À medida que a sua base de dados cresce, localizar registos específicos envolverá mais do que um rápido olhar para uma folha de dados. Neste artigo, aprenda cinco formas de localizar registos específicos com base nas suas necessidades.
O que pretende fazer?
Navegue por todos os registos
Pode navegar através de registos utilizando a tecla TAB quando pretender mover-se através de um registo de cada vez, para localizar um registo específico. Também pode navegar através de registos numa tabela em vista de Folha de dados utilizando os botões de navegação de registo. Os botões de navegação de registo estão disponíveis na parte inferior da tabela ou formulário.
1. Ir para o primeiro recorde
2. Vá para o recorde anterior
3. Caixa de registo atual
4. Vá para o próximo recorde
5. Vá ao último recorde
6. Abrir um novo recorde (em branco)
7. Indicador de filtro
8. Caixa de pesquisa
Notas:
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Quando clicar na caixa 'Registo Actual', pode escrever um número de registo e, em seguida, premir ENTER para navegar para esse registo. O número de registo é contado sequencialmente desde o início do formulário ou da folha de dados. Não corresponde a qualquer valor de campo.
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Para saber se foi aplicado um filtro, consulte o botão indicador do filtro. Se não houver filtro aplicado ou todos os filtros tiverem sido limpos, não apresenta filtro. Quando apresentar Filtrado,pode clicar neste botão para remover o filtro. Da mesma forma, quando apresentar Não filtrado,pode clicar neste botão para aplicar o último filtro que utilizou, se houver.
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Quando introduz texto na caixa 'Procurar', o primeiro valor de correspondência é realçado em tempo real à medida que introduz cada personagem. Pode utilizar esta funcionalidade para procurar rapidamente um registo com um valor correspondente.
Ir para um registo específico
Pode ir a um registo específico no Access quando souber qual o registo que pretende encontrar. O Go to box permite-lhe escolher um registo específico de uma lista de drop-down e é normalmente adicionado aos formulários.
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Para navegar para um registo específico, clique na seta à direita da caixa Go e, em seguida, selecione um registo da lista de drop-down.
Nota: Se conhecer os primeiros caracteres do disco para o qual quer navegar, pode escrever esses caracteres na caixa Go para ajudá-lo a encontrar rapidamente esse registo.
O Go to box exibe apenas dados suficientes para identificar de forma única cada registo. Quando seleciona um registo da lista, o Access apresenta os restantes dados desse registo na área principal do formulário.
Procurar um registo específico
Pode procurar um registo específico numa tabela ou formulário utilizando o separador Localizar na caixa de diálogo Localizar e Substituir. Esta é uma escolha eficaz para localizar um registo específico quando o registo que pretende localizar satisfaz critérios específicos, tais como termos de pesquisa e operadores de comparação, tais como "iguais" ou "contém".
Nota: Só pode utilizar a caixa de diálogo Localizar e Substituir se a tabela ou formulário apresentar atualmente dados. Isto é verdade mesmo que não existam registos visíveis porque foi aplicado um filtro.
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Abra a mesa ou o formulário e, em seguida, clique no campo que pretende pesquisar.
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No separador Base, no grupo Localizar, clique em Localizar ou prima Ctrl+L.
Aparece a caixa de diálogo Localizar e Substituir, com o separador Localizar selecionado.
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Na caixa Localizar O que, digite o valor pelo qual pretende pesquisar.
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Para alterar o campo que pretende pesquisar ou procurar toda a tabela subjacente, clique na opção apropriada na lista Olhar.
Sugestão: A lista match representa o seu operador de comparação (como "iguais" ou "contém"). Para alargar a sua pesquisa, na lista de jogos, clique em Qualquer Parte do Campo.
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Na lista Procurar, selecione Tudo e, em seguida, clique em Localizar Seguinte.
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Quando o item para o qual está a procurar estiver em destaque, clique em Cancelar na caixa de diálogo Localizar e Substituir para fechar a caixa de diálogo. Os registos que correspondem às suas condições estão em destaque
Para obter mais informações sobre como utilizar a caixa de diálogo Localizar e Substituir, consulte o artigo Utilize a caixa de diálogo Localizar e Substituir para alterar dados.
Filtrar para ver um número limitado de registos
Pode filtrar para ver um número limitado de registos quando deseja ver apenas os registos que satisfazem critérios específicos e operadores de comparação. Por exemplo, para estreitar rapidamente os registos que são apresentados,clique com o botão direito num campo cujo valor pretende corresponder e, em seguida, selecione Equals , Não É Igual, Contém, ou Não Contém na parte inferior do menu de atalho. Um filtro pode ser ligado ou desligado, o que facilita a troca entre vistas filtradas e não filtradas dos mesmos dados. Ao contrário da pesquisa, um filtro limita apenas quais dos registos são exibidos.
