A informação é frequentemente mais fácil de entender quando está dividida em grupos. Por exemplo, um relatório que agrupa as vendas por região pode assinalar as tendências que, de outra forma, teriam passado despercebidas. Além disso, colocar totais (tais como somas ou médias) no final de cada grupo no relatório pode substituir muita interação manual com uma calculadora.
Access facilita o trabalho com relatórios agrupados. Pode criar um relatório agrupado básico, recorrendo ao Assistente de Relatórios; pode adicionar agrupamentos e ordenações a um relatório existente ou pode rever as opções de agrupamento e ordenação já definidas.
Neste artigo
Criar um relatório agrupado ou ordenado rápido
Mesmo que não esteja familiarizado com relatórios agrupados, pode criar rapidamente um relatório simples através do seguinte procedimento:
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No Painel de Navegação, selecione uma tabela ou consulta que contenha os registos pretendidos para o relatório.
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No separador Criar, clique em Relatório. Access cria um relatório tabular simples e, em seguida, apresenta-o na Vista de Esquema. Caso existam muitos campos no relatório, provavelmente este irá estender-se ao longo de mais de uma página. Antes de aplicar qualquer agrupamento ou ordenação, poderá querer redimensionar as colunas (e eliminar colunas não desejadas), de modo a que o relatório caiba na largura de uma página. Para eliminar uma coluna, clique na mesma com o botão direito do rato e, em seguida, clique em Eliminar Coluna.
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Clique com o botão direito do rato numa coluna que pretenda agrupar ou ordenar e, em seguida, clique em Agrupar Por [nome do campo] ou clique numa das opções de Ordenar. Por exemplo, para agrupar na coluna Prioridade, clique com o botão direito do rato na coluna Prioridade e, em seguida, clique em Agrupar Por Prioridade.
Ao aplicar o agrupamento, Access move o campo de agrupamento para a coluna mais à esquerda e agrupa as restantes colunas com base nessa coluna. Em alguns casos, Access também adiciona um total geral à secção Rodapé do Relatório. -
Opcionalmente, visualize e ajuste as opções de agrupamento e ordenação, seguindo os procedimentos na secção Adicionar ou modificar o agrupamento e a ordenação num relatório existente.
Criar um novo relatório agrupado com o Assistente de Relatórios
O Assistente de Relatórios apresenta-lhe uma série de perguntas e, em seguida, gera um relatório com base nas suas respostas. Entre essas questões, encontra-se uma que pergunta pelo campo ou campos a serem utilizados para agrupar o seu relatório. Após a criação do relatório, pode utilizá-lo como está ou modificá-lo para ir mais facilmente ao encontro das suas necessidades. Antes de iniciar o Assistente de Relatórios, tem de tomar uma decisão acerca de uma fonte de dados.
Iniciar o Assistente de Relatórios
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No separador Criar, no grupo Relatórios, clique em Assistente de Relatórios.
Access inicia o Assistente de Relatórios.
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Clique na lista pendente Tabelas/Consultas e escolha a tabela que contém os campos que quer no seu relatório.
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Clique duas vezes nos campos na lista Campos Disponíveis para os escolher.
Access move-os para a lista Campos Selecionados . Como alternativa, pode clicar nos botões localizados entre a caixa de Campos Disponíveis e a caixa Campos Selecionados para adicionar ou remover o campo selecionado ou para adicionar ou remover todos os campos.
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Caso existam campos noutra tabela ou consulta que também queira colocar no seu relatório, clique na lista pendente Tabelas/Consultas, escolha a outra tabela ou consulta e continue a adicionar campos.
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quando terminar de adicionar campos, clique em Seguinte.
Agrupar registos no Assistente de Relatórios
O agrupamento permite-lhe organizar e dispor registos por grupo, tal como por Região ou Vendedor. Os grupos podem ser aninhados de modo a identificar facilmente as relações entre os grupos e a encontrar rapidamente as informações que pretende. Pode utilizar também o agrupamento para calcular informações de resumo, tais como totais e percentagens.
