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Quando importa dados, por vezes os dados de origem não estão corretamente divididos em tabelas relacionadas. Para tirar o máximo partido do Access, os dados têm de ser normalizados – separados em diferentes tabelas, cada uma com um tema, relacionadas entre si por elementos chave de informação. A Análise de Tabelas pode ajudá-lo nesta tarefa crucial: no friso, clique em Ferramentas de Base de Dados e, em seguida, no grupo Analisar, clique em Analisar Tabela. Abre-se então um assistente, que o guiará ao longo do processo.
Nota: As informações neste tópico aplica-se apenas a um Microsoft Access ambiente de trabalho base de dados (. mdb ou. accdb).
1. tabela original
2. tabelas criadas pela análise de tabelas
3. consulta criada pela análise de tabelas
4. lista de pesquisa
Se a Base de dados do Microsoft Access contém uma tabela com informação repetida num ou mais campos, utilize a Análise de Tabelas para dividir os dados em tabelas relacionadas, para que possa armazenar os dados de forma mais eficiente e segura. Este processo chama-se normalização.
A Análise de Tabelas divide uma tabela que contém informações repetidas em tabelas separadas, em que cada tipo de informação é armazenado apenas uma vez. Isto torna a base de dados mais eficiente e fácil de atualizar e reduz o seu tamanho. Depois de o assistente dividir os dados, pode continuar a ver e trabalhar com os dados num só local, criando uma consulta através do assistente.
Pode utilizar a consulta para atualizar os dados de mais do que uma tabela ao mesmo tempo. A consulta também apresenta funções que poupam tempo para aumentar a precisão dos seus dados.
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Se alterar um campo que se repete na consulta, todos os registos com esse valor são automaticamente atualizados, uma vez que, na realidade, está a atualizar apenas um campo na tabela subjacente da consulta.
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A consulta herda campos de Pesquisa das novas tabelas, que lhe permitem alterar os valores dos campos selecionando valores numa lista, em vez de ter de escrever corretamente o valor. A lista de Pesquisa procura valores na tabela subjacente. Quando o mesmo valor se aplica a mais do que um registo, pode assegurar precisão e consistência selecionando sempre esse valor da lista.
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Formulários e relatórios que estavam anteriormente baseados na tabela original serão automaticamente baseados na consulta agora, porque o assistente atribui-lhe o nome original da tabela para a consulta e muda o nome da tabela.
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Os formulários e relatórios existentes baseados na consulta herdam as atualizações automáticas dos campos. Os novos formulários e relatórios também herdam as listas de Pesquisa.
