Localizar uma mensagem ou item utilizando a Pesquisa Instantânea

Localizar uma mensagem ou item utilizando a Pesquisa Instantânea

Precisa de encontrar uma mensagem importante na sua Caixa de Entrada ou pasta sobrecarregada? A Pesquisa Instantânea ajuda-o a localizar rapidamente itens no Outlook. O painel Pesquisa Instantânea está sempre disponível em todas as suas pastas do Outlook, como o Correio, o Calendário e as Tarefas.

Para dicas sobre como obter resultados ainda melhores com a Pesquisa Instantânea, consulte o artigo Saiba como limitar os critérios de pesquisa.

O que pretende fazer?

  1. Na barra de navegação, junto à parte inferior do ecrã, clique em Correio.

    Barra de navegação com vistas como texto

    Se não vê o mencionado acima, a opção "Navegação Compacta" pode estar ativada e verá os ícones em alternativa, da seguinte forma:

    Barra de navegação com vistas como ícones

    Ou, para além de a opção «Navegação Compacta» estar ativada, o painel de pastas pode estar minimizado, ou seja, os ícones estão dispostos verticalmente. Pode expandir o painel de pastas ao clicar no botão Minimizar/Expandir, como demonstrado aqui:

    Vistas como ícones no painel de pastas minimizado

  2. Localize a caixa de pesquisa. Está na parte superior das suas mensagens, como demonstrado aqui:

    Caixa de pesquisa instantânea acima das mensagens

  3. Para localizar uma palavra que sabe que está numa mensagem, ou uma mensagem de uma pessoa em particular, introduza a palavra ou o nome da pessoa (pode utilizar o nome próprio, o apelido ou um nome parcial) na caixa de pesquisa. As mensagens que contenham a palavra ou o nome especificados aparecem com o texto da pesquisa realçado nos resultados

    Resultados de pesquisa correspondentes a uma única palavra

  4. Pode limitar os resultados ainda mais ao alterar a sua pesquisa. Aqui estão alguns exemplos comuns:

    • Introduza "relatórios de despesa" (incluindo as aspas) para encontrar mensagens que contenham a expressão exata "relatórios de despesa".

    • Introduza despesa E relatório ("E" precisa de estar em maiúsculas) para localizar mensagens que contenham tanto a palavra despesa como a palavra relatório , mas não necessariamente nesta ordem. Pode também utilizar «OU».

    • Escreva despesa NÃO relatório ("NÃO" precisa de estar em maiúsculas) para localizar mensagens que contenham a palavra despesa mas não a palavra relatório.

  5. NOTA: A pesquisa apenas encontrará itens se procurar pela palavra inteira ou pelo início de uma palavra. Se procurar pelo meio ou pelo final de uma palavra, não encontrará o item. Por exemplo, se o assunto da mensagem contiver "E-mail sobre o Office365", as seguintes pesquisas NÃO encontrarão esse item:

    • "mail" -- porque este é o fim da palavra "e-mail"

    • "365" -- porque este é o fim da palavra "Office365"

    • "ice" -- porque estas letras estão no meio da palavra "Office365"

  6. Quando tiver terminado, pode limpar a pesquisa ao clicar em X na caixa de pesquisa.

Se não conseguir encontrar o que procura, utilize as ferramentas de pesquisa no friso para refinar a sua pesquisa. Ao clicar na caixa de pesquisa, pode selecionar uma opção de âmbito no lado esquerdo do friso. Quando decidir o âmbito, pode refinar mais a sua pesquisa ao selecionar uma opção como o assunto da mensagem ou o remetente.

Âmbito (onde procurar): Aqui pode optar por procurar em pastas específicas, tal como todas as suas caixas de correio ou apenas a pasta atual que selecionou, que é frequentemente a sua Caixa de Entrada.

Selecione o âmbito para refinar os resultados de pesquisa

Refinar (o que procurar): depois de selecionar o seu âmbito, pode adicionar outros critérios no grupo Refinar. Ao selecionar uma opção, o Outlook adiciona um script especial à caixa de pesquisa para limitar a pesquisa.

Refine os resultados de pesquisa com as opções do grupo Refinar

Vamos ver as opções.

  • De: filtra os seus resultados da pesquisa para mostrar apenas mensagens enviadas por uma pessoa específica. Por exemplo, pode procurar todas as mensagens enviadas pela Margarida.

  • Assunto: filtra os seus resultados da pesquisa com base no assunto do e-mail. Por exemplo, pode procurar todas as mensagens que têm a palavra-chave "relatório" no assunto da mensagem.

  • Tem Anexos: mostra todas as mensagens que contêm um anexo.

  • Categorizado: selecione uma categoria para ver todas as mensagens que sinalizou com uma categoria específica.

  • Esta Semana: no menu pendente, selecione um intervalo de tempo para refinar os resultados da pesquisa com base na data e hora em que recebeu uma mensagem.

  • Enviado Para: no menu pendente, selecione uma opção para filtrar os resultados com base nos destinatários do e-mail. Por exemplo, as mensagens que lhe foram enviadas por CC ou que foram enviadas para uma pessoa específica.

  • Não Lido: mostra todas as mensagens não lidas na pasta que selecionou.

  • Sinalizado: mostra as mensagens que sinalizou para dar seguimento.

  • Importante: mostra todas as mensagens que foram marcadas com importância alta.

  • Mais: selecione uma opção no menu para refinar ainda mais os resultados da pesquisa. Por exemplo, pode filtrar por sensibilidade ou tamanho de mensagem.

Lembre-se de que pode misturar e combinar estas opções.

