Planeie o conteúdo para o seu site SharePoint

Quando o conteúdo de um site é logicamente organizado e fácil de encontrar, é mais fácil de manter e gerir, e os utilizadores do site são mais produtivos. Como administrador de recolha de site ou proprietário de um site, talvez queira planear a sua estratégia do site antes de criar o seu site. Neste artigo, exploramos:

Que tipo de conteúdo terá nos sites?

Depois de ter pensado no número e tipo de sites que pretende, faça algum planeamento para o conteúdo que será armazenado nestes sites. O objetivo deste planeamento de conteúdos é determinar:

  • Que tipos de listas, bibliotecas ou páginas que pretende criar em sites para organizar conteúdos    As bibliotecas podem ser usadas para armazenar documentos e outros ficheiros, enquanto as listas podem ser úteis para rastrear tarefas ou problemas. As páginas são itens individuais dentro de um site onde pode exibir conteúdo, apps, links e muito mais.

  • Que tipo de aplicações pretende incluir   SharePoint aplicações integradas, como bibliotecas e listas de documentos, mas também pode criar as suas próprias apps ou comprar aplicações de terceiros na SharePoint Store.

  • Quer queira criar tipos de conteúdo    Os tipos de conteúdo ajudam-no a personalizar a forma como lida e rastreia tipos específicos de conteúdo.

A sua organização pode querer realizar este tipo de planeamento de forma centralizada (especialmente para tipos de conteúdo), mas este é também o tipo de planeamento que deve incentivar os proprietários de sites individuais a executarem à medida que personalizam sites pelos quais são responsáveis.

Que tipo de aplicativos pretende adicionar?

Além de pensar em tipos de conteúdo, pode querer pensar nos outros tipos de informação que serão armazenados em sites, ou no tipo de tarefas que as pessoas da sua organização gostariam de usar em sites para gerir. Isto irá ajudá-lo a planear os diferentes tipos de aplicações que pode querer adicionar aos sites para começar. Por exemplo, se sabe que quer um lugar para armazenar documentos, provavelmente irá querer adicionar uma biblioteca de documentos. Se sabe que quer acompanhar datas importantes, provavelmente vai querer um calendário.

Não precisa de adicionar todas as aplicações que poderá eventualmente necessitar imediatamente. Os proprietários do site podem adicionar e remover novas aplicações ao longo do tempo, uma vez que as necessidades do negócio precisam de ser alteradas. Mas o planeamento precoce sobre como pretende personalizar os conteúdos nos seus sites pode ajudar a garantir que os sites são imediatamente úteis aos utilizadores.

SharePoint inclui aplicações incorporadas que são úteis para uma série de fins comerciais, desde armazenamento e gestão de documentos, até gestão de projetos e rastreio, até comunicação. Pode adicionar vários casos deste tipo de aplicações a um site. Também pode comprar e adicionar aplicações de terceiros da SharePoint Store ao seu site.

Para obter mais informações, consulte Adicionar uma aplicação a um site e comprar uma aplicação na SharePoint Store.

Precisa definir tipos de conteúdo?

Os tipos de conteúdo permitem aos utilizadores do site criar rapidamente tipos de conteúdo especializados utilizando o comando Novo Item ou Novo Documento numa lista ou biblioteca. Os tipos de conteúdo são úteis porque fornecem aos proprietários do site uma forma de garantir que o conteúdo é consistente entre os sites. Os tipos de conteúdo também tornam possível que uma única lista ou biblioteca contenha vários tipos de produto ou tipos de documentos. Os proprietários do site podem configurar detalhes específicos sobre o conteúdo quando configuram tipos de conteúdo para um site, lista ou biblioteca.

Os proprietários do site podem definir tipos de conteúdo para itens de lista, documentos ou pastas.

Poderá achar útil definir tipos de conteúdo para alguns dos seus conteúdos se o seu conteúdo cumprir qualquer um dos seguintes critérios:

Se isto for verdade:

Os tipos de conteúdo podem ser-lhe úteis das seguintes formas:

Tem tipos específicos de documentos que têm um formato ou propósito padronizado e quer que sejam consistentes em toda a sua organização.

Configure os tipos de conteúdo do site para este tipo de documentos ao nível do site da Equipa, de modo a que estejam disponíveis para utilização em todos os subsites do site da Equipa. Desta forma, todos os utilizadores da sua organização estarão a criar estes documentos de forma consistente.

Você tem modelos específicos que as pessoas devem usar para tipos específicos de documentos.

Adicione estes modelos de documento aos tipos de conteúdo relevantes para que todos os novos documentos criados a partir do tipo de conteúdo utilizem o modelo.

Existe um conjunto padrão de informação que gosta de rastrear para tipos específicos de documentos ou itens.

