Exigir a aprovação de itens numa lista de sites ou biblioteca

Exigir a aprovação de itens numa lista de sites ou biblioteca

Listas e bibliotecas podem muitas vezes conter informações sensíveis, como campanhas de marketing projetadas ou iniciativas de recursos humanos. Pode ser importante ter apenas versões "oficiais" de itens ou ficheiros visualizados pelos utilizadores. Para tal, pode exigir a aprovação de um item ou ficheiro antes que o conteúdo se torne visível para a maioria dos utilizadores do site. Ao exigir aprovação, a organização pode aplicar um nível significativo de qualidade e segurança ao conteúdo nas listas e bibliotecas.

O que pretende fazer?

  1. Vá à biblioteca para a qual quer precisar de aprovação.

  2. Selecione Definições Definições: atualizar o seu perfil, instalar software e ligá-lo à nuvem , e, em seguida, selecione Definições de Biblioteca.

    Se não vir estes itens de menu, na fita, selecione Biblioteca, e no grupo Definições, selecione

    Definições da biblioteca.

  3. Para abrir a página definições de versonio, em Definições Gerais,selecione Definições de Versão.

    As definições da biblioteca dialogam com a versão selecionada.
  4. Na secção de Aprovação de Conteúdos, selecione Sim em resposta à aprovação de conteúdo para itens submetidos? Na secção História da Versão documental, especifique se pretende SharePoint criar versões quando um ficheiro é editado. Também pode optar por limitar o número de versões retidas.

  5. Na secção de Segurança do Projeto de Artigo, determine quais os utilizadores que podem ver os itens de projeto na biblioteca de documentos.

    Caixa de diálogo de escolhas de versão

    Sugestão: Se necessitar de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca que já contenha itens, todos os itens da biblioteca estão marcados como Aprovados.

  6. Pode escolher qualquer um dos seguintes:

    • Utilizadores que possam ler itens na lista.

    • Apenas utilizadores que possam editar itens na lista.

    • Apenas os utilizadores que podem aprovar itens na lista e o autor do artigo.

  7. Selecione OK.

  1. Navegue para a lista para a qual pretende obter aprovação.

  2. Na fita, selecione o separador Lista.

  3. Selecione as definições da lista.

  4. Para abrir a página definições de versonio, em Definições Gerais,selecione Definições de Versão.

  5. Na secção de Aprovação de Conteúdos, selecione Sim em resposta à aprovação de conteúdo para itens submetidos? Na secção História da Versão do Item, especifique se pretende SharePoint criar versões quando um item é editado. Também pode optar por limitar o número de versões retidas.

  6. Na secção de Segurança do Projeto de Artigo, determine quais os utilizadores que podem ver os itens de projeto na lista.

    Sugestão: Se necessitar de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca que já contenha itens, todos os itens da biblioteca estão marcados como Aprovados.

  7. Pode escolher qualquer um dos seguintes:

    • Utilizadores que possam ler itens na lista.

    • Apenas utilizadores que possam editar itens na lista.

    • Apenas os utilizadores que podem aprovar itens na lista e o autor do artigo.

  8. Selecione OK.

Se alguém submeter um item a uma lista ou biblioteca que necessite de aprovações, está em pendente até que alguém (que tenha pelo menos o nível de permissões de Gestão de Listas) o aprove. Enquanto aguarda aprovação, permanece em estatuto pendente.

Normalmente, quando um item está em estado pendente, apenas o autor do artigo e as pessoas que têm permissões para gerir listas e bibliotecas podem vê-lo. Após a mudança de estado de Pendente para Aprovado,torna-se visível para quem tiver permissão para ver a lista ou biblioteca. Os artigos rejeitados permanecem na lista ou biblioteca até que o autor — ou alguém que tenha as permissões necessárias — os elimine. Quaisquer itens ou ficheiros que já existam na lista ou biblioteca recebem automaticamente o estatuto de Aprovado.

Importante: Se a segurança na biblioteca do site estiver configurada para permitir que qualquer utilizador leia itens, então qualquer pessoa que tenha lido permissões para o site pode ver todos os itens na lista ou biblioteca, quer os itens estejam em estado aprovado.

Apenas as pessoas que tenham permissões de Controlo Completo ou Design podem alterar as definições da Lista ou da Biblioteca.

O que pretende fazer?

Se alguém submeter um item ou arquivar para uma lista ou biblioteca que requer aprovações, está em estado pendente até que alguém que tenha as permissões necessárias para o fazer o approve. Enquanto aguarda aprovação, permanece em estatuto pendente.

