Importar, ligar ou mover dados para o SharePoint

Conclua estes passos antes de importar a lista

1. Localize o site do SharePoint que contém as listas que pretende copiar e tome nota do endereço do site.

   Um endereço válido de um site começa por http:// ou https:// seguido do nome do servidor e termina com o caminho para o site específico no servidor.

2. Identifique as listas que pretende copiar para a base de dados e, em seguida, decida se quer a lista inteira ou apenas uma vista específica. Pode importar várias listas numa única operação de importação, mas só pode importar uma vista de cada lista. Se for necessário, crie uma vista que contenha apenas as colunas e os itens que lhe interessam.

3. Reveja as colunas na lista ou vista de origem.

   A tabela seguinte indica algumas considerações a ter em conta ao importar diferentes elementos:

   Elemento	Considerações
   Colunas	O Access importa apenas as primeiras 256 colunas, visto que suporta apenas 256 campos numa tabela. Para evitar este problema, crie uma visão da lista no SharePoint e adicione-lhe apenas as colunas que deseja, garantindo que o número total de colunas não exceda 256. Em seguida, utilize a Ação Macro ImportSharePointList para especificar o ID de visualização pretendido.
   Pastas	Cada pasta na lista do SharePoint torna-se num registo na tabela do Access. Os itens no interior de uma pasta também surgem como registos, imediatamente abaixo do registo correspondente a essa pasta.
   Colunas de pesquisa	Se uma coluna de origem olhar para valores noutra lista, o Access importa os valores de exibição como parte do próprio campo. O acesso não importa a mesa de olhar para cima. Se quiser recriar a procura para outra tabela, consulte o Link para uma lista sharePoint e mova os dados para o SharePoint.
   Colunas calculadas	Os resultados numa coluna calculada são copiados para um campo cujo tipo de dados depende do tipo de dados do resultado calculado. A expressão que efetua o cálculo não é copiada.
   Anexos	A coluna de anexo da lista é copiada para num campo denominado Anexos.
   Colunas de valores múltiplos	Uma coluna do tipo Escolha ou Pesquisa pode conter múltiplos valores. Ao importar uma coluna que suporta vários valores, o Access cria uma coluna que suporta vários valores.
   Formatação RTF	As colunas que contêm formatação de texto rica são importadas para Access como campos de texto longo. A propriedade formato de texto do Campo de Texto Longo está definida para Texto Rico,e a formatação é preservada.
   Relações	O Access não cria automaticamente relações entre tabelas relacionadas no fim de uma operação de importação. Tem de criar manualmente as relações entre as várias tabelas novas e existentes com as opções do separador Relações. Para apresentar o separador Relações no separador Ferramentas da Base de Dados no grupo Relações, clique em Relações.

4. Identifique a base de dados para a qual pretende importar as listas.

   Certifique-se de que tem as permissões necessárias para adicionar dados à base de dados. Se não quiser armazenar os dados em nenhuma das bases de dados existentes, crie uma base de dados em branco.

5. Reveja as tabelas na base de dados.

   A operação de importação cria um quadro com o mesmo nome da lista SharePoint. Se esse nome já estiver em uso, Access anexa "1" ao novo nome da tabela — por exemplo, para o Contacts1, se o Contacts1 também já estiver em uso, Access criará contacts2, e assim por diante.

Importar a lista

1. Abra a base de dados do Access onde serão armazenados os dados importados. Se não quiser guardar os dados em nenhuma das suas bases de dados existentes, crie uma base de dados em branco.

2. A localização do assistente de importação/ligação de texto difere ligeiramente, consoante a sua versão do Access. Selecione os passos que correspondem à sua versão do Access:

   • Se estiver a utilizar Microsoft 365 ou Access 2019, no separador Dados Externos, no grupo Import & Link, clique em New Data Source > from Online Services > SharePoint List.

   • Se estiver a utilizar o Access 2016, o Access 2013 ou o Access 2010, no separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique no botão Mais para apresentar uma lista pendente de opções. Em seguida, clique em Lista do SharePoint.

3. O Access abre a caixa de diálogo Obter Dados Externos – Site SharePoint.

   

4. No assistente, especifique o endereço do site de origem.

5. Selecione a opção Importar os dados de origem para uma nova tabela da base de dados atual e clique em Seguinte.

6. Na lista apresentada pelo assistente, selecione as listas que quer importar.

   Nota    Pode ligar-se às bibliotecas do SharePoint, mas só pode adicionar documentos no SharePoint.

