Conheça os Grupos do Microsoft 365

Última atualização: 19 de agosto de 2020

Grupos do Microsoft 365 é um serviço compatível com as ferramentas do Microsoft 365 que já utiliza para que possa colaborar com os seus colegas de equipa ao escrever documentos, criar folhas de cálculo, trabalhar em planos de projeto, agendar reuniões ou enviar e-mails.

Este artigo fala sobre o que são os grupos e fornece-lhe algumas ligações úteis para os próximos passos.

Para obter as novidades e os vídeos mais recentes acerca do Grupos do Microsoft 365, consulte os Blogues do Office.

Sugestão: Se está à procura de informações sobre como utilizar grupos de contactos do Outlook para enviar e-mails a uma lista de pessoas, como um grupo de amigos, consulte Criar um grupo de contactos ou lista de distribuição no Outlook para PC.

O que são os Grupos do Microsoft 365?

Os grupos no Microsoft 365 permitem-lhe selecionar um conjunto de pessoas com as quais pretende colaborar e configurar facilmente um conjunto de recursos para essas pessoas partilharem. Recursos, como uma caixa de entrada partilhada do Outlook, um calendário partilhado ou uma biblioteca de documentos para colaborar em ficheiros.

Não tem de se preocupar com atribuir permissões manualmente a todos esses recursos porque, ao adicionar membros ao grupo, as permissões são atribuídas automaticamente, para que possam utilizar as ferramentas que o grupo fornece. Além disso, os grupos correspondem à nova e melhorada experiência das funcionalidades das listas de distribuição e caixas de correio partilhadas.

Sugestão: Para obter mais informações sobre como atualizar as suas listas de distribuição tradicionais para os Grupos do Microsoft 365, consulte este artigo.

Os recursos específicos que são fornecidos variam um pouco consoante a experiência de grupos que a sua equipa pretende. Enquanto pondera as opções, é importante que se lembre de que diferentes pessoas e grupos têm diferentes necessidades. Diferentes equipas podem preferir diferentes formas de trabalho e o Microsoft 365 tem as ferramentas que permitem que os grupos colaborem da forma que preferirem.

Pode criar Grupos do Microsoft 365 a partir de uma variedade de ferramentas, incluindo o Outlook, Outlook na Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams e muito mais. A ferramenta que utiliza para começar depende do tipo de grupo com que está a trabalhar. Por exemplo, na Microsoft temos tendência para começar a partir do Outlook quando criamos um Grupo organizado em torno do e-mail e calendário. Se o Grupo estiver destinado à comunicação em toda a empresa, começamos com o Yammer. Para uma colaboração baseada em chat, criamos o nosso Grupo no Microsoft Teams.

Ao criar um grupo, tem de decidir se quer que o mesmo seja um grupo privado ou um grupo público. Os conteúdos de um grupo público podem ser vistos por qualquer pessoa na sua organização e qualquer pessoa na sua organização pode aderir ao grupo. Os conteúdos de um grupo privado só podem ser vistos por membros do grupo e as pessoas que queiram aderir a um grupo privado têm de ser aprovadas por um proprietário do grupo.

Nota: Atualmente, os grupos criados a partir do Outlook na Web são privados por predefinição.

Nem os grupos públicos nem os grupos privados podem ser vistos ou acedidos por pessoas fora da sua organização, a menos que essas pessoas tenham especificamente o estatuto de convidados.

Para obter mais informações sobre como alterar os seus grupos de Públicos para Privados (ou vice-versa), consulte Tornar grupos do Microsoft 365 públicos ou privados.

Proprietários, Membros e Convidados

Os proprietários de um grupo são os moderadores desse grupo. Podem adicionar ou remover membros e ter permissões exclusivas, como a capacidade de eliminar conversas da caixa de entrada partilhada ou alterar diferentes definições sobre o grupo. Os proprietários de um grupo podem mudar o nome do grupo, atualizar a descrição ou imagem e muito mais. Se estiver familiarizado com as funções do SharePoint, o proprietário do grupo é um administrador de coleção de sites.

Sugestão: Convém ter pelo menos dois proprietários para um Grupo, se for possível. Dessa forma, se um dos proprietários não estiver disponível, o outro pode fazer alterações ao Grupo.

