Pode aplicar etiquetas de retenção em ficheiros em SharePoint e OneDrive, individual ou coletivamente.
As etiquetas que vê foram personalizadas pela sua organização. Se tiver dúvidas sobre qual a etiqueta a aplicar, contacte o seu balcão de assistência ou o departamento de TI.
Aplicar um rótulo de retenção num item
Em OneDrive ou numa biblioteca SharePoint, pode rotular a maioria de qualquer ficheiro— um documento Office criado em Word, PowerPoint, Excel, e assim por diante, ou mesmo um ficheiroOneNote. também pode rotular ficheiros não-Office, como um PDF.)
Numa biblioteca, também pode rotular uma pasta. Quando rotula a pasta, essa etiqueta de retenção é aplicada a todos os ficheiros dessa pasta.
Numa lista SharePoint, pode rotular alguns tipos de itens.
Aplique um rótulo em OneDrive ou SharePoint
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Selecione o item.
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No canto superior direito, selecione Abra o painel de detalhes
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Na etiqueta Apply, selecione Escolha uma etiqueta para abrir a lista de opções.
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Selecione a etiqueta de retenção adequada para o seu documento. (Para conhecer as diferenças entre os rótulos, pode apontar para cada um para ver uma descrição do mesmo e o seu período de retenção.)
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Se aparecer uma opção Guardar, selecione-a.
Detenda uma etiqueta de retenção padrão para uma biblioteca de documentos SharePoint
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Abra a biblioteca de documentos.
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Perto da parte superior direita da janela, selecione o ícone definições
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Selecione as definições da Biblioteca.
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Na página Definições, em Permissões e Gestão,selecione Aplicar a etiqueta aos itens desta lista ou biblioteca.
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Na página 'Aplicar etiqueta', selecione a caixa de entrega e, em seguida, selecione a etiqueta que pretende aplicar.
A etiqueta selecionada será aplicada a todos os novos ficheiros adicionados à biblioteca de documentos a partir de agora.
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Opcional: Para aplicar também o rótulo a todos os ficheiros atualmente na biblioteca do documento, selecione Aplicar a etiqueta aos itens existentes na biblioteca.
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Selecione Guardar.
Nota: As etiquetas de retenção podem ser substituídas ao nível dos ficheiros. Por outras palavras, depois de definir uma etiqueta padrão para uma biblioteca, ainda pode atribuir uma etiqueta alternativa a um item ou itens individuais na biblioteca, se necessário.
Criar uma vista que contenha rótulos de retenção
Em SharePoint (e Equipas) — mas não OneDrive ), pode criar uma vista da biblioteca que contém a coluna Labels ou Item é uma coluna Record. Esta vista permite-lhe ver de novo as etiquetas de retenção atribuídas a todos os itens e quais os itens que são registos. Note, no entanto, que não é possível filtrar a vista pelo item é uma coluna Record. Aqui está como criar tal vista.
Comece por tornar visível a coluna 'Etiqueta de Retenção':
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Na parte superior de qualquer coluna, selecione a seta para baixo
, em seguida, selecione As Definições de Colunas > As colunas Mostrar/ocultar.
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No painel de colunas editar, selecione a caixa para a etiqueta Retenção.
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Quando terminar, selecione Apply.
Se quiser, pode guardar a vista para um acesso rápido mais tarde:
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Na extremidade direita da barra de comando, selecione Ver opções > Guardar a vista como:
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Atribua um nome à vista.
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Selecione se quer que a vista seja pública, para que outras pessoas possam ver.
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Selecione Guardar.
Algumas ações não são permitidas para artigos rotulados
Quando um item tem uma etiqueta de retenção, algumas ações não são permitidas - dependendo da configuração e localização da etiqueta. Por exemplo, não é possível eliminar um item rotulado no SharePoint, mas pode no OneDrive.
Se vir uma mensagem no SharePoint de que não pode editar um item com rótulo, é porque foi rotulado como um disco. Poderá editar este item se o desbloquear pela primeira vez. Consulte a secção seguinte para obter instruções.
Desbloqueie um disco
Algumas etiquetas de retenção têm a capacidade de "bloquear" um item porque é um registo que deve ser preservado. Isto evita que o item seja apagado, por exemplo. Para coisas como contratos, esta é uma importante medida de registo. No entanto, poderá ser capaz de desbloquear itens para que possam ser revistos ou atualizados com uma nova versão.
Nota: Se pode desbloquear um item é determinado por definições sob o controlo de administradores, incluindo a configuração da etiqueta, configuração do site e se tem permissões de "Contribuir".
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Na biblioteca ou lista, selecione o item que pretende desbloquear.
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Perto da parte superior direita da janela, selecione Abra o painel de detalhes
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No painel Detalhes, em estado de Registo, selecione Locked.
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Um controlo de alternância aparece ao lado do nome da definição. Clique no toggle para mudar de Bloqueado para Desbloqueado.
Uma vez desbloqueado o artigo, pode editá-lo. Quando terminar a edição, também pode bloquear o item novamente seguindo os passos acima e reencando o estado de Registo para Locked.
Consulte Também
Para os administradores: Compare as restrições para que ações são permitidas ou bloqueadas