7. Na coluna Itens para Importar, selecione a vista que pretende para cada lista selecionada.

8. A caixa de verificação rotulou os valores de visualização de importação em vez de IDs para campos que procuram valores armazenados em outros controlos de listas que os dados são importados para colunas de procura nas listas selecionadas. Siga um dos seguintes procedimentos:

   • Para importar os valores de apresentação como parte do próprio campo, selecione a caixa de verificação. Neste caso, o campo não irá procurar valores noutra tabela.

   • Para o campo de destino procurar valores noutra tabela, desmarque a caixa de verificação. Este procedimento copia os IDs das linhas de valor de apresentação para o campo de destino. Os IDs são necessários para definir um campo de pesquisa no Access.

   Ao importar os IDs, tem de importar as listas que atualmente fornecem valores para as colunas de pesquisa (a menos que a base de dados de destino já tenha tabelas que podem agir como tabelas de referência).

   A operação de importação coloca os IDs no campo correspondente, mas não configura todas as propriedades necessárias para o campo funcionar como um campo de pesquisa. para obter mais informações sobre como definir as propriedades de procura de tal campo, consulte Criar ou eliminar um campo de procuração.

9. Clique em OK.

O Access importa as listas e, em seguida, apresenta o estado da operação na última página do assistente. Se quiser repetir a operação de importação posteriormente, pode guardar os detalhes como uma especificação de importação. O Access não substitui uma tabela na base de dados como parte de uma operação de importação e não pode acrescentar os conteúdos de uma lista ou vista a uma tabela existente.

Que mais informações devo saber sobre a importação?

• Para obter informações sobre como guardar os detalhes da sua importação numa especificação para voltar a utilizá-la, consulte o artigo Guardar os detalhes de uma operação de importação ou de exportação como uma especificação.

• Para obter informações sobre como executar especificações de importação guardadas, consulte o artigo uma operação de importação ou exportação guardada.

• Para obter informações sobre como agendar especificações para que sejam executadas a horas específicas, consulte o artigo Agendar uma operação de importação ou exportação.

• Para obter informações sobre como alterar o nome de uma especificação, eliminar especificações ou atualizar os nomes dos ficheiros de origem em especificações, consulte o artigo Gerir Tarefas de Dados.

Tarefas relacionadas com a importação

Após concluir a operação de importação, considere efetuar algumas tarefas adicionais:

Verificar os tipos de dados    O Access seleciona o tipo de dados apropriado para cada campo correspondente a uma coluna de origem. Verifique cada campo e respetivas definições para se certificar de que todos os campos estão configurados da forma que pretende.

Investigar campos adicionais    Dependendo do tipo de lista em que a tabela se baseia, poderá também notar a presença na tabela de alguns campos extra (como Título, Modificado ou CreatedBy). Se não precisar destes campos na base de dados Access, pode eliminá-los com segurança.

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Cenários comuns de ligação a uma lista do SharePoint

Normalmente, efetua a ligação a uma lista do SharePoint a partir de uma base de dados do Access pelas seguintes razões:

• O seu departamento ou grupo de trabalho usa Access para relatórios e consultas ricos, e utiliza o SharePoint para colaboração e comunicação de equipas. As equipas individuais criam listas para controlar várias questões (por exemplo, contactos e problemas), mas muitas vezes os dados de lista devem ser importados para uma base de dados para agregação e elaboração de relatórios. A ligação é a escolha indicada porque permite aos utilizadores do site do SharePoint e da base de dados adicionar e atualizar os dados e ver e trabalhar sempre com os dados mais recentes.

• É um utilizador Access que só recentemente começou a utilizar o SharePoint. Migrou várias bases de dados para o seu site de equipa do SharePoint e a maioria das tabelas nestas bases de dados são tabelas ligadas. A partir de agora, em vez de criar tabelas locais irá criar listas do SharePoint e, em seguida, ligará a estas listas a partir de bases de dados.

• Quer continuar a guardar as suas listas em sites do SharePoint, mas também quer trabalhar com os dados mais recentes no Access para executar consultas e imprimir relatórios.

