Configurar uma biblioteca para exigir o registo de saída dos ficheiros

Configurar uma biblioteca para exigir o registo de saída dos ficheiros

Uma forma de controlar a colaboração em documentos é exigir a saída dos ficheiros, especialmente quando múltiplos utilizadores têm acesso à biblioteca. Se for necessário dar saída de uma biblioteca, outras pessoas não poderão escreva-la. No entanto, corre o risco de impedir que outras pessoas vejam as alterações mais recentes ou estuem alterações por si próprias. Se outras pessoas precisarem de trabalhar no documento, é importante que os ficheiros sejam novamente dar entrada rapidamente.

Nota: Não configure a sua biblioteca de modo a exigir que seja verificada se os utilizadores planeiam co-autorar documentos na biblioteca. Os utilizadores não podem trabalhar em simultâneo em documentos quando é necessária a saída.

Exigir a saída dos ficheiros para edição

Nota: Apenas os utilizadores com permissões de Controlo Total ou Estrutura podem configurar bibliotecas para exigir a saída dos ficheiros.

  1. Vá para a biblioteca em que pretende trabalhar.

  2. Selecione Definições Definições: atualizar o seu perfil, instalar software e ligá-lo à nuvem > Definições da Biblioteca.

    Se não vir estes itens de menu, no fita, selecione Biblioteca e, no grupo Definições, selecione Definições da biblioteca.

  3. Na página Definições, em Definições Gerais, selecioneDefinições de controlo de versões.

  4. Na secção Exigir que Seja Saída, em Exigir que seja dar saída dos documentos antes de podeem ser editados?, selecione Sim.

  5. Para guardar as suas definições e regressar à página Definições da Biblioteca, selecione OK.

Se fizer isto...

Isto é o que acontece...

Criar ou adicionar um ficheiro a uma biblioteca

Inicialmente, é apresentada uma saída para o ficheiro para si. Tem de dar entrada da mesma na biblioteca para que as outras pessoas a possam ver e trabalhar com a mesma.

Abrir um ficheiro para edição

O ficheiro fica automaticamente com saída automática quando seleciona Editar. Uma caixa de diálogo de mensagem alerta-o de que está prestes a dar saída do ficheiro e dá-lhe a oportunidade de o editar na pasta de rascunhos local.

Após a saída, o ícone de ficheiro é tapado com uma seta verde que aponta para baixo, a indicar que o ficheiro já se deu saída. Ninguém pode alterar o ficheiro e mais ninguém poderá ver as suas alterações enquanto tiver saída do mesmo.

Fazer alterações às informações sobre o ficheiro (propriedades)

Se o ficheiro ainda não tiver saída dada para si, tem de o dar saída antes de poder fazer alterações às suas propriedades, como o título, nome do autor, data para vencimento, contagem de palavras, entre outros. As suas alterações não entrarão em vigor até dar novamente volta a dar volta ao ficheiro.

Tentar abrir um ficheiro com saída para outra pessoa

As opções Final de Saída e Saída estão indisponíveis. Não pode dar saída de um ficheiro ao que outra pessoa deu saída. Se tentar fazê-lo, será apresentada uma caixa de diálogo de mensagem a informá-lo de que foi dar saída ao ficheiro por outra pessoa.

Para saber quem deu saída do ficheiro, pairo com o passar sobre o ícone do ficheiro. O nome da pessoa que deu saída é mostrado numa deteção. Pode contactar essa pessoa para pedir que seja apresentado o ficheiro se precisar dele rapidamente.

Verificar o ficheiro

É-lhe pedido que introduza um comentário sobre as alterações que fez. Se a sua biblioteca controlar versões, o seu comentário torna-se parte do histórico de versões. Se as versões principais e secundárias estiverem controladas, ser-lhe-á pedido que escolha o tipo de versão em que está a dar a verificação. Para mais informações sobre o sistema de versões, consulte Consulte Também.

Manter a saída do ficheiro durante muito tempo

Mais ninguém pode ver as suas alterações ou editar o ficheiro enquanto tiver saída do mesmo. Embora isto seja útil durante o período de tempo em que está a efetuar alterações, também pode impedir que outras pessoas efetuem as tarefas que lhes foram atribuídas. É uma boa prática empresarial e uma prática comum dar novamente saída do ficheiro o mais rapidamente possível depois de dar saída do mesmo. Em algumas circunstâncias, um administrador poderá ter de forçar a verificação do ficheiro.

Como posso configurar uma biblioteca de site para exigir a saída?

Apenas as pessoas com permissões de Controlo Total ou Estrutura podem configurar bibliotecas para exigir a saída dos ficheiros.

Para exigir a saída dos ficheiros

Nota: Se estas informações não corresponderem ao que está a ver, poderá estar a utilizar o Microsoft 365 após a atualização do serviço. Para encontrar as informações que se aplicam a si, selecione o separador Online, 2016, 2013.

  1. Navegue para a biblioteca onde pretende trabalhar. Se o nome da biblioteca não aparecer no painel Iniciação Rápida, selecione Todo o Conteúdo dos Sitee, em seguida, selecione o nome da sua biblioteca.

  2. No separador do separador Biblioteca, no grupo Ferramentas de Biblioteca, selecione o separador Biblioteca.

  3. Selecione Definições da Botão Definições da Biblioteca no friso Biblioteca do SharePoint Foundation .

  4. Na página Definições da Biblioteca, em Definições Gerais , selecioneDefinições de controlo de versões.

  5. Na secção Exigir que Seja Saída, na secção Exigir que seja dar saída dos documentos antes de podeem ser editados?, selecione Sim.

