Considerações de design para a atualização de dados

Uma base de dados bem desenhada não só ajuda a garantir a integridade dos dados, como é mais fácil de manter e atualizar. Uma base de dados de acesso não é um ficheiro no mesmo sentido que um documento do Microsoft Word ou um deck de diapositivos do Microsoft PowerPoint. Em vez disso, é uma coleção de objetos - tabelas, formas, relatórios, consultas, e assim por diante - que devem trabalhar em conjunto para funcionar corretamente.

Os utilizadores introduzem dados principalmente através de controlos. O que você faz com um determinado controlo depende do conjunto de tipo de dados para o campo de mesa subjacente, quaisquer propriedades definidas para esse campo, e propriedades definidas para o controlo. Por fim, considere a utilização de técnicas adicionais de base de dados, tais como validação, valores predefinidos, listas e pesquisas e atualizações em cascata. 

Para obter mais informações sobre a atualização de dados do ponto de vista do utilizador, consulte formas de adicionar, editar e eliminar registos.

Neste artigo

Como o design da base de dados afeta a entrada de dados

A informação que guarda numa base de dados é armazenada em tabelas,que contêm dados sobre um determinado assunto, como ativos ou contactos. Cada registo numa tabela contém informações sobre um item, como um contacto particular. Um registo é composto por campos, como nome, morada e número de telefone. Um registo é comumente chamado de linha, e um campo é comumente chamado de coluna. Estes objetos devem aderir a um conjunto de princípios de conceção ou a base de dados funcionará mal ou falhará completamente. Por sua vez, estes princípios de design afetam a forma como introduzem os dados. Tenha em conta o seguinte:

  • Tabelas    O acesso armazena todos os dados em uma ou mais tabelas. O número de tabelas que utiliza depende do design e complexidade da base de dados. Embora possa visualizar dados de forma, relatório ou nos resultados devolvidos por uma consulta, o Access armazena os dados apenas em tabelas e os outros objetos na base de dados são construídos em cima dessas tabelas. Cada mesa deve basear-se num assunto. Por exemplo, uma tabela de informações de contacto comercial não deve conter informações sobre vendas. Se o fizer, encontrar e editar a informação correta pode tornar-se difícil, se não impossível.

  • Tipos de dados    Normalmente, cada um dos campos numa tabela aceita apenas um tipo de dados. Por exemplo, não é possível armazenar notas num campo definido para aceitar números. Se tentar introduzir texto num campo deste tipo, o Access apresenta uma mensagem de erro. No entanto, esta não é uma regra difícil e rápida. Por exemplo, pode armazenar números (como códigos postais) num conjunto de campo para o tipo de dados De Texto Curto, mas não é possível efetuar cálculos nesses dados porque o Access considera-o um pedaço de texto.

    Com algumas exceções, os campos num registo devem aceitar apenas um valor. Por exemplo, não pode introduzir mais de um endereço num campo de endereços. Isto contrasta com o Microsoft Excel, que permite introduzir qualquer número de nomes ou endereços ou imagens numa única célula, a menos que desembrulhe essa célula para aceitar tipos limitados de dados. 

  • Campos de valores múltiplos    O Access fornece uma funcionalidade chamada campo multivalorizado para anexar várias peças de dados a um único registo e para criar listas que aceitam múltiplos valores. Pode sempre identificar uma lista multivalorizada porque o Access apresenta uma caixa de verificação ao lado de cada item da lista. Por exemplo, pode anexar um deck de diapositivos Microsoft PowerPoint e qualquer número de imagens a um registo na sua base de dados. Também pode criar uma lista de nomes e selecionar quantos nomes for necessário. A utilização de campos multivalorizados pode parecer quebrar as regras do design da base de dados porque pode armazenar mais de um registo por campo de mesa. Mas o Access aplica as regras "nos bastidores", armazenando os dados em mesas especiais e escondidas.

  • Usando formulários    Normalmente cria formulários quando pretende tornar uma base de dados mais fácil de usar e para ajudar a garantir que os utilizadores introduzam dados com precisão. A forma como utiliza um formulário para editar dados depende da conceção do formulário. Os formulários podem conter qualquer número de controlos, tais como listas, caixas de texto, botões e até mesmo fichas de dados. Por sua vez, cada um dos controlos no formulário lê ou escreve dados para um campo de tabela subjacente.

Para obter mais informações, consulte o design da Base de Dados básicos e Crie uma tabela e adicione campos.

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Definir um valor padrão para um campo ou controlo

Se um grande número de registos partilhar o mesmo valor para um determinado campo, como uma cidade ou país/região, você pode economizar tempo definindo um valor padrão para o controlo ligado a esse campo ou ao próprio campo. Quando abre o formulário ou tabela para criar um novo registo, o seu valor predefinido aparece nesse controlo ou campo.

Em uma mesa

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na parte superior da vista, selecione o campo.

