Descrição geral dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint

Descrição geral dos fluxos de trabalho incluídos no SharePoint

SharePoint fluxos de trabalho são miniaplicações pré-programadas que simplificam e automatizam uma grande variedade de processos de negócio. Os fluxos de trabalho podem ir desde a recolha de assinaturas, feedback ou aprovações para um plano ou documento, até ao rastreio do estado atual de um procedimento de rotina. SharePoint fluxos de trabalho são projetados para economizar tempo e esforço, e para trazer consistência e eficiência às tarefas que executa regularmente.

Nota: Os fluxos de trabalho do SharePoint 2010 estão reformados desde 1 de agosto de 2020 para novos inquilinos e retirados dos inquilinos existentes a 1 de novembro de 2020. Se estiver a utilizar fluxos de trabalho do SharePoint 2010, recomendamos migrar para Power Automamate ou outras soluções suportadas. Para mais informações, consulte a reforma do fluxo de trabalho sharePoint 2010.

O que é um fluxo de trabalho SharePoint ?

Provavelmente já sabe o que é um fluxograma. É um mapa gráfico de um processo, com instruções sobre o que acontece em cada passo.

Processo do Fluxo de Trabalho

Um fluxo de trabalho SharePoint é como um fluxograma automatizado que retira muito do trabalho, adivinhação e aleatoriedade dos seus processos de trabalho padrão.

Por exemplo, veja o processo de aprovação do documento na ilustração. Executar este processo manualmente pode significar muito check-up e manter o registo, reencaminhamento de documentos e envio de lembretes - e cada uma dessas tarefas tem de ser executada por si ou por um ou mais dos seus colegas. Isso significa muito trabalho extra e um fluxo constante de interrupções.

Mas quando se usa o fluxo de trabalho de aprovação de documentos SharePoint para executar o processo, todo esse controlo e rastreio e lembrete e encaminhamento é feito pelo fluxo de trabalho, automaticamente. Se alguém se atrasar para completar uma tarefa, ou se algum outro problema surgir, a maioria dos fluxos de trabalho incluídos geram uma notificação para informá-lo sobre isso. A monitorização do processo é reduzida.

Executar um fluxo de trabalho SharePoint é fácil. Escolha o tipo de fluxo de trabalho, selecione as suas opções e deixe o fluxo de trabalho funcionar. Se for necessário, cancele ou termine o fluxo de trabalho.

Cada um dos tipos de fluxo de trabalho incluídos agiu como um modelo. Você adiciona uma instância do fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, ou para uma coleção inteira do site usando um formulário de iniciação para especificar as opções e seleções que deseja para o exemplo. Estas opções e seleções incluem a quem o fluxo de trabalho atribui tarefas, prazos de tarefa, como o fluxo de trabalho pode ser iniciado e por quem, e instruções a incluir nas notificações de tarefa. Crie um novo fluxo de trabalho indo para Listar Definições > Definições de fluxo de trabalho > Adicionar um fluxo de trabalho. Se quiser, leia mais sobre os fluxos de trabalho de 2010 e 2013.

Importante: Por predefinição, os fluxos de trabalho de aprovação, recolha e recolha de assinaturas não são ativados e não estão listados na caixa de lista de modelos de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para disponibilizá-los para utilização, um administrador do site deve ativá-los ao nível da recolha do site. Aceda às definições do site > funcionalidades de recolha de locais > ativar a função de fluxos de trabalho. Além disso, SharePoint 2013 fornece modelos de fluxo de trabalho baseados em SharePoint 2010. Caso pretenda criar um fluxo de trabalho baseado em SharePoint 2013 com a lógica semelhante, utilize uma ferramenta como SharePoint Designer 2013.

Existem cinco tipos de fluxo de trabalho pré-programados. 

Marca de Verificação Um fluxo de trabalho de aprovação encaminha um documento ou outro item para pessoas designadas para a sua aprovação ou rejeição. Também pode utilizar um fluxo de trabalho de aprovação para controlar a aprovação de conteúdos numa lista ou biblioteca. Para saber mais, e para instruções passo a passo, consulte todos sobre fluxos de trabalho de aprovação.

Fluxo de Trabalho Recolher Comentários A Collect Feedback workflow encaminha um documento ou outro item para pessoas designadas para o seu feedback. O fluxo de trabalho do Collect Feedback consolida todo o feedback dos participantes para o proprietário do fluxo de trabalho e fornece um registo do processo de revisão. Para saber mais, e para obter instruções passo a passo, consulte Todos sobre recolha de fluxos de trabalho do Feedback.

Fluxo de Trabalho Recolher Assinaturas O fluxo de trabalho "Collect Signatures" encaminha um documento do Microsoft Office para pessoas designadas para as suas assinaturas digitais. Note que o fluxo de trabalho de Assinaturas De Recolha funciona apenas com documentos do Word, livros de excel e formulários InfoPath. Para saber mais, e para obter instruções passo a passo, consulte todos sobre os fluxos de trabalho de Recolha de Assinaturas.

Fluxo de trabalho Três estados O fluxo de trabalho de três estados foi concebido para acompanhar o estado de uma lista através de três estados (fases). Pode ser usado para gerir processos de negócio que exigem que as organizações rastreiem um grande volume de problemas ou itens - problemas de apoio ao cliente, leads de vendas ou tarefas de projeto, por exemplo.

