Nota: O Microsoft Access não suporta a importação de dados do Excel com uma etiqueta de confidencialidade aplicada. Como solução, pode remover a etiqueta antes de importar e, em seguida, voltar a aplicar a etiqueta após a importação. Para obter mais informações, consulte Aplicar etiquetas de confidencialidade aos seus ficheiros e e-mails no Office.
Existem várias formas de passar dados de um livro do Excel para bases de dados do Access. Pode copiar dados de uma folha de cálculo aberta e colá-los numa folha de dados do Access, importar uma folha de cálculo para uma tabela nova ou existente ou ligar a uma folha de cálculo a partir de uma base de dados do Access.
Este tópico explica detalhadamente como importar ou ligar a dados do Excel a partir de bases de dados para ambiente de trabalho do Access.
O que pretende fazer?
Noções sobre a importação de dados do Excel
Se o seu objetivo for armazenar alguns ou todos os dados de uma ou mais folhas de cálculo do Excel no Access, deve importar os conteúdos da folha de cálculo para uma base de dados do Access nova ou existente. Quando importa dados, o Access cria uma cópia dos mesmos numa tabela nova ou existente sem alterar a folha de cálculo de origem do Excel.
Cenários comuns de importação de dados do Excel para o Access
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O utilizador tem bastante experiência no Excel, mas agora pretende utilizar o Access para trabalhar com estes dados. Pretende mover os dados das folhas de cálculo do Excel para uma ou mais bases de dados do Access novas.
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O seu departamento ou grupo de trabalho utiliza o Access, mas o utilizador recebe ocasionalmente dados no formato Excel que têm de ser intercalados com as bases de dados do Access. Pretende importar estas folhas de cálculo do Excel para a sua base de dados à medida que as recebe.
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Utiliza o Access para gerir os dados, mas os relatórios semanais que recebe do resto da equipa são livros do Excel. Pretende dinamizar o processo de importação para garantir que os dados são importados todas as semanas a uma hora específica para a base de dados.
Se for a primeira vez que está a importar dados do Excel
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Não é possível guardar um livro do Excel como uma base de dados do Access. O Excel não fornece funcionalidade para criar uma base de dados do Access a partir dos dados do Excel.
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Quando abrir um livro do Excel no Access (na caixa de diálogo Abrir Ficheiro, altere a caixa de listagem Ficheiros do Tipo para Ficheiros do Microsoft Office Excel e selecione o ficheiro pretendido), o Access cria uma ligação ao livro em vez de importar os respetivos dados. Criar uma ligação a um livro é bastante diferente de importar uma folha de cálculo para uma base de dados. Para obter mais informações sobre a criação de ligações, consulte a secção Ligar a dados no Excel, mais adiante neste artigo.
Importar dados do Excel
Os passos nesta secção explicam como preparar e executar uma operação de importação e como guardar as definições de importação como especificação para reutilização posterior. À medida que for avançando, lembre-se de que só poderá importar dados a partir de uma folha de cálculo de cada vez. Não é possível importar todos os dados de um livro completo ao mesmo tempo.
Preparar a folha de cálculo
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Localize o ficheiro de origem e selecione a folha de cálculo que contém os dados que pretende importar para o Access. Se quiser importar apenas uma parte de uma folha de cálculo, poderá definir um intervalo com nome que inclua apenas as células que pretende importar.
Definir um intervalo com nome (opcional)-
Mude para o Excel e abra a folha de cálculo que contém os dados que pretende importar.
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Selecione o intervalo de células que contém os dados que pretende importar.
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Clique com o botão direito do rato no intervalo selecionado e, em seguida, clique em Nomear um Intervalo ou Definir Nome.
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Na caixa de diálogo Novo Nome, especifique um nome para o intervalo na caixa Nome e clique em OK.
Lembre-se de que só pode importar uma folha de cálculo de cada vez durante uma operação de importação. Para importar dados de várias folhas de cálculo, repita a operação de importação para cada uma delas.
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Reveja os dados de origem e proceda de acordo com as descrições nesta tabela.
Elemento
Descrição
Número de colunas
O número de colunas de origem que pretende importar não pode exceder 255, uma vez que o Access não suporta mais de 255 campos numa tabela.
Ignorar colunas e linhas
É aconselhável incluir apenas as linhas e colunas que pretende importar no intervalo com nome ou folha de cálculo de origem.
Linhas Não é possível filtrar nem ignorar linhas durante a operação de importação.
Colunas Não é possível ignorar colunas durante a operação se optar por adicionar os dados a uma tabela existente.
