Quando ordena os dados numa tabela, consulta, formulário ou relatório do Access, pode guardar a sequência de ordenação com o objeto. Se ordenar os dados num destes objetos e, em seguida, guardar o objeto, a sequência de ordenação que está em vigor quando guarda o objeto é guardada automaticamente com o objeto. Pode especificar se a sequência de ordenação guardada estará em vigor quando o objeto for aberto em seguida.
Para consultas e relatórios, também pode definir uma sequência de ordenação predefinida. A sequência de ordenação predefinida é aplicada aos dados na consulta ou relatório quando não é especificada outra sequência de ordenação.
O que pretende fazer?
Compreender as sequências de ordenação guardadas
Existem dois tipos de sequências de ordenação guardadas:
-
Última aplicação Uma sequência de ordenação aplicada pela última vez é a sequência de ordenação que estava em vigor quando o objeto foi guardado pela última vez. As tabelas, consultas, formulários e relatórios podem ter encomendas de ordenação aplicadas pela última vez.
-
Predefinição Uma sequência de ordenação predefinida está incorporada na estrutura de uma consulta ou relatório. É aplicada uma sequência de ordenação predefinida quando não é especificada outra sequência de ordenação.
Encomendas de ordenação aplicadas pela última vez
Quando guarda uma tabela, consulta, formulário ou relatório enquanto os dados são ordenados, a sequência de ordenação é guardada automaticamente quando guarda o objeto. Isto chama-se ordem de ordenação aplicada pela última vez. Quando cria uma sequência de ordenação, está, na verdade, a alterar a estrutura do objeto.
Se quiser que a sequência de ordenação aplicada pela última vez seja aplicada automaticamente da próxima vez que abrir o objeto, defina a propriedade Ordenar Por Ao Carregar do objeto como Sim. Para definir esta propriedade, execute os seguintes passos enquanto o objeto estiver aberto na vista Estrutura.
-
Prima F4 para apresentar a folha de propriedades.
Este passo é desnecessário se a folha de propriedades já estiver apresentada.
-
Execute um dos seguintes passos:
-
Se o objeto for uma tabela ou uma consulta, no separador Geral da folha de propriedades, defina a propriedade Ordenar Por Ao Carregar como Sim.
-
Se o objeto for um formulário ou relatório, no separador Dados da folha de propriedades, defina a propriedade Ordenar Por Ao Carregar como Sim.
-
Nota: Pode impedir que a sequência de ordenação aplicada pela última vez seja aplicada ao definir a propriedade Ordenar Por Ao Carregar como Não.
Sequências de ordenação predefinidas
Uma vez que a sequência de ordenação aplicada pela última vez pode ser alterada sempre que alguém ordena um objeto e, em seguida, o guarda, poderá querer definir uma sequência de ordenação predefinida. Uma sequência de ordenação predefinida faz parte da estrutura do objeto e não é alterada quando é aplicada uma sequência de ordenação diferente.
Só pode especificar uma sequência de ordenação predefinida para uma consulta ou relatório. Embora a sequência de ordenação predefinida não seja substituída pela sequência de ordenação atual ou última aplicada, só entra em vigor quando a sequência de ordenação atual ou a última aplicada é removida.
Definir a sequência de ordenação predefinida para uma consulta
-
Abra a consulta na vista Estrutura.
-
Faça duplo clique no campo que pretende utilizar para ordenar.
O campo é apresentado na grelha de estrutura.
-
Na grelha de estrutura, desmarque a caixa na linha Mostrar do campo que adicionou.
-
Na linha Ordenar , especifique se pretende ordenar o campo por ordem ascendente (valores mais pequenos primeiro; A-a-Z) ou por ordem descendente (valores maiores primeiro; De Z a A).
-
Se quiser ordenar por mais do que um campo, adicione campos de ordenação adicionais ao repetir os passos 2 a 4.
Nota: Quando ordena por mais do que um campo, os resultados são ordenados inicialmente pelo primeiro campo que especificou e, em seguida, pelo campo seguinte que especificou, etc. Por exemplo, se ordenar por Apelido e, em seguida, por Data de Nascimento, todos os registos com um valor de Apelido de Dow aparecem antes dos registos com um valor de Apelido de Stevens, independentemente do valor de Data de Nascimento. Os registos dentro de cada campo Apelido são ordenados de acordo com o valor no campo Data de Nascimento.
-
Prima CTRL+S para guardar a consulta.
Nota: Para remover uma sequência de ordenação predefinida de uma consulta, remova os campos de ordenação da grelha de estrutura da consulta.
Definir a sequência de ordenação predefinida para um relatório
-
Abra o relatório na Vista de Relatório ou na Vista de Esquema.
-
No separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Avançadas e, em seguida, clique em Filtro/Ordenação Avançadas no menu de atalho.
É apresentado um novo separador de documento, que contém uma grelha de estrutura e uma janela na qual pode selecionar um campo para ordenar.
-
Na janela, faça duplo clique no campo que pretende utilizar para ordenar.
O campo é apresentado na grelha de estrutura.
-
Na grelha de estrutura, na linha Ordenar , especifique se pretende ordenar o campo por ordem ascendente (valores mais pequenos primeiro; A-a-Z) ou por ordem descendente (valores maiores primeiro; De Z a A).
-
Se quiser ordenar por mais do que um campo, adicione campos de ordenação adicionais ao repetir os passos 2 a 4.
Nota: Quando ordena por mais do que um campo, os resultados são ordenados inicialmente pelo primeiro campo que especificou e, em seguida, pelo campo seguinte que especificou, etc. Por exemplo, se ordenar por Apelido e, em seguida, por Data de Nascimento, todos os registos com um valor de Apelido de Dow aparecem antes dos registos com um valor de Apelido de Stevens, independentemente do valor de Data de Nascimento. Os registos dentro de cada campo Apelido são ordenados de acordo com o valor no campo Data de Nascimento.
-
No separador Base , no grupo Ordenar & Filtro , clique em Alternar Filtro.
Nota: Para remover uma sequência de ordenação predefinida de um relatório, remova os campos de ordenação da grelha de estrutura.