  3. Na parte inferior da vista, selecione o separador Geral.

  4. Desa estade a propriedade 'Valor Predefinido' ao valor que pretende.

Em uma forma

  1. Abra o formulário em Layout ou Design View.

  2. Clique com o botão direito no controlo com o que pretende trabalhar e, em seguida, clique em Propriedades.

  3. No separador Dados, desafine a propriedade 'Valor Predefinido' para o valor que pretende.

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Utilização de regras de validação para limitar os dados

Pode validar dados nas bases de dados do desktop access à medida que os introduz, utilizando regras de validação. As regras de validação podem ser definidas na vista de estrutura de tabela ou de folha de dados de tabela. Existem três tipos de regras de validação no Access:

  • Regra de Validação de Campo    Pode utilizar uma regra de validação de campo para especificar um critério que todos os valores de campo válidos devem cumprir. Não deverá ter que especificar o campo atual como parte da regra, a menos que utilize o campo numa função. As restrições dos tipos de carateres que podem ser introduzidos num campo poderão ser mais fáceis de aplicar com uma Máscara de Introdução. Por exemplo, um campo de data poderá ter uma regra de validação que não permita valores no passado.

  • Regra de validação de registo     Pode utilizar uma regra de validação de registo para especificar uma condição que todos os registos válidos devem satisfazer. Pode comparar os valores nos diferentes campos com uma regra de validação de registo. Por exemplo, um registo com dois campos de data pode exigir que os valores de um campo precedam sempre valores do outro campo (por exemplo, StartDate é antes do EndDate).

  • Validação num formulário    Pode utilizar a propriedade da Regra de Validação de um controlo num formulário para especificar um critério que todos os valores de entrada para esse controlo devem cumprir. A propriedade de controlo Regra de Validação funciona como uma regra de validação de campo. Normalmente, utiliza uma regra de validação de formulário em vez de uma regra de validação de campo se a regra for específica apenas para esse formulário e não para a tabela, independentemente de onde for utilizada.

Para obter mais informações, consulte restringir a entrada de dados utilizando regras de validação.

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Trabalhar com listas de valor e campos de procura

Existem dois tipos de dados de lista no Access:

  • Listas de valor    Estes contêm um conjunto de valores codificados por código rígido que introduz manualmente. Os valores residem na propriedade Row Source do campo.

  • Campos de pesquisa    Estes usam uma consulta para recuperar valores de outra tabela. A propriedade Row Source do campo contém uma consulta em vez de uma lista de valores codificado. A consulta recupera valores de uma ou mais tabelas numa base de dados. Por predefinição, o campo de procura apresenta-lhe esses valores sob a forma de uma lista. Dependendo da configuração do campo de procuração, pode selecionar um ou mais itens dessa lista.

    Nota    Os campos de procura podem confundir novos utilizadores do Access porque uma lista de itens aparece num local (a lista que o Access cria a partir dos dados no campo de procuração), mas os dados podem residir noutro local (a tabela que contém os dados).

Por predefinição, o Access apresenta dados de lista num controlo de caixa de combinação, embora possa especificar um controlo de caixa de lista. Uma caixa de combinação abre para apresentar a lista, e depois fecha assim que fizer uma seleção. Uma caixa de lista, pelo contrário, permanece sempre aberta.

Para editar listas, também pode executar o comando Editar Itens listas ou pode editar os dados diretamente na propriedade 'Fonte de linha' da tabela de origem. Quando atualiza os dados num campo de procuração, atualiza a tabela de origem.

Caso a propriedade Tipo de Origem de Linha da sua caixa de listagem ou caixa de combinação esteja definida para Lista de Valor, pode editar a lista de valores enquanto o formulário está aberto na vista Formulário — ao evitar a necessidade de mudar para a vista Estrutura ou vista Esquema, abrir a folha de propriedades e editar a propriedade Origem de Linha do controlo sempre que necessitar de fazer uma alteração à lista. Para editar a lista de valores, a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores da caixa de listagem ou da caixa de combinação tem de estar definida para Sim.

Para obter mais informações, consulte Criar uma lista de escolhas utilizando uma caixa de lista ou caixa de combinação.

Evitar a edição da lista de valores na vista Formulário

  1. Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e clique em Vista Estrutura ou Vista Esquema.

  2. Clique no controlo para o selecionar e, em seguida, prima F4 para apresentar a folha de propriedades.

  3. No separador Dados da folha de propriedades, defina a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores para Não.

  4. Clique em 'Arquivar' e, em seguida, clique em Guardar, ou prima Ctrl+S imagem de botão .

Especificar um formulário diferente para editar a lista de valores

Por predefinição, o Access fornece-lhe um formulário incorporado com o objetivo de editar a lista de valores. Caso possua outro formulário que prefira utilizar para este propósito, pode introduzir o nome do formulário na propriedade Listar Formulário de Edição de Itens da seguinte forma:

  1. Clique com o botão direito do rato no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Vista Estrutura e Vista Esquema no menu de atalho.