Adicione colunas ao seu tipo de conteúdo para rastrear esta informação. Se alguma das informações for especialmente vital, pode designar essas colunas conforme necessário. Também pode fornecer valores predefinidos para colunas específicas quando configurar o tipo de conteúdo.

Existe um processo de negócio definido para a forma como tipos específicos de documentos são sempre tratados ou revistos.

Considere configurar fluxos de trabalho para tipos específicos de conteúdo. Pode utilizar fluxos de trabalho para gerir processos de negócio como revisão de documentos ou aprovação.

Depois de identificar conteúdo para o qual possa querer definir tipos de conteúdo, deve pensar onde pretende definir tipos de conteúdo. Se definir os tipos de conteúdo do site ao nível do Site da Equipa, estarão amplamente disponíveis para reutilização nas listas e bibliotecas dentro de todos os subsites do seu site da Equipa. Os proprietários de sites individuais também podem definir os tipos de conteúdos do site para os seus sites, embora estes tipos de conteúdo estejam disponíveis para uso em listas e bibliotecas apenas nesse site e em quaisquer sites sob o mesmo.

Pode achar útil criar uma folha de cálculo ou uma tabela que capture as informações que pretende incluir quando define os seus tipos de conteúdo. Por exemplo, pode começar por criar algo básico como a tabela abaixo e, em seguida, adaptá-la para incluir qualquer informação adicional que possa achar útil para rastrear, como os sites ou equipas que irão usar os tipos de conteúdo:

Novo Tipo de Conteúdo

Tipo de conteúdo dos pais

Colunas

Modelo de documento

Fluxos de trabalho

Especifique o nome do tipo de conteúdo que pretende criar.

Especifique o tipo de conteúdo dos pais a partir do qual será criado.

Listar a coluna nova ou existente que pretende adicionar ao tipo de conteúdo.

Especificar se haverá um modelo de documento associado ao tipo de conteúdo.

Especificar se haverá fluxos de trabalho associados ao tipo de conteúdo.

Para obter mais informações sobre o trabalho com tipos de conteúdo, consulte Criar ou personalizar um tipo de conteúdo.

Como é que os seus utilizadores vão encontrar e aceder aos conteúdos?

Pense em como os utilizadores do site vão encontrar e usar o conteúdo nos seus sites SharePoint. Este tipo de planeamento irá ajudá-lo a tomar decisões sobre como configurar tanto a navegação como a procura do Site da Equipa e dos seus subsites.

Que sites pretende incluir na sua navegação global?

Para planear a sua navegação, poderá achar útil criar um diagrama dos sites na hierarquia do seu site. Se já criou um diagrama durante o planeamento dos sites, então pode começar com esse diagrama e modificá-lo. Inclua todos os subsites do seu Site de Equipa. Também pode querer incluir quaisquer listas ou bibliotecas importantes que existam no Site da Equipa e seus subsites. Isto irá ajudá-lo a identificar de relance os destinos importantes que os utilizadores do site podem querer encontrar se estão a partir da página inicial do site da sua Equipa.

A navegação de topo num site fornece o que é conhecido como navegação global.

Principais ligações com um selecionado.

Por padrão, cada site usa a sua própria navegação de topo, mas pode decidir permitir que os sites herdem a navegação de topo a partir do site principal para que a experiência de navegação seja consistente em todos os sites. Pode configurar quais os sites que aparecem na navegação superior. Também pode incluir links para qualquer outro URL que pretenda, caso pretenda integrar links para recursos externos na navegação do seu site. Para obter mais informações sobre a personalização da navegação superior, consulte Personalizar a navegação no site da sua equipa.

Se tiver muitos subsites para o site da sua equipa, pode não querer expor todos na barra de ligação superior, porque isso pode ser esmagador para os utilizadores do site. Mas também não quer tornar sites importantes ou conteúdos indescoveráveis. Use o diagrama da hierarquia do seu site para identificar os sites chave que pretende expor na sua navegação global.

Como é que as pessoas vão navegar dentro de sites?

Além da navegação superior, os sites também exibem um elemento de navegação no lado esquerdo da página chamado Lançamento Rápido.

Normalmente, o Quick Launch exibe links específicos para o site atual, e pode ser usado para destacar o conteúdo que é mais importante. Quando cria uma nova lista ou biblioteca, uma nova ligação aparece automaticamente em Recentes na Iniciação Rápida. Apenas cinco das ligações mais recentes são apresentadas na secção Recentes.