Os membros do grupo são os utilizadores comuns na sua organização que utilizam o grupo para colaborar. Podem aceder a tudo no grupo, mas não podem alterar as definições do grupo. Correspondem aos membros do site no SharePoint. Para obter mais informações sobre como adicionar ou remover membros do grupo, consulte Adicionar e remover membros do grupo no Outlook.

Os convidados são como membros do grupo, mas não fazem parte da sua organização. Por predefinição, os seus utilizadores podem convidar convidados para aderir ao seu grupo e pode controlar essa definição. Para obter mais informações, consulte Acesso de convidado nos grupos do Microsoft 365.

Selecione o tipo de Grupos que pretende utilizar:

Se prefere ter a caixa de entrada partilhada como forma de colaboração, então a experiência dos grupos no Outlook é a solução para si. Ao criar um grupo no Outlook, irá obter:

Não tem de criar manualmente nenhum desses recursos pois, ao criar o grupo, também cria os recursos automaticamente e atribui as permissões necessárias para que os membros do seu grupo possam começar a utilizá-lo imediatamente.

Pode aceder a estes recursos através do cliente de ambiente de trabalho familiar do Microsoft Outlook (2016 ou mais recente), através do Outlook na Web, do Outlook 2016 para Mac (apenas a caixa de entrada partilhada) ou através do Outlook para dispositivos móveis. Encontrará os seus Grupos do Microsoft 365 no painel de navegação à esquerda no Outlook para ambiente de trabalho ou Outlook na Web.

Encontrará os seus grupos no painel de navegação à esquerda no Outlook e Outlook na Web

Com o novo cartão sensível à passagem do cursor dos Grupos do Microsoft 365, tem acesso rápido a recursos de grupos partilhados. Basta pairar o cursor sobre o nome de um grupo no Outlook na Web ou no SharePoint.

Imagem do novo cartão dos Grupos do Office 365

A novidade mais recente da nossa história de colaboração é o Microsoft Teams. O Microsoft Teams é o circuito interno da sua equipa – um espaço de trabalho persistente e baseado em chats onde pode ter conversas informais e em tempo real sobre tópicos muito específicos ou sub-grupos específicos dentro do grupo. 

Com o Yammer pode tirar partido da experiência social empresarial para a sua colaboração. O Yammer ajuda-o a criar novas ligações e a descobrir novos conteúdos na sua organização. Também o pode ajudar a comunicar e a debater ideias por toda a empresa ou em áreas de interesse comuns.

Ao criar um grupo ligado ao Microsoft 365 no Yammer, obterá:

  • Grupo do Yammer – um lugar comum para ter conversações e partilhar informações

  • Biblioteca de Documentos do SharePoint – um lugar central para o grupo armazenar e partilhar ficheiros

  • Bloco de Notas do OneNote partilhado – para reunir ideias, pesquisas e informações

  • Site de Equipa do SharePoint – um repositório central para as informações, ligações e conteúdos relacionados com o seu grupo

  • Planner – para atribuir e gerir tarefas de projetos dos membros do seu grupo

Pode aceder a estas ferramentas através do Yammer no seu browser ou através da aplicação Yammer no seu dispositivo iOS, Android ou Windows Phone.

Quando um Grupo deixa de ser necessário, pode eliminar o grupo para libertar recursos do sistema e para que o grupo deixe de estar listado ou ser apresentado. Consulte: Eliminar um grupo. Se não pretender ter de se lembrar de eliminar grupos desatualizados, o seu administrador pode definir políticas de expiração que fazem com que os grupos antigos expirem e sejam removidos automaticamente após um determinado período de tempo. Consulte: Política de Expiração de Grupos no Microsoft 365.

Nota: Os conteúdos neste separador destinam-se a administradores.

Existem três modelos primários de aprovisionamentoGrupos do Microsoft 365: Aberto, Dirigido por TI ou Controlado Cada um tem as suas próprias vantagens.

