Aplicar etiquetas de retenção em ficheiros no SharePoint ou No OneDrive

Pode aplicar etiquetas de retenção em ficheiros em SharePoint e OneDrive, individual ou coletivamente. 

As etiquetas que vê foram personalizadas pela sua organização. Se tiver dúvidas sobre qual a etiqueta a aplicar, contacte o seu balcão de assistência ou o departamento de TI.  

Aplicar um rótulo de retenção num item

Em OneDrive ou numa biblioteca SharePoint, pode rotular a maioria de qualquer ficheiro— um documento Office criado em Word, PowerPoint, Excel, e assim por diante, ou mesmo um ficheiroOneNote. também pode rotular ficheiros não-Office, como um PDF.)

Numa biblioteca, também pode rotular uma pasta. Quando rotula a pasta, essa etiqueta de retenção é aplicada a todos os ficheiros dessa pasta.

Numa lista SharePoint, pode rotular alguns tipos de itens.

Aplique um rótulo em OneDrive ou SharePoint

  1. Selecione o item. 

  2. No canto superior direito, selecione Abra o painel de detalhes Informação ou Abra o botão de painel de detalhes

    Abra o botão de painel de detalhes realçado

  3. Na etiqueta Apply, selecione Escolha uma etiqueta para abrir a lista de opções.

    Na secção Propriedades, em 'Aplicar Etiqueta', clique para abrir a lista de opções.

  4.  Selecione a etiqueta de retenção adequada para o seu documento. (Para conhecer as diferenças entre os rótulos, pode apontar para cada um para ver uma descrição do mesmo e o seu período de retenção.)

  5. Se aparecer uma opção Guardar, selecione-a.

Detenda uma etiqueta de retenção padrão para uma biblioteca de documentos SharePoint

  1. Abra a biblioteca de documentos.

  2. Perto da parte superior direita da janela, selecione o ícone definições O ícone definições numa biblioteca ou lista do SharePoint.  

  3. Selecione as definições da Biblioteca.

  4. Na página Definições, em Permissões e Gestão,selecione Aplicar a etiqueta aos itens desta lista ou biblioteca.

  5. Na página 'Aplicar etiqueta', selecione a caixa de entrega e, em seguida, selecione a etiqueta que pretende aplicar.

    A etiqueta selecionada será aplicada a todos os novos ficheiros adicionados à biblioteca de documentos a partir de agora.

  6. Opcional: Para aplicar também o rótulo a todos os ficheiros atualmente na biblioteca do documento, selecione Aplicar a etiqueta aos itens existentes na biblioteca.

  7. Selecione Guardar.

Nota: As etiquetas de retenção podem ser substituídas ao nível dos ficheiros. Por outras palavras, depois de definir uma etiqueta padrão para uma biblioteca, ainda pode atribuir uma etiqueta alternativa a um item ou itens individuais na biblioteca, se necessário.

Criar uma vista que contenha rótulos de retenção

Em SharePoint (e Equipas) — mas não OneDrive ), pode criar uma vista da biblioteca que contém a coluna Labels ou Item é uma coluna Record. Esta vista permite-lhe ver de novo as etiquetas de retenção atribuídas a todos os itens e quais os itens que são registos. Note, no entanto, que não é possível filtrar a vista pelo item é uma coluna Record. Aqui está como criar tal vista.

Comece por tornar visível a coluna 'Etiqueta de Retenção': 

  1. Na parte superior de qualquer coluna, selecione a seta para baixo Ícone de divisa para expandir os detalhes. , em seguida, selecione As Definições de Colunas > As colunas Mostrar/ocultar.

    As definições da Coluna > opção de colunas Mostrar/ocultar quando um título de coluna é selecionado numa lista ou biblioteca do SharePoint moderno
  2. No painel de colunas editar, selecione a caixa para a etiqueta Retenção.

    Selecione "Label retenção" para tornar a coluna visível na biblioteca ou lista.
  3. Quando terminar, selecione Apply.

Se quiser, pode guardar a vista para um acesso rápido mais tarde:

  1. Na extremidade direita da barra de comando, selecione Ver opções > Guardar a vista como:

    Em "Opções de visualização do switch", selecione "Guardar a vista como".
  2. Atribua um nome à vista.

  3. Selecione se quer que a vista seja pública, para que outras pessoas possam ver.

  4. Selecione Guardar.

Algumas ações não são permitidas para artigos rotulados

Quando um item tem uma etiqueta de retenção, algumas ações não são permitidas - dependendo da configuração e localização da etiqueta. Por exemplo, não é possível eliminar um item rotulado no SharePoint, mas pode no OneDrive.

Se vir uma mensagem no SharePoint de que não pode editar um item com rótulo, é porque foi rotulado como um disco. Poderá editar este item se o desbloquear pela primeira vez. Consulte a secção seguinte para obter instruções.

Desbloqueie um disco 

Algumas etiquetas de retenção têm a capacidade de "bloquear" um item porque é um registo que deve ser preservado. Isto evita que o item seja apagado, por exemplo. Para coisas como contratos, esta é uma importante medida de registo. No entanto, poderá ser capaz de desbloquear itens para que possam ser revistos ou atualizados com uma nova versão. 

Nota: Se pode desbloquear um item é determinado por definições sob o controlo de administradores, incluindo a configuração da etiqueta, configuração do site e se tem permissões de "Contribuir".

  1. Na biblioteca ou lista, selecione o item que pretende desbloquear.

  2. Perto da parte superior direita da janela, selecione Abra o painel de detalhes Informação ou Abra o botão de painel de detalhes

    Abra o botão de painel de detalhes realçado

  3. No painel Detalhes, em estado de Registo, selecione Locked.

  4. Um controlo de alternância aparece ao lado do nome da definição. Clique no toggle para mudar de Bloqueado para Desbloqueado.

    Selecione o controlo de alternância para mudar de Bloqueado para Desbloqueado ou vice-versa.

Uma vez desbloqueado o artigo, pode editá-lo. Quando terminar a edição, também pode bloquear o item novamente seguindo os passos acima e reencando o estado de Registo para Locked.  

Consulte Também

Para os administradores: Compare as restrições para que ações são permitidas ou bloqueadas

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