Como funciona o sistema de versões em listas e bibliotecas

Como funciona o sistema de versões em listas e bibliotecas

Quando o sistema de versões está ativado numa lista ou biblioteca, pode armazenar, controlar e restaurar itens numa lista e ficheiros numa biblioteca sempre que mudarem. O controlo de versões, combinado com outras definições, como dar saída, permite-lhe controlar o conteúdo publicado no seu site. Também pode utilizar o verso para ver ou restaurar uma versão antiga de uma lista ou biblioteca.

Resumo do sistema de versões

Qualquer pessoa com permissão para gerir listas pode ativar ou desligá-lo para uma lista ou biblioteca. O registo de versões está disponível para itens de lista em todos os tipos de lista predefinido, incluindo calendários, listas de registo de problemas e listas personalizadas. Também está disponível para todos os tipos de ficheiro que podem ser armazenados em bibliotecas, incluindo páginas de Peça Web. Para mais informações sobre como configurar e utilizar o versioning, consulte Ativar e configurar o verso para uma lista ou biblioteca.

Nota: Se for um cliente do Microsoft 365, o sistema de versões está agora ativado por predefinição quando cria uma nova biblioteca ou lista e este guarda automaticamente as últimas 500 versões de um documento. Isto irá ajudá-lo a evitar a perda de documentos ou dados importantes. Se tiver bibliotecas ou listas existentes no seu site ou no seu site de equipa que não tenham o versioning ativado, pode ativar o estivador de versões para as mesmas em qualquer altura.

Pode utilizar o versioning para:

  • Controlar histórico de uma versão    Quando o sistema de versões está ativado, pode ver quando um item ou ficheiro foi alterado e quem o alterou. Também pode ver quando as propriedades (informações sobre o ficheiro) foram alteradas. Por exemplo, se alguém alterar a data para entrega de um item de lista, essas informações aparecem no histórico de versões. Também pode ver os comentários que as pessoas fazem quando verificam ficheiros em bibliotecas.

  • Restaurar uma versão anterior    Caso se tenha enganado numa versão atual, se a versão atual estiver danificada ou se simplesmente gostar melhor de uma versão anterior, pode substituir a versão atual pela versão anterior. A versão restaurada torna-se na nova versão atual.

  • Ver uma versão anterior    Pode ver uma versão anterior sem ter de sobrescrever a sua versão atual. Se estiver a ver o histórico de versões num documento do Microsoft Office, como um ficheiro Word ou Excel, pode comparar as duas versões para determinar quais são as diferenças.

Se a sua lista ou biblioteca limitar versões, deve certificar-se de que os contribuintes sabem que as versões anteriores serão eliminadas quando o limite de versões for atingido.

Quando o sistema de versões está ativado, são criadas versões nas seguintes situações:

  • Quando um ficheiro ou item de lista é criado pela primeira vez ou quando um ficheiro é carregado.

    Nota: Se for necessária a saída do ficheiro, tem de dar saída do ficheiro para criar a sua primeira versão.

  • Quando um ficheiro é carregado com o mesmo nome que um ficheiro existente.

  • Quando as propriedades de um item de lista ou ficheiro são alteradas.

  • Quando um documento Office documento é aberto e guardado. Depois de um documento ser aberto novamente, será criada uma nova versão após uma edição ser guardada.

  • Periodicamente, ao editar e guardar Office documentos. Nem todas as edições e guarda criam novas versões. Ao guardar edições com frequência, por exemplo, cada nova versão captura um ponto no tempo em vez de cada edição individual. Isto é comum quando a funcionalidade "Funcionalidade Para Funcionalidades Automáticas" está ativada.

  • Durante a co-autoria de um documento, quando um utilizador diferente começa a trabalhar no documento ou quando um utilizador clica em Guardar para carregar as alterações à biblioteca. 