  2. Clique no controlo para o selecionar e, em seguida, prima F4 para apresentar a folha de propriedades.

  3. No separador Dados da folha de propriedades, clique na seta pendente na caixa de propriedade Listar Formulário de Edição de Itens.

  4. Clique no formulário que pretende utilizar para editar a lista de valores.

  5. Clique no Ficheiro e, em seguida, clique em Guardar, ou prima Ctrl+S imagem de botão .

Examine um campo de procuração de uma forma

  1. Abra o formulário em Layout ou Design View.

  2. Clique com o direito na caixa de lista ou no controlo da caixa de combinaçãoe clique em Propriedades .

  3. Na folha de propriedade, clique no separador 'Todos' e localize as propriedades 'Tipo de Origem de Linha' e "Origem de Linha". A propriedade Row Source Type deve conter a Lista de Valores ou Tabela/Consulta, e a propriedade Row Source deve conter uma lista de itens separados por pontos de sedição ou uma consulta. Para mais espaço, clique à direita na propriedade e selecione Zoom ou pressione Shift+F2.

    Tipicamente, as listas de valor usam esta sintaxe básica: "item";" item";" item"

    Neste caso, a lista é um conjunto de itens rodeados de marcas duplas de aspas e separados por pontos de e-tílrico.

    Selecione consultas use esta sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name].[ field_name[table_or_query_name].

    Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Aqui está um ponto chave para lembrar: As cláusulas SELECT não têm de conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendado, e devem conter o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem consultar uma tabela ou consulta. Assim, pode sempre encontrar a tabela de origem ou consulta de origem para um campo de procura, lendo a cláusula FROM.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos.

    • Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens da lista. Certifique-se de que rodeia cada item com aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta na lista de procuração referenciar outra consulta, abra a segunda consulta no Design View (clique à direita na consulta no Painel de Navegação e clique em Design View). Note o nome da tabela que aparece na parte superior do designer de consulta e, em seguida, vá para o passo seguinte.

      Caso contrário, se a consulta no campo Lookup referenciar uma tabela, anote o nome da tabela e vá para o passo seguinte.

  5. Abra a tabela na Datasheet Vere, em seguida, edite os itens da lista conforme necessário.

Examine um campo de procuração em uma mesa

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na secção superior da grelha de design de consulta, na coluna Data Type, clique ou coloque o foco em qualquer campo Texto, Número ou Sim/Não.

  3. Na secção inferior da grelha de design da tabela, clique no separador Lookup e, em seguida, olhe para as propriedades de Row Source Type e Row Source.

    A propriedade Do Tipo de Fonte de Linha deve ler a Lista de Valores ou Tabela/Consulta. A propriedade Row Source deve conter uma lista de valores ou uma consulta.

    As listas de valor utilizam esta sintaxe básica: "item";" item";" item"

    Neste caso, a lista é um conjunto de itens rodeados de marcas duplas de aspas e separados por pontos de e-tílrico.

    Normalmente, consultas selecionadas usam esta sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name].[ field_name[table_or_query_name].

    Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Aqui está um ponto chave para lembrar: As cláusulas SELECT não têm de conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendado, e devem conter o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem consultar uma tabela ou consulta. Assim, pode sempre encontrar a tabela de origem ou consulta de origem para um campo de procura, lendo a cláusula FROM.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos.

    • Se estiver a utilizar uma lista de valores, edite os itens da lista. Certifique-se de que rodeia cada item com aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta no campo Lookup referenciar outra consulta, no Painel de Navegação, abra a segunda consulta na vista Design (clique à direita na consulta e clique em Design View). Note o nome da tabela que aparece na parte superior do designer de consulta e, em seguida, vá para o passo seguinte.

      Caso contrário, se a consulta no campo Lookup referenciar uma tabela, anote o nome da tabela e vá para o passo seguinte.

  5. Abra a tabela na Datasheet Vere, em seguida, edite os itens da lista conforme necessário.

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Excluir os dados de uma lista de valores ou campo Desatenção

Os itens numa lista de valores residem na mesma tabela que os restantes valores num registo. Em contraste, os dados de um campo de procura reside numa ou mais outras tabelas. Para remover dados de uma lista de valores, abra a tabela e edite os itens.

A remoção de dados de uma lista de pesquisa requer passos adicionais e estes variam consoante a consulta das listas de pesquisa obtenha os respetivos dados a partir de uma tabela ou de outra consulta. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada numa tabela, identifique essa tabela e o campo com os dados que são apresentados na lista. Em seguida, abra a tabela de origem e edite os dados nesse campo. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada noutra consulta, terá de abrir a consulta secundária, localizar a tabela de origem e o campo do qual a consulta secundária obtém os seus dados e alterar os valores nessa tabela.