Formato tabular
Certifique-se de que as células estão em formato de tabela. Se a folha de cálculo ou intervalo com nome incluir células unidas, o conteúdo da célula será colocado no campo que corresponder à coluna mais à esquerda, sendo que os outros campos serão deixados em branco.
Colunas, linhas e células em branco
Elimine todas as colunas e linhas em branco desnecessárias na folha de cálculo ou intervalo. Se a folha de cálculo ou intervalo contiver células em branco, tente adicionar os dados em falta. Se tencionar acrescentar os registos a uma tabela existente, certifique-se de que o campo correspondente na tabela aceita valores nulos (em falta ou desconhecidos). Um campo aceitará valores nulos se a respetiva propriedade de campo Necessário estiver definida como Não e a definição da propriedade RegraDeValidação não impedir valores nulos.
Valores de erro
Se uma ou mais células na folha de cálculo ou intervalo contiverem valores de erro, tal como #NUM e #DIV, corrija-os antes de iniciar a operação de importação. Se uma folha de cálculo ou intervalo de origem contiverem valores de erro, o Access irá colocar um valor nulo nos campos correspondentes na tabela. Para mais informações sobre formas de corrigir esses erros, consulte a secção Resolver problemas de valores em falta ou incorretos mais à frente neste artigo.
Tipo de dados
Para evitar erros durante a importação, certifique-se de que cada coluna de origem contém o mesmo tipo de dados em cada linha. O Access analisa as primeiras oito linhas de origem para determinar o tipo de dados dos campos na tabela. É vivamente recomendado que se certifique de que as primeiras oito linhas de origem não misturam valores de diferentes tipos de dados em nenhuma das colunas. Caso contrário, o Access poderá não atribuir o tipo de dados correto à coluna.
Igualmente, é aconselhável formatar cada coluna de origem no Excel e atribuir um formato de dados específico a cada uma antes de iniciar a operação de importação. Recomenda-se a formatação se uma coluna incluir valores de diferentes tipos de dados. Por exemplo, a coluna NúmeroDoVoo numa folha de cálculo poderá conter valores numéricos e de texto, tais como 871, AA90 e 171. Para evitar valores em falta ou incorretos, efetue o seguinte procedimento:
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Clique com o botão direito do rato no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em Formatar Células.
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No separador Número, em Categoria, selecione um formato. Para a coluna NúmeroDoVoo, provavelmente teria de escolher Texto.
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Clique em OK.
Se as colunas de origem estiverem formatadas, mas contiverem valores mistos nas linhas a seguir à oitava linha, a operação de importação poderá, mesmo assim, ignorar ou converter valores incorretamente. Para obter informações sobre resolução de problemas, consulte a secção Resolver problemas de valores em falta ou incorretos.
Primeira linha
Se a primeira linha na folha de cálculo ou intervalo com nome contiver os nomes das colunas, pode especificar que o Access processe os dados na primeira linha como nomes de campos durante a operação de importação. Se a folha de cálculo ou intervalo de origem não incluir os nomes, é aconselhável adicioná-los à origem antes de iniciar a operação de importação.
Nota: Se pretender acrescentar os dados a uma tabela existente, certifique-se de que o nome de cada coluna corresponde exatamente ao nome do campo correspondente. Se o nome de uma coluna for diferente do nome do campo correspondente na tabela, a operação de importação irá falhar. Para ver os nomes dos campos, abra a tabela na vista Estrutura no Access.
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Feche o livro de origem, se o mesmo estiver aberto. Manter o ficheiro de origem aberto poderá resultar em erros de conversão de dados durante a operação de importação.
Preparar a base de dados de destino
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Abra a base de dados do Access em que os dados importados serão armazenados. Certifique-se de que a base de dados não é só de leitura e de que tem permissões para efetuar alterações à mesma.
- ou -
Se não pretender armazenar os dados em nenhuma das bases de dados existentes, crie uma base de dados vazia. Para tal:
Clique no separador Ficheiro, clique em Novo e, em seguida, em Base de Dados Em Branco.
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Antes de iniciar a operação de importação, decida se pretende armazenar os dados numa tabela nova ou existente.
Criar uma nova tabela Se optar por armazenar os dados numa nova tabela, o Access cria uma tabela e adiciona os dados importados a essa tabela. Se já existir uma tabela com o nome especificado, o Access substitui o conteúdo da mesma pelos dados importados.
Acrescentar a uma tabela existente Se optar por adicionar os dados a uma tabela existente, as linhas na folha de cálculo do Excel são acrescentadas à tabela especificada.
