Gerir mensagens de correio eletrónico com regras

Gerir mensagens de correio eletrónico com regras

Regras permitem-lhe mover, sinalizar e responder a mensagens de correio eletrónico automaticamente. Você também pode utilizar regras para reproduzir sons, mover mensagens para pastas, ou mostrar alertas de item novo.

A regra mais fácil e mais comum para se criar é um valor que permite-lhe mover um item a partir de um determinado remetente ou com determinadas palavras na linha do assunto para outra pasta. Você pode criar esta regra diretamente a partir de uma mensagem que já recebeu.

  1. Clique com o botão direito numa mensagem na sua caixa de entrada ou noutra pasta de e-mail e selecione regras.

    Clique com o botão direito do rato numa mensagem recebida para criar uma regra.
  2. Selecione uma das opções. O Outlook automaticamente sugere a criação de uma regra com base no remetente e os destinatários. Para ver mais opções, selecione Criar regra.

  3. Na caixa de diálogo Criar regra, selecione um ou mais das três primeiras caixas de verificação.

    Selecione Criar Regra para criar uma nova regra.
  4. Na secção faça o seguinte, se pretender que a regra mova uma mensagem para uma pasta, selecione a caixa mover o item para a pasta, em seguida, selecione a pasta caixa de diálogo Selecionar pasta que aparece e, em seguida, clique em OK.

    Pode mover itens para uma pasta existente ou nova.
  5. Clique em OK para salvar sua regra.

    Nota: Se pretender executar a regra em mensagens que já recebeu, selecione a caixa na caixa de diálogo de confirmação que é apresentada e, em seguida, clique em OK.

Criar uma regra utilizando o Assistente de regras

Existem três tipos de regras que você pode criar com o Assistente de Regras.

  • Organize-se: Estas regras ajudam-lhe a filtrar, arquivar e dar seguimento com as mensagens.

  • Mantenha-se atualizado: Estas regras notificam-lhe quando receber uma mensagem que se adequa a um conjunto específico de critérios.

  • Personalizar regras: Estas são as regras que você cria sem um modelo.

As regras são quase infinitamente personalizáveis. Existem várias opções que você pode definir para cada tipo de regra que cria. Utilize os passos seguintes para saber como criar uma regra utilizando o Assistente de regras.

  1. Selecione Ficheiro > Gerenciar Regras e Alertas para abrir a caixa de diálogo Regras e Alertas.

  2. No separador Regras de E-mail, selecione Nova regra.

  3. Selecione um dos modelos a partir do Passo 1. Para iniciar a partir de uma regra em branco, selecione Aplicar regra nas mensagens recebidas ou Aplicar regra nas mensagens que envio.

  4. No passo 2: Editar a caixa de descrição da regra, clique em qualquer das opções sublinhadas para defini-las. Por exemplo, se tiver selecionado Sinalizar mensagens de alguém para dar seguimento no passo 1, clique em pessoas ou grupo público para selecionar mensagens de quais remetentes você pretende sinalizar, em seguida, clique em dar seguimento nessa hora para selecionar um sinalizador e uma data de início de seguimento.

  5. Clique em Seguinte.

Na segunda página do Assistente de Regras, você pode adicionar condições adicionais à sua regra. Por exemplo, selecionar as mensagens enviadas a partir de uma pessoa específica que também tenham palavras específicas no corpo da mensagem ou assunto.

  1. No Passo 1: Selecione caixa de condição(ões), qualquer condição que definiu no ecrã anterior estará selecionada. Você poderá selecionar várias condições adicionais ao marcar as suas caixas de verificação.

  2. No Passo 2: Editar a caixa de descrição da regra, clique em quaisquer condições sublinhadas adicionais que acabou de adicionar. Em seguida, clique em Seguinte.

Na terceira página do Assistente de Regras, você pode selecionar ações adicionais para a mensagem. Por exemplo, sinalizar mensagens para seguimento e marcar uma mensagem como tendo importância alta.

  1. No Passo 1: Selecione a caixa de condição(ões), qualquer ação definida no primeiro ecrã estará selecionada. Você poderá selecionar várias ações adicionais ao marcar as suas caixas de verificação.

  2. No Passo 2: Editar a caixa de descrição da regra, clique em quaisquer ações sublinhadas adicionais que acabou de adicionar. Em seguida, clique em Seguinte.

Na quarta página do Assistente de regras, você poderá adicionar quaisquer exceções à regra. Por exemplo, poderá verificar exceto se estiver assinalado como importância para se certificar de que todas as mensagens marcadas com um nível de importância específica não sejam sinalizadas para seguimento.

  1. No Passo 1: Selecione caixa de condição(ões), selecione quaisquer exceções à regra ao selecionar as suas caixas de verificação.

  2. Na caixa Passo 2: Editar a descrição da regra, clique em quaisquer exceções sublinhadas adicionais que acabou de adicionar. Em seguida, clique em Seguinte.

