Partilhar ficheiros ou pastas do SharePoint

Os ficheiros que armazena num site SharePoint normalmente estão disponíveis para todos os que possuem permissões para o site, mas pode querer partilhar ficheiros ou pastas específicas com pessoas que de outra forma não têm acesso ao site. Quando partilha ficheiros e pastas, pode decidir se permite que as pessoas editem ou apenas as vejam. Pode ver com quem é partilhado um ficheiro SharePointe parar de partilhar ficheiros ou pastas sharePoint ou alterar permissõesa qualquer momento.

(Quer partilhar todo o site?)

Sugestão: Check out these YouTube videos from Microsoft Creators to learn more about working in SharePoint!

Partilhar um ficheiro ou pasta

É assim que partilha ficheiros ou pastas em SharePoint:

  1. Selecione o ficheiro ou pasta que pretende partilhar e, em seguida, selecione Partilhar.

    Captura de ecrã da caixa de diálogo Partilhar a mostrar uma ligação de partilha para as pessoas pertencentes à organização.

  2. (Opcional) Selecione a lista de dropdown para alterar o tipo de ligação. O painel Detalhes é aberto. Nele pode alterar quem tem acesso à ligação e se as pessoas podem editar o item que está a partilhar.

    Opções disponíveis em Para quem pretende que esta ligação funcione? (as opções poderão variar consoante as definições de administrador):

    • A opção Qualquer pessoa dá acesso a todas as pessoas que receberem a ligação, quer a tenham recebido diretamente de si ou lhes tenha sido reencaminhada por outro utilizador. Isto poderá incluir pessoas fora da sua organização.

      Nota: Esta opção não está disponível em SharePoint Server 2019.

    • A opção Pessoas na <A Sua Organização> dá acesso ao ficheiro a todas as pessoas na sua organização que tenham a ligação, quer a tenham recebido diretamente de si ou lhes tenha sido reencaminhada por outro utilizador.

    • Pessoas com acesso existente pode ser utilizado por pessoas que já têm acesso ao documento ou pasta e Utilize esta opção se quiser enviar uma ligação a alguém que já tem acesso. 

    • A opção Pessoas específicas dá acesso apenas às pessoas que especificar, no entanto, outras pessoas poderão já ter acesso. Se as pessoas reencaminharem o convite de partilha, apenas as pessoas que já têm acesso ao item poderão utilizar a ligação.

    Nota: Se a opção de partilha estiver indisponível, os administradores da sua organização podem tê-la restringido. Por exemplo, eles podem optar por desativar a opção Qualquer Pessoa, para impedir que ligações utilizáveis sejam reencaminhadas para outros utilizadores.

    Por predefinição, a opção Permitir edição está ativada. Se quiser que as pessoas apenas consigam ver os seus ficheiros, desmarque a caixa.

    Quando terminar, selecione Aplicar.

  3. Introduza os nomes das pessoas com quem pretende partilhar e, caso queira, escreva uma mensagem.

  4. Quando estiver pronto para enviar o link, selecione Enviar.

Nota: Ao partilhar um ficheiro, se selecionar a opção Outlook, isto permite-lhe apenas incluir uma ligação para o ficheiro na mensagem de e-mail. Se pretender anexar o ficheiro real, tem de descarregar uma cópia local a partir de SharePoint e, em seguida, anexar o ficheiro ao e-mail.

Obter uma ligação para um ficheiro ou pasta que pode copiar

Outra forma de partilhar é obter uma ligação para um ficheiro ou pasta que pode copiar e colar numa mensagem de texto ou num site. As pessoas com quem partilhar esta ligação também a poderão reencaminhar para outros utilizadores.

  1. Em SharePoint, selecione Copy link. A ligação é automaticamente copiada para a área de transferência.

    Captura de ecrã a mostrar a caixa de diálogo Copiar ligação

  2. (Opcional) Selecione a lista de dropdown para alterar o tipo de ligação. O painel Detalhes é aberto. Nele pode alterar quem tem acesso à ligação e se as pessoas podem editar o item que está a partilhar.

    Opções disponíveis em Para quem pretende que esta ligação funcione? (as opções poderão variar consoante as definições de administrador):

    • A opção Qualquer pessoa dá acesso a todas as pessoas que receberem a ligação, quer a tenham recebido diretamente de si ou lhes tenha sido reencaminhada por outro utilizador. Isto poderá incluir pessoas fora da sua organização.

    • A opção Pessoas na <A Sua Organização> dá acesso ao ficheiro a todas as pessoas na sua organização que tenham a ligação, quer a tenham recebido diretamente de si ou lhes tenha sido reencaminhada por outro utilizador.

    • Pessoas com acesso existente pode ser utilizado por pessoas que já têm acesso ao documento ou pasta e não altera as permissões no item. Utilize esta opção se quiser enviar uma ligação a alguém que já tem acesso. 

    • A opção Pessoas específicas dá acesso apenas às pessoas que especificar, no entanto, outras pessoas poderão já ter acesso. Se as pessoas reencaminharem o convite de partilha, apenas as pessoas que já têm acesso ao item poderão utilizar a ligação.

    Por predefinição, a opção Permitir edição está ativada. Se quiser que as pessoas apenas consigam ver os seus ficheiros, desmarque a caixa. Isto pode ser ainda mais restrito se selecionar a opção para Bloquear a transferência, o que significa que não poderão guardar uma cópia local.

    Quando terminar, selecione Aplicar.

  3. Cole o link (Ctrl+V) onde quiser, como uma mensagem de texto ou num site.

Notas: 

  • A permissão concedida por uma ligação de partilha é válida enquanto a ligação existir. Por exemplo, se uma ligação estiver desativada, o acesso é revogado (embora as pessoas possam continuar a ter acesso ao ficheiro através de outros meios).

  • Se a caixa de verificação Permitir edição estiver selecionada: após iniciarem sessão, as pessoas na sua organização podem editar, copiar ou transferir os ficheiros. Se a caixa de verificação Permitir edição não estiver selecionada: as pessoas na sua organização podem ver e poderão conseguir copiar ou transferir os ficheiros.

  • Os administradores de sites podem restringir a partilha de forma a que apenas os proprietários possam partilhar ficheiros e sites.

  • Se os administradores do site não tiverem uma partilha restrita aos proprietários do site, qualquer pessoa com permissões de Edição para um ficheiro ou pasta pode partilhar esse ficheiro ou pasta com outros selecionando o linkPartilhar ou Copiar . As pessoas que não têm permissões de edição podem usar o link Copy para obter um link que funcione para pessoas que já tenham permissões para o ficheiro ou pasta.

  • A opção de criar ou abrir links "Qualquer um" para páginas .aspx não é suportada.

Tenho outra pergunta.

Para aprender a partilhar com um grupo, consulte ficheiros e pastas share com grupos Outlook.

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