A ligação Recentes na Iniciação Rápida apresenta as páginas, listas e bibliotecas criadas recentemente

Pode personalizar o Quick Launch para adicionar ou remover links às listas e bibliotecas do site. Também pode agrupar links em títulos personalizados. Se optar por ter todos os subsites herdar a navegação global, então será importante para os Proprietários do Site personalizar a navegação no Quick Launch, pois será a principal forma de os utilizadores encontrarem conteúdo dentro de um site quando o visitarem. Se decidir não ter subsites herdar a navegação global a partir do Site de Equipas, então os utilizadores poderão utilizar tanto a barra de ligação superior como o Quick Launch num subsite para encontrar o conteúdo dentro dele. Para obter mais informações sobre a edição dos links no Lançamento Rápido, consulte Personalizar a navegação no site da sua equipa.

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Em que deve pensar quando planeia a procura?

Os seus utilizadores são mais propensos a querer usar SharePoint quando podem facilmente encontrar a informação de que necessitam. Ao utilizar funcionalidades de conteúdo como tipos de conteúdo, ou adicionando colunas de metadados a listas e bibliotecas, pode ajudar a tornar o conteúdo mais detetável através da pesquisa.

Os administradores de recolha de sites e administradores de sites podem realizar uma série de configurações para personalizar a experiência de pesquisa para os utilizadores.

Para fazê-lo:

Consulte este tópico:

Personalize o estilo e as definições que afetam os resultados da pesquisa, pode personalizar o Centro de Pesquisa e as Peças Web utilizadas nas páginas do Centro de Busca.

Gerir o Centro de Pesquisa em SharePoint

Crie regras de consulta para melhorar a forma como a pesquisa responde às intenções do utilizador.

Gerir regras de consulta

Personalize as fontes de resultado para pesquisas.

Gerir origens de resultados

Ver, criar ou alterar propriedades geridas ou mapear propriedades rastreadas para propriedades geridas.

Gerir o esquema de pesquisa no SharePoint

Para exportar e importar configurações de configuração de pesquisa personalizadas entre sites. As configurações que exporta e importa incluem todas as regras de consulta personalizadas, fontes de resultados, tipos de resultados, modelos de classificação e configurações de pesquisa no site.

Exportar e importar definições de configuração de pesquisa personalizadas

Como o conteúdo fica disponível em pesquisa

O serviço de pesquisa está programado para rastejar SharePoint conteúdo a cada cinco minutos. Depois de um item ser adicionado a um site SharePoint, haverá um período de tempo antes de ser indexado e devolvido nos resultados de pesquisa. Este tempo varia em função das atividades atuais do utilizador. Tarefas como migração de locais, upgrade e manutenção aumentam a carga no gasoduto de indexação. Os novos itens de conteúdo devem normalmente apresentar os resultados da pesquisa dentro de uma hora.

O que os utilizadores precisam de fazer com o conteúdo?

Ao fazer algumas perguntas básicas sobre o que os utilizadores do site precisam de fazer com o conteúdo, pode determinar como pode precisar de configurar sites, listas ou bibliotecas específicos, bem como quais as funcionalidades específicas que os utilizadores do site podem precisar de utilizar.

Perguntas para explorar:

Considerações para a configuração do conteúdo:

Precisa de rastrear versões de tipos específicos de documentos ou listar itens?

  • Considere permitir a versão destas listas ou bibliotecas.

  • Considere exigir que os documentos ou itens sejam verificados antes de serem modificados

Os utilizadores do site precisarão da capacidade de trabalhar ou colaborar simultaneamente em tipos específicos de documentos?

  • Considere permitir a coautoria para bibliotecas relevantes, para facilitar a colaboração.

Os tipos específicos de conteúdo precisam de ser aprovados antes de serem amplamente acessíveis

  • Considere permitir a aprovação de conteúdos para bibliotecas ou usar fluxos de trabalho para gerir a aprovação.

Certos tipos de documentos estão sujeitos a processos de negócio específicos ou fluxos de trabalho humanos?

  • Considere criar ou configurar fluxos de trabalho para os tipos de conteúdo que se aplicam a estes documentos, ou para as bibliotecas em que esses documentos irão residir.

Estará a usar listas para conduzir ou gerir processos

  • Considere criar ou configurar fluxos de trabalho baseados em listas para processos como rastreio e gestão de problemas.

Haverá conteúdo sensível em sites que precisam de ser restringidos do acesso geral

  • Considere criar sites ou bibliotecas específicos que estejam configurados com permissões únicas para armazenar conteúdo sensível.

  • Considere a permissão ao nível do item se houver uma necessidade mínima de restringir o acesso ao conteúdo.

  • Considere usar o alvo do público para exibir diferentes conteúdos para diferentes utilizadores.

  • Considere se listas ou bibliotecas específicas devem ser excluídas da indexação de pesquisa.

Será que os utilizadores precisam de receber atualizações sobre alterações de conteúdo?

  • Considere capacitar o RSS para listas-chave e bibliotecas.

Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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