Pode utilizar os programas do Office para guardar ou converter os seus ficheiros para PDF de forma a poder partilhá-los ou imprimi-los em impressoras comerciais. Não precisará de outros softwares ou suplementos.

Utilize o formato PDF quando quiser um ficheiro que:

  • Tenha o mesmo aspeto na maioria dos computadores.

  • Tenha um tamanho de ficheiro mais pequeno.

  • Esteja de acordo com um formato do setor.

Os exemplos incluem currículos, documentos legais, newsletters, ficheiros que se destinam a ser lidos (e não editados) e impressos e ficheiros destinados a impressão profissional.

Importante: Muitos programas, incluindo o Microsoft Word, têm a capacidade de abrir e editar ficheiros PDF. Simplesmente partilhar algo como um PDF não é suficiente para garantir que o destinatário não pode editar o ficheiro.

Para obter instruções passo a passo, selecione um programa do Office a partir da lista pendente.

  1. Abra a tabela ou relatório que queira publicar como PDF.

  2. No separador Dados Externos , no grupo Exportar , selecione PDF ou XPS.

    Imagem de botão PDF ou XPS

  3. No campo Nome de Ficheiro , escreva ou selecione um nome para o documento.

  4. Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf) .

    • Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Padrão (publicação online e impressão) .

    • Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online).

  5. Selecione Opções para definir a página a imprimir, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Selecione OK.

  6. Selecione Publicar.

Estas informações também se aplicam a Microsoft Excel Starter 2010.

Nota: Não pode guardar folhas do Power View como ficheiros PDF.

  1. Selecione o separador Ficheiro.

  2. Selecione Guardar Como .
    Para ver a caixa de diálogo Guardar Como Excel 2013 ou Excel 2016, tem de escolher uma localização e pasta.

  3. Na caixa Nome do Ficheiro, introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.

  4. Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf) .

    • Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro após a publicação .

    • Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Padrão (publicação online e impressão) .

    • Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online) .

  5. Selecione Opções para definir a página a imprimir, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Para obter mais informações sobre a caixa de diálogo Opções no Excel, consulte Mais informações sobre as opções de PDF . Selecione OK quando terminar.

  6. Selecione Guardar .

  1. Selecione o separador Ficheiro.

  2. Selecione Exportar .

  3. Em Exportar Atual , selecione a parte do bloco de notas que pretende guardar como PDF.

  4. Em Selecionar Formato , selecione PDF (*.pdf) e , em seguida, selecione Exportar .

  5. Na caixa de diálogo Guardar Como, no campo Nome de Ficheiro, introduza um nome para o bloco de notas.

  6. Selecione Guardar .

  1. Selecione o separador Ficheiro.

  2. Selecione Guardar Como .
    Para ver a caixa de diálogo Guardar Como PowerPoint 2013 e PowerPoint 2016, tem de escolher uma localização e pasta.

  3. Na caixa Nome do Ficheiro, introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.

  4. Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf) .

    • Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro após a publicação.

    • Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Padrão (publicação online e impressão) .

    • Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online) .

  5. Selecione Opções para definir a página a imprimir, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Selecione OK quando terminar.

  6. Selecione Guardar .

  1. No separador Ficheiro , selecionar Guardar Como .
    Para ver a caixa de diálogo Guardar Como Project 2013 ou Project 2016, tem de escolher uma localização e pasta.

  2. Na caixa Nome do Ficheiro, introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.

  3. Na lista Guardar com o tipo, selecione Ficheiros PDF (*.pdf) ou Ficheiros XPS (*.xps) e, em seguida, selecione Guardar .

  4. Na caixa de diálogo Opções de Exportação do Documento, selecione um Intervalo de Publicação, se quer Incluir Informações não Imprimir e Conformidade ISO 19500-1 (apenas PDF).

Sugestões de formatação

O Project não suporta todas as funcionalidades de formatação de PDF ou de XPS, mas é possível, ainda assim, utilizar algumas opções de impressão para alterar o aspeto do documento final.