Eis um exemplo: Pode procurar todas as mensagens da Margarida que recebeu no último mês, com a palavra-chave “relatório” no assunto da mensagem.

Para configurar uma pesquisa para este exemplo:

  1. Certifique-se de que a Caixa de Entrada está selecionada e, em seguida, clique na caixa Pesquisa.

  2. Selecione Subpastas no grupo Âmbito.

  3. Clique em De e escreva Isabel para substituir o texto realçado na caixa de pesquisa.

  4. Clique em Assunto e escreva relatório para substituir o texto realçado na caixa de pesquisa.

  5. No menu pendente junto a Esta Semana, selecione Último Mês.

    Exemplo de opções de ferramentas de pesquisa

Está a obter demasiados resultados? Ou apenas não encontra o que pretende?

  1. Clique na caixa de pesquisa.

  2. No separador Procurar , clique em Ferramentas de Pesquisa > Localização Avançada.

    Pesquisa Avançada em Ferramentas de Pesquisa

Na caixa Localização Avançada pode especificar critérios muito mais complexos e até procurar no seu calendário, listas de contactos, notas e tarefas.

  1. Clique no separador Avançadas.

  2. EmDefinir mais critérios, clique no botão Campo e, em seguida, clique em Todos os campos de mensagem. Irá ver um menu de campos nos quais pode pesquisar, como De, Para, Recebido, Assunto, entre muitos outros.

    Menu de campos de pesquisa avançados

  3. Comece por selecionar um campo e, em seguida, selecione uma condição e um valor a testar. Por exemplo:

    De/ contém/ Teresa irá procurar por mensagens de alguém cujo nome inclui "Teresa". Repare que estamos a utilizar contém como condição em vez de é (exatamente) para que não tenhamos de encontrar uma correspondência exata. Ou seja, se o nome do e-mail da Teresa for "Teresa Andrade", De/é (exatamente)/Teresa não irá funcionar porque necessitamos de especificar o nome completo, Teresa Andrade, para obter uma correspondência exata. É neste passo que contém torna-se útil como condição.

  4. Adicione tantas condições quantas precisa ou pretende testar. Vamos adicionar mais três:

De | Contém | Teresa irá procurar mensagens de alguém cujo nome inclui "Teresa". Repare que estamos a utilizar contém como condição em vez de é (exatamente) para que não tenhamos de encontrar uma correspondência exata. Ou seja, se o nome do e-mail da Teresa for "Teresa Andrade", De | é (exatamente) | Teresa não irá funcionar porque necessitamos de especificar o nome completo, Teresa Andrade, para obter uma correspondência exata. É neste passo que contém torna-se útil como condição.

Em seguida, digamos que também adiciona estas condições:

  • Recebido | entre | 01/05/13 e 31/05/13

  • Mensagem | contém | orçamento

  • Para | contém | João

    Construir uma lista de condições de pesquisa

Agora, o Outlook procura mensagens de alguém com "Teresa" no nome, recebidas na Caixa de Entrada em maio de 2013, com "orçamento" no corpo da mensagem e que, para além de si, tenham sido enviadas a alguém com "João" no nome. Aqui está uma vista ampliada da lista dos quatro critérios que adicionámos.

Campos, condições e valores

Por fim, clique em Localizar Agora para iniciar a pesquisa.

Resultados de pesquisa avançada

Se obter 250 resultados não o assusta, pode ultrapassar esse limite:

  1. Clique em Ficheiro > Opções > Pesquisa.

  2. Em Resultados, desmarque a caixa de verificação Melhorar a velocidade de pesquisa ao limitar o número de resultados apresentados.

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O que pretende fazer?

  1. No Painel de Navegação, clique na pasta na qual pretende procurar.

  2. Na caixa Pesquisa Instantânea, escreva o texto de pesquisa.

    Caixa Pesquisa Instantânea

    • Os itens que contêm o texto que escreveu são apresentados com o texto de pesquisa realçado.

    • Para limitar a pesquisa, escreva mais carateres.

  3. Para alargar a pesquisa para incluir todas as pastas, no fim dos resultados da pesquisa, clique em Tente procurar de novo.

    Notas: 

    • Para voltar a colocar o ponto de inserção na caixa Pesquisa Instantânea, prima Ctrl+L.

    • Quando terminar a pesquisa, pode limpar a mesma ao clicar em Fechar Pesquisa Botão Fechar Pesquisa junto à caixa Pesquisa Instantânea.

    • Os anexos são pesquisados embora os resultados da pesquisa dos mesmos não sejam realçados.

Pode restringir a sua pesquisa ao adicionar critérios. Quando clica ou escreve na caixa Pesquisa Instantânea, é criado o separador Ferramentas de Pesquisa. No grupo Refinar, existem várias opções de critérios que ajudam a tornar a pesquisa mais específica.

separador ferramentas de pesquisa no friso

Nota: Os campos de pesquisa que adiciona são específicos do local onde se encontra no Outlook, como o Correio, Calendário, Contactos, Tarefas, Notas, Lista de Pastas ou Diário. Os campos de pesquisa também são específicos ao perfil de e-mail do Outlook que está a utilizar atualmente. Os campos de pesquisa persistem depois de sair e reiniciar o Outlook. A consulta de pesquisa não persiste.

As 10 pesquisas mais recentes são guardadas e podem ser reutilizadas.

  • Clique na caixa Pesquisa Instantânea e, no separador Ferramentas de Pesquisa, no grupo Opções, clique em Pesquisas Recentes e, em seguida, clique na palavra ou expressão de pesquisa que pretende utilizar novamente.

    comando pesquisas recentes no friso

Consulte também

Saiba como restringir os critérios de pesquisa para fazer melhores pesquisas no Outlook

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