suficiente para que você queira voltar de férias. Ou nunca mais tire férias.
Mas Outlook é um programa poderoso e pode ajudá-lo a etiquetar essa caixa de entrada rapidamente — provavelmente muito mais rápido do que poderia imaginar.
Preparar para férias
Vamos acompanhar a preparação para umas férias de dez dias com Ela.
Trata da comunicação e coordenação de cinco projetos separados, ela é membro de vinte listas de correio diferentes e também recebe um pequeno número de mensagens de e-mail pessoais todos os dias.
Enquanto a Adriana está fora do escritório, o Chester será o ponto de contacto principal para três dos seus projetos e a Cheryl tratará dos outros dois.
Da última vez que a Adriana foi de férias, ela definira as Respostas Automáticas para que todas as pessoas saibam que regressaria dentro de dez dias, mas não fez mais nada. Quando regressou, a sua Caixa de Entrada cresceu de 50 a 500 mensagens.
Desta vez, gastou alguns minutos no dia antes de sair com várias das principais funcionalidades da Outlook para ajudá-la a regressar das férias livres de esforço.
A Latência sabe que a configuração de uma Resposta Automática causa muitas perguntas e confusões aos seus colegas. Uma vez que tem Microsoft 365, seleciona Ficheiro> Respostas Automáticase tipos no seguinte texto.
Olá.
Obrigado pela sua mensagem. Estou fora do escritório entre 1 de maio de 2019 e 10 de maio de 2019. Não vou verificar o e-mail enquanto estiver a desaparecer.
Para obter assistência com os projetos Contoso, Fourth Coffee e Tailspin Toys, contacte o João Beane.
Para ajuda com o projeto Northwind, contacte Cheryl Jenkins.
—Adão
Pode configurar as respostas automáticas para ativas no dia em que sai e desligá-la no dia em que regressa. Este é um excelente passo 1. No entanto, a Funcionalidade sabe Outlook tem outras funcionalidades que pode utilizar para a ajudar a manter a sua caixa de entrada sob controlo.
Para configurar as suas próprias respostas automáticas, consulte Enviar respostas automáticas Forado Escritório a partir Outlook .
Agora, oCertmo pode avançar para o Passo 2: Criar regras.
As regras são uma ótima forma de gerir as suas mensagens, tanto quando está no escritório como fora do escritório. A funcionalidade Respostas Automáticas tem as suas próprias regras incorporadas que só serão ativadas quando estiver fora do escritório.
A partir da caixa de diálogo regras na parte inferior da janela Respostas Automáticas, a opção Cidade seleciona Adicionar Regra.
Em seguida, ela advertisements@contoso.com ao campo De. Ela recebe uma mensagem diária deste endereço que contém informações confidenciais sobre o tempo de que não precisa quando regressar das férias.
Na secção Efetuar estas ações, Adriana verifica a caixa para Eliminar todas as mensagens do endereço de e-mail. Ela pode criar múltiplas regras que movem ou eliminam ou até mesmo remetem mensagens para outras pessoas na sua organização com base em palavras no corpo da mensagem ou assunto ou a quem a mensagem é enviada ou recebida.
Quando acabar de criar regras, pode guardar a resposta automática e sair para férias sabendo que um bom número de e-mails dela será automaticamente reencaminhado para a pessoa certa e outro grupo será completamente eliminado.
Para obter mais informações sobre como adicionar regras, consulte Gerir mensagens de e-mail com regras.
Após as Férias
E se não estivesse tão organizado como o Assar antes de sair de férias?
Vamos seguir a inserção em Lite ao tentar lidar com uma caixa de entrada sobrecarregada após umas férias de 10 dias. O Constância configurava uma resposta automática, mas não deu instruções aos seus colegas enquanto esteve ativado.
Quando o Pai Natal regressa das suas férias, tem 1243 mensagens na sua caixa de entrada. Felizmente, o Outlook tem o Outlook como parte da sua subscrição do Microsoft 365, para que possa ordenar, filtrar e lidar com essas mensagens de forma rápida e fácil através de algumas Outlook funcionalidades chave.
Em primeiro lugar, Esse tipo de ordena as suas mensagens por prioridade. Esta ação coloca todas as mensagens de alta prioridade - aquelas com que terá de lidar rapidamente - na parte superior da caixa de entrada.
Para fazê-lo, seleciona o dropdown By Date (Por Data) na parte superior da lista de mensagens e seleciona Importância. Esta ação ordena a sua caixa de entrada por ele.
O Adriana pode passar quinze minutos a responder às cinco mensagens de Importância alta, arquivá-las em pastas e, em seguida, alterar a ordem de ordenação ao clicar novamente no dropdown e selecionar Baixa na parte superior para trazer as mensagens de Importância baixa para o topo da lista de mensagens. Estas mensagens são recebidas apenas numa análise rápida e, em seguida, elimina todas, menos uma. Os convites para almoço, uma notificação de deslização de fire drill e um aviso sobre uma falha de energia há três dias não são mensagens às as que precisa de responder.
Agora que já cuidou das mensagens de e-mail mais importantes, a mãe pode utilizar outro dos filtros incorporados do Outlook, o para o @mentions. Ao utilizar o dropdown By Date (Por Data) no canto superior direito da sua lista de mensagens, seleciona Correio Mencionado.
O Lynda sabe que foi mencionado numa mensagem de e-mail específica. É provável que o remetente precise de algo explicitamente deste, em vez de um dos seus trabalhadores.
Existem aproximadamente 50 destas mensagens e o Assistente pode analisar rapidamente a lista, eliminar as que podem já ter sido tratadas por um dos seus colegas e, em seguida, responder às outras.
Se tiver um grande número de projetos, alguns poderão ser mais sensíveis ao tempo do que outros. Procurar primeiro mensagens relacionadas com os projetos mais sensíveis pode ajudá-lo a manter-se a manter-se ativo destes projetos, ao mesmo tempo que poupa projetos menos sensíveis ao tempo durante outro dia.
Para procurar mensagens que contenham uma expressão específica, utilize a caixa Procurar na parte superior da Outlook mensagem. Utilize aspas em redor de uma expressão com múltiplas palavras para procurar apenas essa expressão e não cada palavra individual dentro da expressão.
Agrupar mensagens por remetente permite-lhe encontrar mensagens que poderá eliminar rapidamente, por exemplo, newsletters ou mensagens automatizadas de contas não monitorizadas, ou mensagens a que precisa de responder de forma atente, por exemplo, mensagens do seu supervisor direto.
Para agrupar as suas mensagens por remetente, clique no drop-down Por Data no canto superior direito da sua lista de mensagens e selecione De.