  1. Na última página do Assistente de Regras, introduza um nome para a sua regra.

  2. Se pretender executar esta regra em mensagens que já foram recebidas, selecione a caixa Executar esta regra nas mensagens que já estão em "Caixa de entrada".

  3. Por predefinição, Ativar esta regra está selecionada. Você poderá desmarcar esta caixa se não pretender que a regra esteja ativada neste momento.

  4. Clique em Concluir para guardar e ativar a sua regra.

Pode eliminar uma regra quando esta já não for necessária.

  1. No separador Ficheiro, selecione Gerir Regras e Alertas.

  2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, no separador Regras de E-mail, selecione a regra que pretende eliminar.

  3. Selecione Eliminar Ícone Eliminar > OK.

Pode executar uma ou mais regras manualmente.

  1. No separador Ficheiro, selecione Gerir Regras e Alertas e, no separador Regras de E-mail, selecione Executar Regras Agora.

  2. Na caixa de diálogo Executar Regras Agora, em Selecionar regras a executar, selecione a caixa de verificação junto a cada regra que pretende executar.

  3. Na caixa Executar na Pasta, para selecionar uma pasta diferente, selecione Procurar, selecione a pasta e, em seguida, selecione OK.

    Selecione a caixa de verificação Incluir subpastas para incluir todas as pastas dentro da pasta que selecionou no passo 3.

  4. Na lista Aplicar regras a, aceite a predefinição de todas as mensagens ou altere para mensagens lidas ou não lidas.

  5. Selecione Executar Agora.

Existem dois tipos de regras no Outlook – baseadas no servidor e apenas de cliente.

  • Regras baseadas no servidor    
    Quando utiliza uma conta do Microsoft Exchange Server, algumas regras são baseadas no servidor. Estas regras são executadas na sua caixa de correio no servidor de correio do Exchange, mesmo quando não está a executar o Outlook.

    As regras baseadas no servidor têm de ser aplicadas às mensagens quando são entregues na sua Caixa de Entrada e têm de ser executadas até estarem concluídas no servidor. Por exemplo, uma regra que especifique que uma mensagem seja impressa não pode ser executada enquanto não estiver concluída no servidor. Se não for possível aplicar uma regra no servidor, essa regra é aplicada quando o utilizador inicia o Outlook e passa, então, a ser uma regra apenas de cliente.

  • Regras apenas de cliente   
    As regras apenas de cliente são regras que são executadas apenas no seu computador. Estas são executadas no Outlook em vez de no servidor do Exchange. As regras apenas de cliente só podem ser executadas quando o Outlook está em execução.

Sugestão: Se a sua lista contiver ambos os tipos de regra, as regras baseadas no servidor são aplicadas em primeiro lugar, seguidas pelas regras apenas de cliente.

Recibos de entrega, respostas de voto e Respostas Automáticas

Quando as regras são aplicadas, os recibos de entrega, os recibos de leitura, as respostas de voto e as Respostas Automáticas (notificações de Fora do Escritório) são processados como se fossem mensagens. Uma regra que move mensagens com a palavra "reunião" na caixa Assunto para uma pasta específica também move todos os recibos de entrega, respostas de votos ou Respostas Automáticas para a mesma pasta.

Nota: Quando uma regra mover respostas de votos da Caixa de Entrada para outra pasta, o controlo de votos é afetado. Quando é aberta uma mensagem enviada que incluía um botão de voto, a informação de controlo não incluirá a contabilização das respostas que essa regra moveu. Mover ou eliminar manualmente uma resposta não afeta o controlo.

Pedidos de reunião, pedidos de tarefa e documentos

Os pedidos de reunião, pedidos de tarefa e documentos são considerados mensagens. Se criar uma regra que move um item para uma pasta específica com base no cumprimento (correspondência) de determinadas condições (critérios), os pedidos de tarefa e reunião que correspondem a essas condições também são movidos. No entanto, tenha em atenção as seguintes limitações quando cria regras que afetam estes tipos de itens:

  • Se um item for movido para uma pasta que não seja uma pasta de correio, o item poderá não funcionar tal como esperado depois de ser movido. Por exemplo, se for movida uma mensagem para a pasta Calendário, não será criado um novo compromisso.

  • Se for movida uma resposta a reunião ou uma tarefa para a pasta Itens Eliminados através da utilização de uma regra, a resposta não é controlada pelo item original.

  • Se for automaticamente movido um convite para reunião para a pasta Itens Eliminados, a reunião não é adicionada ao Calendário.

  • As regras que afetam as mensagens que envia não são aplicadas a pedidos de tarefas nem a convites para reuniões.

Grupos de Contactos

Uma regra que inclua um Grupo de Contactos pode ter um comportamento diferente de outras regras, dependendo da forma como a regra é criada.

  • Mover mensagens enviadas para um grupo público para uma pasta   
    Esta regra só está disponível se estiver a utilizar uma conta do Exchange Server. Só são movidas para a pasta especificada as mensagens que forem enviadas para o Grupo de Contactos. As mensagens de pessoas que sejam membros do Grupo de Contactos não são movidas para a pasta especificada.

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