Agendar uma reunião no Microsoft Teams

Agendar uma reunião

Existem várias formas de agendar uma reunião no Teams:

• A partir de um chat individual ou de grupo, selecione Agendar uma reunião abaixo da caixa de mensagem para marcar uma reunião com as pessoas na conversa. Não pode agendar uma reunião a partir de um chat de reunião.

• Na sua calendário no lado esquerdo do Teams, selecione Nova reunião no canto superior direito.

O formulário de agendamento é o local onde irá atribuir um título à sua reunião, convidar pessoas e adicionar os detalhes da reunião. Utilize o Assistente de Agendamento para encontrar uma hora que resulte para todos.

No Assistente de Agendamento, pode ver os fusos horários, agendamentos e disponibilidade dos participantes durante os diferentes horários. A grelha Assistente de Agendamento mostrará a agenda de cada participante. As áreas sombreadas mostram quando os participantes estão ocupados ou têm reuniões em modo de tentativa. As áreas não guardadas mostram quando os participantes são gratuitos. 

Quando terminar de preencher os detalhes, selecione Guardar para fechar o formulário de agendamento e convidar participantes para a reunião.

Adicionar um número de acesso telefónico  

Inclua um número de acesso telefónico e um ID de conferência para que os participantes possam ligar para a reunião do Teams. Se agendar a reunião a partir do Outlook, o número de acesso telefónico e o ID da conferência aparecem automaticamente no convite de reunião agendado. Para saber como adicionar estes detalhes ao agendar no Teams, consulte Adicionar um número de acesso telefónico para uma reunião no Teams.

Atribuir categorias a uma reunião

Codificar o seu calendário com categorias. Tal como no Outlook, pode atribuir uma ou mais categorias a cada reunião no seu calendário. Existem algumas formas de atribuir categorias:

1. Clique com o botão direito do rato num evento no seu calendário, selecione Categorizar e, em seguida, escolha uma cor.

2. Ao agendar uma reunião, selecione Categoria na parte superior do formulário de agendamento.

   Nota: Atualmente, as categorias não podem ser aplicadas a reuniões de canal.

Convidar pessoas fora da sua organização 

O Teams permite-lhe convidar pessoas fora da sua organização, incluindo as que não têm uma licença do Teams. Irá precisar do endereço de e-mail completo para convidá-las.

1. Aceda ao local onde diz Adicionar participantes necessários. Se alguém for um participante opcional, selecione antes Opcional.

2. Introduza o endereço de e-mail completo da pessoa (exemplo: Ricardo@example.com).

3. Selecione Convidar. A pessoa receberá um e-mail com uma ligação para a reunião.

Convidar pessoas com uma ligação 

O Teams permite-lhe convidar pessoas para uma reunião através de uma ligação de reunião. Para partilhar esta ligação:

1. Crie a reunião no Teams.

2. Aceda a Calendário no lado esquerdo do Teams e selecione a reunião agendada.

3. A ligação da reunião será apresentada como um URL. Copie-o ao selecionar .

Adicionar um co-organizador

Depois de convidar pessoas para a sua reunião, pode adicionar até 10 co-organizadores para ajudar a gerir a sua reunião. Antes de adicionar os co-organizadores, certifique-se de que as pessoas que pretende adicionar já foram adicionadas como participantes necessários e, em seguida, siga os passos abaixo:

1. Selecione a sua reunião e, em seguida, selecione Editar.

2. Selecione Mais opções > Opções de reunião.

3. Na página de opções da reunião, junto a Escolher co-organizadores, selecione a seta para baixo e escolha o nome do co-organizador.

   

4. Selecione Guardar na parte inferior do ecrã.

Transformar numa reunião de canal

1. Selecione Nova reunião.

2. Escreva o nome de um canal onde diz Adicionar canal (abaixo dos campos hora e data)

Os canais não podem ser editados ou adicionados depois de o convite ser enviado. Terá de enviar um novo convite com o canal atualizado.

Depois de adicionar as pessoas que deseja, selecione Assistente de Agendamento para encontrar o melhor momento.

Se for uma reunião recorrente, abra o menu pendente ao lado de Não se repete (logo abaixo da data). Escolha com que frequência pretende que a reunião ocorra a partir das opções predefinidas ou selecione Personalizar para criar a sua própria cadência.

Agendar reuniões num calendário de canal 

Se não estiver familiarizado com a forma de adicionar um calendário a um canal, os passos são descritos em Ver todas as suas reuniões no Teams. Depois de o fazer, tem algumas formas de adicionar eventos ao calendário partilhado.

• Selecione Adicionar novo evento na parte superior do calendário.

• Clique e arraste o cursor no calendário para selecionar um bloco de tempo.

• Em alternativa, selecione a seta junto a Reunir agora na parte superior da aplicação para abrir o menu e selecione Agendar reunião.

Cada uma destas ações irá abrir o formulário de agendamento com o nome do canal preenchido, pode adicionar um grupo ou indivíduos do Outlook ao introduzir manualmente os respetivos nomes. Os convidados e parceiros externos à sua organização não terão acesso ao calendário do canal e também terão de ser adicionados ao convite para a reunião.

Clique com o botão direito do rato para ver mais opções

Clique com o botão direito do rato num evento no seu calendário para responder, removê-lo se a reunião tiver sido cancelada ou abrir o convite para ver os detalhes da reunião. Se o evento for uma reunião do Teams, também terá opções para Participar online e Conversar com os participantes.

As reuniões do Teams irão apresentar um botão de participação num evento no seu calendário cinco minutos antes do início de uma reunião. Quando alguém entrar na reunião, o evento irá mudar de cor para informar que essa pessoa está online.

Selecione Participar para abrir a janela de definições da reunião para confirmar as suas definições de câmara e microfone preferidas antes de participar na reunião online.

Reagendar uma reunião

No seu calendário do Teams, pode reagendar reuniões e eventos organizados por si. Para atualizar rapidamente a hora de uma reunião, selecione no seu calendário do Teams, arraste-a para um novo horário e largue-a.

Será notificado da disponibilidade dos convidados antes de atualizar a hora da reunião.

Também pode alterar a hora da reunião selecionando a reunião no seu calendário do Teams, selecionando Editar, escolhendo uma nova hora e selecionando Enviar atualização. Os participantes receberão automaticamente uma notificação com a hora atualizada. 

Definir o estado Mostrar Como numa reunião do Teams

Como organizador, pode definir o estado Mostrar Como da reunião na barra de ação. Quando os participantes do RSVP, o respetivo estado refletirá automaticamente o estado definido pelo organizador. 

Como participante, pode optar por definir o seu estado individual para a reunião através de Mostrar Como independentemente do estado definido pelo organizador. O estado atualizado será refletido no seu calendário. O valor predefinido Mostrar Como para todas as reuniões agendadas por um organizador é Ocupado.

Pode definir o estado Mostrar Como de várias formas: