Pode admiti-lo — tem estado a utilizar uma folha de cálculo do Microsoft Excel para gerir os seus projetos e não vê realmente um bom motivo para alterar. Não estás sozinho.
É tentador iniciar um plano de projeto no Excel, pois ajuda-o a listar rapidamente todos os seus projetos, organizá-los como pretender e até criar algo semelhante a um vista Gráfico Gantt. No entanto, uma folha de cálculo fica aquém do cálculo das alterações ao seu projeto.
Quando se depara com vários projetos, agendas interrompidas e recursos partilhados, manter uma agenda numa folha de cálculo torna-se uma tarefa esmagadora. Com o motor de agendamento dinâmico, as ferramentas de gestão de recursos e o suporte para uma melhor comunicação, o Microsoft Project pode ajudá-lo a manter-se no caminho certo.
O que pretende fazer?
Tirar partido da gestão de recursos a nível empresarial
Quando utiliza folhas de cálculo para controlar projetos, o que acontece quando um único recurso é atribuído a vários projetos? Tem de gerir recursos fora do seu plano de projeto, manualmente ou com um programa de terceiros. Os recursos acabam muitas vezes por ser sobreatribuídos inadvertidamente e pode passar muito tempo a tentar reagendar o trabalho.
Com o Microsoft Project Server, todos os projetos na sua organização podem ser criados a partir de um agrupamento de recursos de toda a empresa central. Isto permite que os gestores de projetos vejam rapidamente o disponibilidade de um recurso antes de atribuir esse recurso a uma tarefa.
Permitir que o Project calcule o efeito das alterações de data
Suponhamos que tem estado a controlar um projeto numa folha de cálculo. Este projeto tem uma tarefa que não pode ser iniciada até que um projeto diferente produza um material a entregar específico. O material a entregar está agendado para 18 de Junho. Estamos a 25 de Junho e ainda estás à espera. Quanto tempo demorará a atualizar a sua folha de cálculo com uma nova data para a tarefa que depende desse material a entregar? Talvez não muito tempo se a tarefa estiver perto do fim do projeto, mas e se estiver perto do início? E se o seu projeto tiver mais de 50 tarefas? Mais de 100 tarefas?
O Project pode ajudá-lo a ajustar rapidamente a agenda do projeto e as atribuições de recursos com o respetivo motor de agendamento dinâmico. Processa uma alteração de data e os respetivos efeitos de forma totalmente integrada, contabilizando todas as dependências, materiais a entregar e atribuições de recursos. Não só recalcula automaticamente a agenda, como também realça as datas alteradas para que possa ver rapidamente o efeito de cada turno de agendamento.
Utilizar métodos de relatório flexíveis
Tem uma reunião improvisada com o seu gestor em dez minutos para discutir o estado do projeto. Quer apresentar um relatório sobre o progresso do seu projeto, mas em tão pouco tempo, o melhor que pode fazer é imprimir a sua folha de cálculo e esperar que todos os dados estejam corretos. Gostaria de fornecer ao seu gestor um relatório mais robusto sobre o seu projeto, mas não é possível em tão pouco tempo quando estiver a utilizar uma folha de cálculo.
Com o Project, pode gerar rapidamente um relatório visual que utiliza um modelo que exporta os dados para um Diagrama Dinâmico no Microsoft Visio Professional. Pode escolher os campos que pretende realçar no relatório, incluindo os campos personalizados que configurou para o seu projeto e apresentar um relatório limpo e conciso para a sua reunião com a gestão.
Integrar com o Excel
Ao exportar os dados do projeto para o Excel, pode continuar a utilizar a sua poderosa funcionalidade de folha de cálculo ao mesmo tempo que tira partido do Project para controlar a agenda e os recursos do projeto. Também pode importar ou incorporar dados do Excel para o seu plano de projeto.
