Definir as suas ofertas de serviço no Bookings

Quando define as suas ofertas de serviço no Microsoft Bookings, define um nome de serviço, descrição, localização (escolha se quer reunir pessoalmente ou ter uma reunião online), duração, lembretes predefinidos para clientes e funcionários, notas internas sobre o serviço e preços. Também pode etiquetar os funcionários que estão qualificados para fornecer o serviço. Em seguida, quando os clientes acedem ao seu site empresarial para marcar um compromisso, podem ver exatamente que tipos de compromissos estão disponíveis, escolher a pessoa que querem fornecer o serviço e quanto custará o serviço.

Também pode adicionar informações e URLs personalizados à confirmação de e-mail e lembretes que envia quando alguém reserva um serviço através da sua página de reservas.

Ver: Criar um novo serviço

Passos

Eis os passos para adicionar um novo serviço.

1. No Microsoft 365, selecione o Iniciador de aplicações e, em seguida, selecione Reservas.

2. Aceda a Os SeusServiços de calendário > e selecione Adicionar novo serviço.

   O número de serviços deve ser limitado a 50.

3. Na página Detalhes básicos , adicione as suas seleções.

   Nome do serviço: introduza o nome do seu serviço. Este é o nome que será apresentado no menu pendente na página Calendário. Este nome também será apresentado quando alguém adicionar manualmente um compromisso na página Calendário e este aparecerá como um mosaico na página Self-service.

   Descrição: a descrição que introduzir será apresentada quando um utilizador selecionar o ícone de informações na página Self-service.

   Localização predefinida: esta localização é o que será apresentado nos e-mails de confirmação e lembrete para funcionários e clientes, e será apresentado no evento de calendário criado para a reserva.

   Adicionar reunião online: esta definição ativa ou desativa reuniões online para cada compromisso, seja através do Teams ou do Skype, consoante o cliente predefinido para o docente.

   • Ativado:

     • Uma ligação para uma reunião do Teams ou do Skype, exclusiva para a reserva, será adicionada ao evento do calendário nos calendários dos funcionários e dos clientes, juntamente com informações de acesso telefónico.

     • A ligação para participar na reunião será adicionada a todos os e-mails de confirmação e lembrete, conforme mostrado no exemplo seguinte:

       

       Nota

       As reuniões do Teams podem ser participadas através da aplicação Teams para dispositivos móveis, da aplicação teams para ambiente de trabalho, num browser ou através de acesso telefónico. Recomendamos vivamente que ative o Teams como o serviço de reunião online predefinido para o seu inquilino, para a melhor experiência de marcação de compromissos virtuais.

   • Desativado:

     • Os compromissos não irão conter uma opção de reunião e não serão apresentados todos os campos relacionados com a reunião que aparecem quando a opção Adicionar reunião online está ativada.

   Duração: é durante quanto tempo todas as reuniões serão reservadas. A hora é bloqueada a partir da hora de início, que é selecionada durante a reserva. O tempo completo do compromisso será bloqueado nos calendários dos docentes.

   Tempo de memória intermédia: ativar esta definição permite a adição de tempo extra ao calendário do pessoal sempre que um compromisso é reservado.

   A hora será bloqueada no calendário do pessoal e afetará as informações de disponibilidade. Isto significa que, se um compromisso terminar às 15:00 e 10 minutos de tempo de memória intermédia tiver sido adicionado ao final da reunião, o calendário do pessoal será apresentado como ocupado e não reservável até às 15h10. Isto pode ser útil se o seu pessoal precisar de tempo antes de uma reunião para se preparar, como um médico que revê o gráfico de um paciente ou um consultor financeiro que prepara informações relevantes da conta. Também pode ser útil após uma reunião, como quando alguém precisa de tempo para viajar para outro local.

   Preço não definido: selecione as opções de preço que serão apresentadas na página Self-Service. Se Preço não definido estiver selecionado, não será apresentado qualquer preço ou referência ao custo ou preço.

   Notas: este campo é apresentado no evento de reserva para funcionários reservados e no evento que aparece no separador Calendário na aplicação Web Bookings.

   Máximo de participantes por evento: esta definição permite-lhe criar serviços que exigem a capacidade de várias pessoas reservarem a mesma hora de compromisso e a mesma equipa (como uma aula de fitness). O intervalo de tempo do compromisso para o serviço, a equipa e a hora selecionados estarão disponíveis para reserva até que o número máximo de participantes, especificado por si, seja atingido. A capacidade de compromisso atual e os participantes podem ser visualizados no separador Calendário na aplicação Web bookings. Referimo-nos a isto como serviço de reservas 1:N.