Pode haver até três versões atuais de um ficheiro em qualquer altura: a versão com saída dada, a versão secundária ou de rascunho mais recente e a versão mais recente publicada ou principal. Todas as outras versões são consideradas versões históricas. Algumas versões atuais só estão visíveis para os utilizadores que têm permissões para as ver.

Normalmente, uma versão principal representa um marco, como um ficheiro submetido para revisão ou publicação, enquanto uma versão secundária é um trabalho em curso que não está pronto para ser lido por todos os participantes do site. Dependendo da forma como a sua equipa trabalha, é mais provável que a sua equipa precise das versões secundárias mais recentes, como uma versão editada recentemente. Ao longo do tempo, poderá ser menos provável que a sua equipa precise de uma versão secundária mais antiga.

Algumas organizações controlam as versões principais e secundárias dos ficheiros nas respetivas bibliotecas. Outros só controlarão as versões principais. As versões principais são identificadas por números inteiros, como 5.0; As versões secundárias são identificadas por números decimais, como 5,1.

A maioria das organizações utiliza versões secundárias quando os ficheiros estão em desenvolvimento e versões principais quando são atingidos determinados marcos ou quando os ficheiros estão prontos para ser revistos por um público abrangente. Em muitas organizações, os rascunhos de segurança estão definidos para permitir apenas ao proprietário de um ficheiro e às pessoas que têm permissões para aprovar ficheiros. Isto significa que as versões secundárias não podem ser vistas por mais ninguém até ser publicada uma versão principal.

As versões principais estão disponíveis para listas, mas as versões secundárias não estão disponíveis. Cada versão de um item de lista é numerada com um número inteiro. Se a sua organização exigir a aprovação de itens numa lista, os itens permanecem em Estado pendente até que sejam aprovados por alguém que tenha permissões para os aprovar. No Estado Pendente, são numerados com números decimais e são referidos como rascunhos.

Para mais informações sobre ativar e configurar o sistema de versões, incluindo versões principais e secundárias, consulte Ativar e configurar o verso para uma lista ou biblioteca.

Os números de versão são adicionados automaticamente sempre que cria uma nova versão. Numa lista ou biblioteca com o versão principal ativado, as versões têm números inteiros, como 1.0, 2.0, 3.0, entre outros. Nas bibliotecas, o administrador poderá ativar o versões para versões principais e secundárias. Quando as versões secundárias estão a ser controlar, têm números decimais como 1.1, 1.2, 1.3 e assim por frente. Quando uma dessas versões é publicada como uma versão principal, o seu número torna-se 2.0. As versões secundárias subsequentes estão numeradas 2.1, 2.2, 2.3 e assim sucessivamente.

Quando rejeita uma saída, o número da versão não é alterado. Se a versão mais recente for a versão 3.0, esta permanece na versão 3.0 depois de rejeitar a saída.

Quando elimina uma versão, a versão é ir para a Reciclagem e o número é mais pequeno. O Histórico de Versões apresentará os restantes números de versão. Os outros números de versão não mudam. Por exemplo, se tiver um documento com as versões secundárias 4.1 e 4.2 e decidir eliminar a versão 4.1, o histórico de versões resultante mostra apenas as versões 4.0 e 4.2. A imagem seguinte mostra-o.

Para mais informações sobre ativar e configurar o sistema de versões, incluindo versões principais e secundárias, consulte Ativar e configurar o verso para uma lista ou biblioteca.

Histórico de versões com uma versão secundária eliminada

Pode configurar quem pode ver rascunhos de itens de lista e ficheiros. Os rascunhos são criados em duas situações:

  • Quando uma versão secundária de um ficheiro é criada ou atualizada numa biblioteca que localiza versões principais e secundárias.

  • Quando um ficheiro ou item de lista é criado ou atualizado, mas ainda não está aprovado numa lista ou biblioteca na qual é necessária uma aprovação de conteúdo.

