Criar e partilhar uma pasta pública no Outlook

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As pastas públicas no Outlook proporcionam-lhe um excelente local para recolher, organizar e partilhar informações acerca de determinados tópicos ou projetos numa organização. Neste caso, "pública" significa visível por todos dentro de uma organização e não por todo o mundo. Ao publicar uma mensagem numa pasta pública não a está a enviar por e-mail a todos, pelo que ninguém ficará a caixa de entrada cheia. Em vez disso, as pessoas podem consultar a pasta sempre pretendam procurar por mensagens do seu interesse.

Importante: Precisa de um servidor com o Microsoft Exchange Server e de uma conta de e-mail do Exchange para utilizar pastas públicas com o Outlook. A maioria das contas de e-mail domésticas e pessoais não utilizam o Exchange.

Passo 1: Consultar o administrador do Exchange

A sua organização poderá não permitir pastas públicas ou poderá ter políticas de utilização das mesmas. Consulte o administrador para seguir o caminho certo. Caso a sua organização permita e suporte a utilização de pastas públicas mas ainda não exista uma pasta pública de nível superior, peça ao administrador do Exchange para criar uma.

Quando a pasta de nível superior se encontrar disponível, prima simplesmente CTRL+6 para ver a pasta e o respetivo conteúdo no painel de Pastas do Outlook.

Passo 2: Criar e dar um nome à pasta

  1. Prima CTRL+6 para ver Pastas Públicas no Painel de Pastas.

    Importante: Se não vir uma secção de Pastas públicas no painel de pastas, consulte o administrador de e-mail do Exchange local. Estes obrigatório configurá-lo para lhe.

  2. Clique com o botão direito do rato em Pastas Públicas e clique em Nova Pasta.

    Pastas Públicas

  3. Atribua um nome à pasta e clique em OK.

Sugestões: 

  • Pode adicionar uma pasta pública para as pastas de Favoritos . Em seguida, no Outlook Web App, pode executar determinadas funções dentro essas mesmas pastas públicas, tal como criar, atualizar ou eliminar itens. Estas ações podem ser processadas em pastas públicas, calendário, contactos, correio e publicar.

  • Para adicionar uma pasta pública aos seus Favoritos, com o botão direito na pasta, em seguida, selecione Adicionar aos Favoritos....

  • Para obter informações sobre como utilizar pastas favoritas no Outlook Web App, consulte o artigo trabalhar com pastas de mensagens no Outlook Web App.

Passo 3: Atribuir permissões de pasta para utilizadores e grupos

Por predefinição, o Outlook concede permissões apenas para si, como o criador de blocos da pasta pública, pelo que, em seguida, necessita de especificamente conceder permissões a pessoas para que possam ler e publicar conteúdo na pasta. Saiba como alterar permissões para uma pasta pública.

Começar a utilizar pastas públicas

Veja algumas das formas mais usuais de utilizar pastas públicas numa organização:

Debates online

Armazene cada tópico de debate na sua própria subpasta. Conforme necessário, defina permissões para cada subpasta (poderá querer restringir o acesso a pastas que contêm dados confidenciais). Um tópico pode ter o seu próprio moderador para controlar se um item é publicado e para eliminar mensagens que não se encontram em conformidade com os padrões organizacionais ou que violam as políticas da organização.

Partilhar calendários, listas de contactos e listas de tarefas

Anexe calendários, contactos e tarefas ou listas de tarefas a mensagens para partilhar informações com pessoas que tenham acesso à pasta. Este tipo de localização centralizada facilita a comunicação e colaboração em projetos de equipa.

Diferenças entre pastas de correio e pastas públicas

  • Quando muda de uma pasta de e-mail para uma pasta pública, o botão Nova E-mail acima do Painel de Pastas muda para Nova Mensagem porque, geralmente, publica itens numa pasta pública em vez de enviar mensagens de e-mail.

  • Quando responde a uma mensagem numa pasta pública, não existe um botão Responder a Todos. Todas as pessoas que vejam os conteúdos da pasta podem ver a sua mensagem.

Mais informações sobre pastas do Outlook

Alternar entre pastas do Outlook

Alterar as permissões para uma pasta pública

Criar uma pasta pública e especificar permissões, vistas, formulários e regras

Para criar uma pasta pública, tem de ter permissão para criar pastas na pasta pública existente. Para obter informações sobre como obter permissão, consulte o administrador.

