Mais vantagens dos Grupos do Microsoft 365 no Outlook

Se a sua equipa utilizar listas de distribuição, partilha de ficheiros e tomada de notas colaborativa para fazer as coisas, então vai adorar Grupos do Microsoft 365 em Outlook. Grupos do Microsoft 365 é uma plataforma poderosa e produtiva que reúne conversas e calendários de Outlook, ficheiros de SharePoint, tarefas de Planner, e um caderno de OneNote partilhado num único espaço de colaboração para a sua equipa.

Quando segue um grupo, todas as mensagens de e-mail e convites de reunião são enviadas diretamente para a sua caixa de entrada. Mas também estão guardados na sua pasta de grupo. Por isso, não se preocupe em apagar acidentalmente algo ou criar uma regra para mover o correio da sua caixa de entrada para uma pasta privada. Elimine-o da sua caixa de entrada depois de a ler e saiba que ainda existe uma cópia armazenada com segurança na sua pasta de grupo pes pes pesjável; de facto, todas as mensagens desde o início do grupo são armazenadas na pasta do grupo. Mesmo que não fosse membro no início, verá toda a história assim que se juntar.

Sugestão: Se ainda não começou com Grupos do Microsoft 365, talvez queira ler Começar primeiro com os Grupos Microsoft 365 no Outlook.

Dicas para tirar o máximo partido dos Grupos do Microsoft 365 em Outlook

  1. Use grupos como listas de distribuição    Novas mensagens de e-mail e pedidos de reunião virão para a sua caixa de entrada, e tudo o que enviar para o grupo será entregue a todos no grupo, assim como com uma lista de distribuição. Qualquer versão de Outlook ou Outlook na Web funcionará. Basta escrever o endereço de e-mail do grupo na linha TO da sua mensagem de e-mail para começar a comunicar.

    Nota: Quando criar um grupo,consulte a caixa de verificação de todas as conversas de grupo para que todos os membros recebam cópias dos e-mails do grupo na sua caixa de entrada.

  2. "Favorito" do seu grupo para acesso rápido    Em Outlook, os grupos que possui e/ou são membros estão listados na parte inferior do seu painel de navegação. Clique com o direito num grupo e selecione Adicionar aos Favoritos para movê-lo para o topo do seu painel de navegação para facilitar o acesso.

    Lista de favoritos com dois grupos em destaque

    Adicionar aos Favoritos também permite aceder ao conteúdo quando está offline.

  3. Não há necessidade de mover mensagens para uma pasta privada    Quando segue um grupo, todas as mensagens de e-mail e convites de reunião são enviadas diretamente para a sua caixa de entrada. Mas também estão guardados na sua pasta de grupo. Por isso, não se preocupe em apagar acidentalmente algo ou criar uma regra para mover o correio da sua caixa de entrada para uma pasta privada. Elimine-o da sua caixa de entrada depois de a ler e saiba que ainda existe uma cópia armazenada com segurança na sua pasta de grupo pes pes pesjável; de facto, todas as mensagens desde o início do grupo são armazenadas na pasta do grupo. Por isso, mesmo que não fosses membro no início, verás toda a história assim que te juntares.

    Se não quiser que o correio chegue à sua caixa de entrada, pare de seguir o grupo (mas mantenha-se acompanhado). O correio continuará a ser entregue na sua pasta de grupo, mas não na sua caixa de entrada.

  4. Agendar facilmente reuniões de grupo    Sempre que selecionar um dos seus grupos no painel de navegação, verá uma fita de grupos especiais no topo do ecrã. Abra o calendário para ver todas as reuniões de grupo agendadas para o mês. Para abrir o seu calendário de grupo em:

  5. Partilhe facilmente ficheiros com todos do grupo     Pode fazer o upload de ficheiros partilhados ou anexar ficheiros da biblioteca às suas mensagens de correio de e-mail. Como as permissões corretas já estão definidas e aplicadas a todos os membros do grupo, não precisa de gerir permissões nos ficheiros partilhados. Para abrir o espaço de arquivo do seu grupo na fita dos grupos em:

  6. Aceda rapidamente ao caderno da equipa    Use-o para capturar notas para as discussões, reuniões, planos e atividades da sua equipa. Para abrir o caderno do seu grupo na fita dos grupos em:

    • Outlook, selecione Home > Notebook.

    • Outlook na Web, selecione Notebook.

  7. Encontre o que procura    À procura de todas as reuniões sobre um determinado assunto? Quer encontrar as notas do saco marrom da semana passada? As conversas de grupo, o calendário, os ficheiros e o caderno são pescandáveis e as permissões são automaticamente definidas para que todos os membros do grupo possam procurar o que procuram.

  8. Fique social com gostos e @mentions    Como a ideia de um membro do grupo? Diga o que dizer. É rápido e fácil (e pode dizer adeus ao velho "+1"). Quer chamar a atenção de alguém? Utilize uma @mention numa mensagem de correio eletrónico e essa mensagem irá para a caixa de entrada do membro do grupo para que possam acompanhar.

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