Lembre-se de que a maioria das falhas que ocorrem durante operações de acréscimo resultam do facto de os dados de origem não corresponderem às definições de estrutura e campos da tabela de destino. Para evitar esta situação, abra a tabela de destino na vista Estrutura e reveja o seguinte:
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Primeira linha Se a primeira linha do intervalo com nome ou folha de cálculo de origem não contiver cabeçalhos de coluna, certifique-se de que a posição e tipo de dados de cada coluna na folha de cálculo de origem coincidem com os do campo correspondente na tabela. Se a primeira linha contiver cabeçalhos de coluna, a ordem das colunas e campos não terá de coincidir, mas o nome e o tipo de dados de cada coluna terá de coincidir exatamente com o nome e o tipo de dados do respetivo campo correspondente.
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Campos em falta ou adicionais Se um ou mais campos na folha de cálculo de origem não existirem na tabela de destino, adicione-os antes de iniciar a operação de importação. No entanto, se a tabela contiver campos que não existam na origem, não será necessário eliminar esses campos da tabela se os mesmos aceitarem valores nulos.
Sugestão: Um campo aceitará valores nulos se a respetiva propriedade Necessário estiver definida como Não e a definição da propriedade RegraDeValidação não impedir valores nulos.
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Chave primária Se a tabela contiver um campo de chave primária, a folha de cálculo ou intervalo de origem têm de ter uma coluna que contenha valores compatíveis com o campo de chave primária, e os valores da chave importada têm de ser exclusivos. Se um registo importado contiver um valor de chave primária que já exista na tabela de destino, a operação de importação apresenta uma mensagem de erro.
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Campos indexados Se a propriedade Indexado de um campo na tabela estiver definida como Sim (Duplicação Não Autorizada), a coluna correspondente na folha de cálculo ou intervalo de origem tem de conter valores exclusivos.
Avance para os passos seguintes para executar a operação de importação.
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Iniciar a operação de importação
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A localização do assistente de importação/ligação difere ligeiramente, consoante a sua versão do Access. Selecione os passos que correspondem à sua versão do Access:
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Se estiver a utilizar a versão mais recente do Microsoft 365, Access 2021 ou Access 2019, no separador Dados Externos , no grupo Importar & Ligação , clique em Nova Origem de Dados > a Partir de Ficheiro > Excel.
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Se estiver a utilizar Access 2016, no separador Dados Externos , no grupo Importar & Ligação , clique em Excel.
Nota: O separador Dados Externos só fica disponível se estiver aberta uma base de dados.
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Na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Folha de Cálculo do Excel, na caixa Nome do ficheiro, especifique o nome do ficheiro do Excel que contém os dados que pretende importar.
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Clique em Procurar e utilize a caixa de diálogo Abrir Ficheiro para localizar o ficheiro que pretende importar.
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Especifique como pretende armazenar os dados importados.
Para armazenar os dados numa nova tabela, selecione Importar os dados de origem para uma nova tabela na base de dados atual. Posteriormente, ser-lhe-á pedido para atribuir um nome a esta tabela.
Para acrescentar os dados a uma tabela existente, selecione Anexar uma cópia dos registos à tabela e selecione uma tabela na lista pendente. Esta opção não estará disponível se a base de dados não tiver tabelas.
Para ligar à origem de dados ao criar uma tabela ligada, consulte a secção Ligar a dados no Excel, mais adiante neste artigo.
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Clique em OK.
O Assistente de Importação de Folhas de Cálculo é iniciado e orienta-o no processo de importação. Avance para o próximo conjunto de passos.
Utilizar o Assistente de Importação de Folhas de Cálculo
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Na primeira página do assistente, selecione a folha de cálculo que contém os dados que pretende importar e, depois, clique em Seguinte.
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Na segunda página do assistente, clique em Mostrar Folhas de Cálculo ou Mostrar Intervalos Com Nome, selecione a folha de cálculo ou intervalo com nome que pretende importar e, depois, clique em Seguinte.
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Se a primeira linha da folha de cálculo ou intervalo de origem contiver nomes de campos, selecione Primeira Linha Contém os Cabeçalhos de Coluna e clique em Seguinte.
Se estiver a importar os dados para uma nova tabela, o Access irá utilizar esses cabeçalhos de coluna para atribuir nomes aos campos na tabela. Poderá alterar estes nomes durante ou após a operação de importação. Se estiver a acrescentar os dados a uma tabela existente, certifique-se de que os cabeçalhos de coluna na folha de cálculo de origem correspondem exatamente aos nomes dos campos na tabela de destino.