  1. No menu ficheiro, aponte para Novo e, em seguida, clique em pasta.

  2. Na caixa Nome, introduza um nome para a pasta.

  3. Na caixa Pasta contém, clique no tipo de pasta que pretende criar.

  4. Na lista Selecione onde pretende colocar a pasta, clique na localização para a pasta.

    Para iniciar rapidamente uma pasta pública com itens existentes:

    1. Na lista de pastas, no painel de navegação, clique na pasta que pretende copiar.

    2. No menu ficheiro, aponte para a pasta e, em seguida, clique em nome da pasta de cópia.

    3. Na lista, clique na localização que pretende copiar a pasta.

  1. Na Lista de Pastas, no Painel de Navegação, com o botão direito na pasta pública que pretende partilhar e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

    Tem de ter permissões de proprietário de uma pasta pública definir permissões de partilha para a pasta. Pode definir permissões para apenas uma pasta de cada vez.

  2. Clique no separador permissões.

  3. Clique em Adicionar.

  4. Na caixa de pesquisa, introduza o nome da pessoa que pretende conceder permissões de partilha.

  5. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

  6. Na lista nome, clique no nome da pessoa que acabou de adicionar.

  7. Em permissões, escolha as definições que pretende.

    Nota: Pode atribuir todas as pessoas que tiverem acesso para a pasta as mesmas permissões ao clicar em predefinida na lista nome.

Siga um dos seguintes procedimentos:

  • Criar uma vista de raiz

    1. No menu Ver, aponte para a Vista atual e, em seguida, clique em Definir vistas.

    2. Clique em Novo.

    3. Na caixa nome da nova vista, escreva um nome.

    4. Na caixa tipo de vista, selecione tipo de vista que pretende.

    5. Para alterar onde o vista irá estar disponível, clique numa opção em pode ser utilizada em.

    6. Clique em OK.

    7. Para continuar a personalizar a vista, em Descrição, clique num botão e, em seguida, selecione as opções que pretende utilizar.

    8. Quando terminar de selecionar as opções, clique em OK.

    9. Para utilizar a vista imediatamente, clique em Aplicar Vista.

  • Criar uma vista baseada numa vista padrão

    1. Mudar para a vista que pretende basear a nova vista.

    2. No menu Ver, aponte para Vista Atual e, em seguida, clique em Personalizar Vista Atual.

    3. Para cada tipo de alteração que pretende fazer, em Descrição, clique num botão e, em seguida, selecione as opções que pretende.

    4. Quando tiver terminado de efetuar as alterações, feche a caixa de diálogo Personalizar a vista .

    5. No menu Ver, aponte para a Vista atual e, em seguida, clique em Definir vistas.

    6. Na caixa vistas da pasta nome da pasta, clique em definições da vista actual.

    7. Clique em Copiar.

    8. Na caixa nome da nova vista, escreva um nome.

    9. Para alterar onde a vista irá estar disponível, clique numa opção em pode ser utilizada em.

      Nota: As novas vistas são adicionadas para a Vista atual   submenu (no menu Ver, aponte para Dispor por ).

Para alterar a vista predefinida de uma pasta pública, tem de ter permissões de proprietário para a pasta e, tem de ser definida para a pasta que está visível para todos os utilizadores, pelo menos, uma vista personalizada.

  1. Na Lista de Pastas, no Painel de Navegação, com o botão direito na pasta pública e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Clique no separador de Administração.

    Se o separador Administração não aparecer, não tem permissões de proprietário.

  3. Na lista vista inicial na pasta, clique na vista que pretende que apareça sempre que a pasta é aberta.

    A vista Normal mostra a vista do Microsoft Outlook predefinida para o tipo de itens na pasta.

Tem de ter permissão de Editor, Editor de publicação ou proprietário para adicionar formulários para uma pasta partilhada privada ou para uma pasta pública. Se a pasta é uma pasta pública e ter permissões de proprietário, pode limitar os formulários que estão disponíveis para outras pessoas que utilizam a pasta.