Quando controlar versões principais e secundárias, pode especificar se as pessoas têm de ter permissão para editar ficheiros antes de poderem ver e ler uma versão secundária. Quando esta definição é aplicada, as pessoas que têm permissão para editar o ficheiro podem trabalhar no ficheiro, mas as pessoas que só têm permissão para ler o ficheiro não podem ver a versão secundária. Por exemplo, pode não querer que todas as pessoas que têm acesso à sua biblioteca vejam comentários ou revisões enquanto um ficheiro está a ser editado. Se as versões principais e secundárias estiverem a ser controlar e ninguém publicar uma versão principal, o ficheiro não é visível para as pessoas que não têm permissão para ver itens de rascunho.

Quando a aprovação do conteúdo é necessária, pode especificar se os ficheiros com aprovação pendente podem ser vistos por pessoas com permissão para leitura, pessoas com permissão para editar ou apenas os autores e pessoas com permissão para aprovar itens. Se tanto as versões principais como as secundárias estiverem a ser controlar, o autor tem de publicar uma versão principal antes de o ficheiro poder ser submetido para aprovação. Quando a aprovação de conteúdo for necessária, as pessoas que têm permissão para ler conteúdo mas não têm permissão para ver os itens de rascunho verão a última versão aprovada ou principal do ficheiro.

Independentemente de as pessoas têm ou não permissão para editar um ficheiro, se as pessoas procurarem um ficheiro que esteja na versão secundária, não o obterão.

Algumas organizações permitem a aplicação de versões ilimitadas de ficheiros e outras aplicam limitações. Poderá descobrir, após verificar a versão mais recente de um ficheiro, que existe uma versão antiga em falta. Se a sua versão mais recente for a 101.0 e reparar que já não existe a versão 1.0, significa que o administrador configurou a biblioteca para permitir apenas 100 versões principais de um ficheiro. A adição da versão 101st faz com que a primeira versão seja eliminada. Apenas as versões 2.0 a 101.0 permanecem. Da mesma forma, se for adicionada uma versão da versão 102, apenas as versões 3.0 a 102.0 permanecerão.

O administrador também pode decidir limitar o número de versões secundárias apenas para um número definido de versões mais recentes. Por exemplo, se são permitidas 100 versões principais, o administrador poderá decidir manter os rascunhos menores apenas das cinco versões principais mais recentes. O número predefinido de versões secundárias entre versões principais é 511. Se tentar guardar outra versão secundária, verá uma mensagem de erro a dizer que tem de publicar primeiro o documento.

Numa biblioteca que limite o número de versões principais para as que mantém versões secundárias, as versões secundárias são eliminadas para as versões principais anteriores quando o limite de versões for atingido. Por exemplo, se guardar rascunhos apenas para 100 versões principais e a sua equipa criar 105 versões principais, apenas as versões principais serão guardadas para as versões mais antigas. As versões secundárias que estão associadas às cinco versões principais mais antigas ( como 1.2 ou 2.3 ) são eliminadas, mas as versões principais — 1, 2, entre outros — são mantidas, a menos que a sua biblioteca também limite as versões principais.

Normalmente, é uma boa prática limitar o número de versões. Isto significa que pode conservar espaço no servidor e reduzir a desargação dos utilizadores. No entanto, se a sua organização tiver de guardar todas as versões por motivos legais ou outros, não aplique limites.

Para mais informações sobre ativar e configurar o sistema de versões, incluindo os limites, consulte Ativar e configurar o verso para uma lista ou biblioteca.

Notas: Tanto SharePoint no Microsoft 365 como Servidor SharePoint, para as bibliotecas Definições e Lista Definições, permitem até 511 versões secundárias por versão principal. Este número não pode ser alterado.

  • Bibliotecas

    • OSharePoint no Microsoft 365    de versões necessita de versões para Bibliotecas; Servidor SharePoint permite-lhe selecionar Sem Versões como uma opção.