Se estiver a acrescentar dados a uma tabela existente, passe diretamente para o passo 6. Se estiver a adicionar os dados a uma nova tabela, siga os restantes passos.
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O assistente pede-lhe para rever as propriedades de campo. Clique numa coluna na metade inferior da página para ver as propriedades do campo correspondente. Opcionalmente, efetue qualquer um dos seguintes procedimentos:
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Se pretender, reveja e altere o nome e tipo de dados do campo de destino.
O Access revê as primeiras oito linhas de cada coluna para sugerir o tipo de dados para o campo correspondente. Se a coluna na folha de cálculo contiver tipos de valores diferentes (tais como texto e números) nas primeiras oito linhas de uma coluna, o assistente irá sugerir um tipo de dados compatível com todos os valores na coluna, mais frequentemente, o tipo de dados de texto. Embora possa escolher um tipo de dados diferente, lembre-se de que os valores que são incompatíveis com o tipo de dados que escolher serão ignorados ou convertidos de forma incorreta durante o processo de importação. Para mais informações sobre como corrigir valores em falta ou incorretos, consulte a secção Resolver problemas de valores em falta ou incorretos, mais adiante neste artigo.
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Para criar um índice no campo, defina Indexado como Sim.
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Para ignorar completamente uma coluna de origem, selecione a caixa de verificação Não importar campo (Ignorar).
Clique em Seguinte depois de concluir a seleção das opções.
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No ecrã seguinte, especifique uma chave primária para a tabela. Se selecionar Deixar o Access adicionar uma chave primária, o Access adiciona um campo Numeração Automática como o primeiro campo na tabela de destino e povoa-o automaticamente com valores de ID exclusivos, começando no 1. Clique em Seguinte.
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No ecrã final do assistente, especifique um nome para a tabela de destino. Na caixa Importar para a Tabela , escreva um nome para a tabela. Se a tabela já existir, o Access pergunta se pretende substituir o conteúdo existente na tabela. Clique em Sim para continuar, ou em Não para especificar um nome diferente para a tabela de destino e, em seguida, clique em Concluir para importar os dados.
Se o Access tiver conseguido importar alguns ou todos os dados, o assistente apresenta uma página que mostra o estado da operação de importação. Além disso, pode guardar os detalhes da operação como uma especificação para utilização futura. Por outro lado, se a operação falhar completamente, o Access apresenta a mensagem Ocorreu um erro ao tentar importar o ficheiro.
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Clique em Sim para guardar os detalhes da operação para utilização futura. É útil guardar os detalhes se pretender repetir a operação posteriormente sem ter de seguir os passos do assistente.
Consulte Guardar os detalhes de uma operação de importação ou de exportação como uma especificação para saber como guardar os detalhes da sua especificação.
Consulte Executar uma especificação de importação e exportação guardada para saber como executar as suas especificações de importação e ligação guardadas.
Consulte Agendar uma especificação de importação ou exportação para saber como agendar a execução de tarefas de importação ou ligação para horas específicas.
Resolver problemas de valores em falta ou incorretos
Se for apresentada a mensagem Ocorreu um erro ao tentar importar o ficheiro, significa que a operação de importação falhou completamente. Por outro lado, se a operação de importação apresentar uma caixa de diálogo a pedir para guardar os detalhes da operação, significa que a operação conseguiu importar alguns ou todos os dados. A mensagem de estado também menciona o nome da tabela de registo de erros que contém a descrição de quaisquer erros que tenham ocorrido durante a operação de importação.
Importante: Mesmo que a mensagem de estado indique que a operação foi concluída com êxito, deverá rever o conteúdo e a estrutura da tabela para garantir que os dados estão corretos antes de começar a utilizar a tabela.
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Abra a tabela de destino na Vista de Folha de Dados para ver se todos os dados foram adicionados à tabela.
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Abra a tabela na vista Estrutura para rever o tipo de dados e outras definições de propriedades dos campos.
A tabela seguinte descreve os passos que pode executar para corrigir valores em falta ou incorretos.
Sugestão: Enquanto estiver a resolver problemas nos resultados, se encontrar apenas alguns valores em falta, poderá adicioná-los manualmente na tabela. Por outro lado, se detetar que colunas inteiras ou uma grande quantidade de valores estão em falta ou não foram importados corretamente, deverá corrigir o problema no ficheiro de origem. Depois de corrigir todos os problemas detetados, repita a operação de importação.