   

   Permitir que o cliente faça a gestão da reserva: esta definição determina se o cliente pode ou não modificar ou cancelar a reserva, desde que tenha sido reservada através do separador Calendário na aplicação Web bookings.

   • Ativado:

     O botão Gerir Reservas é apresentado no e-mail de confirmação do cliente. Quando este botão é selecionado pelo cliente, são apresentadas três opções:

     • Reagendar Selecionar esta opção leva o utilizador a uma página de Self-Service específica do serviço, onde pode selecionar uma nova hora e/ou data para o mesmo serviço e o mesmo membro da equipa na reserva original. Tenha em atenção que, apesar de o funcionário original estar anexado à reserva reagendada por predefinição, o utilizador também tem a opção de alterar o docente.

     • Cancelar reserva Isto cancela a reserva e remove-a do calendário do pessoal.

     • Nova reserva Esta opção traz o utilizador para a página Self-Service com todos os serviços e funcionários listados, para agendar uma nova reserva.

       

       Recomendamos que deixe esta definição ativada se estiver confortável com os clientes que acedem à página Self-Service.

   • Desativado:

     O utilizador não poderá reagendar ou cancelar a reserva quando reservar através do separador Calendário na aplicação Web do Bookings. No entanto, ao reservar através da página de Self-Service, os clientes continuarão a ter o botão Gerir Reservas e todas as opções, mesmo quando esta definição está desativada.

     Recomendamos que desative esta definição se quiser limitar o acesso à página Self-Service. Além disso, sugerimos que adicione texto aos seus e-mails de confirmação e lembrete que informe os seus clientes sobre como fazer alterações à reserva através de outros meios, como ligar para o escritório ou enviar um e-mail para o suporte técnico.

4. Na página Opções de disponibilidade , pode ver as opções que selecionou na sua página do Booking para a sua política de agendamento e disponibilidade para a sua equipa. Para obter mais informações, consulte Definir as políticas de agendamento.

5. Na página renovada Atribuir docentes , pode atribuir e remover sem problemas os docentes atribuídos de um serviço. Existem mais dois controlos adicionados nesta página:

   • Pessoal único Quando esta opção estiver selecionada, a reserva será agendada com um único membro da equipa.
   • Vários funcionários Esta funcionalidade permite-lhe criar um serviço com vários docentes. A reserva será agendada com todos os funcionários atribuídos do serviço. Pode referir-se a este serviço como serviço de reserva N:1.

   Nota

   Para Vários funcionários, só pode criar uma reserva quando todos os docentes atribuídos estiverem disponíveis para participar.

6. Os campos personalizados podem ser úteis ao recolher informações que são necessárias sempre que o compromisso específico é reservado. Exemplos incluem prestador de seguros antes de uma visita clínica, tipo de empréstimo para consultas de empréstimos, major de estudo para aconselhamento académico, ou ID de candidato para entrevistas de candidatos. Estes campos serão apresentados na página Booking quando os seus clientes marcarem compromissos consigo e com a sua equipa.

   O e-mail, o número de telefone, o endereço e as notas do cliente são campos não amovíveis, mas pode torná-los opcionais ao desselecionar Necessário ao lado de cada campo.

7. Na página Notificações , pode enviar mensagens SMS, configurar lembretes e enviar notificações.

   Nota

   As notificações por mensagem de texto no Bookings requerem uma licença Teams Premium.

   Ativar notificações de mensagens sms para o cliente Se selecionada, as mensagens SMS são enviadas ao cliente, mas apenas se optarem por participar.

   Os lembretes e notificações são enviados para clientes, docentes ou ambos, numa hora especificada antes do compromisso. Podem ser criadas várias mensagens para cada compromisso, de acordo com a sua preferência.

   

   Pode incluir qualquer texto adicional que queira aqui, como informações sobre reagendamentos ou o que os clientes devem trazer para o compromisso. Segue-se um exemplo de texto personalizado adicionado ao e-mail de confirmação original, visto no campo Informações adicionais para Email Confirmação:

   

   Caixa optar ativamente por participar na reserva manual e na Página de Self-Service:

   

   As notificações de mensagens de texto terão o seguinte aspeto (tenha em atenção que as notificações por SMS só estão atualmente disponíveis no América do Norte):

   

8. Existem mais dois controlos disponíveis para facilitar o percurso de criação do Serviço:

   • As opções de agendamento predefinidas estão ativadas por predefinição. Desative o botão de alternar se quiser personalizar a forma como os clientes reservam um docente específico.
   • Opções de publicação Escolha se pretende que este serviço apareça como reservável na página Self-Service ou para tornar o serviço reservável apenas no separador Calendário na aplicação Web do Bookings.