Preparar para ligar a uma lista do SharePoint

1. Localize o site do SharePoint com as listas para as quais pretende ligar e tome nota do endereço do site.

   Um endereço válido de um site começa por http:// ou https:// seguido do nome do servidor e termina com o caminho para o site específico no servidor.

2. Identifique as listas para às quais pretende ligar. Pode ligar-se a várias listas numa única operação de ligação, mas não pode ligar-se a inquéritos, discussões ou uma visão específica de qualquer lista.

3. Reveja as colunas na lista de origem. A seguinte tabela indica algumas considerações a ter em conta ao ligar diferentes elementos.

   Elemento	Considerações
   Colunas	Ligações de acesso apenas as primeiras 256 colunas, uma vez que suporta apenas 256 campos numa tabela. Para evitar este problema, crie uma visão da lista no SharePoint e adicione-lhe apenas as colunas que deseja, garantindo que o número total de colunas não exceda 256. Em seguida, utilize a Ação Macro ImportSharePointList para criar o quadro ligado especificando o ID de visualização pretendido.
   Pastas	Cada pasta na lista do SharePoint é apresentada como um registo na tabela do Access. Os itens no interior de uma pasta também surgem como registos, imediatamente abaixo do registo correspondente a essa pasta.
   Colunas de pesquisa	Se uma coluna de origem procurar valores noutra lista e a lista relacionada ainda não estiver na base de dados, o Access cria automaticamente tabelas ligadas para as listas relacionadas. Nota    O Acesso também cria uma tabela UserInfo que corresponde à Lista de Informações do Utilizador sharePoint. O SharePoint utiliza esta lista para procurar informações sobre a conta do utilizador, tais como e-mail, imagem, nome do utilizador, para colunas SharePoint, tais como CreatedBy, Modificado e Pessoa ou Grupo. Esta Lista de Informações do Utilizador do SharePoint só é visível para os administradores do site.
   Colunas calculadas	Os resultados numa coluna calculada são apresentados no campo correspondente, mas não conseguirá ver ou modificar a fórmula no Access.
   Anexos	A coluna de anexo da lista é apresentada como um campo denominado Anexos.
   Colunas só de leitura	As colunas só de leitura numa lista do SharePoint irão continuar a ser só de leitura no Access. Além disso, poderá não ser possível adicionar, eliminar ou modificar colunas no Access.
   Colunas de valores múltiplos	Uma coluna do tipo Escolha ou Pesquisa pode conter múltiplos valores. Para tais colunas, a operação de ligação cria campos que suportam múltiplos valores. As colunas de pesquisa de valores múltiplos são criadas na tabela ligada se a coluna de origem for do tipo Pesquisa.

4. Identifique a base de dados na qual pretende criar as tabelas ligadas. Certifique-se de que tem as permissões necessárias para adicionar dados à base de dados. Se não quiser guardar os dados em nenhuma das bases de dados existentes, crie uma nova base de dados em branco.

5. Reveja as tabelas na base de dados. Ao ligar uma lista do SharePoint, será criada uma tabela com o mesmo nome da lista de origem. Se esse nome já estiver a ser utilizado, o Access irá acrescentar "1" ao novo nome da tabela, por exemplo: Contactos1. Por exemplo, se Contactos1 já estiver a ser utilizado, o Access irá criar o nome Contactos2 e assim sucessivamente. A mesma regra é aplicada às listas relacionadas.

Ligar aos dados

1. Abra a base de dados de destino.

2. A localização do assistente de importação/ligação de texto difere ligeiramente, consoante a sua versão do Access. Selecione os passos que correspondem à sua versão do Access:

   • Se estiver a utilizar Microsoft 365 ou Access 2019, no separador Dados Externos, no grupo Import & Link, clique em New Data Source > from Online Services > SharePoint List.

   • Se estiver a utilizar o Access 2016, o Access 2013 ou o Access 2010, no separador Dados Externos, no grupo Importar e Ligar, clique no botão Mais para apresentar uma lista pendente de opções. Em seguida, clique em Lista do SharePoint.

3. O Access abre a caixa de diálogo Obter Dados Externos – Site SharePoint.

   

4. No assistente, especifique o endereço do site de origem.

5. Selecione Ligar à origem de dados criando uma tabela ligada e, em seguida, clique em Seguinte.

   O assistente apresenta as listas que estão disponíveis para efetuar ligações.