Modelo

Vantagens

Aberto (predefinição)

Os utilizadores podem criar os seus próprios grupos conforme necessário de forma imediata e sem terem de pedir à equipa de TI

Dirigido por TI

Os utilizadores pedem à equipa de TI para criar um grupo. A equipa de TI pode guiá-los na seleção das melhores ferramentas de colaboração de acordo com as respetivas necessidades

Controlado

A criação de grupos está limitada a serviços, equipas ou pessoas específicas (consulte: Controle quem pode criar Grupos no Microsoft 365)

Se quiser controlar como os seus Grupos do Microsoft 365 são denominados, pode utilizar a política de nomes para forçar os nomes de Grupos a seguirem determinados padrões, incluindo prefixos ou sufixos, bem como para bloquear nomes censuráveis. Consulte a Política de Nomes de Grupos do Microsoft 365 para mais informações.

Cada grupo tem pelo menos um proprietário que pode adicionar ou remover membros e organizar o grupo e os respetivos conteúdos. Geralmente é o proprietário que efetua estas ações no Outlook. Consulte: Adicionar e remover membros de grupos no Outlook. Se, por qualquer motivo, um ou mais proprietários deixar a organização, o administrador pode atribuir um novo proprietário ao grupo. Consulte, Atribuir um novo proprietário a um grupo órfão

Além disso, se tiver permissões de Administrador do Exchange Online, pode administrar os seus grupos a partir do Centro de Administração do Microsoft 365 (consulte Gerir a associação a grupos no centro de administração do Microsoft 365) ou a partir do PowerShell (consulte Gerir Grupos do Microsoft 365 com o PowerShell).

Poderá eventualmente querer eliminar um grupo do seu inquilino. Para obter informações sobre como eliminar um grupo, consulte: Eliminar um grupo. Se um grupo for eliminado acidentalmente, os administradores podem recuperá-lo durante 30 dias. Consulte: Restaurar um Grupo do Microsoft 365 eliminado.

Se preferir uma forma mais automática de gerir o ciclo de vida dos seus Grupos do Grupos do Microsoft 365, pode utilizar políticas de expiração para expirar grupos num intervalo de tempo específico. Os proprietários do grupo receberão um e-mail quando faltarem 30 dias, 15 dias e 1 dia para a expiração do grupo. Isto permite-lhes renovar facilmente o grupo se o mesmo ainda for necessário. Consulte: Política de Expiração de Grupos no Microsoft 365.

Limites dos Grupos

Máximo de...

Valor

Proprietários por grupo

100

Grupos que um utilizador pode criar

250

Grupos que um administrador pode criar

Até ao limite predefinido do inquilino de 500 mil

Número de membros

Mais de 1000, apesar de que apenas 1000 podem aceder às conversas do Grupo simultaneamente.

Os utilizadores podem experienciar atrasos ao aceder ao calendário e a conversações em grupos muito grandes no Outlook

Número de Grupos dos quais um utilizador pode ser membro

1000

Armazenamento de ficheiros

1 Terabyte + 10 GB por utilizador subscrito + qualquer armazenamento adicional adquirido. Pode adquirir uma quantidade ilimitada de armazenamento adicional.

Tamanho da Caixa de Correio do Grupo

50 GB

O número máximo de grupos predefinido que uma organização do Microsoft 365 pode ter atualmente é de 500 000.

Se pretender utilizar a funcionalidade "Repetição de Escrita do Grupo" da ferramenta Azure Active Directory Connect, o comprimento máximo para o atributo “Descrição” é de 448 carateres.

Para obter mais informações sobre o armazenamento do SharePoint Online, consulte Limites do SharePoint Online e Limites de software do SharePoint Online.

É mais eficiente gerir os seus Grupos do Microsoft 365 se tiver informações acionáveis sobre a utilização dos Grupos. O Centro de Administração do Microsoft 365 tem uma ferramenta de relatórios que lhe permite ver dados como a utilização do armazenamento, quantos Grupos ativos possui e como os seus utilizadores estão a utilizar os Grupos. Consulte: Relatórios do Microsoft 365 no centro de administração para obter mais informações.

Os Grupos do Microsoft 365 oferecem-lhe uma variedade de ferramentas de conformidade, proteção de informações e Deteção de Dados Eletrónicos.

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