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Para aplicar um filtro que se baseie numa seleção, abra uma mesa ou formulário.
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Para se certificar de que a tabela ou formulário ainda não está filtrado, no separador 'Casa', no grupo 'Filtro &', clique em ''' ''' ''' '''
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Navegue para o registo que contém o valor que pretende utilizar como parte do filtro e, em seguida, clique no interior da coluna (na vista da folha de dados) ou no controlo (na vista Formulário, Relatório ou Layout). Para filtrar com base numa seleção parcial, selecione apenas os caracteres que deseja.
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No separador 'Casa', no grupo 'Filtro'&, clique em Seleçãoe, em seguida, clique no filtro que pretende aplicar.
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Para filtrar outros campos com base numa seleção, repita os passos 3 e 4.
Para obter mais informações sobre como aplicar um filtro, consulte o artigo Aplicar um filtro para visualizar registos selecionados numa base de dados do Access.
Criar uma consulta para encontrar um registo específico
As técnicas que pode usar para pesquisar e filtrar registos são muito úteis para encontrar registos específicos para o caso em questão. No entanto, é melhor realizar regularmente a mesma operação de pesquisa ou filtro. Em vez de reproduzir sempre um conjunto de passos de pesquisa e filtro, pode criar uma consulta. Uma consulta é uma forma poderosa e flexível de localizar registos específicos porque permite realizar pesquisas personalizadas, aplicar filtros personalizados e classificar registos. Pode construir as suas próprias consultas para ajudá-lo a focar-se em registos específicos e a responder a questões específicas. Uma vez criada, uma consulta pode ser salva e reutilizada, e também pode ser usada em formas de construção e relatórios.
Quando utiliza uma consulta para pesquisar ou filtrar, utiliza critérios com base no tipo de dados para os quais está a procurar. Diferentes tipos de informação são armazenados como diferentes tipos de dados. Por exemplo, os aniversários são armazenados como dados de data/hora, enquanto os nomes são armazenados como dados de texto.
Às vezes, não se encontra um registo particular que sabe que existe. Isto pode ocorrer se estiver a visualizar registos num formulário ou numa consulta que não apresente determinados registos devido ao valor de um determinado campo. O exemplo a seguir demonstra como utilizar uma consulta para encontrar registos.
Suponha que está a utilizar uma base de dados criada utilizando o modelo De Problemas de Acesso para rastrear problemas. A tabela Questões tem um campo que é chamado Status, que indica se uma determinada questão está ativa, resolvida ou encerrada. Pode criar uma consulta que exiba questões cujo estado está fechado seguindo estes passos:
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No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.
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Clique duas vezes em Questõese, em seguida, clique em Fechar.
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No designer de consultas, clique duas vezes no asterisco(*) na tabela Questões. Isto ajuda a certificar-se de que a consulta irá exibir todos os campos a partir dos registos que devolve.
Problemas.* aparece na primeira coluna da grelha de design, na linha field. Isto indica que todos os campos da tabela Questões devem ser devolvidos.
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No designer de consultas, clique duas vezes no Estado na tabela Assuntos.
O estado aparece na segunda coluna na grelha de design, na linha de campo.
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Na segunda coluna da grelha de design, limpe a caixa de verificação na linha Show. Isto ajuda a certificar-se de que a consulta não apresenta o campo 'Estado'.
Se não limpar a caixa de verificação 'Mostrar' na coluna 'Estado', o campo 'Estado' será apresentado duas vezes nos resultados da consulta.
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Na segunda coluna da grelha de projeto, na linha Criterios,escreva ="Fechado". Este é o seu critério de pesquisa. É assim que se certifica que a consulta devolve apenas os registos em que o valor do Estado é "Fechado".
Nota: Neste exemplo, apenas é utilizado um critério de pesquisa. Pode utilizar muitos critérios de pesquisa para qualquer pesquisa dada, adicionando critérios a mais campos, e utilizando a ou linha ou linhas adicionais abaixo ou.
A sua consulta está pronta para correr, e parece algo assim:
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No separador Estrutura, no grupo Resultados, clique em Executar.
Nota: A menos que já tenha começado a rastrear problemas e, portanto, tenha dados na tabela Questões — e definiu o estado de pelo menos um problema para "Fechado" — a consulta não devolverá quaisquer resultados. No entanto, pode guardar a consulta e usá-la a qualquer momento no futuro.
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Prima CTRL+S para guardar a consulta.
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Na caixa de diálogo Save As, digite um nome para a consulta no campo Nome de Consulta, como Questões Fechadas,e clique em OK.
Tem agora uma consulta que apresenta problemas cujo estado está fechado.
Para saber mais sobre como criar consultas para ajudá-lo a encontrar registos, consulte o artigo Crie uma consulta simples selecionada.
Para saber mais sobre critérios de pesquisa e filtragem, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.