6. Selecione as listas para as quais pretende ligar e, em seguida, clique em OK.

   Nota    Se algumas listas já estiverem ligadas à base de dados atual, as caixas de verificação correspondentes a essas listas estarão selecionadas. Se quiser remover as ligações, desmarque as caixas de verificação das ligações que pretende remover.

   O Access tenta criar tabelas ligadas tanto para as listas que selecionou durante esta operação como para cada uma das listas relacionadas. Além disso, o Access tenta atualizar as tabelas ligadas correspondentes às listas selecionadas no assistente. O Access também cria as relações entre as tabelas. Ao contrário de uma operação de importação, uma operação de ligação mantém as definições das propriedades de pesquisa entre um campo de pesquisa e a tabela relacionada. Não precisa de configurar manualmente as propriedades do campo de pesquisa na vista Estrutura da tabela.

7. Reveja as novas tabelas ligadas na vista de Folha de Dados. Certifique-se de que todos os campos e registos são apresentados corretamente.

   O Access seleciona o tipo de dados apropriado a cada campo correspondente a uma coluna de origem. É importante ter em conta que, cada vez que abrir uma tabela ligada ou a lista de origem, verá os dados mais recentes apresentados na mesma. No entanto, as alterações estruturais feitas a uma lista não são refletidas automaticamente numa tabela ligada. Para atualizar uma tabela ligada ao aplicar a estrutura de lista mais recente, clique com o botão direito do rato na tabela no Painel de Navegação, aponte para Mais Opções e, em seguida, clique em Atualizar Lista.

Note   Access nunca substitui uma tabela na base de dados como parte de uma operação de ligação. Além disso, não pode acrescentar os conteúdos de uma lista do SharePoint a uma tabela existente.

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Use as tabelas de exportação para o assistente do SharePoint

1. No separador, Ferramentas da Base de Dados, no grupo Mover Dados, clique em SharePoint. Esta opção só está disponível se a sua base de dados for guardada no formato de ficheiro .accdb.

2. Siga os passos nas Tabelas de Exportação para o Assistente do SharePoint,incluindo a especificação da localização do seu site SharePoint.

   Para cancelar o processo, clique em Parar.

3. Na última página do assistente, selecione a caixa de verificação Mostrar Detalhes para ver mais detalhes acerca da migração.

   Esta página do assistente descreve as tabelas que foram ligadas a listas e fornece informação sobre um local de cópia de segurança e o URL para a sua base de dados. Também fornece um aviso se forem encontrados problemas de migração e fornece o local de uma tabela de registos onde poderá ver mais detalhes sobre os problemas.

4. Clique em Concluir quando o assistente concluir as suas ações.

   Se o assistente apresentar um aviso, deverá rever a tabela de registos e executar as ações necessárias para garantir que os seus dados foram migrados com êxito. Por exemplo, determinados campos poderão não ser movidos ou poderão ser convertidos noutro tipo de dados compatível com uma lista do SharePoint.

Nota    O Acesso também cria uma tabela UserInfo que corresponde à Lista de Informações do Utilizador sharePoint. O SharePoint utiliza esta lista para procurar informações sobre a conta do utilizador, tais como e-mail, imagem, nome do utilizador, para colunas SharePoint, tais como CreatedBy, Modificado e Pessoa ou Grupo. Esta Lista de Informações do Utilizador do SharePoint só é visível para os administradores do site.

Limitações que pode encontrar

Quando as Tabelas de Exportação para o Assistente de SharePoint terminarem, verá uma mensagem se o Access encontrou algum problema com os dados. O Access cria uma tabela de registos denominada Problemas na Movimentação para Site do SharePoint e adiciona a tabela à base de dados. A tabela Problemas na Movimentação para Site do SharePoint é armazenada na base de dados mas não é publicada como uma lista do site do SharePoint.

A seguinte tabela indica as limitações na forma como os dados são migrados, geralmente quando o Access e o SharePoint não partilham a funcionalidade idêntica ou não partilham um tipo de dados, em alguns casos. Por exemplo, se a tabela Access apoiar integridade referencial, é aplicada na lista no site do SharePoint. As informações na seguinte tabela poderão ajudá-lo a decidir se quer migrar os seus dados e poderão ser úteis se estiver a analisar problemas comunicados na tabela Problemas na Movimentação para Site do SharePoint.

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