Gerir compromissos, planos, orçamentos - é fácil com o Microsoft 365

Por que motivo deve atualizar as suas listas de distribuição para grupos no Outlook

Durante anos, as organizações têm confiado em grupos de distribuição para comunicar e colaborar com grupos de pessoas dentro e fora da empresa. No entanto, Microsoft 365 Grupos no Outlook oferecem uma solução mais poderosa para a colaboração.

Sugestão: Se está à procura de informações sobre como utilizar grupos de contactos do Outlook para enviar e-mails a uma lista de pessoas, como um grupo de amigos, consulte Criar um grupo de contactos ou lista de distribuição no Outlook para PC.

O que são grupos Microsoft 365 ?

Quando configurar um grupoMicrosoft 365 no Outlook, pode escolher um conjunto de pessoas com as quais deseja colaborar e criar facilmente uma coleção de recursos para que essas pessoas partilhem. Não tem de se preocupar com atribuir permissões manualmente a todos esses recursos porque, ao adicionar membros ao grupo, as permissões são atribuídas automaticamente, para que possam utilizar as ferramentas que o grupo fornece.

Esses recursos adicionais incluem:

  • Caixa de entrada partilhada - Onde as conversas que tradicionalmente tem nas suas listas de distribuição ocorrem. Esta caixa de entrada partilhada é totalmente pesmável, pelo que cria um arquivo vivo das mensagens do grupo. Os recém-chegados ao grupo podem pesquisar ou percorrer a história para se atualizarem rapidamente sobre o que foi publicado no grupo anteriormente. Ver: Ter uma conversa de grupo no Outlook.

    Sugestão: Se os seus utilizadores ainda quiserem que as mensagens de grupo apareçam na sua caixa de entrada pessoal, como fizeram com a lista de distribuição, tudo o que precisam de fazer é subscrever o grupo clicando no botão De adesão na fita no Outlook.

  • Biblioteca de ficheiros partilhados - O seu grupo tem uma biblioteca de ficheiros SharePoint onde os seus utilizadores podem armazenar, partilhar e colaborar em documentos, livros, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de ficheiro em que precisem de trabalhar. Ver: Partilhar ficheiros de grupo.

  • Calendário compartilhado - O seu grupo obtém um calendário partilhado para publicar eventos relacionados com o grupo. Cada membro que tenha subscrito o grupo é automaticamente convidado para eventos publicados no calendário para que esses eventos também possam aparecer nos seus calendários pessoais, se assim o desejarem. Ver: Agendar uma reunião num calendário de grupo no Outlook.

  • Notebook OneNote partilhado - O grupo tem automaticamente um caderno OneNote partilhado onde os membros do grupo podem recolher e colaborar em informações. Muitos grupos usam o caderno para criar um wiki vivo com perguntas frequentes e outros recursos.

  • Acesso ao hóspede - Você poderia adicionar contactos externos a grupos de distribuição antes, mas tudo o que eles receberam foi e-mail. Com grupos pode oferecer aos hóspedes acesso a conversas de e-mail, ficheiros e até mesmo ao bloco de notas do OneNote partilhado. Ver: Acesso a hóspedes em Grupos Microsoft 365.

  • O conteúdo é detetável - Os grupos no Outlook são públicos por padrão, o que significa que são fáceis para outras pessoas da sua organização descobrirem e se juntarem ou reverem os materiais do grupo. Se o conteúdo do grupo for mais sensível, pode mudar o grupo para privado, o que esconde o conteúdo de não membros e exige que o proprietário do grupo aprove quaisquer pedidos de aderimento.

  • Criação de Self-Service - A TI não tem de ser atolada por pedidos dos utilizadores para criar grupos. Os utilizadores podem criar os seus próprios grupos conforme necessário. Se quiser controlar quais os utilizadores da sua organização que podem criar grupos ver: Gerir quem pode criar grupos Microsoft 365.

Estas são apenas algumas das funcionalidades que tornam os grupos uma solução mais poderosa do que os grupos de distribuição.

Administração dos seus grupos

Microsoft 365 oferece uma série de ferramentas e capacidades úteis para gerir e administrar mais facilmente os seus grupos. Para obter mais informações sobre cada um destes benefícios, clique nos títulos abaixo.