Quando incluir mais do que uma tabela num relatório, o assistente examina as relações entre as tabelas e determina o modo como poderá querer visualizar a informação.
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Na página do Assistente de Relatórios em que se pergunta Deseja adicionar algum nível de agrupamento?, clique num dos nomes de campos na lista e, em seguida, clique em Seguinte.
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Para adicionar níveis de agrupamento, clique duas vezes em qualquer dos nomes de campos na lista para os adicionar ao seu relatório.
Também pode remover um nível de agrupamento ao clicar nele duas vezes na apresentação de página no lado direito da caixa de diálogo. Utilize os botões das setas para adicionar ou remover os níveis de agrupamento e ajuste a prioridade de um nível de agrupamento ao selecioná-lo e clicando nos botões de aumento e diminuição de prioridade. Access adiciona cada nível de agrupamento e mostra-o aninhado no nível de agrupamento principal.
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Clique em Opções de Agrupamento para mostrar a caixa de diálogo Intervalos de Agrupamento.
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Opcionalmente, para cada campo de nível de grupo, escolha um intervalo de agrupamento.
O intervalo de agrupamento permite-lhe personalizar o modo como os registos são agrupados. Na ilustração anterior, os registos são agrupados no campo DataDeEnvio, que é um tipo de dados Data/Hora. O Assistente de Relatórios oferece escolhas apropriadas ao tipo de campo na lista Intervalos de Agrupamento. Por conseguinte, porque DataDeEnvio é do tipo Data/Hora, pode escolher agrupar pelo valor real (Normal), Ano, Trimestre, Mês, Semana, Dia, Hora e Minuto. Se o campo fosse do tipo Dados de texto, poderia escolher agrupar pelo campo inteiro (Normal) ou talvez pelos primeiros cinco carateres. Para um tipo de dados numérico, pode escolher agrupar por valor (Normal) ou por intervalo em incrementos selecionados.
Após a seleção de um intervalo de agrupamento, clique em OK.
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Clique em Seguinte para navegar para a página seguinte do assistente.
Ordenar e resumir registos
Pode ordenar registos até quatro campos, tanto em ordem ascendente como descendente.
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Clique na primeira lista pendente e escolha um campo no qual quer ordenar.
Pode clicar no botão à direita da lista para alternar entre ordem ascendente e descendente (Ascendente é a predefinição). Opcionalmente, clique na segunda, terceira e quarta listas pendentes para escolher campos de ordenação adicionais.
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Clique em Opções de Resumo caso pretenda resumir quaisquer campos numéricos.
Note que o botão Opções de Resumo só será visível caso tenha um ou mais campos numéricos na secção Detalhe do relatório. O assistente mostra os campos numéricos disponíveis.
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Selecione a caixa de verificação sob a sua escolha de Soma, Média, Mín . ou Máx para incluir esses cálculos no rodapé do grupo.
Também pode optar por mostrar os detalhes e o resumo ou apenas o resumo. No segundo caso, são mostrados os totais para cada valor de DatadeEnvio (caso tenha selecionado a caixa de verificação para Soma, por exemplo), mas o detalhe da sequência é omitido. Pode também escolher mostrar a percentagem dos cálculos totais para as somas.
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Clique em OK.
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Siga as instruções nas páginas restantes do Assistente de Relatórios. Na última página, pode editar o título do relatório. Este título será apresentado na primeira página do relatório e Access também irá guardar o relatório, utilizando o título como o nome do documento. Pode editar tanto o título como o nome do documento mais tarde.
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Clique em Concluir. Access guarda automaticamente o relatório e apresenta-o em Pré-visualizar, o que lhe mostra o aspeto do relatório quando impresso.
