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As organizações são geralmente sujeito a conformidade, legais ou outros regulamentos que requerem-los para guardar documentos para um determinado período de tempo. No entanto, reter documentos durante mais de necessários pode expor a organização para legal risco. Por este motivo, sua organização poderá ter criado uma política de eliminação de documento para o seu site — por exemplo, documentos de negócio podem ser necessários a ser eliminada cinco anos após foram criados.
Dependendo da sua organização, poderá ser uma política de eliminação de documento:
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Obrigatório Proprietário de um site não pode optar por terminar uma política de obrigatória, que é aplicada automaticamente para o site.
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Predefinido Uma política predefinida é aplicada automaticamente a um site, mas pode proprietário de um site:
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Selecione outra política, se disponível.
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Optar por terminar a política totalmente se não for relevante para o conteúdo no site.
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Nenhuma obrigatória, nem predefinido Neste caso, sem política é aplicada automaticamente para o site e o proprietário do site tem de efetuar a ação para aplicar uma.
Uma política de eliminação de documentos pode conter mais do que uma regra — por exemplo, uma regra poderá dizer eliminar documentos um ano depois de foram criados, mas a outra regra poderá dizer eliminar documentos um ano depois de última modificação. Se uma política de contiver mais de uma regra, pode selecionar a regra que melhor se aplica ao seu site. A regra de eliminar será aplicada a todas as bibliotecas dentro de um site. Apenas uma política e uma regra podem ser ativos num site de uma só vez. Como uma política, uma regra pode ser definida como sendo o predefinido, para que o mesmo é aplicado automaticamente quando a política é aplicada.
Por fim, são herdadas políticas de eliminação de documento. Se selecionar uma política de ou uma regra para o seu site, que seleção é herdada por todos os subsites, apesar de um proprietário de um subsite pode interromper a herança ao selecionar um política diferente ou uma regra. Quando seleciona uma política de ou regra, considere o conteúdo de qualquer subsites por baixo do seu site.
Ver as políticas de eliminação de documento disponíveis numa coleção de sites
Sua organização pode atribuir diferentes políticas para coleções de sites diferentes. Ao nível da coleção de sites, um proprietário de uma coleção de sites pode ver todas as políticas de eliminação de documento que estão disponíveis para essa coleção de sites. As políticas que foram poderão foram efetuadas disponíveis para o modelo de coleção de sites (e, consequentemente, todas as coleções de sites criadas a partir deste modelo) ou para esta coleção de sites específicas.
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No site de nível superior na coleção de sites, no canto superior direito, clique em Definições [ícone de engrenagem] > Definições do Site.
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Em Administração de coleção de sites > políticas de eliminação de documento.
Nota: A ligação de Políticas de eliminação de documento só será apresentado políticas de tem sido atribuídas à coleção de sites. Além disso, a ligação não aparecer imediatamente depois de políticas de tem sido atribuídas para o site — pode haver até um atraso de 24 horas a partir do quando as políticas que foram atribuídas quando aparece a ligação de Políticas de eliminação de documento.
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Nesta página pode ver:
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As políticas que foram atribuídas atualmente e as regras associadas. Seleccione uma política para visualizar as regras no painel direito.
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A política predefinida, se existirem, apresenta Yes na coluna predefinido.
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É apresentada uma mensagem por baixo da lista, se tiver sido atribuída a política como obrigatório.
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Esta lista é apenas, na vista para o proprietário da colecção de sites ver todas as políticas disponíveis e as regras. Para aplicar uma política, consulte a secção seguinte.
Aplicar ou remover uma política de eliminação de documento para um site
Como um proprietário do site ou proprietário da coleção de sites, a organização poderá ter criado políticas que pode aplicar ao site ou pode optar por fora do completamente.
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No canto superior direito do site, clique em Definições [ícone de engrenagem] > Definições do Site.
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Em Administração de coleção de sites > políticas de eliminação de documento.
Nota: A ligação de Políticas de eliminação de documento só será apresentado políticas de tem sido atribuídas à coleção de sites. Além disso, a ligação não aparecer imediatamente depois de políticas de tem sido atribuídas para o site — pode haver até um atraso de 24 horas a partir do quando as políticas que foram atribuídas quando aparece a ligação de Políticas de eliminação de documento.
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Siga um dos seguintes procedimentos:
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Para aplicar uma política, selecione a política > Seleccionar uma regra nessa política > Guardar.
Apenas uma política e uma regra podem ser ativos num site de uma só vez. Sua organização pode fornecer várias políticas e regras para escolher a partir de ou apenas uma política ou regra.
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Para optar ativamente por participar terminar uma política, selecione optar-Out: fazer para eliminar nota > Guardar.
Como proprietário de um site, pode optar terminar uma política de eliminação de documento se determinar que a política não é aplicável ao conteúdo no seu site. No entanto, não pode optar por terminar uma política que foi marcada como obrigatório.
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Políticas de eliminação de documento substituirão as políticas de outros
Um site pode utilizar outras políticas para reter e eliminar conteúdos:
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Políticas de tipo de conteúdo para a coleção de sites.
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Políticas de gestão de informações para uma lista ou biblioteca.
Se aplicar uma política de eliminação de documento para um site que já utiliza políticas de tipo de conteúdo ou políticas de gestão de informações para uma lista ou biblioteca, essas exigências são ignoradas enquanto a política de eliminação de documento estiver em efeito. Se outras políticas são ignoradas, irá ver a mensagem conteúdo neste site utiliza as políticas de eliminação de documento.
Isto significa que deverá planear para um site para utilizar apenas as políticas de destinam conteúdo estruturado (políticas de gestão de informações e políticas de tipo de conteúdo) ou conteúdo não estruturado (políticas de eliminação de documento), não crie ambos. Se optar por terminar uma política de eliminação de documento, não será apresentado o aviso e outros tipos de políticas de irão continuar a trabalhar.
Políticas de sites não são afetadas pelas políticas de eliminação de documento.
Determinar se estão a ser ignoradas políticas de tipo de conteúdo
Se estava a utilizar o seu site de políticas de tipo de conteúdo e agora a ver esta mensagem, essas exigências já não estão em vigor. Para restaurar as políticas de tipo de conteúdo, pode remover a política de eliminação de documento a partir do seu site, conforme descrito acima, se existir uma opção de saída optar disponível. Se existe uma opção para optar ativamente por participar, a política de eliminação de documento é obrigatória e tem de contactar o orçamental de conformidade na sua organização.
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No canto superior direito, clique em Definições [ícone de engrenagem] > Definições do Site.
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Em Administração de sites > modelos de política de tipo de conteúdo.
Determinar se estão a ser ignoradas políticas de gestão de informações
Se o site estava a utilizar políticas de gestão de informações e agora a ver esta mensagem, essas exigências já não estão em vigor. Para restaurar as políticas de gestão de informações, pode remover a política de eliminação de documento a partir do seu site, conforme descrito acima, se existir uma opção de saída optar disponível. Se existe uma opção para optar ativamente por participar, a política de eliminação de documento é obrigatória e tem de contactar o orçamental de conformidade na sua organização.
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Para uma lista ou biblioteca, no Friso > separador biblioteca > Definições da biblioteca > em permissões e gestão > Definições de política de gestão de informações.