Manter o seu diretório sob controlo é uma preocupação de todos os administradores. Aqui estão algumas das ferramentas Microsoft 365 oferece para ajudar a facilitar:

  • Políticas de nomeação - As políticas de nomeação permitem definir o que são, e não são, nomes aceitáveis para os seus grupos. Isto impede que os utilizadores dêem nomes profanos ou proibidos a grupos. Além disso, pode impor prefixos ou sufixos padrão da empresa aos nomes do grupo.

    Adesão dinâmica - A adesão dinâmica permite-lhe definir a adesão ao grupo por regra, que adiciona (ou remove) membros do grupo com base em metadados (como departamento ou papel) no seu diretório ativo. Consulte a utilização de atributos para criar regras avançadas para obter mais informações sobre a criação de adesões dinâmicas.

  • Membro escondido - Se tiver uma razão para querer que a adesão ao seu grupo seja confidencial, por exemplo, se os membros forem estudantes, pode esconder a adesão de partidos externos.

  • Permissões de criação - Pode haver algumas pessoas na sua organização que não querem ser capazes de criar novos grupos. Existem várias técnicas para gerir permissões de criação no seu diretório. Ver Gerir a Criação do Grupo Microsoft 365.

  • Registos de auditoria - Pode ter mais confiança permitindo que os seus utilizadores criem grupos e gerem a adesão ao grupo porque os registos de auditoria Microsoft 365 Groups permitem localizar quem criou ou apagou um determinado grupo ou fez alterações na adesão ao grupo. Ver: Pesquisar o registo de auditoria no Microsoft 365 Security & Compliance Center.

A gestão de entregas dá-lhe alguns métodos para lidar com a forma como as mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Além disso, existem ferramentas para monitorizar o fluxo dessas mensagens.

  • Enviar como ou Enviar em nome de - Estas configurações permitem que os utilizadores especificados enviem e-mails como se fossem ou estivessem em nome do grupo.

  • Restrições ao remetente - Estas definições permitem controlar quem pode enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir e-mails de partes externas, mas você pode querer restringi-lo apenas a partes externas específicas.

  • Suporte externo ao utilizador - Ao convidar os hóspedes para o seu grupo pode optar por incluí-los nas conversas de e-mail do grupo. Ver: Acesso a hóspedes em Grupos Microsoft 365.

  • Regras de transporte - As regras de transporte funcionam para grupos tal como fazem para o seu servidor Exchange. As regras podem procurar mensagens que satisfaçam condições específicas e depois possam tomar medidas nessas mensagens.

  • MailTips - MailTips são mensagens informativas exibidas aos utilizadores enquanto estão a compor uma mensagem. Podem ajudar a reduzir os NDRs avisando um utilizador se a sua mensagem é suscetível de ir a partes externas ou exceder as quotas de mensagem.

  • Vários endereços de procuração - Um grupo pode ter pseudónimos tal como uma caixa de correio de utilizador. Endereços de procuração adicionais podem ser úteis para aceitar mensagens enviadas para esses outros pseudónimos ou para facilitar o acesso a um grupo que tem um nome longo ou difícil de soletrar. Ver: Suporte a vários domínios para Grupos Microsoft 365 - Ajuda de administração

  • Tamanho de envio/receção max - Estas quotas podem ajudar a reduzir problemas com o grupo recebendo (ou enviando) mensagens extremamente grandes de modo a gerir melhor os requisitos de armazenamento e largura de banda.

Microsoft 365 também lhe dá algumas ferramentas para gerir o tipo de conteúdo que é partilhado no seu grupo.

  • Diretrizes de utilização - Poderá definir diretrizes de utilização para grupos de Microsoft 365- para educar os seus utilizadores sobre as melhores práticas que ajudam a manter os seus grupos eficazes e educá-los sobre políticas internas de conteúdo.

  • Classificação de dados - Poderá criar um sistema de classificação de dados personalizável para grupos Microsoft 365 que permita a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "corporate confidential" ou "top secret"). Desta forma, os seus grupos podem exibir as políticas de outros conteúdos na sua organização. A política extensível permite que a sua organização configuure um ponto final que é chamado sempre que um grupo é criado ou alterado — e pode então implementar as suas próprias políticas de criação ou mudança de grupo.