    • As versões   SharePoint no Microsoft 365 Biblioteca Definições permitem um intervalo de 100-50000 versões principais; Servidor SharePoint Biblioteca Definições permite um intervalo de 1-50000 versões principais.

    • Versões secundárias    As SharePoint no Microsoft 365 e Servidor SharePoint biblioteca Definições um intervalo de 1-50000 versões principais permitidas para ter versões secundárias.

  • Listas

    • Versões    Tanto SharePoint no Microsoft 365 como Servidor SharePoint Lista Definições permitem-lhe desativar o verso.

    • Versões principais    Tanto SharePoint no Microsoft 365 como Servidor SharePoint Lista Definições permitem um intervalo de 1 a 50000 versões principais.

    • Versões secundárias    Tanto SharePoint no Microsoft 365 como Servidor SharePoint Lista Definições um intervalo de 1 a 50000 versões principais permitidas para ter versões secundárias.

  • Se for um cliente Microsoft 365, o sistema de versões é ativado automaticamente quando cria uma biblioteca ou lista.

  • Por Servidor SharePoint, o sistema de versões é ativado automaticamente quando cria uma biblioteca, mas não quando cria uma lista.

Qualquer pessoa com permissão para gerir listas pode ativar ou desativar o controle de versões. Em muitos sites que seja a mesma pessoa que gere o site, porque as listas e bibliotecas herdam permissões do site. Para além de permitir o controlo de versões, o proprietário do site (ou outra pessoa que gere a lista ou biblioteca) decide se precisa de aprovação de conteúdo, quem pode ver os itens de rascunho e se é necessária a saída. Cada uma destas decisões tem impacto na forma como o versões funciona. Por exemplo, se a pessoa que gere uma biblioteca decidir exigir a saída, os números de versão só são criados quando é dar entrada de um ficheiro. Se for necessária uma aprovação de conteúdo, os números principais das versões não são aplicados até que os ficheiros sejam aprovados por alguém que tenha permissão para tal.

Importante: Se as pessoas que trabalham na sua biblioteca estiverem a planear co-autorar documentos, não configure a biblioteca para exigir a saída. As pessoas não podem trabalhar como co-autores quando têm saída dos documentos de que precisam.

Para saber como ativar o sistema de versões para uma lista ou biblioteca, consulte Ativar e configurar o verso para uma lista ou biblioteca.

Se o sistema de versões estiver ativado na sua biblioteca, a pessoa que o configura determina se deve controlar as versões principais e secundárias e também determina quem pode ver as versões secundárias. Na maioria dos casos, quando é necessária uma aprovação de conteúdo, apenas o proprietário do ficheiro e as pessoas que têm permissão para aprovar itens podem ver as versões secundárias. Noutras bibliotecas, qualquer pessoa que possa editar ficheiros na biblioteca ou qualquer pessoa que tenha permissão de Leitura para a biblioteca pode ver todas as versões. Após a aprovação de uma versão, todas as pessoas que têm permissão de Leitura para a lista ou biblioteca podem ver a versão.

Embora as listas não tenham versões principais e secundárias, qualquer item que estiver em Estado pendente é considerado um rascunho. Na maioria dos casos, apenas o criador do item e as pessoas com permissões de Controlo Total ou Design podem ver rascunhos. É mostrado um rascunho em Estado pendente para essas pessoas, mas as outras pessoas só veem a versão aprovada mais recente no histórico de versões. Se o ficheiro for rejeitado, permanecerá em Estado Pendente até que alguém que tenha as permissões necessárias o elimine.

Por predefinição, um ficheiro ou item pendente só é visível para o criador e para as pessoas com permissão para gerir listas, mas pode especificar se outros grupos de utilizadores podem ver o item ou ficheiro. Se a sua biblioteca estiver configurada para controlar as versões principais e secundárias, a pessoa que edita o ficheiro tem de publicar primeiro uma versão principal do ficheiro.

