Pode haver momentos em que pretende classificar dados, não por ordem alfabética ou numérica, mas por ordem definida pelo utilizador (também chamada de ordem personalizada ou lógica). Por exemplo, classificar os dias úteis para que segunda-feira apareça primeiro faz mais sentido do que classificar por ordem alfabética, onde sexta-feira aparece primeiro. Pode classificar dados na vista da Folha de Dados de uma tabela ou consulta, ou na vista formulário de um formulário.

O que pretende fazer?

Classificar um número pequeno e finito de valores de campo únicos

Neste procedimento, irá escrever uma expressão que utiliza a função IIf para classificar os títulos dos colaboradores.

Primeiro, crie uma tabela que contenha três campos — Título, Primeiro Nome e LastName. No campo Título, insira os seguintes valores para quatro novos registos:

  • Coordenador de Vendas Internas

  • Gestor de Vendas

  • Representante de Vendas

  • Vice-Presidente, Vendas

Nos campos FirstName e LastName dos quatro registos, insira os nomes que quiser.

  1. Agora, abra a tabela na vista da folha de dados.

  2. No separador 'Casa', no grupo 'Filtro &', clique em Advanced e, em seguida, clique em Advanced Filter/Sort no menu de atalho.

  3. Adicione os campos que deseja, como FirstName, LastName e Title, à grelha.

  4. Clique com o botão direito na linha de campo na primeira coluna em branco, clique em Zoome, em seguida, digite a seguinte expressão:

    IIf ([Título] = "Vice-Presidente, Vendas", 1, IIf ([Título] = "Sales Manager", 2, IIf ([Título] = "Representante de Vendas", 3, IIf ([Título] = "Coordenador de Vendas Internas", 4, 5)))

    Título é o nome do campo que contém os valores que estão sendo classificados. Os valores incluídos nas aspas são os valores individuais armazenados no campo. O valor numérico que se segue é o posto que lhe foi atribuído. A expressão anterior atribui classificações de 1 a 4 a quatro títulos diferentes, e atribui a classificação 5 a todos os outros. Quando executa o tipo, os títulos não mencionados nesta expressão são atribuídos ao mesmo nível (5).

  5. Na linha 'Ordenar' para a coluna que contém a expressão, clique em Ascendente.

  6. No separador 'Casa', no grupo 'Filtro'&, clique em 'Filtro de Alternar'.

    A função IIf devolve o valor numérico que corresponde ao valor no campo Título. Por exemplo, se o valor no campo Título for Gestor de Vendas,o número atribuído é 2. Se houver um valor no campo título não listado como argumento na função - por exemplo, Coordenador Distrital - é atribuído o número 5. A consulta então classifica estes números em ordem crescente.

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Classificar um grande número de valores de campo únicos

Se tem um grande número de valores para classificar, uma melhor maneira de classificar dados é criando uma tabela de procura.

Assuma que a tabela empregados se refere a mais de 50 títulos diferentes. Primeiro terá de criar uma mesa de observação e preparar a mesa existente para procurar a nova tabela. Em seguida, relaciona-se as duas tabelas e cria-se uma consulta.

Crie uma tabela de procuração e modifique a tabela existente

  1. Crie uma nova tabela de procuração que armazenará os títulos. Nomear os tblTitlesde tabela , e definir os campos para os tipos de dados indicados nos parênteses, como indicado no quadro seguinte:

    TitleID
    (AutoNumber)

    Título
    (Texto)

    1

    Vice-Presidente, Vendas

    2

    Gestor de Vendas

    3

    Representante de Vendas

    4

    Coordenador de Vendas Internas

  2. Definir o campo TitleID como a chave principal.

  3. Modifique a tabela do Empregado de modo a que procure a tabela tblTitles.

    • Na visão de design, altere o nome do campo título para TitleID.

    • Na coluna Data Type, altere o Tipo de Dados para Número.

  4. No separador Geral, em Propriedades de Campo,altere o tamanho do campo para o tamanho do tamanho longo.

  5. Guarde a mesa e ignore o aviso sobre a perda de dados.

  6. Mude para a vista da folha de dados.

  7. Povoar a coluna Títulos com o valor TitleID que corresponde ao valor do título.

    Por exemplo, para registos em que o valor do título é Gestor de Vendas, tipo 2. Para o Representante de Vendas, tipo 3.

  8. Salve e feche a mesa.

Relacionar as duas mesas

  1. No separador Ferramentas da Base de Dados, no grupo Relações, clique em Relações.

  2. No separador Design, no grupo Relacionamentos, clique em Adicionar Tabelas (ou Mostrar Tabelas em Access 2013 ).

  3. Selecione tblTitles e Empregados, e clique em Adicionar para adicioná-los à janela Relacionamentos. Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

  4. Arraste o campo TitleID da tabela tblTitles para o campo TitleID na tabela Empregados.

    Abre-se a caixa de diálogo Editar Relationships.

  5. Certifique-se de que os nomes de campo apresentados nas duas colunas são ambos TitleID,e também que a caixa Relationship Type apresenta um a muitos. Pode alterar os nomes de campo, se necessário.

  6. Selecione a caixa de verificação Impor Integridade Referencial.

  7. Clique em Criar para criar a relação.

    A caixa de diálogo Editar Relações fecha e guarda as alterações.

  8. Feche o separador Relacionamentos.

Criar uma consulta

  1. No separador Criar, no grupo Consultas, clique em Estrutura da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Add Tables(Tabela de Apresentação em Access 2013 ), clique no separador Tabelas, clique duas vezes nos Colaboradorese, em seguida, clique duas vezes em tblTitles.

  3. Adicione os campos EmployeeID, LastName e FirstName da tabela Empregados e do campo Title da tabela tblTitles à grelha de design de consultas.

  4. Mude para a vista da folha de dados.

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