Normalmente, quando um item ou ficheiro está em estado pendente, apenas o autor do artigo ou arquivo e as pessoas que têm permissões para gerir listas e bibliotecas podem vê-lo. Após a mudança de estado de Pendente para Aprovado,torna-se visível para quem tiver permissão para ver a lista ou biblioteca. Os artigos rejeitados permanecem na lista ou biblioteca até que o autor — ou alguém que tenha as permissões necessárias — os elimine. Quaisquer itens ou ficheiros que já existam na lista ou biblioteca recebem automaticamente o estatuto de Aprovado.

Importante: Se a segurança na biblioteca do site estiver configurada para permitir que qualquer utilizador leia itens, então qualquer pessoa que tenha lido permissões para o site pode ver todos os itens na lista ou biblioteca, quer os itens estejam ou não em estado aprovado.

Apenas as pessoas que tenham permissões de Controlo Completo ou Design podem alterar as definições da Lista ou da Biblioteca.

Para configurar a necessária aprovação de itens ou ficheiros

  1. Se a lista de sites ou biblioteca ainda não estiver aberta, no painel de lançamento rápido, selecione o seu nome.

  2. Na fita, selecione o separador Biblioteca no grupo Ferramentas da Biblioteca ou List Tools.

  3. Se estiver a trabalhar numa biblioteca, selecione Definições da Biblioteca. Se estiver a trabalhar numa lista, selecione as definições de Lista. Neste exemplo, abre-se a página Definições da Biblioteca.

    Página Definições da Biblioteca com a hiperligação Definições de Controlo de Versão apresentada

  4. Em Definições Gerais,selecione definições de versão. A página de Definições de Versão abre.

    Página Definições de Controlo de Versão a mostrar opções de Aprovação

  5. Na secção de Aprovação de Conteúdos, selecione Sim em resposta à aprovação de conteúdo para itens submetidos?

  6. Na secção de Segurança do Projeto de Artigo, determine quais os utilizadores que podem ver os itens de projeto na biblioteca de documentos. Neste exemplo, apenas são selecionados utilizadores que possam aprovar itens (e o autor do artigo).

  7. Selecione OK.

    O exemplo seguinte mostra itens aprovados numa biblioteca após a opção de aprovação de conteúdos Require foi definida para Sim. Como estes ficheiros já estavam na biblioteca, foram aprovados automaticamente.

    Libarário SharePoint após a aprovação é necessário. Os ficheiros já na biblioteca estão em estado aprovado.

A sua organização pode, eventualmente, achar inconveniente ou desnecessário exigir aprovação para cada item de arquivo numa determinada lista ou biblioteca. Esta exigência não só exige tempo da pessoa que tem de conceder ou negar a aprovação, como também impede as pessoas de colaborarem facilmente num ficheiro ou item. Se determinar que a sua organização já não precisa de ter todos os itens ou ficheiros aprovados, pode remover o requisito.

Para remover o requisito de aprovação de itens ou ficheiros numa lista ou biblioteca

  1. Se a lista de sites ou biblioteca ainda não estiver aberta, no painel de lançamento rápido, selecione o seu nome.

  2. Na fita, selecione o separador Biblioteca no grupo Ferramentas da Biblioteca ou o separador Lista no grupo List Tools.

  3. Se estiver a trabalhar numa biblioteca, selecione Definições da Biblioteca. Se estiver a trabalhar numa lista, selecione Definições de Lista. Neste exemplo, abre-se a página Definições da Biblioteca.

    Página Definições da Biblioteca com a hiperligação Definições de Controlo de Versão apresentada

  4. Em Definições Gerais,selecione definições de versão. A página de Definições de Versão abre.

  5. Na secção de Aprovação de Conteúdos, selecione Não em resposta à aprovação de conteúdo para itens submetidos? Aparece um diálogo de aviso.

    Mensagem de aviso apresentada quando Não é selecionado na secção Aprovação do Conteúdo da caixa de diálogo Definições de Controlo de Versão

  6. Para fechar a mensagem, selecione OK.

  7. Para fechar o diálogo de definições de versão, selecione OK. Quando regressar à sua lista ou biblioteca, o Estado de Aprovação já não está disponível na página. Todos os utilizadores que tenham permissão para ver a lista ou biblioteca podem ver todos os conteúdos que aí residam.

Para mais informações, consulte Aprovar ou rejeitar itens ou ficheiros numa lista de sites ou biblioteca.

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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