Ao agendar uma reunião com Outlook 2016 para Mac, em particular uma reunião onde os participantes irão participar presencialmente, terá de incluir uma sala de reuniões no convite. Se souber o nome da sala de reuniões, pode introduzir esse nome diretamente no campo Local. Se não sabe o nome, ou se está a agendar uma reunião num local desconhecido, pode usar o Room Finder.
Nota: Não vê o Localizador do Quarto? A sua administração precisa de ativar esta funcionalidade no servidor 'Exchange' antes de o botão aparecer na sua fita. Informe o seu administrador para ver a Managing Resource Mailboxes e Agendamento para mais informações.
Localizador de sala aberta
O botão Room Finder está na fita no convite da reunião. (Criarum convite para reunião)
Se está a ter dificuldades em encontrar o Room Finder, terá de se certificar de que esta funcionalidade está ativada. Se não for o administrador da sua organização, contacte o administrador para ativar o Room Finder. Se for o administrador, terá de se ligar à PowerShell e executar os seguintes cmdlets:
New-DistributionGroup -Name "room list name" -RoomList
Add-DistributionGroupMember -Identidade "nome da lista de quartos" -Nome da caixa de correio do membro
Isto permitirá que o Localizador de Quartos apareça e lhe permita ver a lista de quartos e escolher entre os quartos disponíveis, conforme desejado.
Um tour pelo Room Finder
O Room Finder abre na página de agendamento do seu convite de reunião.
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Selecione Quartos Recentes em Escolha uma lista de quartos para ver quaisquer quartos recentes que tenha agendado.
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Selecione um dos seus quartos recentes e será adicionado à lista de quartos do lado esquerdo da página. As suas informações gratuitas/movimentadas serão mostradas na grelha de agendamento.
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Selecionando as setas em Escolha uma lista de quartos mostra edifícios e/ou locais na sua empresa. Ao escolher uma lista de quartos, verá uma lista de todas as salas de conferências desse edifício ou local que estão disponíveis durante a hora de reunião especificada.
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Depois de encontrar um quarto disponível, verifique a caixa ao lado do nome para incluí-la no seu convite.
Sugestão: Pode esconder o painel do Localizador de Quartoclicando novamente no botão Room Finder ou clicando no x na parte superior direita do painel do Localizador de Quartos.
Para criar um convite de reunião
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Na parte inferior do painel de navegação, clique em Calendário.
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No separador Base, clique em Reunião.
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Na caixa Para, introduza os nomes das pessoas ou recursos a incluir para a reunião.
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Na caixa Assunto, introduza uma descrição da reunião.
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Clique no Localizador de Quartos para selecionar um quarto.
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Insira os detalhes sobre o evento.
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Quando concluir o convite, no separador Reunião de Organizador, clique em Enviar.
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