A cada transição entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia a essa pessoa um alerta de e-mail sobre a tarefa. Quando esta tarefa estiver concluída, o fluxo de trabalho atualiza o estado do item e progride para o estado seguinte. O fluxo de trabalho de três estados foi concebido para funcionar com o modelo de lista de rastreio de problemas, mas pode ser usado com qualquer lista que contenha uma coluna Escolha que tenha três ou mais valores.

Para saber mais, e para obter instruções passo a passo, consulte utilizar um fluxo de trabalho de três estados.

Fluxo de Trabalho Aprovação da Eliminação Um fluxo de trabalho de aprovação de publicação é semelhante a outros fluxos de trabalho do SharePoint, na medida em que automatiza o encaminhamento de conteúdos para peritos e partes interessadas sujeitos para revisão e aprovação. O que torna o fluxo de trabalho aprovação de publicação exclusivo é o facto de ter sido concebido especialmente para sites de publicação, nos quais a publicação de páginas Web novas e atualizadas é estritamente controlada. Neste tipo de sites, nenhum conteúdo novo pode ser publicado até que tenha sido aprovado por todos os aprovadores no fluxo de trabalho. Para saber mais, e para instruções passo a passo, consulte Work with a publishing approval workflow.

Para adicionar ou iniciar um fluxo de trabalho, tem de ter a permissão correta para a lista, biblioteca ou recolha do local onde o fluxo de trabalho funciona:

  • Para adicionar um fluxo de trabalho    Por predefinição, tem de ter a permissão de 'Listas de Gestão' para adicionar um fluxo de trabalho. (O grupo proprietários e o grupo de membros têm a permissão de Listas de Gestão por defeito; o grupo de Visitantes não.)

  • Para iniciar um fluxo de trabalho    Também por padrão, tem de ter a permissão de Editar Itens para iniciar um fluxo de trabalho que já foi adicionado. (O grupo proprietários e o grupo de membros têm a permissão de Editar Itens por padrão; o grupo Visitantes não.)
    Em alternativa, os Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que possam ser iniciados apenas por membros do grupo Proprietários. No caso de um sub-site com permissões únicas, os Proprietários terão de garantir que as permissões necessárias são atribuídas explicitamente aos utilizadores do fluxo de trabalho. Consulte editar e gerir permissões para uma lista ou biblioteca sharePoint. < Isto baseia-se no feedback - "Criei um sub-site na minha empresa para testar a funcionalidade de fluxo de trabalho, por isso devo ter permissão para iniciar um fluxo de trabalho, mas não posso - porque não?" >

O diagrama seguinte fornece uma visão de alto nível das fases básicas para o planeamento, adição, execução e modificação de um fluxo de trabalho sharePoint. Secções individuais em cada um dos passos que seguem.

Processo do Fluxo de Trabalho

  • Plano    Certifique-se de que sabe quais as opções que pretende e que informações precisa de ter disponíveis quando utilizar o formulário de iniciação para adicionar a sua versão do fluxo de trabalho.

  • Adicionar    Preencha o formulário de iniciação para adicionar a sua versão de fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou recolha de site.

  • Começar    Inicie o seu novo fluxo de trabalho, manualmente ou automaticamente, num documento ou noutro item numa lista ou biblioteca. (Se o iniciar manualmente, terá a oportunidade de alterar algumas das definições do formulário de associação do fluxo de trabalho num formulário de iniciação mais breve.) Quando o fluxo de trabalho começa, cria tarefas, envia mensagens de notificação e começa a rastrear ações e eventos.

  • Monitorizar    Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, pode ver a página de Estado do Fluxo de Trabalho para ver quais as tarefas que estão completas e que outras ações ocorreram. Se necessário, pode ajustar tarefas atuais e futuras a partir daqui e até cancelar ou terminar esta execução de fluxo de trabalho.

  • Rever    Quando a execução estiver concluída, toda a sua história pode ser revista na página de Estado do Fluxo de Trabalho. Também na página de estado, podem ser criados relatórios estatísticos sobre o desempenho geral deste fluxo de trabalho.

  • Alterar    Se o fluxo de trabalho não estiver funcionando como você quer, você pode abrir o formulário de associação original que você usou para adicioná-lo, e fazer as suas mudanças lá.

Se precisar de mais flexibilidade com um fluxo de trabalho incorporado, pode personalizá-lo ainda mais com uma ferramenta como SharePoint Designer 2013. Também pode criar o seu próprio fluxo de trabalho original do zero.

Utilizando o Workflow Designer, cria regras que associam condições e ações a itens nas listas e bibliotecas do SharePoint. As alterações em itens em listas ou bibliotecas desencadeiam ações no fluxo de trabalho.

Por exemplo, pode desenhar um fluxo de trabalho que lance um fluxo de trabalho de aprovação adicional, se o custo de um item exceder um montante específico.

Também pode definir um fluxo de trabalho para um conjunto de documentos relacionados. Por exemplo, se o seu fluxo de trabalho estiver associado a uma biblioteca de documentos, ou se for filtrado para o tipo de conteúdo documental, aparece um grupo de ações contextuais do Conjunto de Documentos. Um Conjunto de Documentos permite que um grupo de documentos seja tratado como uma única unidade, pelo que uma ação de fluxo de trabalho para um Conjunto de Documentos será executada em cada um dos itens desse Conjunto de Documentos.

Consulte também

Criar um fluxo de trabalho utilizando o SharePoint Designer 2013 e a plataforma SharePoint Workflow

Compreender fluxos de trabalho de aprovação no SharePoint 2010

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