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Problema |
Resolução |
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Elementos gráficos |
Não é possível importar elementos gráficos, tais como logótipos, gráficos e imagens. Adicione-os manualmente à base de dados depois de concluir a operação de importação. |
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Valores calculados |
Os resultados de uma coluna calculada ou de células são importados, mas a fórmula subjacente não. Durante a operação de importação, pode especificar um tipo de dados que seja compatível com os resultados da fórmula, tal como Número. |
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Valores VERDADEIRO ou FALSO e -1 ou 0 |
Se a folha de cálculo ou intervalo de origem incluírem uma coluna que contenha apenas valores VERDADEIRO ou FALSO, o Access cria um campo Sim/Não para a coluna e insere valores -1 ou 0 no campo. Contudo, se a folha de cálculo ou intervalo de origem incluírem uma coluna que contenha apenas valores -1 ou 0, o Access, por predefinição, cria um campo numérico para a coluna. Pode alterar o tipo de dados do campo para Sim/Não durante a operação de importação para evitar este problema. |
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Campos de valores múltiplos |
Quando importa dados para uma nova tabela ou acrescenta dados a uma tabela existente, o Access não permite o suporte de valores múltiplos num campo, mesmo que a coluna de origem contenha uma lista de valores separados por ponto e vírgula (;). A lista de valores é processada como um único valor e colocada num campo de texto. |
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Dados truncados |
Se os dados aparecerem truncados numa coluna na tabela do Access, tente aumentar a largura da coluna na Vista de Folha de Dados. Se isso não resolver o problema, significa que os dados numa coluna numérica no Excel são demasiado grandes para o tamanho do campo de destino no Access. Por exemplo, o campo de destino poderá ter a propriedade Tamanho do Campo definida como Byte numa base de dados do Access, mas os dados de origem terem um valor superior a 255. Corrija os valores no ficheiro de origem e tente importar novamente. |
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Formato de apresentação |
Poderá ter de definir a propriedade Formatar de determinados campos na vista Estrutura para garantir que os valores são apresentados corretamente na vista de Folha de Dados. Por exemplo:
Nota: Se a folha de cálculo de origem contiver formatação RTF, tal como negrito, sublinhado ou itálico, o texto é importado, mas a formatação é perdida. |
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Valores duplicados (erro de violação de chave) |
Os registos que está a importar poderão conter valores duplicados que não possam ser armazenados no campo chave primária da tabela de destino ou num campo que tenha a propriedade Indexado definida como Sim (Duplicação Não Autorizada). Elimine os valores duplicados no ficheiro de origem e tente importar novamente. |
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Valores de data com uma diferença de 4 anos |
Os campos de data importados de uma folha de cálculo do Excel poderão ter uma diferença de quatro anos. O Excel para Windows pode utilizar dois sistemas de data:
Pode definir o sistema de datas nas Opções do Excel: Opções de> de Ficheiros > > Avançadas Utilizar o sistema de datas 1904. Nota Se importar de um livro .xlsb, este utiliza sempre o Sistema de Datas 1900, independentemente da definição Sistema de Datas. Antes de importar os dados, altere o sistema de datas do livro do Excel ou, depois de acrescentar os dados, execute uma consulta de atualização que utilize a expressão [nome do campo de data] + 1462 para corrigir as datas. O Excel para Macintosh utiliza apenas o Sistema de Datas de 1904. |
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Valores nulos |
Poderá visualizar uma mensagem de erro no final da operação de importação sobre os dados que foram eliminados ou perdidos durante a operação, ou quando abrir a tabela na Vista de folha de dados, poderá ver alguns valores de campos em branco. Se as colunas de origem no Excel não estiverem formatadas ou se as primeiras oito linhas contiverem valores de tipos de dados diferentes, abra a folha de cálculo de origem e proceda da seguinte forma:
Os passos anteriores podem ajudar a minimizar a ocorrência de valores nulos. A tabela seguinte lista casos em que continuará a ver valores nulos:
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Os valores de data são substituídos por valores numéricos |
Irá ver números aparentemente aleatórios com cinco dígitos em vez dos valores de data reais nas seguintes situações:
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Valores numéricos substituídos por valores de data |
Irá ver valores de data aparentemente aleatórios em vez dos valores numéricos reais nas seguintes situações:
Para evitar esta situação, substitua os valores numéricos por valores de data na coluna de origem e tente importar novamente. |
Para além disso, poderá rever a tabela de registo de erros (mencionada na última página do assistente) na Vista de folha de dados. A tabela tem três campos: Erro, Campo e Linha. Cada linha contém informações acerca de um erro específico e o conteúdo do campo Erro deverá ajudá-lo a resolver o problema.