Para mais informações sobre como configurar a aprovação de documentos, consulte Exigir a aprovação de itens numa lista ou biblioteca de site.

Nota: A segurança de rascunho, em algumas listas e bibliotecas, está configurada para permitir que todos os utilizadores do site vejam as versões Pendentes e Aprovadas.

Quando der saída de um ficheiro de uma biblioteca com o controlo de versões ativado, é criada uma nova versão sempre que voltar a verificá-lo. Além disso, se as versões principais e secundárias estiverem ativadas, pode decidir, durante o check-in, qual o tipo de versão que está a dar check-in. Nas bibliotecas onde é necessária a saída, as versões só são criadas após a saída.

Em bibliotecas onde não é necessária a saída, é criada uma nova versão quando guarda pela primeira vez após abrir o ficheiro. Cada guardar subsequente sobressai a versão que criou com a primeira a guardar. Se fechar a aplicação e, em seguida, reabrir o documento, o primeiro guardar produzirá uma versão, uma vez mais. Isto pode fazer com que o número de versões desagregar de forma muito rápida.

Para mais informações sobre dar saída e saída, consulte Dar saída, dar saídaou rejeitar alterações a ficheiros numa biblioteca .

Importante: Se estiver a co-autorar um documento, não o verifique, a menos que tenha uma boa razão para impedir que outras pessoas trabalharem no documento.

Requerer a saída pode ajudar a sua equipa a tirar o máximo partido do controlo de versões, porque as pessoas designam especificamente quando uma versão é criada. Uma versão é criada apenas quando alguém confere um ficheiro, altera-o e, em seguida, volta a conferi-lo. Quando não é necessária a saída, é criada uma versão quando alguém guarda um ficheiro pela primeira vez e esta versão é atualizada quando a pessoa o fecha. Se essa pessoa ou outra pessoa, em seguida, abrir e guardar novamente o ficheiro, é criada outra versão. Dependendo da situação, poderá não pretender que sejam criadas múltiplas versões, por exemplo, se tiver de fechar um ficheiro para participar numa reunião antes de concluir as alterações ao ficheiro.

Quando é necessária a saída, as pessoas não podem adicionar ficheiros, alterar ficheiros ou alterar as propriedades do ficheiro sem dar saída do ficheiro primeiro. Quando as pessoas dão início aos ficheiros, é-lhes pedido que forneça comentários sobre as alterações que fizeram, o que ajuda a criar um histórico de versões mais significativo.

Nota: Se a biblioteca armazenar ficheiros Microsoft Project (.mpp) sincronizados com listas de tarefas no seu site, a caixa Exigir que seja de saída deverá ser desmarcada.

Para mais informações sobre como exigir a saída, consulte Configurar uma biblioteca para exigir a saída dos ficheiros.

As listas e bibliotecas têm permissões relacionadas com controlo de versões e saída de versões que variam consoante o nível de permissão aplicado a um utilizador ou grupo específico. Alguém que possa editar níveis de permissão pode configurar estas permissões de forma diferente ou pode criar um novo grupo com níveis de permissão personalizados.

Estas permissões permitem flexibilidade na forma como gere a sua biblioteca. Por exemplo, pode querer que alguém possa eliminar versões de um ficheiro sem ter permissão para eliminar o ficheiro propriamente dito. A permissão para Eliminar Versões não é a mesma que a permissão para Eliminar Itens, pelo que pode fornecer um nível de controlo personalizado.

A tabela seguinte mostra as permissões relacionadas com o controlo de versões e saída e a que níveis de permissão predefinido se aplicam.

Permissão

Nível de permissão predefinido

Ver Versões

Controlo Total, Estrutura, Contribuição e Leitura

Eliminar Versões

Controlo Total, Estrutura e Contribuição

Ignorar Saída

Controlo Total e Estrutura

Aprovar Itens

Controlo Total e Estrutura

Para obter mais informações sobre permissões, consulte Compreender os níveis de permissão.

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