  6. Para fechar a caixa de diálogo e regressar à página Definições da Biblioteca, selecione OK.

Como posso remover o requisito de saída de uma biblioteca de site?

Se, passado algum tempo, a sua organização decidir que não é realmente necessária a saída necessária, pode remover o requisito se tiver permissões de Controlo Total ou de Estrutura.

Para remover o requisito de dar saída de ficheiros

Nota: Se estas informações não corresponderem ao que está a ver, poderá estar a utilizar o Microsoft 365 após a atualização do serviço. Para encontrar as informações que se aplicam a si, selecione o separador Online, 2016, 2013.

  1. Navegue para a biblioteca onde pretende trabalhar. Se o nome da biblioteca não aparecer no painel Iniciação Rápida, selecione Todo o Conteúdo dos Sitee, em seguida, selecione o nome da sua biblioteca.

  2. No separador do separador Biblioteca, no grupo Ferramentas de Biblioteca, selecione o separador Biblioteca.

  3. Selecione Definições da Botão Definições da Biblioteca no friso Biblioteca do SharePoint Foundation .

  4. Na página Definições da Biblioteca, em Definições Gerais , selecioneDefinições de controlo de versões.

  5. Na secção Exigir que Seja Saída, na secção Exigir que seja dar saída dos documentos antes de podeem ser editados?, selecione Não.

  6. Para fechar a caixa de diálogo e regressar à página Definições da Biblioteca, selecione OK.

O que acontece quando uma biblioteca de site tem requisitos de saída?

Uma forma de controlar a colaboração em documentos é exigir a saída dos ficheiros, especialmente quando múltiplos utilizadores têm acesso à biblioteca. Se tiver saída de um ficheiro, pode ter a certeza de que outras pessoas não podem descartá-lo. No entanto, também está a impedir que outras pessoas vejam as alterações mais recentes ou e sejam elas próprias a fazer alterações, pelo que é importante que volte a dar volta aos ficheiros imediatamente.

Importante: Não configure a sua biblioteca de site de modo a exigir que seja verificada se as pessoas planeiam co-autorar documentos na biblioteca. Os utilizadores não podem trabalhar em simultâneo em documentos quando a saída necessária está em vigor.

Quando trabalha numa biblioteca que exija que seja saída dos ficheiros, é útil se compreender o impacto das suas ações.

Se fizer isto...

Isto é o que acontece...

Criar ou adicionar um ficheiro a uma biblioteca de site

Inicialmente, é apresentada uma saída para o ficheiro para si. Tem de dar entrada da mesma na biblioteca para que as outras pessoas a possam ver e trabalhar com a mesma.

Abrir um ficheiro para edição

O ficheiro fica automaticamente com saída automática quando seleciona Editar no nome <da aplicação>. Uma caixa de diálogo de mensagem alerta-o de que está prestes a dar saída do ficheiro e dá-lhe a oportunidade de o editar na pasta de rascunhos local.

Mensagem de registo de saída do ficheiro do SharePoint

Após a saída, o ícone de ficheiro é tapado com uma seta verde a apontar para icon image , que indica que foi saída do ficheiro. Ninguém pode alterar o ficheiro e mais ninguém poderá ver as suas alterações enquanto tiver saída do mesmo.

Fazer alterações às informações sobre o ficheiro (propriedades)

Se o ficheiro ainda não tiver saída dada para si, tem de o dar saída antes de poder fazer alterações às suas propriedades, como o título, nome do autor, data para vencimento, contagem de palavras, entre outros. As suas alterações não entrarão em vigor até dar novamente volta a dar volta ao ficheiro.

Tentar abrir um ficheiro com saída para outra pessoa

As opções Final de Saída e Saída estão indisponíveis. Não pode dar saída de um ficheiro ao que outra pessoa deu saída. Se tentar fazê-lo, uma caixa de diálogo de mensagem informa-o de que o ficheiro deu saída por outra pessoa.

Mensagem a informar que o ficheiro está bloqueado por outra pessoa

Para saber quem deu saída do ficheiro, pairo com o passar sobre o ícone do ficheiro. O nome da pessoa que deu saída do mesmo é mostrado numa deteção.

ToolTip that appears below the checked-out file icon. Permite ao utilizador saber o nome do ficheiro e quem deu saída do mesmo.

Pode contactar essa pessoa para pedir que seja apresentado o ficheiro se precisar dele rapidamente.

Verificar o ficheiro

É-lhe pedido que introduza um comentário sobre as alterações que fez. Se a sua biblioteca controlar versões, o seu comentário torna-se parte do histórico de versões. Se as versões principais e secundárias estiverem controladas, ser-lhe-á pedido que escolha o tipo de versão em que está a dar a verificação. Para mais informações sobre o sistema de versões, consulte Consulte Também.

Manter a saída do ficheiro durante muito tempo

Mais ninguém pode ver as suas alterações ou editar o ficheiro enquanto tiver saída do mesmo. Embora isto seja útil durante o período de tempo em que está a efetuar alterações, também pode impedir que outras pessoas efetuem as tarefas que lhes foram atribuídas. É uma boa prática empresarial e uma prática comum dar novamente saída do ficheiro o mais rapidamente possível depois de dar saída do mesmo. Em algumas circunstâncias, um administrador poderá ter de forçar a verificação do ficheiro.

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