Remover dados de uma lista de valores

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na secção superior da grelha de estrutura, selecione o campo da tabela que contém a lista de valores.

  3. Na secção inferior da grelha, clique no separador Pesquisa e, em seguida, localize a propriedade Origem da Linha.

    Por predefinição, os itens numa lista de valores são colocados entre aspas e os pontos e vírgulas separam cada item: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Se necessário, retire os itens da lista. Lembre-se de eliminar as aspas que rodeiam cada item eliminado. Além disso, não deixe um ponto de destaque, não deixe pares de escotões juntos (;;), e se remover o último item da lista, elimine o ponto final.

    Importante    Se eliminar um item de uma lista de valores e já existirem registos na tabela que utilizam esse item eliminado, este último continuará a fazer parte do registo até que o altere. Por exemplo, imaginemos que a sua empresa tem um armazém na Cidade A, mas decide vender esse edifício posteriormente. Se remover o item "Cidade A" da lista de armazéns, continuará a vê-lo na sua tabela até alterar esses valores.

Remover dados de um campo de procura

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na secção superior da grelha de estrutura, selecione o campo de pesquisa.

  3. Na secção inferior da grelha de estrutura, clique no separador Pesquisa e localize as propriedades Tipo de Origem da Linha e Origem da Linha.

    A propriedade Tipo de Origem da Linha deve apresentar o valor Tabela/Consulta e a propriedade Origem da Linha tem de conter uma consulta que faça referência a uma tabela ou a outra consulta. As consultas para campos de procuração começam sempre com a palavra SELECT.

    Normalmente (embora nem sempre), uma consulta selecionar utiliza a seguinte sintaxe base: SELECT [nome_da_tabela_ou_consulta].[nome_do_campo] FROM [nome_da_tabela_ou_consulta].

    Neste caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela e a um campo nessa tabela; inversamente, a segunda cláusula refere-se apenas à tabela. Um ponto a lembrar: A cláusula FROM dir-lhe-á sempre o nome da tabela de origem ou consulta. As cláusulas SELECT podem nem sempre conter o nome de uma tabela ou consulta, embora contenham sempre o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem consultar uma tabela ou consulta.

  4. Efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Se a consulta no campo Lookup fizer referência a outra consulta, clique no botão 'Construir' (No separador Dados da folha de propriedade, clique Botão do Construtor seguinte) para abrir a consulta na vista Design. Tome nota do nome da tabela que aparece na secção superior do estruturador de consultas e, em seguida, prossiga para o passo 5.

    • Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a uma tabela, aponte o nome da tabela e, em seguida, prossiga para o passo 5.

  5. Abra a tabela de origem na vista da folha de dados.

  6. Localize o campo que contém os dados utilizados na lista de pesquisa e, em seguida, edite-os conforme necessário.

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Como os tipos de dados afetam a forma como introduz os dados

Ao desenhar uma tabela de bases de dados, selecione um tipo de dados para cada campo nessa tabela, um processo que ajuda a garantir uma entrada de dados mais precisa.

Ver tipos de dados

Siga um dos seguintes procedimentos:

Utilizar a vista da folha de dados

  1. Abra a tabela na Vista Folha de Dados.

  2. No separador Campos, no grupo Formatting, veja o valor na lista do Tipo de Dados. O valor muda à medida que coloca o cursor nos vários campos da sua mesa:

    Lista Tipo de Dados

Use vista de design

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Olhe para a grelha de design. A secção superior da grelha mostra o nome e o tipo de dados de cada campo de tabela.

    Campos na vista de estrutura

Como os tipos de dados afetam a entrada de dados

O tipo de dados que definiu para cada campo de tabela fornece o primeiro nível de controlo sobre que tipo de dados é permitido num campo. Em alguns casos, como um campo Texto Longo, pode introduzir todos os dados que desejar. Noutros casos, como um campo AutoNumber, a definição do tipo de dados para o campo impede-o de introduzir qualquer informação. A tabela que se segue lista os tipos de dados que Access fornece e descreve como afetam a entrada de dados.

Para obter mais informações, consulte os tipos de dados de dados de acesso às bases de dados do ambiente de trabalho e altere a definição do tipo de dados para um campo.

Tipo de dados

Efeito na entrada de dados

Texto Breve

Tenha em atenção que, a partir do Access 2013, o nome dos tipos de dados Texto foi mudado para Texto Breve.

Os campos de texto curto aceitam caracteres de texto ou numérico, incluindo listas delimitadas de itens. Um campo de texto aceita um número menor de caracteres do que um campo de Texto Longo - de 0 a 255 caracteres. Em alguns casos, pode utilizar funções de conversão para realizar cálculos nos dados num campo de Texto Curto.