Pode utilizar os botões de navegação na parte inferior do painel de pré-visualização para visualizar as páginas do relatório sequencialmente ou saltar para qualquer página no relatório. Clique num dos botões de navegação ou escreva o número da página que pretende ver na caixa do número de página e, em seguida, prima ENTER.
Em Pré-visualizar, pode ampliar para ver os detalhes ou reduzir para verificar a posição dos dados na página. Com o ponteiro do rato colocado sobre o relatório, clique uma vez. Para reverter o efeito do zoom, clique novamente. Também pode utilizar o controlo de zoom na barra de estado.
Adicionar ou modificar o agrupamento e a ordenação num relatório existente
Caso tenha um relatório existente e lhe queira adicionar uma ordenação ou agrupamento, ou caso queira modificar a ordenação ou agrupamento existentes no relatório, esta secção irá ajudá-lo a começar.
Adicionar agrupamento, ordenação e totais
Pode executar uma ordenação, agrupamento ou operação de totalização simples, clicando com o botão direito do rato nos campos na vista de Esquema e, sem seguida, escolhendo a operação pretendida a partir do menu de atalho. Para mudar para a vista de Esquema, clique com o botão direito do rato no relatório no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Vista de Esquema.
Nota: Mesmo que as instruções nesta secção não utilizem o painel Grupo, Ordenação e Total diretamente, é uma boa ideia abrir o painel e observar como se altera à medida que trabalha. Terá uma ideia melhor do que Access está a fazer e, à medida que se sente mais confortável a trabalhar com o painel Grupo, Ordenação e Total , pode utilizá-lo para fazer ajustes adicionais ao seu relatório. Para mostrar o painel Grupo, Ordenação e Total:
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No separador Estrutura do Esquema de Relatório , no grupo Agrupamento & Totais , clique em Agrupar & Ordenar.
Ordenar um único campo
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Clique com o botão direito do rato em qualquer valor no campo que pretende ordenar.
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No menu de atalho, clique na opção de ordenação pretendida. Por exemplo, para ordenar um campo de texto em ordem ascendente, clique em Ordenar de A a Z. Para ordenar um campo numérico em ordem descendente, clique em Ordenar do Maior ao Mais Pequeno.
Access ordena o relatório conforme especificou. Se o painel Grupo, Ordenação e Total estiver aberto, pode ver que foi adicionada uma nova linha de Ordenar por para esse campo.
Ordenar vários campos
Nota: Quando aplica a ordenação ao clicar com o botão direito do rato num campo na vista Esquema, apenas pode ordenar um campo de cada vez. Aplicar a ordenação a outro campo, retira a ordenação do primeiro campo. Isto difere do comportamento de ordenação em formulários, em que podem ser estabelecidas múltiplas sequências de ordenação ao clicar com o botão direito do rato em cada campo e ao escolher a sequência de ordenação que pretende. Para criar vários níveis de ordenação, consulte a secção Adicionar agrupamento, ordenação e totais utilizando o painel Grupo, Ordenação e Total.
Agrupar num campo
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Clique com o botão direito do rato em qualquer valor no campo que pretende agrupar.
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No menu de atalho, clique em Agrupar Por.
Access adiciona o nível de agrupamento e cria um cabeçalho de grupo para o mesmo. Se o painel Grupo, Ordenação e Total estiver aberto, pode ver que uma nova linha de Agrupar por foi adicionada para esse campo.
Adicionar um total a um campo
Esta opção permite-lhe calcular uma soma, média, contagem ou outro agregado para um campo. É adicionado um total geral no final do relatório e os totais dos grupos são adicionados aos grupos existentes no relatório.
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Clique com o botão direito do rato em qualquer valor no campo que pretende totalizar.
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Clique em Total.
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Clique na operação que pretende realizar: Soma, Média, Contar Registos (para contabilizar todos os registos), Contar Valores (para contabilizar apenas os registos com um valor neste campo), Máx., Mín., Desvio Padrão ou Variância.
