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Se a sua equipa utilizar listas de distribuição, partilha de ficheiros e apontamentos de notas colaborativos para fazer coisas, vai adorar trabalhar Grupos do Microsoft 365 no Outlook. OGrupos do Microsoft 365 é uma plataforma poderosa e produtiva que reúne conversações e calendários do Outlook, ficheiros do SharePoint, tarefas do Planner e um bloco de notas OneNote partilhado num único espaço de colaboração para a sua equipa.

Quando segue um grupo, todas as mensagens de e-mail e convites de reunião são enviados diretamente para a sua caixa de entrada. Mas também são armazenados na sua pasta de grupo. Por isso, não se preocupe em eliminar acidentalmente algo ou criar uma regra para mover e-mails da sua caixa de entrada para uma pasta privada. Elimine-a da sua caixa de entrada depois de a ler e saber que ainda existe uma cópia armazenada em segurança na sua pasta de grupo pesculhável; Na verdade, todas as mensagens desde que o grupo começou são armazenadas na pasta de grupo. Mesmo que não fosse um membro no início, verá o histórico completo assim que aderir.

Sugestão: Se ainda não começou a trabalhar com o Grupos do Microsoft 365 poderá querer ler Começar a trabalhar com os Microsoft 365 No Outlook.

Sugestões por tirar o máximo partido Grupos do Microsoft 365 no Outlook

  1. Utilizar grupos tal como listas de distribuição    As novas mensagens de e-mail e os pedidos de reunião serão entregues na sua caixa de entrada e tudo o que enviar para o grupo será entregue a todas as pessoas no grupo, tal como com uma lista de distribuição. Qualquer versão do Outlook ou Outlook na Web funcionará. Basta escrever o endereço de e-mail do grupo na linha Para da sua mensagem de e-mail para começar a comunicar.

    Nota: Quando cria um grupo, selámos a caixa de verificação Enviar todas as conversações de grupo para que todos os membros recebam cópias dos e-mails do grupo na respetiva caixa de entrada.

  2. "Favorito" do seu grupo para acesso rápido    Em Outlook, os grupos dos seus e/ou membros são listados na parte inferior do painel de navegação. Clique com o botão direito do rato num grupo e selecione Adicionar aos Favoritos para movê-lo para a parte superior do painel de navegação para facilitar o acesso.

    Lista de favoritos com dois grupos realçados

    A adição aos Favoritos também lhe permite aceder ao conteúdo quando estiver offline.

  3. Não precisa de mover mensagens para uma pasta privada    Quando segue um grupo, todas as mensagens de e-mail e convites de reunião são enviados diretamente para a sua caixa de entrada. Mas também são armazenados na sua pasta de grupo. Por isso, não se preocupe em eliminar acidentalmente algo ou criar uma regra para mover e-mails da sua caixa de entrada para uma pasta privada. Elimine-a da sua caixa de entrada depois de a ler e saber que ainda existe uma cópia armazenada em segurança na sua pasta de grupo pesculhável; Na verdade, todas as mensagens desde que o grupo começou são armazenadas na pasta de grupo. Por isso, mesmo que não fosse um membro no início, verá o histórico completo assim que aderir.

    Se não quiser que o e-mail seja enviado para a sua caixa de entrada, basta deixar de seguir o grupo (mas permanecer associado). O Correio continuará a ser entregue na sua pasta de grupo, mas não na sua caixa de entrada.

  4. Agende facilmente reuniões de grupo    Sempre que selecionar um dos seus grupos no painel de navegação, verá um friso de grupos especiais na parte superior do ecrã. Abra o calendário para ver todas as reuniões de grupo que estão agendadas para o mês. Para abrir o seu calendário de grupo em:

  5. Partilhe facilmente ficheiros com todas as pessoas no grupo     Pode carregar facilmente ficheiros partilhados ou anexar ficheiros da biblioteca às suas mensagens de e-mail. Uma vez que as permissões corretas já estão definidas e aplicadas a todos os membros do grupo, não precisa de gerir as permissões nos ficheiros partilhados. Para abrir o espaço de ficheiros do seu grupo no faixa de grupos no:

  6. Aceder rapidamente ao bloco de notas de equipa    Utilize-a para capturar notas para os debates, reuniões, planos e atividades da sua equipa. Para abrir o bloco de notas do seu grupo no faixa de grupos no:

    • Outlook, selecione Home > Bloco de Notas.

    • Outlook na Web, selecione Bloco de Notas.

  7. Encontre o que procura    Está à procura de todas as reuniões sobre um determinado assunto? Quer encontrar as notas do saco castanho da semana passada? As conversações de grupo, o calendário, os ficheiros e o bloco de notas podem ser pesquisados e as permissões são definidas automaticamente para que todos os membros do grupo possam procurar o que procuram.

  8. Aumente a sua rede social com gostos @mentions    Gosta da ideia de um membro do grupo? Diga-o. É rápido e fácil (e pode dizer adeus aos "+1") antigos. Quer chamar a atenção de alguém? Utilize um @mention mensagem de e-mail e essa mensagem será enviada para a caixa de entrada do membro do grupo para que possa dar seguimento.

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