Texto Longo

Nota: a partir do Access 2013, os tipos de dados do Memo foram renomeados para Texto Longo.

Pode introduzir grandes quantidades de texto e dados numéricos neste tipo de campo até 64.000 caracteres. Além disso, define o campo para suportar formatação de texto rico, pode aplicar os tipos de formatação que normalmente encontra em programas de processamento de palavras, como o Word. Por exemplo, pode aplicar diferentes tipos de letra e tamanhos de letra a caracteres específicos no seu texto, e torná-los ousados ou itálicos, e assim por diante. Também pode adicionar etiquetas de Hipertext Markup Language (HTML) aos dados. Para mais informações, consulte Inserir ou adicionar um campo de texto rico.

Além disso, os campos de Texto Longo têm uma propriedade chamada Append Only. Quando ativar essa propriedade, pode anexar novos dados a um campo de Texto Longo, mas não pode alterar os dados existentes. A funcionalidade destina-se a ser utilizada em aplicações como bases de dados de rastreio de problemas, onde poderá ser necessário manter um registo permanente que se mantenha inalterado. Quando coloca o cursor num campo de Texto Longo com a propriedade Append Only ativada, por padrão, o texto no campo desaparece. Não é possível aplicar qualquer formatação ou outras alterações ao texto.

Tal como os campos De Texto Curto, também pode executar funções de conversão contra os dados num campo de Texto Longo.

Número

Pode introduzir apenas números neste tipo de campo, e pode efetuar cálculos sobre os valores num campo Número.

Número Grande

Nota: Os tipos de dados de Grande Número só estão disponíveis na versão de subscrição Microsoft 365 do Access.

Pode introduzir apenas números neste tipo de campo e pode efetuar cálculos sobre os valores num campo De Grande Número.

Para mais informações, consulte Utilizar o tipo de dados Número Grande.

Data e Hora

Pode introduzir apenas datas e horas neste tipo de campo. 

Pode definir uma máscara de entrada para o campo (uma série de caracteres literais e espaços reservados que aparecem quando seleciona o campo), deve introduzir dados nos espaços e no formato que a máscara fornece. Por exemplo, se vir uma máscara como MMM_DD_YYYY, deve escrever 11 out 2017 nos espaços fornecidos. Não pode introduzir um nome de mês inteiro, ou um valor de dois dígitos. Para obter mais informações, consulte os formatos de entrada de dados de controlo com máscaras de entrada.

Se não criar uma máscara de entrada, pode introduzir o valor utilizando qualquer data ou formato de hora válido. Por exemplo, pode escrever 11 out 2017, 10/11/17, 11 de outubro de 2017, e assim por diante.

Também pode aplicar um formato de exibição no campo. Nesse caso, se não houver máscara de entrada, pode introduzir um valor em quase qualquer formato, mas o Access apresenta as datas de acordo com o formato de exibição. Por exemplo, pode introduzir 10/11/2017, mas o formato de exibição pode ser definido de modo a que ele apresente o valor como 11-Out-2017.

Para mais informações, consulte a data de hoje.

Moeda

Pode introduzir apenas valores de moeda neste tipo de campo. Além disso, não é preciso introduzir manualmente um símbolo de moeda. Por predefinição, o Access aplica o símbolo da moeda (¥, £, $, e assim por diante) especificado nas definições regionais do Windows. Pode alterar este símbolo de moeda para refletir uma moeda diferente, se necessário.

Numeração Automática

Não é possível introduzir ou alterar os dados neste tipo de campo a qualquer momento. O acesso incrementa os valores num campo AutoNumber sempre que adicionar um novo registo a uma tabela.

Calculado

Não é possível introduzir ou alterar os dados neste tipo de campo a qualquer momento. Os resultados deste campo são determinados por uma expressão que define. O acesso atualiza os valores num campo Calculado sempre que adiciona ou edita um novo registo numa tabela.

Sim/Não

Quando clica num campo definido para este tipo de dados, o Access apresenta uma caixa de verificação ou uma lista de down-down, dependendo da forma como forma o campo. Se formatar o campo para mostrar uma lista, pode selecionar sim ou não,verdadeiro ou falso, ou ligado ou desligado da lista, novamente dependendo do formato aplicado ao campo. Não é possível introduzir valores na lista ou alterar os valores da lista diretamente de um formulário ou tabela.

Objeto OLE

Utiliza este tipo de campo quando pretende exibir dados a partir de um ficheiro criado com outro programa. Por exemplo, pode apresentar um ficheiro de texto, um gráfico Excel ou um deck de diapositivos PowerPoint num campo de objetos OLE.

Os anexos fornecem uma forma mais rápida, fácil e flexível de visualizar dados de outros programas.

Hiperligação

Pode introduzir quaisquer dados neste tipo de campo, e o Access embrulha-os num endereço Web. Por exemplo, se escrever um valor no campo, o Access rodeia o seu texto com http://www.your_text.com. Se introduzir um endereço Web válido, o seu link funcionará. Caso contrário, o seu link resultará numa mensagem de erro.