Access adiciona um controlo de caixa de texto calculado ao rodapé do relatório, o que cria um total geral. Além disso, se o relatório tiver níveis de agrupamento, Access adiciona rodapés de grupo (se ainda não estiverem presentes) e coloca o total em cada rodapé.
Nota: Também pode adicionar totais ao clicar no campo que pretende totalizar e, em seguida, no separador Estrutura, no grupo Agrupamentos e Totais, clique em Totais.
Adicionar agrupamento, ordenação e totais utilizando o painel Grupo, Ordenação e Total
Trabalhar no painel Grupo, Ordenação e Total dá-lhe a maior flexibilidade quando pretende adicionar ou modificar grupos, sequências de ordenação ou opções de totais num relatório. Uma vez mais, a vista de Esquema é a vista preferida para trabalhar porque é muito mais fácil ver como as alterações afetam a visualização dos dados.
Visualizar o painel Grupo, Ordenação e Total
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No separador Estrutura do Esquema de Relatório , no grupo Agrupamento & Totais , clique em Agrupar & Ordenar. Access apresenta o painel Grupo, Ordenação e Total .
Para adicionar um novo nível de ordenação ou de agrupamento, clique em Adicionar um grupo ou Adicionar uma ordenação.
É adicionada uma nova linha ao painel Grupo, Ordenação e Total e é apresentada uma lista de campos disponíveis.
Pode clicar num destes nomes de campos ou pode clicar em expressão abaixo da lista de campos para introduzir uma expressão. Depois de escolher um campo ou introduzir uma expressão, Access adiciona o nível de agrupamento ao relatório. Na vista de Esquema, a visualização muda imediatamente para mostrar a sequência de agrupamento ou de ordenação.
Para obter mais informações sobre como criar expressões, consulte o artigo Saber como criar uma expressão.
Notas:
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Se já existirem vários níveis de ordenação ou agrupamento definidos, poderá ter de deslocar para baixo no painel Grupo, Ordenação e Total antes de poder ver os botões Adicionar um grupo e Adicionar uma ordenação .
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Pode definir até 10 níveis de agrupamento e ordenação num relatório.
Alterar as opções de agrupamento
Cada nível de ordenação e agrupamento possui um número de opções que podem ser definidas para obter os resultados pretendidos.
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Para visualizar todas as opções para um nível de agrupamento ou ordenação, clique em Mais no nível que pretende alterar.
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Para ocultar as opções, clique em Menos.
Sequência de ordenação Pode alterar a sequência de ordenação ao clicar na lista pendente da sequência de ordenação e, em seguida, na opção pretendida.
Intervalo do grupo Esta definição determina o modo como os registos são agrupados. Por exemplo, pode agrupar pelo primeiro caráter de um campo de texto de modo a que todos os que comecem por "A" fiquem no mesmo grupo, todos os que comecem por "B" fiquem no mesmo grupo e assim por diante. Para um campo de data, pode agrupar por dia, semana, mês, trimestre ou pode introduzir um intervalo personalizado.
Totais Para adicionar os totais, clique nesta opção. Pode adicionar os totais em vários campos e pode trabalhar com vários tipos de totais no mesmo campo.
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Clique na seta pendente Total Em e selecione o campo que pretende ter resumido.
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Clique na seta pendente Tipo e selecione o tipo de cálculo a executar.
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Selecione Mostrar Total Geral para adicionar o total geral no final do relatório (no rodapé do relatório).
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Selecione Mostrar totais de grupo como uma % do Total Geral para adicionar um controlo ao rodapé do grupo que calcula a percentagem do total geral para cada grupo.
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Selecione Mostrar no cabeçalho do grupo ou Mostrar no rodapé do grupo para apresentar o total na localização desejada.
Uma vez escolhidas todas as opções para um campo, pode repetir o processo e resumir outro campo ao selecionar o outro campo a partir da lista pendente Total Em. Caso contrário, clique fora da janela de pop-up Totais para a fechar.
