Inserir subtotais numa lista de dados numa folha de cálculo

Pode calcular automaticamente subtotais e totais geral numa lista de uma coluna com o comando Subtotal.

Importante: Os subtotais não são suportados Excel tabelas. Se estiver Excel a trabalhar com uma tabela, o comando Subtotal aparecerá a cinzento. Para adicionar subtotais numa tabela, primeiro tem de converter a tabela num intervalo de dados normal e, em seguida, adicionar o subtotal. Tenha em atenção que esta ação removerá todas as funcionalidades da tabela dos dados exceto a formatação da tabela. Em outro lugar, pode criar uma Tabela Dinâmica.

Quando insere subtotais:

  • Subtotais     são calculadas com uma função de resumo, como Soma ou Média,utilizando a função SUBTOTAL. Pode apresentar mais do que um tipo de função de resumo para cada coluna.

  • Totais Grand     derivam da dados de detalhe, não dos valores nos subtotais. Por exemplo, se utilizar a função de resumo Média, a linha de total geral apresenta uma média de todas as linhas de detalhe na lista, não uma média dos valores nas linhas de subtotal.

Exemplo de subtotais automáticos

Se o livro estiver definido para calcular fórmulas automaticamente, o comando Subtotal recalcula automaticamente os valores do subtotal e do total geral à medida que edita os dados de detalhe. O comando Subtotal também destaca a lista para que possa apresentar e ocultar as linhas de detalhe de cada subtotal.

Nota: Se filtrar dados que contêm subtotais, os subtotais poderão aparecer ocultos. Para os apresentar novamente, limpe todos os filtros Para obter mais informações sobre como aplicar filtros, consulte Guia de início: Filtrar dados utilizando um Filtro Automático.

  1. Certifique-se de que cada coluna num intervalo de dados para o qual pretende calcular os subtotais tem uma etiqueta na primeira linha, que contém factos semelhantes em cada coluna e que o intervalo não inclui linhas ou colunas em branco.

  2. Selecione uma célula do intervalo.

  3. Siga um dos seguintes procedimentos:

    Inserir um nível de subtotais

    Pode inserir um nível de subtotais para um grupo de dados, conforme apresentado no exemplo seguinte.

    Exemplo de subtotais automáticos

    1. Em cada alteração na coluna Desporto...

    2. ... subtotal da coluna Vendas.

    1. Para ordenar a coluna que contém os dados que pretende agrupar, selecione essa coluna e, em seguida, no separador Dados, no grupo Ordenar filtro &, clique em Ordenar de A a Z ou Ordenar de Z a A.

    2. No separador Dados, no grupo Destacões, clique em Subtotal.

      Friso do Outlook

      É apresentada a caixa de diálogo Subtotal.

    3. Na caixa A cada alteração em, clique na coluna para o subtotal. Por exemplo, utilizando o exemplo acima, selecionaria Desporto.

    4. Na caixa Utilizar função, clique na função de resumo que pretende utilizar para calcular os subtotais. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, selecionaria Soma.

    5. Na caixa Adicionar subtotal a, selecione a caixa de verificação de cada coluna que contém os valores que pretende subtotal. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, selecionaria Vendas.

    6. Se quiser uma quebra de página automática a seguir a cada subtotal, selecione a caixa de verificação Quebra de página entre grupos.

    7. Para especificar uma linha de resumo acima da linha de detalhes, desmarque a caixa de verificação Resumo abaixo dos dados. Para especificar uma linha de resumo abaixo da linha de detalhes, selecione a caixa de verificação Resumo abaixo dos dados. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, des limparia a caixa de verificação.

    8. Opcionalmente, pode utilizar o comando Subtotais novamente ao repetir os passos um a sete para adicionar mais subtotais com funções de resumo diferentes. Para evitar a substituição dos subtotais existentes, desloque a caixa de verificação Substituir os subtotais atuais.

    Inserir níveis aninhados de subtotais

    Pode inserir subtotais para grupos internos aninhados nos grupos internos correspondentes, conforme apresentado no exemplo seguinte.

    Exemplo de subtotais externos e aninhados

    1. Em cada alteração na coluna fora, Região...

    2. ... subtotal das Vendas nessa região e em cada alteração para a coluna interior Desporto.

    1. Para ordenar a coluna que contém os dados que pretende agrupar, selecione essa coluna e, em seguida, no separador Dados, no grupo Ordenar filtro &, clique em Ordenar de A a Z ou Ordenar de Z a A.

    2. Insira os subtotais outer.

      Como inserir os subtotais

      1. No separador Dados, no grupo Destacões, clique em Subtotal.

        Friso do Outlook

        É apresentada a caixa de diálogo Subtotal.

      2. Na caixa A cada alteração em, clique na coluna para os subtotais fora. Por exemplo, utilizando o exemplo acima, teria de clicar em Região.

      3. Na caixa Utilizar função, clique na função de resumo que pretende utilizar para calcular os subtotais. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, selecionaria Soma.

      4. Na caixa Adicionar subtotal a, selecione a caixa de verificação de cada coluna que contém os valores que pretende subtotal. No exemplo acima, selecionaria Vendas.

      5. Se quiser uma quebra de página automática a seguir a cada subtotal, selecione a caixa de verificação Quebra de página entre grupos.

      6. Para especificar uma linha de resumo acima da linha de detalhes, desmarque a caixa de verificação Resumo abaixo dos dados. Para especificar uma linha de resumo abaixo da linha de detalhes, selecione a caixa de verificação Resumo abaixo dos dados. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, des limparia a caixa de verificação.

      7. Opcionalmente, pode utilizar o comando Subtotais novamente ao repetir os passos um a seis para adicionar mais subtotais com funções de resumo diferentes. Para evitar a substituição dos subtotais existentes, desloque a caixa de verificação Substituir os subtotais atuais.

    3. Insira os subtotais aninhados.

      Como inserir os subtotais aninhados

      1. No separador Dados, no grupo Destacões, clique em Subtotal.

        Friso do Outlook

        É apresentada a caixa de diálogo Subtotal.

      2. Na caixa A cada alteração em, clique na coluna de subtotal aninhada. Por exemplo, utilizando o exemplo acima, selecionaria Desporto.

      3. Na caixa Utilizar função, clique na função de resumo que pretende utilizar para calcular os subtotais. Por exemplo, ao utilizar o exemplo acima, selecionaria Soma.

        Selecione outras opções pretendidas.

      4. Desloque a caixa de verificação Substituir subtotais atuais.

    4. Repita o passo anterior para os subtotais mais aninhados, a trabalhar a partir dos subtotais mais ao lado.

Sugestão: Para apresentar um resumo apenas dos subtotais e dos totais grandes, clique nos símbolos de um dois três junto aos números de linha. Utilize os símbolos caixa com sinal de adição e menos detalhes para mostrar ou ocultar as linhas de detalhes de subtotais individuais.

  1. Selecione uma célula no intervalo que contém os subtotais.

  2. No separador Dados, no grupo Destacões, clique em Subtotal.

    Friso do Outlook

  3. Na caixa de diálogo Subtotal, clique em Remover Tudo.

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