Além disso, editar hiperligações existentes pode ser difícil porque clicar num campo de hiperligação com o rato começa o seu navegador e leva-o ao site especificado no link. Para editar um campo de hiperligação, selecione um campo adjacente, utilize as teclas TAB ou seta para mover o foco para o campo de hiperligação e, em seguida, prima F2 para ativar a edição.

Anexo

Pode anexar dados de outros programas a este tipo de campo, mas não pode escrever ou introduzir dados de texto ou numéricos.

Para obter mais informações, consulte Os ficheiros e gráficos da sua base de dados.

Assistente de Pesquisas

O Assistente de Procura não é um tipo de dado. Em vez disso, utiliza o assistente para criar dois tipos de listas de drop-down: listas de valor e campos de procuração. Uma lista de valores utiliza uma lista delimitada de itens que introduz manualmente quando utiliza o Assistente de Procuração. Estes valores podem ser independentes de quaisquer outros dados ou objetos na sua base de dados.

Em contraste, um campo de procura utiliza uma consulta para obter dados de uma ou mais outras tabelas numa base de dados. Em seguida, o campo de procura apresenta os dados numa lista de recuos. Por predefinição, o Assistente de Procura define o campo de tabela para o tipo de dados Número.

Você pode trabalhar com campos de procura diretamente em mesas, e também em formas e relatórios. Por predefinição, os valores de um campo de procura aparecem num tipo de controlo de lista chamado caixa de combinação - uma lista que tem uma seta para baixo:

Uma lista de pesquisa em branco

Também pode utilizar uma caixa de lista que exibe vários itens com uma barra de deslocação para ver mais itens:

Controlo de caixa de listagem básico num formulário

Dependendo da configuração do campo de procuração e da caixa de combinação, pode editar os itens da lista e adicionar itens à lista desligando a propriedade Limit To List do campo de pesquisa.

Se não conseguir editar diretamente os valores numa lista, tem de adicionar ou alterar os dados na sua lista de valores predefinidos, ou na tabela que serve de fonte para o campo de procuração.

Finalmente, quando criar um campo de procuração, pode defini-lo opcionalmente para suportar vários valores. Quando o fizer, a lista resultante apresenta uma caixa de verificação ao lado de cada item da lista, e pode selecionar ou limpar quantos itens for necessário. Este número ilustra uma lista típica multi-valorizada:

Lista da caixa de verificação.

Para obter informações sobre a criação de campos de procura multivalorizadas e a utilização das listas resultantes, consulte Criar ou eliminar um campo multivalorizado.

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Como as propriedades do campo de tabela afetam a forma como introduz os dados

Além dos princípios de design que controlam a estrutura de uma base de dados e os tipos de dados que controlam o que pode introduzir num determinado campo, várias propriedades de campo também podem afetar a forma como introduz os dados numa base de dados do Access.

Ver propriedades para um campo de mesa

O acesso oferece duas formas de ver as propriedades para um campo de mesa.

Na vista da folha de dados

  1. Abra a tabela na Vista Folha de Dados.

  2. Clique no separador Campos e use os controlos no grupo Formatting para visualizar as propriedades de cada campo de tabela.

Na vista de design

  1. Abra a tabela na Vista Estrutura.

  2. Na parte inferior da grelha, clique no separador Geral, se ainda não estiver selecionado.

  3. Para ver as propriedades de um campo de procuração, clique no separador Procurar.

Como as propriedades impactam a entrada de dados

A tabela seguinte lista as propriedades que têm maior impacto na entrada de dados e explica como afetam a entrada de dados.

Propriedade

Localização na grelha de design de mesa

Valores possíveis

Comportamento quando tenta introduzir dados

Tamanho do Campo

Separador Geral

0-255

O limite de caracteres aplica-se apenas aos campos definidos para o tipo de dados de Texto. Se tentar introduzir mais do que o número especificado de caracteres, o campo corta-os.

Obrigatório

Separador Geral

Sim/Não

Quando ligado, esta propriedade obriga-o a introduzir um valor num campo, e o Access não permitirá guardar quaisquer novos dados até que preencha um campo obrigatório. Quando desligado, o campo aceitará valores nulos, o que significa que o campo pode permanecer em branco.

Um valor nulo não é a mesma coisa que um valor zero. Zero é um dígito, e "nulo" é um valor em falta, indefinido ou desconhecido.

Permitir cordas de comprimento zero

Separador Geral

Sim/Não

Quando ligado, pode introduzir cordas de comprimento zero — cordas que não contêm caracteres. Para criar uma corda de comprimento zero, introduz-se um par de aspas duplas no campo("").