Selecionar Ficheiro > e, em seguida, alterar qualquer uma destas opções:

  • Datas

  • Orientação

  • Tamanho do Papel

  • Configuração da Página

Na caixa de diálogo Configurar Página, pode alterar as opções nestes separadores:

  • Margens

  • Legenda

  • Ver

  1. Selecione o separador Ficheiro.

  2. Selecione Guardar Como .
    Para ver a caixa de diálogo Guardar Como no Publisher 2013 ou Publisher 2016, tem de escolher uma localização e pasta.

  3. Na caixa Nome do Ficheiro, introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.

  4. Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf) .

  5. Se quiser alterar a forma como o documento é otimizado, selecione Alterar . ( Selecione Opções no Publisher 2013 ou Publisher 2016.)

    • Faça as alterações que pretende à resolução da imagem e às informações não imprimíveis.

    • Selecione Opções de Impressão para fazer alterações às opções de impressão do documento.

    • Selecione OK quando terminar.

  6. Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Abrir o ficheiro após a publicação.

  7. Selecione Guardar .

  1. Selecione o separador Ficheiro.

  2. Selecione Guardar Como .
    Para ver a caixa de diálogo Guardar Como no Visio 2013 ou Visio 2016, tem de escolher uma localização e pasta.

  3. Na caixa Nome do Ficheiro, introduza um nome para o ficheiro, se ainda não o tiver feito.

  4. Na lista Guardar com o tipo , selecione PDF (*.pdf) .

    • Se, depois de guardar, quiser que o ficheiro se abra no formato selecionado, selecione a caixa de verificação Ver automaticamente o ficheiro após guardar .

    • Se o documento exigir alta qualidade de impressão, selecione Padrão (publicação online e impressão) .

    • Se o tamanho do ficheiro for mais importante do que a qualidade de impressão, selecione Tamanho mínimo (publicação online) .

  5. Selecione Opções para definir a página a imprimir, para escolher se as marcações deverão ser impressas e para selecionar as opções de saída. Selecione OK .

  6. Selecione Guardar .

  1. Se o ficheiro tiver sido guardado anteriormente, selecione Ficheiro > Guardar uma Cópia.
    Se o ficheiro não estiver guardado, selecione Ficheiro > Guardar Como.

  2. Selecione Procurar para selecionar a localização no seu computador onde pretende guardar o ficheiro.

  3. Na lista de listas drop-down, selecione PDF.

    Imagem que mostra a seleção de 'PDF (*.pdf) a partir do menu de menu menu

  4. Selecione Guardar.

Selecione Mais Opções > Opções para personalizar o seu PDF.

  • Para fazer um PDF a partir de apenas algumas páginas no seu documento, selecionar uma opção em Intervalo de páginas.

  • Para incluir alterações controladas no PDF, em Que alterações à publicação, selecione Documento que mostra as marcações. Caso contrário, certifique-se de que Documento está selecionado.

  • Para criar um conjunto de marcadores no ficheiro PDF, selecione Criar marcadores utilizando. Em seguida, selecionar Títulos ou, se tiver adicionado marcadores ao seu documento, Marcadores do Word.

  • Se quiser incluir as propriedades do documento no PDF, certifique-se de que a opção Propriedades do documento está selecionada.

  • Para facilitar a leitura do documento com software de leitura de ecrã, selecione Etiquetas de estrutura do documento para acessibilidade.

  • Em compatibilidade com a ISO 19005-1 (PDF/A) Esta opção exporta o documento PDF como versão 1.7 PDF, que é uma norma de arquivo. A norma PDF/A ajuda a assegurar que um documento terá o mesmo aspeto quando for aberto mais tarde num computador diferente.

  • Texto de ficheiro de bits quando não é possível incorporar tipo de letra Se os tipos de letra não puderem ser incorporados no documento, o PDF utiliza imagens de mapa de bits do texto para que tenha o mesmo aspeto do documento original. Se esta opção não for selecionada e o ficheiro utilizar um tipo de letra que não pode ser incorporado, o leitor de PDF poderá substituí-lo por outro tipo de letra.