  1. Na Lista de Pastas, no Painel de Navegação, com o botão direito na pasta e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Clique no separador de formulários.

  3. Para adicionar um formulário para a lista de formulários associados a esta pasta, clique em Gerir, em seguida, indicar o formulário.

  4. Clique em Fechar.

  5. Para limitar os formulários que pretende que esteja disponível para outras pessoas que utilizam a pasta, clique numa opção em Permitir estes formulários nesta pasta.

Tem de ter permissões de proprietário de uma pasta pública criar ou modificar regras para a mesma.

  1. Na Lista de Pastas, no Painel de Navegação, com o botão direito na pasta pública que pretende criar ou modificar regras para e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Clique no separador de Administração.

  3. Clique em Assistente de pasta.

  4. Siga um dos seguintes procedimentos:

    • Para criar uma regra, clique em Adicionar regra.

    • Para modificar uma regra existente, clique numa regra na lista e, em seguida, clique em Editar regra.

  5. Introduza as condições que deve cumprir o item para a ação ocorrer. Para mais condições, clique em Avançadas.

  6. Em efetuar estas ações, selecione as opções que pretende.

    Nota: Ao criar uma regra, é activo por predefinição.

Siga um dos seguintes passos:

  • Partilhar um calendário

    1. Criar uma nova pasta e selecione os itens de calendário na lista pasta contém.

    2. Na lista Selecione onde pretende colocar a pasta, clique em Calendário e, em seguida, clique em OK.

    3. Adicione reuniões e eventos para a pasta.

  • Partilhar uma lista de contactos

    1. Criar uma nova pasta e selecione os itens de contacto na lista pasta contém.

    2. Na lista Selecione onde pretende colocar a pasta, clique em contactos e, em seguida, clique em OK.

    3. Adicione contactos para a pasta.

      Nota: Lista de contactos partilhada é apresentada no Outlook livro de endereços/contactos.

  • Partilhar uma lista de tarefas

    1. Criar uma nova pasta e selecione os itens de tarefas na lista pasta contém.

    2. Na lista Selecione onde pretende colocar a pasta, clique em tarefas e, em seguida, clique em OK.

    3. Adicione tarefas para a pasta.

      Nota: Enquanto pode copiar uma lista de tarefas para uma pasta pública, não pode copiar um pedido de tarefa para uma pasta pública ou criar um pedido de tarefa a partir de uma pasta pública.

  • Registar informações numa pasta pública

    1. Abra a pasta pública que pretende publicar informações no.

    2. Para utilizar o formulário predefinido para registar informações para, clique no menu ficheiro, aponte para Novo e, em seguida, clique em Colocar nesta pasta.

    3. No formulário, introduza as informações que pretende publicar.

    4. Clique em Publicar.

Criar uma pasta pública moderada

Tem de ter permissões de proprietário de uma pasta pública para designar como uma pasta moderada.

  1. Na Lista de Pastas, no Painel de Navegação, com o botão direito na pasta pública e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. No separador de Administração, clique em Pasta moderada.

  3. Selecione a caixa de verificação configurar pasta como uma pasta moderada.

  4. Na caixa Reencaminhar novos itens para, introduza o nome da pessoa que recebe mensagens recebidas ou o nome de uma pasta pública alternativa onde as mensagens são armazenadas para revisão. O moderador que é que a revisão é especificado no passo 6.

  5. Opcional: Para enviar uma resposta automaticamente quando uma nova mensagem é recebida pelo moderador, selecione uma opção em resposta a novos itens com.

    Selecione uma das seguintes opções:

    • Resposta padrão   

      "Obrigado por sua submissão. Tenha em atenção que são revistas submissões para algumas pastas ou grupos de discussão para determinar se deve ser efetuadas disponíveis ao público. Nestes casos, haverá um atraso antes de submissões aprovadas podem ser visualizadas por outras pessoas."

    • Resposta personalizada   

      Clique em resposta personalizada e, em seguida, clique em modelo. Escreva o texto da resposta personalizada.

    Moderadores não receberá uma destas respostas quando colocam mensagens.

  6. Para adicionar ou remover os nomes das pessoas que sejam moderadores, clique em Adicionar ou Remover.

  7. Opcional: Para ver as propriedades de um moderador selecionado, clique em Propriedades.

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