Indexado

Separador Geral

Sim/Não

Quando indexa um campo de tabela, o Access impede-o de adicionar valores duplicados. Também pode criar um índice a partir de mais de um campo. Se o fizeres, podes duplicar os valores num campo, mas não em ambos os campos.

Máscara de Introdução

Separador Geral

Conjuntos predefinidos ou personalizados de caracteres literais e espaços reservados

Uma máscara de entrada obriga-o a introduzir dados num formato predefinido. As máscaras aparecem quando seleciona um campo numa mesa ou um controlo num formulário. Por exemplo, suponha que clique num campo De data e veja este conjunto de caracteres: MMM-DD-YYYYY. É uma máscara de entrada. Obriga-o a introduzir valores mensais como abreviaturas de três letras, como a OCT, e o valor do ano como quatro dígitos — por exemplo, OCT-15-2017.

As máscaras de entrada apenas controlam a forma como introduz os dados, não como o Access armazena ou exibe esses dados.

Para obter mais informações consulte os formatos de entrada de dados de controlo com máscaras de entrada e formato um campo de data e hora.

Limite para Lista

Separador de procura

Sim/Não

Ativa ou desativa as alterações aos itens num campo de procuração. Por vezes, os utilizadores tentam alterar os itens num campo de procura manualmente. Quando o Access o impede de alterar os itens num campo, esta propriedade está definida para Sim. Se esta propriedade estiver ativada e necessitar de alterar os itens de uma lista, tem de abrir a lista (se pretender editar uma lista de valores) ou a tabela que contém os dados de origem da lista (se pretender editar um campo de pesquisa) e alterar os valores aí.

Permitir Edições da Lista de Valores

Separador de procura

Sim/Não

Ativa ou desativa o comando de Itens de Lista de Edição para listas de valor, mas não para campos de procura. Para ativar esse comando para campos de procuração, introduza um nome de formulário válido na propriedade 'Formulário', de Itens de Lista. O comando Allow Value List Edits aparece num menu de atalho que abre clicando à direita numa caixa de lista ou controlo de caixa de combinação. Quando executar o comando, aparece a caixa de diálogo de itens de lista de edição. Alternadamente, se especificar o nome de um formulário na propriedade 'Formulário de Edição de Itens listas', o Access inicia esse formulário em vez de exibir a caixa de diálogo.

Pode executar o comando Editar Itens list a partir de caixas de lista e comandos de caixa de combinação localizados em formulários, e a partir de controlos de caixa de combinação localizados em tabelas e conjuntos de resultados de consulta. Os formulários devem ser abertos na vista de design ou na vista Browse; tabelas e conjuntos de resultados de consulta devem estar abertos na vista da folha de dados.

Listar Formulário de Edição de Itens

Separador de procura

Nome de um formulário de entrada de dados

Se introduzir o nome de um formulário de entrada de dados como o valor nesta propriedade de tabela, esse formulário abre-se quando um utilizador executa o comando Edit List Items. Caso contrário, a caixa de diálogo de itens de lista de edição aparece quando os utilizadores executam o comando.

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Utilize atualizações em cascata para alterar valores-chave primários e estrangeiros

Por vezes, poderá ter de atualizar um valor primário da chave. Se utilizar a chave primária como chave estrangeira, pode atualizar automaticamente as suas alterações através de todas as instâncias infantis da tecla estrangeira.

Como lembrete, uma chave primária é um valor que identifica exclusivamente cada linha (registo) numa tabela de bases de dados. Uma chave estrangeira é uma coluna que corresponde à chave primária. Normalmente, as teclas estrangeiras residem noutras tabelas, e permitem criar uma relação (uma ligação) entre os dados nas tabelas.

Por exemplo, suponha que use um número de identificação do produto como chave primária. Um número de identificação identifica um produto. Também usa esse número de identificação como chave estrangeira numa tabela de dados de encomenda. Dessa forma, pode encontrar todas as encomendas que envolvem cada produto, porque sempre que alguém faz uma encomenda para esse produto, o ID torna-se parte da encomenda.

Por vezes, esses números de identificação (ou outros tipos de teclas primárias) mudam. Quando o fizerem, pode alterar o seu valor principal e fazer com que a mudança se altere automaticamente através de todos os registos infantis relacionados. Você permite este comportamento ligando a integridade referencial e atualizações em cascata entre as duas tabelas.

Lembre-se destas regras importantes:

  • Pode ativar atualizações em cascata apenas para os campos-chave primários definidos para os tipos de dados de Texto ou Número. Não é possível utilizar atualizações em cascata para campos definidos para o tipo de dados AutoNumber.

  • Pode ativar atualizações em cascata apenas entre tabelas com uma relação de um para muitos.

Para mais informações sobre a criação de relacionamentos. ver Guia para relacionamentos de mesa e criar, editar ou excluir uma relação.

Os seguintes procedimentos andam de mãos dadas e explicam como primeiro criar uma relação e depois permitir atualizações em cascata para essa relação.