Gestão da Mudança

Por vezes, os utilizadores sentem-se desconfortáveis com a mudança, pelo que é importante comunicar com os membros existentes das suas listas de distribuição para lhes dar a conhecer o que esperar. Aqui estão algumas das informações que deve incluir nesta mensagem, juntamente com algumas respostas que poderá achar úteis:

O que são grupos no Outlook?

Microsoft 365 grupos no Outlook são uma solução única de colaboração para equipas/grupos que querem um lugar para partilhar discussões, ficheiros, calendários e notas de uma forma unificada que é fácil de encontrar.  Provavelmente a melhor característica é que a Caixa de Entrada para o grupo mantém um histórico das discussões, facilitando a pesquisa de discussões anteriores.

Porque é que estamos a fazer esta alteração?

As pessoas têm pedido frequentemente a capacidade de pesquisar as mensagens postadas na nossa lista de distribuição para encontrar informações que foram discutidas no passado. Atualizar a lista de distribuição para um grupo significa que as pessoas não têm de fazer ou responder às mesmas perguntas uma e outra vez.

Também o novo grupo incluirá um calendário para os nossos eventos de grupo, uma biblioteca de ficheiros partilhados e um Caderno OneNote onde podemos colaborar e recolher informações para referência futura.

Preciso de fazer alguma coisa para me juntar a este grupo se já fosse membro da lista de distribuição?

Não, se já fosse membro da lista de distribuição, será automaticamente membro do novo grupo.

Como acesso ao novo grupo no Outlook? E o Outlook na Web?

Para aceder ao novo grupo no Outlook basta ir para a categoria Grupos em direção ao fundo do painel de navegação à esquerda. Se utilizar este grupo, muitas vezes considere fixá-lo como um favorito clicando nele e escolhendo o Show como favorito.

Além disso, existem clientes móveis gratuitos para grupos Microsoft 365 disponíveis em todas as plataformas móveis (iOS, Android, etc.) para que possa aceder facilmente ao grupo em movimento.

Não posso ainda enviar um e-mail

Sim, claro. O mesmo pseudónimo de e-mail que usou para a lista de distribuição ainda funcionará muito bem para o grupo no Outlook.

Além disso...

Lembre-se de dizer-lhes quando esta mudança está a ocorrer e quem devem contactar se tiverem mais perguntas.

Migrar as suas listas de distribuição

Pronto para atualizar a sua lista de distribuição para um grupo? Consulte as listas de distribuição da Migração para os Grupos Microsoft 365 - Ajuda de administração.

O que vem a seguir?

Uma vez que tenha atualizado o seu grupo de distribuição para um grupoMicrosoft 365, existem algumas tarefas de seguimento que pode querer fazer para garantir que corre sem problemas.

  • Acompanhamento com os seus utilizadores - Informe-os imediatamente após a conclusão da atualização e, em seguida, novamente alguns dias depois. Mostrar que está a ouvir e a responder a quaisquer perguntas que possam ter irá ser um longo caminho para fazê-las felizes e confortáveis com a mudança.

  • Monitorize os relatórios de noivado - O Portal Microsoft 365 Admin tem alguns bons relatórios que podem mostrar-lhe quantos utilizadores estão a usar o grupo, com que frequência e quais as funcionalidades que estão a usar. Esses relatórios podem ajudá-lo a projetar o seu acompanhamento e formação de utilizadores, bem como destacar onde os seus utilizadores estão a obter o maior valor do novo grupo. Ver: Relatórios de Atividade no centro de administração Microsoft 365.

  • Partilhe a sua experiência - Informe outras equipas da sua empresa que atualizou o seu grupo de distribuição e que medidas tomou para o tornar bem-sucedido! Partilhar essa informação pode ajudar as outras equipas a seguir o seu exemplo e ter um upgrade bem-sucedido.

Consulte também

Tem perguntas sobre Microsoft 365 Grupos?

Visite a Microsoft 365 Groups Tech Community.

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Este artigo foi atualizado pela última vez a 16 de outubro de 2020 como resultado do seu feedback. Se este artigo lhe forneceu informações úteis, ou se considera que poderia ser mais informativo, clique nos controlos de feedback abaixo e deixe-nos comentários construtivos, de forma a podermos continuar a melhorar. Obrigado!

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