Cadeias de erros e sugestões de resolução de problemas
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Erro |
Descrição |
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Truncamento do Campo |
Um valor no ficheiro é demasiado grande para a definição da propriedade Tamanho do Campo para este campo. |
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Falha na Conversão de Tipo |
Um valor na folha de cálculo tem o tipo de dados errado para este campo. O valor poderá estar em falta ou aparecer incorreto no campo de destino. Consulte a tabela anterior para obter mais informações acerca da resolução deste problema. |
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Violação de Chave |
O valor de chave primária deste registo é um duplicado - já existe na tabela. |
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Falha na Regra de Validação |
Um valor infringe a regra definida pela utilização da propriedade RegraDeValidação para este campo ou para a tabela. |
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Valor Nulo no Campo Obrigatário |
Não é permitido um valor nulo neste campo porque a propriedade Obrigatório do mesmo está definida como Sim. |
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Valor Nulo no campo Numeração Automática |
Os dados que está a importar contêm um valor Nulo que tentou acrescentar a um campo Numeração Automática. |
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Registo Não Analisável |
Um valor de texto contém o caráter delimitador de texto (normalmente, aspas duplas). Sempre que um valor contiver o caráter delimitador, este terá de ser repetido duas vezes no ficheiro de texto; por exemplo: Diâmetro 4 1/2"" |
Ligar a dados no Excel
Ao ligar uma base de dados do Access a dados noutro programa, poderá utilizar as ferramentas de relatório e consulta fornecidas pelo Access sem ter de manter uma cópia dos dados do Excel na base de dados.
Quando liga a uma folha de cálculo do Excel ou a um intervalo com nome, o Access cria uma nova tabela ligada às células de origem. Quaisquer alterações efetuadas às células de origem no Excel irão aparecer na tabela ligada. Contudo, não poderá editar o conteúdo da tabela correspondente no Access. Se pretender adicionar, editar ou eliminar dados, terá de efetuar as alterações no ficheiro de origem.
Cenários comuns de ligação a uma folha de cálculo do Excel a partir do Access
Normalmente, liga a uma folha de cálculo do Excel (em vez de importar) pelos seguintes motivos:
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Pretende continuar a manter os dados em folhas de cálculo do Excel, mas conseguir utilizar as eficazes funcionalidades de consultas e relatórios do Access.
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O seu departamento ou grupo de trabalho utiliza o Access, mas os dados de origens externas com que trabalha encontram-se em folhas de cálculo do Excel. Não pretende manter cópias de dados externos, mas pretende conseguir trabalhar com eles no Access.
Se for a primeira vez que está a ligar a uma folha de cálculo do Excel
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Não pode criar uma ligação para uma base de dados do Access a partir do Excel.
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Quando ligar a um ficheiro do Excel, o Access cria uma nova tabela, geralmente referida como uma tabela ligada. A tabela mostra os dados na folha de cálculo ou intervalo com nome de origem, mas não os armazena na base de dados.
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Não é possível ligar dados do Excel a uma tabela existente na base de dados. Isto significa que não pode acrescentar dados a uma tabela existente efetuando uma operação de ligação.
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Uma base de dados pode conter várias tabelas ligadas.
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Quaisquer alterações efetuadas aos dados no Excel são refletidas automaticamente na tabela ligada. No entanto, o conteúdo e estrutura de uma tabela ligada no Access são só de leitura.
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Quando abrir um livro do Excel no Access (na caixa de diálogo Abrir Ficheiro, altere a caixa de listagem Ficheiros do Tipo para Microsoft Excel e selecione o ficheiro pretendido), o Access cria uma base de dados em branco e inicia automaticamente o Assistente de Ligação de Folhas de Cálculo.
Preparar os dados do Excel
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Localize o ficheiro do Excel e a folha de cálculo ou intervalo que contém os dados a que pretende ligar. Se não quiser ligar a folha de cálculo inteira, pondere definir um intervalo com nome que inclua apenas as células a que pretende ligar.
Criar um intervalo com nome no Excel (opcional, pode ser útil se quiser apenas ligar a alguns dados da folha de cálculo)-
Mude para o Excel e apresente a folha de cálculo na qual pretende definir um intervalo com nome.
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Selecione o intervalo de células que contém os dados a que pretende ligar.
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Clique com o botão direito do rato no intervalo selecionado e clique em Nomear um Intervalo ou Definir Nome.
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Na caixa de diálogo Novo Nome, especifique um nome para o intervalo na caixa Nome e, em seguida, clique em OK.
