Predefinir valores para campos ou controlos

Predefinir valores para campos ou controlos

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Este artigo explica como configurar um valor predefinido para um campo de tabela ou para um controlo num formulário na base de dados Access. Os valores predefinidos que definir serão apresentado no campo ou controlo sempre que crie um novo registo na base de dados.

Neste artigo

Compreender os valores predefinidos

Adicionar um valor predefinido para um controlo de formulário ou campo de tabela sempre que pretende que o Access para introduzir um valor automaticamente um novo registo. Por exemplo, pode ter acesso sempre adicionar a data atual a novas encomendas.

Normalmente, adicionar um valor predefinido para os campos da tabela. Adicione o valor abrindo a tabela na vista de estrutura e, em seguida, introduzir um valor na propriedade Valor predefinido do campo. Se definir um valor predefinido para um campo de tabela, o Access aplica o valor de quaisquer controlos com base nesse campo. Se não vincular um controlo a um campo de tabela, ou ligar a dados de outras tabelas, defina um valor predefinido para os controlos de formulário propriamente dita.

Pode definir um valor predefinido para campos de tabela definido para o texto, memorando, número, data/hora, moeda, Sim/não e tipos de dados de hiperligação. Se não fornecer um valor, o campo permanece nulo (em branco) até introduza um valor. Depois de definir um valor predefinido, Access aplica esse valor de quaisquer registos novos que adiciona. Se pretender, pode alterar o valor de um registo a partir do valor predefinido para outro valor, a menos que uma regra de validação, impede isto.

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Definir um valor predefinido para um campo de tabela

Quando definir um valor predefinido para um campo de tabela, todos os controlos que vincular a esse campo irão apresentar o valor predefinido.

Definir um valor predefinido

  1. No painel de navegação, com o botão direito na tabela que pretende alterar e, em seguida, clique em Vista de estrutura.

  2. Selecione o campo que pretende alterar.

  3. No separador Geral, escreva um valor na caixa de propriedade Valor predefinido.

    O valor que pode introduzir depende do tipo de dados definido para o campo. Por exemplo, pode escrever = data () para inserir a data atual num campo Data/hora. Para obter exemplos dos valores predefinidos, consulte o artigo exemplos de valores predefinidos, mais adiante.

  4. Guarde as suas alterações.

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Definir um valor predefinido para um controlo

Normalmente, defina um valor predefinido para um controlo de apenas quando não vincular nesse controlo a um campo de tabela ou quando se liga aos dados noutra tabela.

Definir um valor predefinido

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no formulário que pretende alterar e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.

  2. Botão direito do rato no controlo que pretende alterar e, em seguida, clique em Propriedades ou prima a tecla F4.

  3. Clique no separador Tudo na folha de propriedades, localize a propriedade Valor predefinido e, em seguida, introduza o valor predefinido.

  4. Prima Ctrl+G para guardar as alterações.

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Definir uma linha de predefinido para uma caixa de listagem ou caixa de combinação

Por predefinição, os controlos de caixa de caixa e combinação de lista apresentam dois tipos de listas: valor listas e listas de pesquisa. Uma lista de valores é uma codificada lista de itens que se encontra na propriedade Origem da linha de um controlo de caixa de combinação ou caixa de listagem. Em contrapartida, uma lista de pesquisa leva os respetivos dados a partir de um campo de pesquisa (um campo que utiliza uma consulta para obter dados a partir de outra tabela ou consulta) e, em seguida, cargas que os dados para uma combinação caixa controlo.

Para listas de valores e listas de pesquisa, pode especificar que lista item é apresentada por predefinição, mas siga um procedimento diferente para cada tipo de lista. Os passos seguintes explicam como predefinir valores para uma lista de valores e uma lista de pesquisa.

Predefinir uma lista de valores

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do rato no formulário que pretende alterar e, em seguida, clique em Vista de Estrutura.

  2. A caixa ou texto caixa controlo de lista, com o botão direito e, em seguida, clique em Propriedades ou prima a tecla F4.

  3. Certifique-se de que a propriedade de Origem da linha contém uma lista de valores. Os itens numa lista de valores são rodeados por aspas duplas e separados por ponto e vírgula. Por exemplo, poderá ver uma lista da seguinte forma: "boa";" Justo";" Baixa".

  4. Se a propriedade de Origem da linha contiver uma consulta (uma cadeia de texto que começa com SELECIONE), vá para o próximo conjunto de passos.

  5. Na caixa de propriedade Valor predefinido, escreva o seguinte:

    [control_name]. ItemData (n)

    Neste caso, control_name é o nome do controlo de caixa de combinação ou caixa de listagem e n é o número do item de lista que pretende tornar a predefinição. Se não souber o nome do controlo, observe o valor na propriedade nome, localizada na parte superior da folha de propriedades.

    Por exemplo, suponha que tem um controlo de caixa de combinação denominado proprietárioe que pretende utilizar o terceiro valor na lista como o valor predefinido. Escreva o seguinte na caixa de propriedade Valor predefinido:

    [Proprietário]. ItemData(2)

    Escreva 2 em vez de 3 porque ItemData é baseado em zero, o que significa desde o início de contagem igual a zero, não uma.

  6. Guardar as suas alterações e, em seguida, mude para vista de formulário. O valor predefinido seleccionado deverá aparecer na caixa de lista ou de combinação ao adicionar um registo para a base de dados.

Definir um valor predefinido para uma lista de pesquisa

  1. Abra a tabela que fornece a origem de dados para o campo de pesquisa na vista Folha de dados.

  2. Tenha em atenção o valor da chave que está associado ao item que pretende tornar o valor predefinido.

    Nota: Por predefinição, o Access oculta campos chaves primárias e externas. Se não vir o campo de chave, botão direito do rato numa célula na linha de cabeçalho da tabela, clique em Mostrar colunas e na caixa de diálogo Mostrar colunas, selecione o campo de chave e clique em Fechar.

  3. No painel de navegação, com o botão direito na tabela que contém o campo de pesquisa e, em seguida, clique em Vista de estrutura.

  4. Selecione o campo de pesquisa e, no separador Geral, na caixa de propriedade Valor predefinido, escreva o valor da chave que anotou nos passos 1 e 2. Este é o valor que corresponde ao item de lista que pretende tornar a predefinição.

    Por exemplo, suponha que tiver 10 fornecedores e pretende que o nome do seu fornecedor mais utilizadas apareça por predefinição. Para fazê-lo, pode localizar o valor da chave que identifica o fornecedor e introduza esse valor de chave na caixa de propriedade Valor predefinido do campo de chave externa.

  5. Guardar as suas alterações, mude para a vista de folha de dados e introduza um novo registo. O valor predefinido é apresentado no campo de pesquisa ao adicionar o registo.

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Exemplos de valores predefinidos

A tabela seguinte apresenta e descreve alguns valores predefinidos. Pode adaptá estes exemplos para utilizar com os seus dados.

Expressão

Valor de campo predefinido

1

1

"Braga"

Braga

"Lisboa"

Nova Iorque, E.U.A (tenha em atenção que tem de colocar o valor propostas se incluir pontuação)

""

Uma cadeia de comprimento Zero

Data( )

A data de hoje

= Sim

"Sim" é apresentado no idioma local do computador

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