  • Encriptar o documento com uma palavra-passe Para restringir o acesso de forma a que apenas as pessoas com a palavra-passe possam abrir o PDF, selecione esta opção. Quando seleciona OK, o Word abre a caixa Encriptar Documento PDF , onde pode escrever e voltar a introduzir uma palavra-passe.

Abrir e copiar conteúdos de um PDF com o Word

Pode copiar todo o conteúdo que pretender de um PDF ao abri-lo no Word.

Vá para Ficheiro > Abrir e navegue até ao ficheiro PDF. O Word abre os conteúdos do PDF num novo ficheiro. Pode copiar todos os conteúdos que quiser a partir daí, incluindo imagens e diagramas.

Para guardar o seu ficheiro como um PDF no Office para Mac, siga estes passos simples:

  1. Selecione Ficheiro.

  2. Selecionar Guardar Como.

  3. Selecione Formato de Ficheiro na parte inferior da janela.

    Utilize a ferramenta Formato de Ficheiro na opção Guardar Como do Word para guardar noutros formatos, como PDF
  4. Selecionar PDF na lista de formatos de ficheiro disponíveis.

  5. Dê um nome ao seu ficheiro, se ainda não tiver um, e selecione Exportar.

Nota: Ao utilizar a opção Melhor para imprimir , as hiperligações podem não ser convertidas corretamente. Este é um problema conhecido no Word para Mac.

Importante: 

Pode utilizar o Word, o PowerPoint e o OneNote para a Web para converter o seu documento num PDF.

  1. Selecione Ficheiro > Imprimir > Imprimir (no PowerPoint, irá selecionar um de três formatos).

  2. No menu superior em Impressora , selecione Guardar como PDF e, em seguida, selecione Guardar.

    Opção Guardar como PDF para impressão.

  3. Em seguida, no menu Do Explorador que é aberto, pode dar um nome ao PDF, selecionar onde quer guardá-lo e, em seguida, selecionar Guardar.

Esta ação irá criar um PDF básico que preserva o esquema e formato do seu documento original.

Se precisar de mais controlo sobre as opções do seu PDF, como adicionar Marcadores, utilize a aplicação de ambiente de trabalho para converter o seu documento num PDF. Selecione Abrir na Aplicação de Ambiente de Trabalho na barra de ferramentas do PowerPoint e do OneNote para começar a utilizar a aplicação de ambiente de trabalho. No Word, selecione primeiro o botão Editar e, em seguida, selecione Abrir na Aplicação de Ambiente de Trabalho.

Imagem do comando Abrir na Aplicação de Ambiente de Trabalho

Se não tiver a aplicação de ambiente de trabalho, pode experimentar oucomprar a versão mais recente do Office agora.

Tem uma sugestão para esta funcionalidade?

Vote numa ideia ou partilhe a sua na nossa caixa de sugestões em word.uservoice.com.

Para exportar o seu documento do Word ou livro do Excel para o formato PDF no iOS, toque no botão Ficheiro no canto superior esquerdo, selecione Exportar e, em seguida, PDF.

Toque em Ficheiro > Exportar para exportar o seu documento para PDF.

O formato PDF (Portable Document Format) preserva a formatação do documento e permite a partilha de ficheiros. Quando o formato de ficheiro PDF é visualizado online ou impresso, retém a formatação que o utilizador pretende. O formato PDF também é útil para documentos que serão reproduzidos através de métodos de impressão comercial. O formato PDF é aceite como um formato válido por muitas agências e organizações e existem leitores disponíveis numa maior variedade de plataformas do que para o formato XPS.

Especificação XML para Papel Eletrónico (XPS) é um formato de ficheiro eletrónico que preserva a formatação do documento e permite a partilha de ficheiros. O formato XPS garante que, quando o ficheiro é visualizado online ou impresso, mantém exatamente o formato pretendido e que os dados no ficheiro não podem ser alterados facilmente.

Importante: A maioria dos browsers modernos consegue abrir e apresentar um ficheiro PDF. No entanto, se tiver um sistema operativo mais antigo, poderá precisar de um leitor de PDF instalado no seu dispositivo, como o Acrobat Reader, disponível na Adobe Systems.

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