Note que só é possível ligar a apenas uma folha de cálculo ou intervalo de cada vez durante uma operação de ligação. Para ligar a dados em várias localizações numa folha de cálculo, repita a operação de ligação para cada folha de cálculo ou intervalo.
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Reveja os dados de origem e proceda de acordo com as descrições na tabela seguinte.
Elemento
Descrição
Formato tabular
Certifique-se de que as células estão no formato tabular. Se o intervalo incluir células unidas, o conteúdo da célula é colocado no campo que corresponda à coluna mais à esquerda e os outros campos são deixados em branco.
Ignorar colunas e linhas
Não pode ignorar colunas e linhas de origem durante a operação de ligação. Contudo, pode ocultar campos e filtrar registos abrindo a tabela ligada na Vista de Folha de Dados depois de os ter importado para o Access.
Número de colunas
O número de colunas de origem não pode exceder 255, porque o Access não suporta mais de 255 campos numa tabela.
Colunas, linhas e células em branco
Elimine todas as colunas e linhas desnecessárias em branco na folha de cálculo ou intervalo do Excel. Se existirem células em branco, tente adicionar os dados em falta.
Valores de erro
Se uma ou mais células numa folha de cálculo ou intervalo contiverem valores de erro, corrija-os antes de iniciar a operação de importação. Tenha em atenção que, se uma folha de cálculo ou intervalo de origem contiverem valores de erro, o Access insere um valor nulo nos campos correspondentes na tabela.
Tipo de dados
Não é possível alterar o tipo de dados nem o tamanho dos campos na tabela ligada. Antes de iniciar a operação de ligação, tem de verificar que cada coluna contém dados de um tipo específico.
É vivamente recomendado que formate uma coluna se esta incluir valores de tipos de dados diferentes. Por exemplo, a coluna NúmeroDoVoo numa folha de cálculo poderá conter valores numéricos e de texto, como 871, AA90 e 171. Para evitar valores em falta ou incorretos, faça o seguinte:
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Clique com o botão direito do rato na coluna e, em seguida, clique em Formatar Células.
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No separador Número, em Categoria, selecione um formato.
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Clique em OK.
Primeira linha
Se a primeira linha na folha de cálculo ou intervalo com nome contiver os nomes das colunas, poderá definir o Access para processar os dados na primeira linha como nomes de campos durante a operação de ligação. Se não existirem nomes de colunas na folha de cálculo ou se o nome de uma coluna específica violar as regras de nomenclatura de campos no Access, o Access atribui um nome válido a cada campo correspondente.
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Feche o ficheiro de origem, se o mesmo estiver aberto.
Preparar a base de dados de destino
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Abra a base de dados na qual pretende criar a ligação. Certifique-se de que a base de dados não é só de leitura e de que tem as permissões necessárias para efetuar alterações à mesma.
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Se não quiser guardar a ligação em nenhuma das bases de dados existentes, crie uma base de dados em branco: clique no separador Ficheiro, clique em Novo e, em seguida, em Base de Dados Em Branco.
Está pronto para iniciar a operação de ligação.
Criar a ligação
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A localização do assistente de importação/ligação difere ligeiramente, consoante a sua versão do Access. Selecione os passos que correspondem à sua versão do Access:
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Se estiver a utilizar a versão mais recente do Microsoft 365 versão de subscrição do Access, Access 2021 ou Access 2019, no separador Dados Externos , no grupo Importar & Ligação , clique em Nova Origem de Dados > a Partir de Ficheiro > Excel.
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Se estiver a utilizar o Access 2016 ou o Access 2013, no separador Dados Externos, no grupo Importar & Ligação, clique em Excel.
Nota: O separador Dados Externos só fica disponível se estiver aberta uma base de dados.
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Na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Folha de Cálculo do Excel, na caixa Nome do ficheiro, especifique o nome do ficheiro de origem do Excel.
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Selecione Ligar à origem de dados criando uma tabela ligada e clique em OK.
O Assistente de Ligação de Folhas de Cálculo é iniciado e orienta-o no processo de ligação.
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Na primeira página do assistente, selecione uma folha de cálculo ou intervalo com nome e clique em Seguinte.
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Se a primeira linha da folha de cálculo ou intervalo de origem contiver nomes de campos, selecione Primeira linha contém os cabeçalhos de coluna. O Access utiliza estes cabeçalhos de coluna para atribuir nomes aos campos na tabela. Se o nome de uma coluna incluir determinados carateres especiais, não poderá ser utilizado como nome de um campo no Access. Nesses casos, é apresentada uma mensagem de erro a indicar que o Access irá atribuir um nome válido para o campo. Clique em OK para continuar.