Criar a relação

  1. No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.

  2. No separador Design, no grupo Relacionamentos, clique em Adicionar Tabelas(Tabela de Espetáculos em Access 2013 ).

  3. Selecione o separador Tabelas, selecione as tabelas que pretende alterar, clique em Adicionare, em seguida, clique em Fechar.

    Pode premir SHIFT para selecionar várias tabelas, ou pode adicionar cada mesa individualmente. Selecione apenas as tabelas nos lados "um" e "muitos" da relação.

  4. Na janela Relacionamentos, arraste a chave primária da mesa do lado "um" da relação e deixe-a cair no campo chave estrangeiro da mesa no lado "muitos" da relação.

    É apresentada a caixa de diálogo Editar Relações. A seguinte figura mostra a caixa de diálogo:

    Caixa de diálogo Editar Relações com uma relação existente

  5. Selecione a caixa de verificação de Integridade Referencial e clique em Criar.

Ativar atualizações em cascata em chaves primárias

  1. No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.

  2. A janela Relacionamentos aparece e exibe as juntas (mostradas como linhas de ligação) entre as tabelas na base de dados. A seguinte figura mostra uma relação típica:

  3. Clique com o botão direito na linha de união entre as tabelas dos pais e das crianças e clique em Editar Relationship.

    Uma relação entre duas tabelas

    É apresentada a caixa de diálogo Editar Relações. A seguinte figura mostra a caixa de diálogo:

    Caixa de diálogo Editar Relações

  4. Selecione Campos Relacionados com a atualização de cascatas, certifique-se de que a caixa de verificação de integridade referencial é selecionada e, em seguida, clique em OK.

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Por que os números de ID às vezes parecem ignorar um número

Quando cria um campo definido para o tipo de dados AutoNumber, o Access gera automaticamente um valor para esse campo em cada novo registo. O valor é aumentado por padrão, de modo que cada novo registo obtenha o próximo número sequencial disponível. O objetivo do tipo de dados AutoNumber é fornecer um valor adequado para ser utilizado como chave primária. Para obter mais informações, consulte Adicionar, definir, alterar ou remover a tecla primária.

Quando elimina uma linha de uma tabela que contém um campo definido para o tipo de dados AutoNumber, o valor no campo AutoNumber para essa linha nem sempre é reutilizado automaticamente. Por essa razão, o número que o Access gera pode não ser o número que espera ver, e as lacunas podem aparecer na sequência de números de ID - isto é por design. Deve confiar apenas na singularidade dos valores num campo AutoNumber, e não na sua sequência.

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Atualizar a granel dados utilizando consultas

As consultas de apêndice, atualização e eliminação são formas poderosas de adicionar, alterar ou remover registos a granel. Além disso, as atualizações a granel são mais fáceis e eficientes de executar quando utiliza bons princípios de design de bases de dados. A utilização de um apêndice, atualização ou eliminação de consultas pode ser um economizador de tempo, pois também pode reutilizar a consulta.

Importante    Faça o back up os seus dados antes de utilizar estas consultas. Ter uma cópia de segurança na mão pode ajudá-lo a corrigir rapidamente quaisquer erros que possa inadvertidamente cometer.

Acrescentar consultas    Use para adicionar muitos registos a uma ou mais mesas. Uma das utilizações mais frequentes de uma consulta de apêndice é adicionar um grupo de registos de uma ou mais tabelas numa base de dados de origem a uma ou mais tabelas numa base de dados de destino. Por exemplo, suponha que adquira alguns novos clientes e uma base de dados contendo uma tabela de informações sobre esses clientes. Para evitar introduzir esses novos dados manualmente, pode apdicê-lo à tabela ou tabelas apropriadas na sua base de dados. Para obter mais informações, consulte adicionar registos a uma tabela utilizando uma consulta de apêndice.

Atualizar consultas    Utilize para adicionar, alterar ou apagar parte (mas não todos) de muitos registos existentes. Pode pensar nas consultas de atualização como um formulário eficaz da caixa de diálogo Localizar e Substituir. Introduz um critério selecionado (o equivalente áspero de uma cadeia de pesquisa) e um critério de atualização (o equivalente bruto de uma cadeia de substituição). Ao contrário da caixa de diálogo, as consultas de atualização podem aceitar vários critérios, permitir-lhe atualizar um grande número de registos num só passe e permitir-lhe alterar registos em mais de uma tabela. Para obter mais informações, consulte Criar e executar uma consulta de atualização.

Eliminar consultas    Quando pretende eliminar rapidamente muitos dados ou apagar regularmente um conjunto de dados, uma eliminação é útil porque as consultas tornam possível especificar critérios para encontrar e eliminar rapidamente os dados. Para obter mais informações, consulte Formas de adicionar, editar e eliminar registos.

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