Título Isto permite-lhe alterar o título do campo a ser resumido. Isto é utilizado para o cabeçalho da coluna e para os campos de resumo de etiquetagem nos cabeçalhos e rodapés.
Para adicionar ou modificar o título:
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Clique no texto azul a seguir a com título.
É apresentada a caixa de diálogo Zoom.
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Escreva o novo título na caixa de diálogo e, em seguida, clique em OK.
Com/sem uma secção de cabeçalho Utilize esta definição para adicionar ou remover a secção de cabeçalho que precede cada grupo. Ao adicionar uma secção de cabeçalho, Access move o campo de agrupamento para o cabeçalho. Quando remove uma secção de cabeçalho que contém controlos que não o campo de agrupamento, Access pede confirmação para eliminar os controlos.
Com/sem uma secção de rodapé Utilize esta definição para adicionar ou remover a secção de rodapé que sucede cada grupo. Quando remove uma secção de rodapé que contém controlos, Access pede confirmação para eliminar os controlos.
Manter o grupo junto Esta definição determina o modo como os grupos são dispostos na página quando o relatório é impresso. Pode querer manter os grupos juntos o mais possível para reduzir a quantidade de viragens de página necessárias para ver a totalidade do grupo. Contudo, isto aumenta normalmente a quantidade de papel necessária para imprimir o relatório, dado que a maior parte das páginas terá espaços em branco na parte inferior.
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Não manter o grupo junto numa página Utilize esta opção caso não esteja preocupado com a separação de grupos pelas quebras de páginas. Por exemplo, um grupo de 30 itens pode ter 10 itens no final de uma página e os restantes 20 itens no início da página seguinte.
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Manter a totalidade do grupo junto numa só página Esta opção ajuda a minimizar o número de quebras de páginas num grupo. Se um grupo não conseguir caber no espaço restante numa página, Access deixa esse espaço em branco e começa o grupo na página seguinte. Os grupos grandes podem ainda ficar distribuídos ao longo de várias páginas, mas esta opção minimiza o mais possível o número de quebras de página dentro do grupo.
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Manter o cabeçalho e o primeiro registo juntos numa só página Para os grupos com cabeçalhos, isto assegura que o cabeçalho do grupo não será impresso sozinho no final de uma página. Se Access determinar que não existe espaço suficiente para que pelo menos uma linha de dados seja impressa após o cabeçalho, o grupo começa na página seguinte.
Alterar a prioridade dos níveis de agrupamento e ordenação
Para alterar a prioridade de um nível de agrupamento ou ordenação, clique na linha no painel Grupo, Ordenação Total e, em seguida, clique na seta para cima ou para baixo no lado direito da linha.
Apagar os níveis de agrupamento e ordenação
Para eliminar um nível de agrupamento ou ordenação, clique na seta que pretende eliminar no painel Grupo, Ordenação e Total e, em seguida, prima DELETE ou clique no botão Eliminar no lado direito da linha. Quando elimina um nível de agrupamento, se o campo de agrupamento estiver no cabeçalho ou rodapé do grupo, Access move-o para a secção Detalhes do relatório. São eliminados quaisquer outros controlos que estivessem no cabeçalho ou rodapé do grupo.
Criar um relatório de resumo (sem detalhes de registos)
Se quiser mostrar apenas totais (ou seja, apenas as informações nas linhas de cabeçalho e rodapé), no separador Estrutura do Esquema de Relatório , no grupo Agrupamento & Totais , clique em Ocultar Detalhes. Fazer isto oculta os registos no próximo nível mais baixo de agrupamento, resultando numa apresentação muito mais compactada dos dados de resumo. Apesar de os registos estarem ocultos, os controlos na secção oculta não são eliminados. Clique novamente em Ocultar Detalhes para restaurar as linhas de Detalhe no relatório.