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Na página final do assistente, especifique um nome para a tabela ligada e clique em Concluir. Se a tabela com o nome especificado já existir, ser-lhe-á perguntado se pretende substituir a tabela ou consulta existente. Clique em Sim se pretender substituir a tabela ou consulta, ou clique em Não para especificar um nome diferente.
O Access tenta criar a tabela ligada. Se a operação tiver êxito, o Access apresenta a mensagem Foi concluída a ligação da tabela. Abra a tabela ligada e reveja os campos e dados para garantir que os dados estão corretos em todos os campos.
Se detetar valores de erro ou dados incorretos, terá de resolver os problemas dos dados de origem. Para mais informações sobre como resolver os problemas de valores de erro ou valores incorretos, consulte a secção seguinte.
Resolver problemas de #Num! e outros valores incorretos numa tabela ligada
Mesmo que seja apresentada a mensagem Foi concluída a ligação da tabela, deverá abrir a tabela na Vista de Folha de Dados para garantir que as linhas e colunas mostram os dados corretos.
Se detetar erros ou dados incorretos na tabela, proceda de acordo com a ação de correção descrita na tabela seguinte e tente ligar novamente. Não se esqueça de que não é possível adicionar os valores diretamente à tabela ligada, porque a mesma é só de leitura.
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Problema |
Resolução |
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Elementos gráficos |
Elementos gráficos numa folha de cálculo do Excel, como logótipos, gráficos e imagens não podem ser ligados no Access. |
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Formato de apresentação |
Poderá ter de definir a propriedade Formatar de determinados campos na vista Estrutura para garantir que os valores são apresentados corretamente na vista de Folha de Dados. |
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Valores calculados |
Os resultados de uma coluna calculada ou de células são apresentados no campo correspondente, mas não será possível ver a fórmula (ou expressão) no Access. |
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Valores de texto truncado |
Aumente a largura da coluna na Vista de Folha de Dados. Se continuar a não ver o valor inteiro, poderá ser porque o valor tem mais de 255 carateres. O Access só consegue ligar aos primeiros 255 carateres e, como tal, deve importar os dados em vez de criar uma ligação para os mesmos. |
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Mensagem de erro de excesso de capacidade num campo numérico |
A tabela ligada pode parecer correta, mas posteriormente, quando executar uma consulta na tabela, poderá ser apresentada uma mensagem de erro Excesso de Capacidade num Campo Numérico. Isto pode acontecer devido a um conflito entre o tipo de dados de um campo na tabela ligada e o tipo de dados armazenado nesse campo. |
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Valores VERDADEIRO ou FALSO e -1 ou 0 |
Se a folha de cálculo ou intervalo de origem incluir uma coluna que contenha apenas valores VERDADEIRO ou FALSO, o Access cria um campo Sim/Não para a coluna na tabela ligada. No entanto, se a folha de cálculo ou intervalo de origem incluir uma coluna que contenha apenas valores -1 ou 0, o Access, por predefinição, cria um campo numérico para a coluna e o utilizador não conseguirá alterar o tipo de dados do campo correspondente na tabela. Se pretender um campo Sim/Não na tabela ligada, certifique-se de que a coluna de origem inclui valores VERDADEIRO e FALSO. |
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Campos de valores múltiplos |
O Access não permite o suporte de valores múltiplos num campo, mesmo que a coluna de origem contenha uma lista de valores separados por ponto e vírgula (;). A lista de valores será processada como um único valor e colocada num campo de texto. |
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#Núm! |
O Access apresenta O valor de erro #Núm! em vez dos dados reais num campo nas seguintes situações:
Efetue os seguintes procedimentos para minimizar as ocorrências de valores nulos na tabela:
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Valores numéricos em vez de valores de data |
Se encontrar um número aparentemente aleatório com cinco dígitos num campo, verifique se a coluna de origem que contém principalmente valores numéricos, também inclui alguns valores de data. Os valores de data apresentados em colunas numéricas são convertidos incorretamente num número. Substitua os valores de data por valores numéricos e, em seguida, tente ligar novamente. |
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Valores de data em vez de valores numéricos |
Se encontrar um valor de data aparentemente aleatório num campo, verifique se a coluna de origem que contém principalmente valores de data, também inclui alguns valores numéricos. Os valores numéricos apresentados em colunas de data são convertidos incorretamente numa data. Substitua os valores numéricos por valores de data e, em seguida, tente ligar novamente. |
